Video: Chiến dá»ch thất bại của quân Äá»i Australia trÆ°á»c Äà n Äà Äiá»u nÄm 1932 (Tháng Chín 2024)
? wmode = minh bạch "Bạn muốn biết gì về việc tổ chức?"
Đó là câu hỏi tôi thường xuyên hỏi các đồng nghiệp và bạn bè của mình để có ý tưởng cho chuyên mục này. Lần cuối cùng tôi hỏi, hơn một người đã trả lời: "Làm thế nào để tôi bắt đầu?"
Nếu tôi viết một hướng dẫn cho người mới bắt đầu để được tổ chức, nó sẽ dẫn đến một lời khuyên hoàn toàn cần thiết: Chia nhỏ các dự án của bạn thành những phần nhỏ hơn.
Chia nhỏ một mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ hơn và các nhiệm vụ hàng ngày là rất quan trọng để thành công. Tất cả những người có tổ chức làm điều đó, nhưng không phải tất cả các bài viết tư vấn làm cho nó rõ ràng. Tôi nghĩ rằng nó cần phải được rõ ràng. Điều quan trọng là bạn không nên phủ bóng lên nó.
Bí mật thực sự để được tổ chức là tìm ra cách khiến bản thân thực hiện các hành động cần thiết cho tổ chức diễn ra và tiếp tục tiến lên. Bạn phải có khả năng xác định các hành động, và đó là tất cả những gì phá vỡ mục tiêu.
Bắt đầu tổ chức ở đâu
Trước khi bạn có thể được tổ chức, bạn phải có một mục tiêu.
"Tôi muốn được tổ chức nhiều hơn" không phải là một mục tiêu. Hãy thử hình dung những gì bạn thực sự muốn. Cố gắng diễn đạt thành lời. Và, cố gắng làm cho những từ đó tích cực và hành động, thay vì tiêu cực.
Giả sử bạn cảm thấy email của mình vượt quá tầm kiểm soát. Bạn muốn tổ chức email.
Mục tiêu được xác định tiêu cực: "Email của tôi là một mớ hỗn độn và tôi không muốn nó như vậy nữa."
Mục tiêu được xác định tích cực: "Tôi muốn luôn có thể tìm thấy email một cách nhanh chóng khi tôi cần."
Mục tiêu tích cực và có thể hành động tập trung vào những gì bạn muốn có thể làm ("tìm email nhanh chóng"). Mục tiêu được nhìn thấy qua một tiêu cực nghiêng chỉ đặt lại vấn đề rằng email của bạn lộn xộn và bạn không hài lòng về nó.
Đây là một ví dụ khác:
Mục tiêu được xác định tiêu cực : "Tôi có quá nhiều giấy tờ. Họ làm lộn xộn bàn làm việc của tôi và gây mất tập trung, và tôi ghét nó." (Lưu ý cách không có hình ảnh rõ ràng về những gì bạn muốn xảy ra hoặc cách bạn muốn tình hình thay đổi.)
Mục tiêu được xác định tích cực: "Tôi muốn một không gian làm việc tối giản có lợi cho việc giúp tôi tập trung. Tôi muốn tận dụng máy tính của mình và sức mạnh của OCR và tìm kiếm hiệu quả hơn trong việc tìm kiếm các tài liệu quan trọng." (Lưu ý nhấn mạnh vào các từ tích cực, chẳng hạn như "tập trung" và "hiệu quả.")
Theo đúng nghĩa đen, bạn phải hình dung những gì bạn muốn, và đặt nó thành những từ tích cực, những từ cụ thể, có thể hành động. (Xem thêm mẹo về cách thiết lập và đạt được mục tiêu.)
Cách giải cấu trúc mục tiêu
Một khi bạn có một mục tiêu và đã đặt nó thành lời, bạn phải giải cấu trúc nó.
Một cách dễ dàng để giải cấu trúc mục tiêu là suy nghĩ về những gì bạn sẽ viết trong danh sách việc cần làm hàng ngày để hoàn thành mục tiêu.
Bạn sẽ không bao giờ đưa vào danh sách việc cần làm "Tạo không gian làm việc tối giản có lợi cho việc tập trung." Thay vào đó bạn có thể viết:
- cốc và cốc rõ ràng từ bàn làm việc
- quét giấy trong hộp thư đến
- giấy vụn
- duỗi thẳng dây máy tính
(Nếu bạn hơi lạc lõng về những thứ thuộc về danh sách việc cần làm ở nơi đầu tiên, tôi sẽ xem xét lại việc tạo danh sách việc cần làm tốt hơn.)
Ví dụ: Trang điểm tổ chức ảnh
Tôi muốn cho bạn một ví dụ dài hơn về cách chia một dự án tổ chức lớn thành các phần nhỏ hơn để trêu chọc hoàn toàn cách nó xảy ra.
