Mục lục:
Video: Ãc má»ng của cá»±u nô lá» tình dục IS tá» nạn trên Äất Äức (Tháng Chín 2024)
Vào ngày đầu tiên làm việc thực sự đầu tiên của tôi, biên tập viên cao cấp nhất của công ty xuất bản tạp chí đã thuê tôi đưa tôi đến một sơ đồ khổng lồ được ghim trên tường. "Đây là cách một bài viết đi từ văn bản đến xuất bản, " cô nói. Cô ấy dẫn tôi đi qua toàn bộ quá trình, nhấn mạnh những phần mà nhóm của tôi và tôi tham gia. Đây là năm 2001, trước khi phần mềm cộng tác được cung cấp miễn phí, nhưng những bài học tôi học được ngày hôm đó được áp dụng ngay cả trong thời đại Asana và Slack này.
Nghĩ lại về nó, những chiếc áo khoác công việc này là tiền thân và biểu hiện vật lý của phần mềm quy trình công việc ngày nay, như Asana. Biểu đồ quy trình làm việc được ghim vào tường là một định hướng tuyệt vời cho tôi, với tư cách là một nhân viên mới và bất kỳ ai khác đang ở trên tàu. Nó cho tôi một bức tranh rõ ràng về những gì tổ chức đã làm, và làm thế nào.
Trong thế giới ngày nay, nơi chúng ta thúc đẩy các môi trường không có giấy tờ và phần lớn đã chuyển sang các tệp và thư mục điện tử, việc từ bỏ việc tạo ra các loại tài liệu quy trình công việc này và cập nhật chúng dễ dàng hơn. Nhưng đối với tất cả các doanh nghiệp và thậm chí các dự án làm việc nhóm ở cấp độ sở thích, việc ghi lại quy trình làm việc của bạn là vô cùng quan trọng.
Tại sao quy trình làm việc tài liệu?
Tại sao bạn nên ghi lại quy trình làm việc của mình? Có một vài lý do hoàn toàn quan trọng, bao gồm:
- Nó giúp chủ doanh nghiệp và người quản lý suy nghĩ đầy đủ và hiểu những gì xảy ra ở mọi giai đoạn của quy trình kinh doanh, và tại sao;
- Nó cho phép các bước không cần thiết được xác định và cắt bỏ các quy trình;
- Nó nhắc nhở nhân viên hoặc thành viên trong nhóm, những người có thể ở xa các giai đoạn nhất định của doanh nghiệp tại sao họ tồn tại và giá trị họ cung cấp;
- Đó là điều cần thiết cho các thành viên trong nhóm;
- Đó là một trong những cách tốt nhất để giải thích cho các đồng nghiệp, khách hàng và nhà đầu tư tiềm năng về cách thức hoạt động của một doanh nghiệp; và
- Nó cho phép một nhóm bắt đầu sử dụng các công cụ cộng tác hiệu quả hơn.
Đến điểm cuối cùng, tôi đã đề cập đến Asana. Asana là một công cụ quản lý quy trình làm việc, giống như một danh sách việc cần làm trên steroid. Nó rất giống với hệ thống áo khoác công việc tôi đã sử dụng trong công việc xuất bản đầu tiên của mình. Asana cho phép bạn theo dõi các nhiệm vụ cần được thực hiện và đẩy chúng qua một quy trình. Mỗi tác vụ đều có lịch sử của tất cả các bước hoặc nhiệm vụ mà nó đã trải qua. Khi một người kết thúc với bảng con trong tay, người đó sẽ chỉ định nó cho bước tiếp theo và chỉ đạo nó tại một người hoặc bộ phận sẽ nhận nó tiếp theo.
Tôi đã đưa ra sự tương tự trước đây rằng Asana giống như một cỗ bài, trong khi phần mềm quản lý dự án giống như một trò chơi cờ. Khi bạn mở một trò chơi cờ, bạn có thể có một cái gì đó giống như một bảng, nhiều loại trò chơi và một quy tắc rõ ràng về cách chơi trò chơi. Mọi người đang chơi đều đồng ý với các quy tắc được xác định trước đó. Bạn có thể đi chệch khỏi các quy tắc, nhưng trò chơi đã được thiết kế để tận hưởng tối đa khi bạn tuân thủ các quy tắc đó, vì vậy bạn làm.
Tuy nhiên, khi bạn chơi bài, mọi người chơi cần phải đồng ý về trò chơi nào sẽ được chơi và bộ quy tắc nào bạn sẽ tuân theo. Bạn có thể chơi trái tim hoặc bạn có thể chơi nhổ. Một số trò chơi bài nổi tiếng với các quy tắc đã được thiết lập, như Texas Hold'em. Sau đó, có những trò chơi khác có các biến thể, chẳng hạn như rummy (gin rummy, Straight rummy, 500 rummy, v.v.) và bạn cần phải băm qua các quy tắc với mọi người trong bàn để đảm bảo tất cả các bạn sẽ đồng ý về Cách chơi. Ngoài ra còn có tùy chọn phát minh trên trò chơi bài của riêng bạn, với các quy tắc duy nhất mà bạn phải dạy cho mọi người chơi.
