Sắp xếp: cách quét, lưu và xé tài liệu thuế của bạn

Tổ chức các tài liệu thuế của bạn là một quá trình liên tục. Đầu tiên, bạn phải làm một cái gì đó với mỗi tài liệu khi bạn nhận được nó, cho dù đó là biên nhận chi phí kinh doanh hay mẫu W-2 từ chủ lao động. Bạn có thể quét nó. Bạn có thể gửi nó vào một thư mục. Bất cứ điều gì bạn làm với nó, bạn cần phải tham khảo lại khi bạn thực hiện các khoản thuế của mình, vì vậy bạn phải có thể xác định vị trí của nó. Bạn cũng có thể phải bàn giao một số tài liệu này cho người khác tại một số thời điểm, có thể là kế toán, nhưng ít nhất, cho IRS trước hạn chót về thuế. Cuối cùng, bạn sẽ muốn xử lý tài liệu của mình đúng cách để bảo vệ quyền riêng tư của bạn.

Nếu bạn chia nhỏ toàn bộ quy trình để dự đoán cách bạn sẽ sử dụng và tham khảo tài liệu thuế vào một ngày sau đó, bạn có thể đưa ra một phương pháp để quét, lưu và cuối cùng là xé nhỏ các tệp để bạn không vô tình làm nhiều việc hơn cho bản thân trên đường đi

Tài liệu thuế nào bạn nên lưu?

Bạn nên lưu tất cả mọi thứ được gửi qua thư từ nhà tuyển dụng, cũng như bất kỳ tài liệu nào phải làm với bất động sản, tài khoản ngân hàng, quyên góp hoặc đầu tư. Nói cách khác, lưu tài liệu do người khác tạo và cung cấp cho bạn cho mục đích thuế cuối năm.

Đối với các tài liệu do bạn tạo, các mẹo trên trang web của IRS lưu ý rằng các hồ sơ bao gồm "hóa đơn, thẻ tín dụng và các hóa đơn khác, hóa đơn, nhật ký số dặm, bị hủy, séc hoặc thay thế séc, bằng chứng thanh toán và bất kỳ hồ sơ nào khác để hỗ trợ các khoản khấu trừ hoặc tín dụng bạn yêu cầu trả lại. "

Tài liệu thuế quét

Bạn có thể sẽ lấy tất cả các tài liệu thuế của bạn và nhét chúng vào hộp, ngăn kéo hoặc thư mục. Điều đó tốt, miễn là bạn có thể tìm thấy chúng nhanh chóng sau này khi bạn cần chúng.

Một cách nhanh hơn và thuận tiện hơn để đảm bảo bạn có thể tìm thấy các tài liệu sau này là số hóa chúng bằng cách quét chúng. Quét tài liệu của bạn cũng mang lại cho bạn lợi ích của việc tạo bản sao lưu, để nếu có bất kỳ điều gì xảy ra với các bản sao vật lý (hỏa hoạn, lũ lụt, bốn tuổi), bạn sẽ có một bộ dự phòng.

Bạn có thể sử dụng máy quét để bàn lớn hoặc máy in đa chức năng có máy quét đi kèm, rất hữu ích nếu bạn có nhiều trang lớn bạn cần quét. Nếu bạn chỉ có một số ít tài liệu lỏng lẻo, bạn có thể sử dụng ứng dụng quét trên thiết bị di động sẽ tốt hơn.

Nhiều ứng dụng quét di động là miễn phí. Họ biến điện thoại của bạn thành máy quét. Họ tự động tìm các cạnh của tài liệu và chuyển đổi hình ảnh thành PDF. Nếu bạn chưa từng sử dụng một lần trước đây, tôi hoàn toàn khuyên bạn hãy dùng thử. Chúng rất dễ sử dụng.

Tiết kiệm và đặt tên tài liệu thuế

Khi bạn quét tài liệu của mình, điều có lợi nhất bạn có thể làm để tự giúp mình sau này là đặt tên cho các tệp một cách thông minh và dán chúng vào một thư mục có tên rất rõ ràng, chẳng hạn như "TÀI LIỆU THUẾ 2016".

