Được tổ chức: làm thế nào để làm các tài liệu khẩn cấp về nhà và kinh doanh chính trong vòng một giờ

Nếu bạn quản lý một văn phòng, bạn có kế hoạch sàn được lưu trực tuyến không, trong trường hợp có thảm họa hoặc một lý do nào khác khiến những người không quen thuộc với không gian phải vào đó? Nếu bạn thuê một bất động sản nghỉ dưỡng hoặc thậm chí chỉ phòng trong nhà của bạn, bạn có cung cấp cho khách của bạn với thông tin khẩn cấp đầy đủ? Bản đồ thoát hiểm khẩn cấp của bạn ở đâu cho gia đình bạn và bất kỳ khách nào có thể ở cùng bạn?

Suy nghĩ về sự chuẩn bị khẩn cấp không bao giờ là niềm vui, nhưng lên kế hoạch trước và chuẩn bị tốt hơn nhiều so với mong muốn bạn đã làm như vậy sau một thảm họa xảy ra. Đây là một dự án đơn giản để giúp bạn chuẩn bị tốt hơn: Tạo bản đồ thoát hiểm khẩn cấp, sơ đồ tầng và các tài liệu khác bạn cần và thực hiện trong khoảng một giờ.

Bí quyết để giữ cho dự án này ngắn gọn là sử dụng các ứng dụng lập sơ đồ có sẵn miễn phí trực tuyến và dễ sử dụng. Cũng quan trọng như vậy, các ứng dụng này đi kèm với các mẫu cho tất cả các loại sơ đồ, bản đồ, biểu đồ, v.v.

Khi bạn làm việc từ các mẫu này, tất cả những gì bạn phải làm là sắp xếp lại đồ đạc, như cũ. Bạn không cần phải vẽ bất cứ điều gì từ đầu.

Ứng dụng vẽ sơ đồ nào?

Giả sử bạn không biết gì về thiết kế hoặc phần mềm vẽ vector, có hai ứng dụng tôi khuyên bạn nên sử dụng để lập kế hoạch thoát hiểm khẩn cấp, bản đồ sàn và các tài liệu quan trọng khác cho nhà, tài sản nghỉ mát và doanh nghiệp của bạn. Họ là Lucidchart và SmartDraw.

Theo kinh nghiệm của tôi với các ứng dụng này, Lucidchart dễ sử dụng hơn một chút, nhưng SmartDraw có nhiều mẫu hơn cho việc chuẩn bị khẩn cấp. Cả hai đều cực kỳ hữu ích, tuy nhiên. Cả hai đều có cấp độ dịch vụ miễn phí, vì vậy bạn không phải trả bất cứ điều gì để tạo các tệp quan trọng này. Và cả hai đều có ứng dụng Web, vì vậy bạn có thể sử dụng ứng dụng ngay trong trình duyệt của mình mà không cần cài đặt bất kỳ phần mềm nào.

Tài liệu chuẩn bị khẩn cấp

Tôi muốn cung cấp một số ví dụ về các tài liệu chuẩn bị khẩn cấp vì thường bạn không biết bạn cần cái nào cho đến khi bạn có cơ hội duyệt một số tùy chọn. Một vài cái phổ biến là:

• Sơ đồ / sơ đồ tầng
• Xây dựng kế hoạch / bản đồ sơ tán, bao gồm điểm gặp gỡ an toàn,
• Bản đồ / kế hoạch sơ tán tại nhà, bao gồm điểm gặp gỡ an toàn,
• Kế hoạch kinh doanh liên tục,
• Danh sách liên lạc khẩn cấp (mỗi nhà nên có một cái trên tủ lạnh hoặc dán ở đâu đó rất dễ thấy),
• Cây điện thoại khẩn cấp,
• Biểu đồ thông tin sơ cứu và CPR, và
• Cháy rừng, lũ lụt, động đất và các mẹo trú ẩn tại chỗ.