Asana (và nhiều công cụ cộng tác khác; tôi sẽ đưa ra nhiều ví dụ trong giây lát), như tôi đã nói, giống như một cỗ bài. Vì vậy, để Asana hoạt động, mọi người cần biết cách chơi trò chơi, luật chơi là gì, mục tiêu là gì và cách trò chơi kết thúc.
Kanban thì sao?
Bảng Kanban là một ví dụ khác về các công cụ cộng tác giống như một cỗ bài. Trello là một ví dụ về một công cụ kanban trực tuyến. Các nhóm lập trình và phát triển phần mềm thường sử dụng kanban theo cách được xác định trước, được xác định trước (như chơi Texas Hold'em), trong khi những người sử dụng kanban cho sử dụng cá nhân có thể tạo ra bất kỳ quy tắc nào họ muốn.
Nếu bạn có một quy trình làm việc được ghi lại, bạn có thể dễ dàng ánh xạ quy trình công việc đó vào Asana. Bắt đầu sử dụng Asana sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn đã có một quy trình làm việc được ghi lại bởi vì điều đó có nghĩa là bạn đã nghĩ về toàn bộ quy trình kinh doanh hoặc nhóm từ trên xuống dưới. Việc chấp nhận Asana mất một số thử nghiệm và lỗi không có vấn đề gì, nhưng sẽ rắc rối và bực bội hơn nhiều nếu bạn làm điều đó mà không bao giờ ghi lại quy trình công việc của mình trước đó.
Quy trình lập bản đồ
Với phần mềm quy trình làm việc, thường có một cái gì đó được hoàn thành, ngay cả khi toàn bộ quá trình đang diễn ra. Bất cứ điều gì có thể được hoàn thành thường là nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ của bạn.
Ý tưởng hoàn thành rất khác nhau trong phần mềm quản lý dự án. Một dự án theo định nghĩa là một cái gì đó được hoàn thành và giao vào một ngày. Nhưng không phải tất cả các loại công việc là dự án. Tại nhà xuất bản tạp chí nơi tôi làm việc, một bài viết sẽ được hoàn thành khi nó được in. Tương tự, mỗi số của một tạp chí có ngày kết thúc khi nó được gửi. Nhưng chỉnh sửa sao chép không bao giờ hoàn thành. Đó là công việc đang diễn ra. Nó vẫn cần phải được theo dõi. Nó đã được giao nhiệm vụ cụ thể Bản sao sao chép chỉnh sửa bài viết này, nhưng bản thân việc chỉnh sửa sao chép không có ngày kết thúc hoặc có thể giao được.
Quá trình ánh xạ một quy trình công việc cũng bao gồm việc xác định chính xác các quy trình hoặc thủ tục cần được chỉ định và theo dõi rõ ràng. Độ chính xác và mức độ chi tiết này là rất quan trọng.
Hãy nghĩ về một công thức nấu ăn. Bí quyết không liệt kê từng bước một vì nhiều trong số chúng được ngụ ý hoặc hiểu. Các công thức nấu ăn không bảo bạn bẻ trứng, làm trống nội dung của chúng và ném vỏ ra vì "thêm trứng" đã có nghĩa như vậy và việc liệt kê tất cả các bước đó trở nên không cần thiết. Tương tự, trong môi trường làm việc, có thể hiểu rằng "chỉnh sửa bài viết" có nghĩa là "kiểm tra tiêu đề, kiểm tra nội dung, sao chép chỉnh sửa tác phẩm và để lại bất kỳ câu hỏi nào cho tác giả."
Tuy nhiên, trong một số tình huống, bạn có thể cần phải rõ ràng ở mức độ tốt hơn. Tôi đã từng làm việc trong lĩnh vực xuất bản báo nơi kiểm tra các tiêu đề, chú thích ảnh, ngày ở dưới cùng trên trang và số trang nên có các bước riêng biệt với việc sao chép vì chúng thường bị bỏ qua.
Nói cách khác, bạn phải tìm ra mức độ chi tiết nào là cần thiết. Quá nhiều bước và những người sử dụng phần mềm sẽ bỏ qua quy trình. Quá ít, và những sai lầm nghiêm trọng có thể xảy ra. Có thể sẽ có một số thử nghiệm và lỗi để làm cho nó đúng, nhưng bạn phải đưa ra một số quyết định trước khi bạn bắt đầu.
