Hãy tổ chức: làm thế nào để nghỉ ngơi tốt hơn để tăng năng suất của bạn

Bạn sẽ không bao giờ là người giỏi nhất có thể nếu bạn đặt mục tiêu đạt năng suất 100% mọi lúc. Bất kỳ công nhân nào cũng không thể làm việc không ngừng nghỉ mà không phải trả giá, có thể là giảm chất lượng, sản lượng hoặc an toàn. Tất cả chúng ta cần nghỉ ngơi.

Nói chung, những người lao động tri thức (bao gồm cả tôi) chịu trách nhiệm về lịch nghỉ của chính họ. Chúng tôi tùy thuộc vào việc xác định khi nào nên nghỉ 2 phút để lướt Facebook hoặc chậm rãi đi bộ xuống sảnh để lấy ly nước.

Mọi người thường nghỉ giải lao dựa trên trực giác, không có bất kỳ liên quan nào về việc họ cần hồi phục trong bao lâu hoặc khi nào họ sẽ nghỉ tiếp theo. Và không phải ai cũng có trực giác tốt. Thật dễ dàng để được dẫn xuống một lỗ thỏ Internet trong khi nghỉ ngơi. Thật dễ dàng để dừng một nhiệm vụ với hy vọng nghỉ ngơi chỉ để bị cuốn vào việc kiểm tra email, và đó không phải là nghỉ ngơi.

Lý thuyết về phá vỡ

Để có những giờ nghỉ hữu ích thực sự cho phép chúng ta làm việc hiệu quả hơn, nó giúp hiểu lý thuyết về lý do tại sao và cách chúng hoạt động.

Khi mô tả sự kiệt sức tại nơi làm việc, đó là điều chúng tôi đang cố gắng tránh khi chúng tôi nghỉ giải lao, hầu hết các nhà nghiên cứu chuyển sang một thứ gọi là mô hình bảo tồn tài nguyên. Lý thuyết, được phát triển bởi Stevan E. Hobfoll vào cuối những năm 1980, giải thích cách mọi người xử lý căng thẳng. Nói tóm lại, nó nói rằng tất cả chúng ta đều có tài nguyên nội bộ để đối phó với căng thẳng và chúng ta có thể sử dụng tài nguyên của mình trong một thời gian, nhưng đến một lúc nào đó, chúng ta cần xây dựng lại các tài nguyên mà chúng ta đã mất.

Vào thời điểm Hobfoll đưa ra lý thuyết này, các chuyên gia bắt đầu hiểu rằng căng thẳng là không đổi và có mặt khắp nơi, thay vì chỉ do các sự kiện đơn lẻ gây ra. Nói cách khác, chúng ta trải nghiệm căng thẳng chỉ bằng cách làm việc. Không cần phải có một sự kiện đau thương trong công việc gây ra căng thẳng. Căng thẳng luôn ở đó và chúng tôi luôn sử dụng các nguồn lực của mình để đối phó với nó. Khi chúng ta đang cạn kiệt tài nguyên và các tài nguyên còn lại của chúng ta bị đe dọa, đó là sự kiệt sức.

Các nhà nghiên cứu khác đã đặt câu hỏi thêm về các điều kiện cần thiết để xây dựng lại các tài nguyên mà chúng ta mất trong khi đối phó với căng thẳng. Ví dụ, hai nhà nghiên cứu đã nghiên cứu ảnh hưởng của các kỳ nghỉ đã kết luận rằng sự phản ánh tích cực trong công việc, làm chủ (tức là làm việc với một kỹ năng) và thư giãn giúp xây dựng lại các nguồn lực. Giao tiếp xã hội vào cuối tuần dường như cũng có ích, cũng như không giải quyết những rắc rối liên quan đến công việc khi bạn phải làm việc.

Những gì chúng ta có thể lấy đi là để giảm bớt căng thẳng công việc, chúng ta cần phải

1. không làm việc và
2. làm điều gì đó thú vị

Nghe có vẻ như lẽ thường, nhưng nếu bạn đã từng nghỉ làm việc bằng cách kiểm tra email (vẫn còn hoạt động và hầu như không thú vị), bạn đã không thực sự nghỉ ngơi, phải không?

Loại nghỉ nào là tốt nhất?

Gác lại những ngày cuối tuần và ngày lễ, những loại nghỉ làm việc nào hiệu quả? Điều đó có nghĩa là, chúng ta cần làm gì để ngăn chặn mất thêm tài nguyên hoặc thậm chí xây dựng lại một chút sao lưu?

Các nghiên cứu về nghỉ giải lao tại nơi làm việc, bao gồm cả những nghiên cứu dành cho việc lướt web và điều gì làm cho chúng nghỉ giải lao hiệu quả nên là

• ngắn,
• không liên tục, và
• thú vị

Như đã đề cập trước đây, giờ nghỉ cũng thực sự phải là một sự nghỉ ngơi từ công việc và những thứ liên quan đến công việc. Email không phải là một sự phá vỡ, cũng không phải là nó, là phàn nàn về công việc với đồng nghiệp, công giáo như nó có thể.