Sử dụng cả năm nộp thuế và các từ "thuế" và "thuế" trong thư mục máy tính của bạn và trong tên của các tệp của bạn. Bằng cách đó, khi bạn cần các tệp sau này, bạn có thể tìm kiếm chúng ngay cả khi bạn không nhớ chính xác nơi bạn đặt chúng.

Đối với tên tệp, cũng bao gồm tên của biểu mẫu, chẳng hạn như 1099-INT hoặc W-2 và bao gồm bất kỳ chi tiết cụ thể nào khác báo hiệu cho bạn hoặc người khác xử lý tài liệu của bạn chính xác những gì tệp chứa. Ví dụ: tên tệp tốt cho năm 2016 1099-INT từ Duffy Bank sẽ là: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Tài liệu thuế băm

Việc lưu các bản sao kỹ thuật số của tài liệu thuế của bạn vô thời hạn, nhưng dĩ nhiên bạn có thể vứt bỏ các bản sao giấy một cách an toàn sau một vài năm. Như đã đề cập, IRS có hướng dẫn về những tài liệu nào phải được lưu trong khoảng thời gian. Nếu bạn không muốn cảnh giác, thì bảy năm là con số cần nhớ, vì đó là khoảng thời gian dài nhất mà chính phủ yêu cầu.

Bởi vì bạn sẽ nộp đơn cho năm 2016 trong năm nay, bạn có thể hủy bỏ mọi thứ một cách an toàn từ năm 2009 trở về trước. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc có nhiều tài liệu nhạy cảm, sở hữu máy hủy tài liệu của riêng bạn là con đường để đi. Chúng không quá đắt, với các máy hủy tài liệu tốt nhất được thử nghiệm tại PCMag, dao động từ $ 159 đến $ 329. The Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder là ít tốn kém nhất trong số các mẫu được xếp hạng hàng đầu.

E-File Thuế của bạn

Bây giờ bạn đã hiểu làm thế nào để đối phó với các tài liệu thuế của mình, đã đến lúc bắt đầu thực sự thực hiện các khoản thuế của bạn và càng sớm thì càng tốt. Mặc dù về mặt kỹ thuật bạn có đến ngày 18 tháng 4 để thực hiện chúng, việc hoàn thành các khoản thuế của bạn sớm hơn sẽ giúp bạn yên tâm. Nếu bạn được hoàn lại tiền, bạn sẽ nhận được nó sớm hơn và ai không muốn điều đó? Nếu phải trả tiền, tốt, bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để tìm ra cách giải quyết vấn đề đó.

Hơn nữa, nếu bạn đang thiếu một tài liệu hoặc một trong số chúng hóa ra không chính xác, tốt hơn hết là tìm hiểu ngay bây giờ so với lúc gần nửa đêm vào ngày cuối cùng. Tất nhiên, bạn luôn có thể nhận được một phần mở rộng, nhưng không ai muốn đối phó với sự căng thẳng vào phút cuối nếu họ có thể tránh được. Ngoài ra, hãy cân nhắc rằng nếu bạn cần liên hệ với bộ phận hỗ trợ tại dịch vụ khai thuế mà bạn chọn, cơ hội bạn có thể tiếp cận với ai đó tốt hơn nhiều so với việc bạn nộp thuế vào phút cuối.

Chúng tôi có hai dịch vụ khai thuế yêu thích cho thuế năm 2016 của bạn (những dịch vụ bạn cần nộp trong năm 2017). TurboTax Self-Employed là lựa chọn hàng đầu cho những ai muốn có giao diện thân thiện nhất và hỗ trợ rộng rãi nhất, bao gồm khả năng hội thảo video với các chuyên gia có thể nhìn vào sự trở lại của bạn trong thời gian thực. TaxAct Online Premium là sự lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi để thực hiện các khoản thuế của bạn đối với ngân sách, nếu bạn không cần phải nắm tay nhiều như vậy. Xem phần mềm của chúng tôi về phần mềm Chuẩn bị Thuế tốt nhất để biết thêm.