Bản đồ tư duy
Khi lập bản đồ quy trình công việc, bạn cũng sẽ dành thời gian để tìm hiểu cách tổ chức của bạn nghĩ, tập thể. Suy nghĩ của tổ chức của bạn về các dự án, con người hoặc chủ đề quan tâm là gì? Nó có liên quan ở Asana, cũng như trong các công cụ cộng tác khác.
Slack là một ví dụ tốt. Slack là một nền tảng nhắn tin nhấn mạnh vào việc kéo hơn là thông báo đẩy, vì vậy tất cả chỉ là chọn tham gia vào tin nhắn bạn muốn nhận. Để tạo các bộ lọc tốt cho các thông báo đó, bạn cần dựa một phần vào Kênh. Các kênh giống như các nhóm và để tạo Kênh hiệu quả, bạn phải biết nhóm của bạn nghĩ về mọi thứ như thế nào. Bạn có nghĩ về các bộ phận hoặc dự án? Bạn có nghĩ về các chủ đề hoặc khách hàng? Nếu bạn điều hành một công ty bất động sản, có thể bạn nghĩ về các khu vực lân cận, hoặc ngưỡng giá trị tài sản hoặc đại lý. Bạn cần tìm hiểu suy nghĩ của nhóm trước khi tạo Kênh để chúng thực sự hiệu quả trong việc tạo điều kiện làm việc theo nhóm.
Các công cụ cộng tác thường bao gồm nhiều cách hơn để sắp xếp thông tin, chẳng hạn như sử dụng mã màu, gắn thẻ và đôi khi thậm chí là mã hóa màu. Bạn có nhớ những chiếc áo khoác công việc được mã hóa màu mà tôi đã mô tả trước đó không? Thỏa thuận tương tự. Khi được sử dụng đúng cách, mã màu là một dấu hiệu trực quan truyền tải thông tin ngay lập tức rõ ràng. Vì lý do đó, mã màu làm tăng năng suất. Tôi đặc biệt khuyên bạn nên sử dụng mã màu trong công cụ cộng tác, miễn là trước tiên bạn phải chắc chắn rằng bạn hiểu được suy nghĩ của nhóm về lý do tại sao thứ gì đó nên được mã hóa màu ngay từ đầu. Thông tin nào cần được truyền tải ngay lập tức và không có từ ngữ? Bạn phải hiểu được suy nghĩ của nhóm bạn để có thể trả lời câu hỏi đó.
Bao gồm cả văn hóa
Điều quan trọng là ghi lại các quy trình công việc trước khi ánh xạ chúng vào một công cụ cộng tác và điều quan trọng là phải hiểu và lập bản đồ tư duy. Phần cuối cùng là văn hóa.
Công cụ hợp tác phản ánh văn hóa công ty, và ngược lại. Điều thực sự quan trọng là thiết lập các quy tắc chung về sự tham gia liên quan đến tính chuyên nghiệp, mức độ chính thức và vị trí của nó và không phù hợp để đi ra khỏi chủ đề.
Từ quan điểm của một nhân viên hoặc thành viên trong nhóm, các công cụ cộng tác thường được sử dụng như một nơi để xả hơi. Theo kinh nghiệm của tôi, mọi người sẽ phát sóng sự bất bình của họ bất kể các công cụ cộng tác có cung cấp cho họ một không gian dành riêng cho nó hay không. Một số tổ chức đánh giá cao cuộc tranh luận mở và thậm chí các cuộc thảo luận sôi nổi về công việc, trong khi những tổ chức khác coi đó là sự mất tập trung và có khả năng nguy hiểm.
Các công cụ cộng tác một mình không thể quyết định liệu mọi người sẽ trút giận và bất đồng quan điểm ở những nơi thích hợp. Nó phải đến từ văn hóa công ty. Những người ở vị trí lãnh đạo cần phải làm rõ liệu họ muốn các thành viên trong nhóm lên tiếng với các khiếu nại và tranh luận trong bối cảnh công việc hay bên ngoài nó. Ai cần biết khi có vấn đề? Các thành viên trong nhóm muốn ẩn danh trước khi bày tỏ mối quan tâm hoặc khiếu nại? Là phàn nàn được thực hiện cho catharsis hoặc để làm nổi bật các vấn đề tiềm ẩn với công việc và quy trình công việc? Nếu điều đó sẽ xảy ra dù sao (và nó là vậy), tốt hơn là nên tính đến nó và đưa ra quyết định về nó thay vì giả vờ nó không xảy ra.
Tài nguyên bổ sung
Một tài nguyên khác giúp cho việc lập bản đồ quy trình công việc dễ dàng hơn là phần mềm bản đồ tư duy; xem những lời khuyên này về cách bản đồ tư duy có thể giải mã quản lý dự án của bạn. Nếu bạn đang trong những ngày đầu sử dụng phần mềm quản lý dự án, bốn mẹo để bắt đầu sẽ giúp ích. Và để có cái nhìn sâu hơn về Asana, nó giúp đọc một số mẹo sử dụng Asana.
