Mục lục:
- Kanban là gì?
- Kanban cá nhân hoạt động như thế nào
- Tại sao Kanban cá nhân hoạt động
- Kanban cá nhân đang hoạt động
- Ai có thể hưởng lợi từ việc sử dụng Kanban cá nhân?
Video: Loại Quả ĐẠI BỔ, Cứ Ăn Vào Là THẢI ĐỘC Máu, Cần Biết Sớm Để Ăn Ngay Cả Gia Đình Khỏe Mạnh (Tháng Chín 2024)
Hãy tưởng tượng một hệ thống quản lý cho cuộc sống của bạn, thứ gì đó dễ học cách sử dụng, giữ mọi thứ ngăn nắp, ngăn bạn đa nhiệm và giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Đó là kanban cá nhân.
Mặc dù kanban đang trở nên phổ biến trong việc quản lý dự án trong môi trường văn phòng, mọi người cũng đang mượn ý tưởng cốt lõi từ đó để tổ chức các khía cạnh của cuộc sống cá nhân của họ, mọi thứ từ lập kế hoạch đám cưới đến quản lý công việc gia đình. Vậy Kanban cá nhân là gì, nó hoạt động như thế nào và nó có thể giúp gì cho bạn?
Kanban là gì?
Kanban là một phong cách làm việc bắt đầu trong các nhà máy sản xuất xe hơi của Nhật Bản và ngày nay rất phổ biến trong số các nhà phát triển phần mềm và những người làm việc trong các dịch vụ chuyên nghiệp.
Phần mềm Kanban bắt đầu với một bảng. Hãy nghĩ về nó như một bảng nơi bạn sắp xếp các ghi chú dán. Những ghi chú được gọi là thẻ. Bạn có thể di chuyển các thẻ xung quanh theo cách bạn thích, mặc dù các thẻ ảo luôn nằm gọn trong các cột. Theo truyền thống, các cột được dán nhãn từ trái sang phải Làm, Làm và Thực hiện. Trong một số công cụ, bạn có thể tùy chỉnh mục đích hoặc nhãn của các cột.
Các công cụ Kanban thường hợp tác; rất nhiều người có quyền truy cập vào cùng một bảng và thẻ. Thẻ, ở một số giai đoạn trong cuộc đời của họ, thường có một người được giao có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ trên chúng. Mọi người trong nhóm có thể xem tất cả các thẻ hoặc nhiệm vụ, nơi họ đang ở trong vòng đời của họ và ai chịu trách nhiệm cho họ.
Kanban cá nhân lấy một số ý tưởng cốt lõi từ kanban nhưng bỏ qua hoặc đưa ra nhiều tùy chọn quy định dành riêng cho năng suất chuyên nghiệp và công việc văn phòng. Tùy thuộc vào những gì bạn đưa vào bảng Kanban của bạn, bạn có thể chia sẻ nó với các thành viên gia đình, bạn bè, người chăm sóc, gia sư hoặc một người lập kế hoạch đám cưới.
Một vài ứng dụng kanban trên thị trường bao gồm SwiftKanban và Trello, mặc dù Giám đốc điều hành Trello Michael Pryor nói với tôi rằng công cụ của công ty ông không phải là một bảng kanban mà là được truyền cảm hứng từ chúng.
Kanban cá nhân hoạt động như thế nào
Trọng tâm của kanban cá nhân là một hình dung về bất cứ thứ gì bạn cần quản lý và cách nó sẽ được thực hiện.
"Có nhiều hình thức quản lý trực quan khác nhau, và một lợi thế mà kanban mang lại là nó hạn chế công việc đang tiến triển", Janice Linden-Reed, chủ tịch của Đại học LeanKanban, một tổ chức dạy kanban cho các chuyên gia và thúc đẩy sử dụng. "Nó có cách giải quyết các vấn đề xung quanh đa nhiệm và giúp mọi người tập trung để họ không bị choáng ngợp. Điều khiến kanban trái ngược với chỉ một bảng nhiệm vụ là hạn chế công việc trong tiến trình và dòng chảy."
Linden-Reed giải thích rằng kanban là một lực kéo chứ không phải là một hệ thống đẩy. "Bạn chỉ đảm nhận nhiều công việc mà bạn có thể xử lý bất cứ lúc nào", cô nói. "Nếu bạn chỉ muốn có ba nhiệm vụ tại bất kỳ thời điểm nào, bạn có ba nhiệm vụ và khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể kéo một nhiệm vụ tiếp theo. Bằng cách có một hệ thống kéo hạn chế, nó có thể giúp bạn tập trung và có tổ chức." Nói cách khác, nếu bạn có thiết lập Việc cần làm, Làm, Hoàn thành, bạn sẽ không bao giờ có nhiều hơn ba thẻ trong cột Thực hiện.
Khi tôi nói chuyện với Pryor về kanban và kanban cá nhân, anh ấy giải thích rằng mục đích của công cụ của công ty anh ấy, Trello, là "chắt lọc một thứ rất đơn giản, chỉ là một danh sách các danh sách, giống như cách một bảng tính là nhóm số và nếu bạn thay đổi một ô thì một ô khác sẽ thay đổi. Đó chỉ là một cách để tổ chức trực quan bất cứ điều gì bạn đang nghĩ đến. " Theo nghĩa đó, Trello rất tốt cho việc quản lý cuộc sống cá nhân của bạn vì nó không giúp bạn sử dụng cấu trúc và biệt ngữ mà bạn sẽ tìm thấy trong các ứng dụng kanban được thực hiện để quản lý dự án kinh doanh.