Đặt số trên chiều dài và tần suất nghỉ là khó khăn. Một số nghiên cứu đã thử nó cho những người lao động tri thức, nhưng không có con số nào được thống nhất trong nhiều nghiên cứu. Một bài đăng phổ biến và thường xuyên được đăng lại trên 2014 trên The Muse nói rằng lịch nghỉ giải lao lý tưởng là làm việc trong 57 phút, sau đó là nghỉ 17 phút, nhưng tôi sẽ không phụ thuộc quá nhiều vào điều đó. Những con số đó, xuất phát từ một công ty phần mềm giám sát máy tính, không bao gồm bất kỳ chi tiết phong phú nào về các đối tượng, dòng công việc của họ, dữ liệu thô hoặc cách phân tích.

Một nghiên cứu tốt hơn cho thấy lượng thời gian nghỉ tối ưu là khoảng 12% trong ngày làm việc, và một lần nữa, thời gian nghỉ gián đoạn ngắn được tìm thấy là tốt hơn một hoặc hai lần nghỉ dài. Nếu chúng ta lấy 12 phần trăm và áp dụng nó vào một ngày làm việc 8 giờ, thì chúng ta sẽ có khoảng 58 phút giải lao. Ví dụ, năm lần nghỉ khoảng 12 phút mỗi lần sẽ thực hiện thủ thuật.

Các công cụ giúp bạn nghỉ ngơi thông minh hơn

Có nhiều thứ để nghỉ ngơi hiệu quả hơn là biết tại sao chúng có lợi, chúng nên như thế nào và tần suất dùng chúng. Ngoài ra còn có vấn đề bám vào những giờ nghỉ mà bạn quyết định nghỉ và quay lại làm việc khi họ kết thúc.

Một ứng dụng mà tôi sử dụng theo thời gian khi tôi cần được đánh giá cao hơn với mô hình công việc / nghỉ của tôi là Strict Workflow. Trình cắm này dành cho Chrome lỏng lẻo (nhưng không vi phạm nhãn hiệu) triển khai Kỹ thuật Pomodoro trên máy tính của bạn.

Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp làm việc phân tách thời gian thành các giai đoạn làm việc và phá vỡ các giai đoạn. Vì vậy, bạn làm việc trong x phút và nghỉ trong y phút, và lặp lại. Tên này xuất phát từ việc sử dụng bộ hẹn giờ trong bếp, thường có hình dạng của cà chua, đến thời gian mỗi giai đoạn. Tiện ích mở rộng của Chrome không có gì khác ngoài bộ hẹn giờ thay đổi màu sắc và báo thức khi một trong hai pha được bật. Thêm một lợi ích của việc sử dụng plugin thay vì hẹn giờ trong bếp là trong khi bạn đang trong giai đoạn làm việc, bạn có thể đặt Strict Workflow để chặn bạn truy cập một số URL nhất định có thể khiến bạn mất tập trung, chẳng hạn như Facebook và Twitter.

Có những ứng dụng phá vỡ khác chạy trên hệ điều hành của bạn chứ không phải trong trình duyệt, chẳng hạn như Time Out cho Mac. Phá vỡ các ứng dụng không chỉ làm bạn mất thời gian và khóa bạn khỏi các trang web ngăn bạn làm việc trong giai đoạn làm việc. Họ cũng khóa bạn khỏi toàn bộ máy tính của bạn trong giai đoạn nghỉ, buộc bạn phải ngừng hoạt động. Màn hình của bạn chỉ mở khóa sau khi hết giờ bạn đặt.

Các ứng dụng giải lao thường được sử dụng bởi những người cố gắng tránh các chấn thương căng thẳng lặp đi lặp lại và căng mắt liên quan đến máy tính bởi vì tất cả đều bắt buộc bạn phải rời khỏi máy trạm của mình trong mỗi giờ nghỉ. Nếu bạn thích lướt web như một phần của thời gian nghỉ ngơi của mình, thay vào đó hãy sử dụng trình cắm. Hoặc, tự đưa ra một quy tắc rằng bạn sẽ chỉ lướt Internet giải trí trên thiết bị di động.

Một cách nữa để đảm bảo bạn thêm giờ nghỉ trong ngày là đứng dậy và rời khỏi bàn mỗi khi cảnh báo nhàn rỗi rung lên trên thiết bị theo dõi thể dục của bạn. Nhiều máy theo dõi thể dục hiện nay có tính năng này. Trong một cửa sổ thời gian bạn đặt, chẳng hạn như 8 giờ sáng đến 6 giờ chiều, nếu trình theo dõi bắt bạn ngồi yên quá nhiều phút, nó sẽ rung và đôi khi cũng nhấp nháy một thông báo trên màn hình. Mặc định cho hầu hết các trình theo dõi là 60 phút thời gian nhàn rỗi, nhưng thường thì bạn có thể tùy chỉnh nó. Đặt nó trong 55 phút, có lẽ, để cho bản thân thêm một vài phút để kết thúc suy nghĩ của bạn trước khi bạn thức dậy và nghỉ ngơi hợp lý.