Tôi có thể tiếp tục và tiếp tục, nhưng hy vọng danh sách này kích hoạt một số ý tưởng cho các tài liệu và sơ đồ phù hợp với vị trí và hoàn cảnh cụ thể của bạn. Tất nhiên, không phải mọi tài liệu đều phù hợp cho mọi nhà hoặc doanh nghiệp. Một số tài liệu này có sẵn để in đơn giản, chẳng hạn như CPR và biểu đồ sơ cứu. Những người khác rất đơn giản và dễ hiểu để bạn thậm chí có thể phác thảo chúng nhanh chóng trong một ứng dụng xử lý Word. Bạn thậm chí có thể bị cám dỗ để viết chúng bằng tay. Tuy nhiên, tôi khuyên bạn nên sử dụng kỹ thuật số thay vì việc lưu các bản sao kỹ thuật số được lưu trong đám mây sẽ dễ dàng hơn. Có các bản sao kỹ thuật số trong đám mây có nghĩa là 1) bạn có thể cập nhật chúng dễ dàng và 2) bạn có thể nhận được thông tin ngay cả khi bạn không ở trước tờ giấy bạn đã in.

Cách làm tài liệu khẩn cấp

Sử dụng một trong hai ứng dụng mà tôi đã đề cập trước đó, SmartDraw hoặc Lucidchart, sẽ giúp dự án này nhanh chóng và hiệu quả. Bạn thậm chí có thể thích sử dụng các công cụ.

Bắt đầu bằng cách nhìn vào các mẫu mà ứng dụng cung cấp. Trong phần mềm lập sơ đồ, "mẫu" có nghĩa là tài liệu mẫu, do đó bạn sẽ nhận được nhiều hơn là một tệp có định dạng phù hợp. Hãy lấy ví dụ về bản đồ sơ tán văn phòng. Mẫu thực sự có một sơ đồ tầng và tuyến đường sơ tán đã được vẽ trên đó (thay vì cung cấp cho bạn một khung vẽ trống và một thư viện các đối tượng thích hợp để vỗ vào nó). Tất cả bạn phải làm, theo cả nghĩa đen và nghĩa bóng, là di chuyển đồ đạc xung quanh. Bạn kéo và thả các đồ vật đại diện cho các ô cửa, cửa sổ, bàn, ghế, chậu cây, máy làm mát nước, phòng tắm, tủ quần áo, vv cho đến khi sàn mẫu lên kế hoạch cho một không gian văn phòng thực tế của bạn. Tương tự như vậy, bạn di chuyển và xoay, kéo dài hoặc rút ngắn mũi tên màu đỏ chỉ vào lối thoát gần nhất.

Bạn có thể không thể tìm thấy mẫu chính xác mà bạn muốn, nhưng bạn luôn có thể đồng chọn các sơ đồ tương tự khác cho mục đích của mình. Ví dụ, biểu đồ tổ chức theo chiều dọc không khác biệt nhiều, nói về mặt sơ đồ, từ cây điện thoại.

Hãy dành một giờ để được chuẩn bị tốt hơn

Các ứng dụng lập sơ đồ làm cho nó trở nên đơn giản để tạo ra một vài tài liệu chuẩn bị khẩn cấp mà bạn sẽ có thể loại bỏ nhiều nhà nhập khẩu nhất mà bạn cần trong một giờ hoặc lâu hơn. Hãy dành bất kỳ buổi chiều thứ Sáu nào tại văn phòng khi bạn cảm thấy kiệt sức vì làm việc khác hoặc sáng thứ bảy ở nhà để lấy tài liệu cá nhân và nhận một vài tập tin quan trọng được thực hiện.

Tất nhiên, đây chỉ là đỉnh của tảng băng trôi khi lên kế hoạch cho điều tồi tệ nhất. Bạn sẽ làm gì nếu mất điện? Điều gì nếu máy tính của bạn bị tấn công bởi ransomware? Là tất cả dữ liệu của bạn được sao lưu trên đám mây? Khi thời gian cho phép, bạn nên đọc về cách chống thiên tai cho doanh nghiệp của bạn, bao gồm thông tin về lập kế hoạch, thực hiện và huấn luyện phòng chống thiên tai.