Tôi đã làm việc với một đồng nghiệp, Stephanie, về tổng thể tổ chức ảnh kỹ thuật số (mà tôi sẽ viết nhiều về một cột trong tương lai). Cô ấy có hàng ngàn bức ảnh trải rộng trên nhiều máy tính và dịch vụ lưu trữ trực tuyến, và cô ấy chỉ muốn chúng được tổ chức.
1. Xác định mục tiêu. Lần đầu tiên chúng tôi ngồi lại với nhau để thảo luận về dự án, tôi đã hỏi cô ấy: "Bạn muốn gì? Mục tiêu của bạn là gì?" Tôi ngăn cô ấy lại trước khi cô ấy kịp trả lời. "Hãy để tôi nói lại điều đó. Bạn muốn làm gì với những bức ảnh mà bạn không thể làm bây giờ?"
Về cơ bản, Stephanie cho biết cô muốn có thể tìm thấy những bức ảnh một cách dễ dàng, bất kể cô đang sử dụng thiết bị nào.
2. Hiểu vấn đề. Câu hỏi tiếp theo của tôi là: "Ngay bây giờ, khi bạn tìm kiếm một bức ảnh, bạn trông như thế nào? Bạn có nhớ ngày hoặc những người trong ảnh hoặc một sự kiện khi bức ảnh được chụp không?"
Điều mà câu hỏi này thực sự được hỏi là: "Chúng ta nên thiết kế loại giải pháp nào để phù hợp với nhu cầu của bạn?"
Cô cho biết cô thường nhớ những bức ảnh của mình vào khoảng thời gian, chẳng hạn như "ở trường đại học", nhưng đôi khi cũng bởi những người trong bức ảnh.
Chúng tôi đã xem xét một vài giải pháp khả thi, nhưng chưa giải quyết được bất cứ điều gì. Thông thường, nó giúp tiến lên phía trước với một vài phần của dự án tổ chức để xem liệu định nghĩa của bạn về mục tiêu có thay đổi không khi bạn tìm hiểu thêm về vấn đề.
3. Giao cho mình những nhiệm vụ nhỏ. Dựa trên cuộc họp của chúng tôi, Stephanie đã đưa ra một danh sách ngắn các nhiệm vụ. Nó trông giống như thế này:
Bốn nhiệm vụ này là phạm vi của "các bước tiếp theo" của Stephanie. Lưu ý danh sách của cô chỉ là một vài mục dài. Cô ấy có thể dễ dàng thực hiện tất cả các nhiệm vụ này trong một ngày nếu cô ấy ngồi xuống, hoặc ít hơn một tuần nếu cô ấy làm một việc mỗi ngày.
4. Đặt thời hạn. Cách để thực hiện thông qua các nhiệm vụ đơn giản, ngắn là đặt thời hạn. Tôi thích sử dụng một ứng dụng quản lý tác vụ, chẳng hạn như Awesome Note hoặc Any.do để theo dõi to-dos của tôi và gán thời hạn cho họ. Với dự án của Stephanie, tôi không biết liệu cô ấy có tự đưa ra thời hạn hay không, nhưng cô ấy có thời hạn cuối cùng dựa trên thời điểm chúng tôi quyết định sẽ gặp nhau tiếp theo để tiếp tục dự án. Giả định của tôi là cuộc họp tiếp theo của chúng tôi hiện ra trên lịch của cô ấy và khiến cô ấy cảm thấy có trách nhiệm khi làm những gì cô ấy nói cô ấy sẽ làm.
Đó là việc khó khăn
Không phải ai cũng cảm thấy có trách nhiệm với bản thân mình. Tôi nghĩ rằng tất cả chúng ta đều có chiến lược để khiến bản thân cảm thấy có trách nhiệm, tuy nhiên, chẳng hạn như nói với người khác về kế hoạch của chúng tôi, hoặc đặt cược tiền mà chúng tôi sẽ hoặc sẽ không làm gì đó. Ghi nhớ một nhiệm vụ không khó. Chỉ cần gửi một lời nhắc trên điện thoại thông minh của bạn. Đó là việc khó khăn. Nếu bạn có những nhiệm vụ nhỏ rất cụ thể, ít nhất bạn sẽ tăng cơ hội mà bạn sẽ thực hiện.
Câu ngạn ngữ "mỗi hành trình bắt đầu với một bước duy nhất" là hoàn toàn đúng. Hoặc nếu bạn thích, "Hiển thị là một nửa trận chiến" nói lên cùng một ý định. Bạn phải cho mình những điều rõ ràng và có thể hành động để làm và một khoảng thời gian hợp lý để làm chúng. Nếu không, bạn sẽ không bao giờ bắt đầu.