Tại sao Kanban cá nhân hoạt động
Một lý do chính khiến kanban có hiệu quả trong việc giúp mọi người được tổ chức là nó buộc họ phải suy nghĩ bất cứ điều gì họ muốn quản lý để ánh xạ nó tới một bảng kanban.
Hãy lấy ví dụ về việc sử dụng kanban cá nhân để tổ chức các công việc gia đình. Đầu tiên, bạn phải tìm ra các cột sẽ là gì. Chúng có thể là việc cần làm, làm, làm, nhưng chúng cũng có thể phức tạp hơn. Thay vì một cột Việc cần làm, bạn có thể phải thực hiện hàng ngày, việc cần làm hàng tuần và việc cần làm hàng tháng. Có lẽ chủ nhật đầu tiên của tháng, con bạn có trách nhiệm lấy một việc vặt từ cột hàng tháng. Có thể mỗi thứ bảy, đối tác của bạn có trách nhiệm kéo hai công việc hàng tuần. Dù bạn quyết định, viết ra quy trình bằng cách ánh xạ nó vào bảng kanban buộc bạn phải suy nghĩ về cách thức công việc diễn ra tự nhiên, cũng như cách bạn muốn nó được quản lý.
Linden-Reed đã sử dụng kanban cá nhân để quản lý công việc khi con gái cô mới sáu tuổi. Nó đã cho con gái cơ quan của mình và cũng dạy cô cách giải quyết chỉ một nhiệm vụ tại một thời điểm.
Toniane DeMaria Barry là tác giả của Personal Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Cô nói kanban cá nhân tạo ra một bài tường thuật về công việc. "Kanban cá nhân biến công việc của chúng tôi thành một câu chuyện, một hệ thống. Nó thậm chí phải thực hiện những nhiệm vụ tẻ nhạt nhất và biến chúng thành một trò chơi phù hợp và hấp dẫn cho mọi lứa tuổi", cô nói với tôi qua email. Khi ai đó vạch ra danh sách việc cần làm của mình trên bảng, "công việc không còn là một tập hợp các nhiệm vụ không liên quan và thay vào đó trở thành một chuỗi các sự kiện và tùy chọn tác động lẫn nhau và chuyển từ cái này sang cái khác."
Kanban cá nhân đang hoạt động
Một trong những cách tốt nhất để hiểu về cách kanban có thể được sử dụng để tổ chức và quản lý các khía cạnh của cuộc sống cá nhân là nghe về cách người khác sử dụng nó. Dưới đây bạn sẽ tìm thấy một số ví dụ, cũng như các liên kết giải thích thêm về cách chúng hoạt động trong hệ thống kanban:
- lên kế hoạch và tổ chức đám cưới
- quản lý kho của hầm rượu
- quản lý công việc gia đình (xem ở trên)
- phác thảo một đội thể thao tưởng tượng
- lưu ý tưởng cho kỳ nghỉ và du lịch (xem hình dưới đây).
Ai có thể hưởng lợi từ việc sử dụng Kanban cá nhân?
Các loại người khác nhau hướng về các loại phần mềm khác nhau để giúp tổ chức chúng. Tôi hỏi Linden-Reed và Pryor ý kiến của họ về những loại người phù hợp nhất với Kanban. Cả hai đều cho biết những người định hướng trực quan làm tốt với kanban, sau đó thêm một vài suy nghĩ.
"Bất cứ ai đang vật lộn với các vấn đề bị quá tải hoặc có vấn đề về chất lượng trong công việc, những người bỏ lỡ thời hạn, những người gặp vấn đề đáp ứng kỳ vọng" đều có thể hưởng lợi từ kanban, theo Linden-Reed.
DeMaria Barry lưu ý rằng những đứa trẻ mắc Asperger thường làm tốt khi chúng sử dụng kanban cá nhân. "Phản hồi động học và tăng cường serotonin mà họ có được từ việc kéo vào và thấy công việc của họ trong cột Xong buộc họ phải hoàn thành thay vì tập trung vào hoặc nhai lại chỉ trong một nhiệm vụ duy nhất", cô nói. Cô cũng nói rằng trẻ em bị ADHD thường thành công với nó vì "thực hiện giới hạn tiến độ trong công việc buộc chúng phải tập trung vào các nhiệm vụ trong tay thay vì bị phân tâm khi bắt đầu nhiều nhưng không hoàn thành."
Pryor cho biết gần như tất cả mọi người đều phù hợp với Kanban vì nó được tạo ra để phù hợp với cách chúng ta đã nghĩ.
"Nếu bạn nhìn vào cách mọi người cố gắng tổ chức cuộc sống của họ thì nếu bạn nhìn vào một chiếc máy tính có ghi chú Post-It trên đó, một chiếc tủ lạnh có ghi chú trên cửa, mọi người làm thẻ chỉ mục và đặt chúng ra trước mặt họ. chúng tôi có một trí nhớ rất không gian, "Pryor nói. "Tổ chức trực quan của các ý tưởng có thể rất hữu ích cho mọi người."
Để được tư vấn thêm, hãy đọc những lời khuyên này để tổ chức các ghi chú của nhà văn, cách tổ chức mua sắm trong kỳ nghỉ của bạn và các thủ thuật để thúc đẩy bản thân.
