Mục lục:
- Sắp xếp tập tin của bạn
- Sử dụng các giao diện khác nhau cho những thứ khác nhau
- Tạo các hình ảnh trực quan trong hệ điều hành và chủ đề của bạn
- Ngăn cách bằng Trình duyệt
- Sử dụng ứng dụng email của khách hàng để lợi thế của bạn
- Được ngăn cách để cân bằng cuộc sống công việc tốt hơn
Video: Cuá»c tá» chiến giữa cá sấu caiman và báo Äá»m (Tháng Chín 2024)
Nhân viên thông tin như tôi thường kiểm tra email công việc của chúng tôi vào cuối tuần. Hoặc chúng ta có thể bắt đầu một bài thuyết trình quan trọng vào đêm khuya ở nhà, nếu đó là khi giờ làm việc hiệu quả nhất của chúng ta (hoặc nếu chúng ta đang chạy chậm lại trong một dự án). Chúng tôi có xu hướng trả lời tin nhắn cá nhân như nhau trong khi chúng tôi đang làm việc hoặc có thể quét tài liệu bảo hiểm nhà trên máy photocopy văn phòng. Nhân viên tri thức thường thích loại linh hoạt này, nhưng nếu bạn không cẩn thận về cách bạn phân tách công việc và các tệp cá nhân của mình, bạn có thể khiến bản thân và dữ liệu của mình gặp rắc rối.
Những hành vi rủi ro trong khu vực màu xám giữa công việc và cuộc sống có thể khiến dữ liệu nhạy cảm gặp rủi ro. Chẳng hạn, trong khi nhiều người có thể quét tài liệu cá nhân tại văn phòng ở đây và đó, bạn sẽ không muốn quét bất cứ thứ gì nhạy cảm, bởi vì, trừ khi bạn là người đứng đầu CNTT, bạn không biết máy in đa chức năng lưu ở đâu bản sao của tập tin nó quét. Có lẽ chúng nằm trên ổ cứng của máy quét và chúng cũng có thể được lưu vào các máy chủ dùng chung không bảo mật.
Sắp xếp tập tin của bạn
Thủ thuật chính để phân tách các tệp công việc và cá nhân là ngăn cách chúng. Giữ những thứ cụ thể ở những nơi dành riêng không chỉ tạo ra trật tự, mà còn chắc chắn. Nó hoạt động cả trong thế giới vật lý và thế giới kỹ thuật số. Nếu bạn luôn để chìa khóa trong túi bên phải và điện thoại ở bên trái, bạn sẽ không bao giờ tìm kiếm áo khoác cho một trong những món đồ đó.
Với các tệp kỹ thuật số, các nguyên tắc là như nhau, nhưng thực tế có một chút khác biệt. Bạn có thể giữ tất cả các tệp công việc của mình trong một thư mục và các tệp cá nhân trong một thư mục khác, nhưng chúng có sống trên cùng một máy chủ, máy tính, ứng dụng hoặc thiết bị di động không? Bạn có muốn họ?
Đôi khi chúng tôi tách các tệp công việc khỏi các tệp cá nhân để duy trì ranh giới, để chúng tôi không bị cuốn vào công việc khi chúng tôi nên dành thời gian với gia đình và bạn bè hoặc để chúng tôi không muốn hoàn thành việc nộp thuế trong khi chúng ta đang trên đồng hồ
Trong những năm qua, tôi đã phát triển một số chiến lược giúp tôi sắp xếp các tệp cá nhân và công việc để đáp ứng các điều kiện sau:
- Họ luôn tách biệt
- Họ có thể truy cập bất kể tôi đang ở đâu, nhưng
- Tôi hơi bất tiện khi truy cập các tệp công việc khi tôi ở chế độ nhà và các tệp tại nhà khi tôi ở chế độ làm việc.
Sử dụng các giao diện khác nhau cho những thứ khác nhau
Trước tiên, hãy nói về các tài liệu kỹ thuật số, chẳng hạn như tài liệu xử lý văn bản, bảng tính, bản trình bày, PDF và hình ảnh.
Cách dễ nhất tôi đã tìm thấy để giữ các tài liệu riêng biệt và có thể truy cập được là lưu trữ chúng trong một dịch vụ đồng bộ hóa trực tuyến và sử dụng các dịch vụ khác nhau cho các loại thông tin khác nhau. Tôi sử dụng Dropbox để lưu trữ, sao lưu và đồng bộ hóa các tệp cá nhân của mình và tôi dựa vào Google Drive để làm việc. Có rất nhiều tùy chọn ngoài hai dịch vụ này, mà bạn có thể đọc trong danh sách các dịch vụ lưu trữ trực tuyến tốt nhất của PCMag. Nhưng vấn đề là bắt đầu bằng cách tách các tệp của bạn thành hai dịch vụ khác nhau.
Tại sao tôi không chọn dịch vụ lưu trữ yêu thích của mình và tạo hai tài khoản khác nhau thay vì sử dụng hai dịch vụ khác nhau? Có một giao diện khác nhau giúp tôi duy trì ranh giới tôi cần giữa các tệp công việc và cá nhân.
Nếu tôi nhìn vào giao diện Google Drive Web, tôi cảm thấy như mình đang làm việc. Tuy nhiên, nếu tôi nhìn chằm chằm vào Google Drive khi tôi đang đi nghỉ, tiếng chuông vang lên trong đầu tôi nhắc nhở tôi đang làm việc khi tôi nên nằm dài bên hồ bơi. Nhưng nếu tôi đang làm việc xung quanh Dropbox vào cuối tuần, sắp xếp các bức ảnh cá nhân của tôi, bộ não của tôi sẽ không cho tôi tín hiệu "bạn đang làm việc" tương tự. Theo thời gian, tôi đã phát triển một mối liên kết mạnh mẽ giữa mỗi giao diện và những gì tôi làm trong giao diện đó. Đối với tôi, điều quan trọng hơn nữa là có ranh giới trong cuộc sống công việc vì tôi làm việc tại văn phòng tại nhà. Khi tôi làm việc toàn thời gian trong một tòa nhà văn phòng, tôi đã sử dụng các chiến lược tương tự để có hiệu quả tương tự.
Tạo các hình ảnh trực quan trong hệ điều hành và chủ đề của bạn
Một số dịch vụ lưu trữ, chẳng hạn như những dịch vụ tích hợp chặt chẽ với hệ điều hành của bạn, hoàn toàn không giống bất kỳ thứ gì (trừ khi bạn sử dụng ứng dụng Web). Họ không nhất thiết phải có một giao diện riêng biệt. Một cách khác bạn có thể ngăn xếp mà không nhận ra nó là sử dụng một hệ điều hành khác tại nơi làm việc và ở nhà. Nếu bạn có một máy Windows trong văn phòng và máy Mac ở nhà, bạn có thể đã trải nghiệm cảm giác siêu nhận thức khi bạn làm việc văn phòng tại nhà trên máy Mac.
Một vấn đề khác có thể là bạn sử dụng một số công cụ tương tự trong cuộc sống công việc và cuộc sống cá nhân vì bạn thích chúng. Bạn không muốn chọn hai công cụ hoặc giao diện khác nhau. Bạn muốn sử dụng một trong những bạn thích nhất cho cả hai. Ví dụ, một số bạn bè của tôi sử dụng Slack để liên lạc cá nhân và họ cũng sử dụng Slack tại nơi làm việc. Trong tình huống đó, tôi khuyên bạn nên thay đổi chủ đề (nghĩa là bảng màu) của hai tài khoản Slack của bạn để chúng trông khác nhau. Bạn sẽ nhanh chóng liên kết một bảng màu với công việc và một với trò chuyện cá nhân riêng tư.
Ngăn cách bằng Trình duyệt
Một tùy chọn khác để ngăn cách công việc của bạn và tạo tín hiệu trực quan nhắc nhở bạn loại công việc bạn đang làm là bám vào một loại trình duyệt tại nơi làm việc và một loại khác ở nhà. Các tín hiệu thị giác có thể tinh tế hơn, nhưng bạn vẫn sẽ có thói quen khởi chạy, giả sử, Chrome cho công việc và Firefox cho các mục đích cá nhân.
Cũng có ích khi sử dụng hai trình duyệt riêng biệt để tách lịch sử Web của bạn. Ví dụ, bạn có thể thận trọng hơn trong việc xóa bộ đệm của trình duyệt cho các tệp công việc vì chúng chứa thông tin công ty nhạy cảm, nhưng bạn thực sự có thể muốn giữ lịch sử Web cá nhân của mình để bạn có thể nhanh chóng tra cứu các trang web bạn truy cập vài ngày trước (hoặc ngược lại ngược lại).
Sử dụng ứng dụng email của khách hàng để lợi thế của bạn
Trên điện thoại di động, có một cách thực sự dễ dàng để tách email công việc khỏi email cá nhân, bất kể bạn có sử dụng cùng một dịch vụ email, như sử dụng Gmail, cho cả công việc và gia đình. Giải pháp: Sử dụng các ứng dụng email khác nhau.
Gmail có một ứng dụng độc lập, nhưng bạn không nhất thiết phải chọn nó làm ứng dụng bạn sử dụng để truy cập Gmail. Trên iPhone, bạn có thể sử dụng ứng dụng Mail stock. Hoặc trên bất kỳ loại điện thoại nào, bạn có thể cài đặt ứng dụng email khách của bên thứ ba hoạt động với Gmail, chẳng hạn như Boxer hoặc Inboxcube.
Tôi thích sử dụng các ứng dụng riêng biệt cho công việc và email cá nhân. Tôi nhận được cùng một lợi ích của việc có hai giao diện riêng biệt. Ngoài ra, khi tôi đang cố gắng không bị cuốn hút vào công việc, tôi có thể thoát và đóng email công việc trong khi vẫn giữ email cá nhân của mình dễ dàng truy cập hơn hoặc ngược lại.
Đó có thể là trường hợp bạn thực sự thích một ứng dụng email khách và bạn muốn sử dụng nó cho cả email công việc và cá nhân. Với nhiều ứng dụng, bạn có thể xác thực nhiều tài khoản và chuyển đổi giữa chúng theo ý muốn. Tuy nhiên, nó cung cấp một cách dễ dàng sử dụng mà bạn thực sự có thể không muốn. Bạn mất lợi ích khi có hai giao diện riêng biệt và bạn mất khả năng thoát khỏi ứng dụng với bất kỳ tài khoản nào bạn muốn thực hiện ít hấp dẫn hơn vào lúc này. Có thể bạn muốn công nghệ của mình bớt thân thiện với người dùng hơn một chút vì lợi ích của tâm lý của chính bạn.
Được ngăn cách để cân bằng cuộc sống công việc tốt hơn
Nếu bạn cần ranh giới rõ ràng hơn giữa công việc và cuộc sống cá nhân, việc phân chia dữ liệu của bạn vào các ứng dụng, dịch vụ, hệ điều hành và trình duyệt khác nhau sẽ giúp ích rất nhiều.
Có hai không gian ảo riêng biệt nơi bạn truy cập tệp của mình sẽ tạo ra tín hiệu, liên kết và rào cản nhập cảnh có thể giúp bạn giảm thiểu thời gian làm việc hoặc làm việc cá nhân trong khi bạn làm việc, trong khi vẫn cho phép bạn hoàn thành công việc khi đó cần thiết.
