Video: 🔴 Nguy to, Mẹ Hồ Duy Hải T.Ố C.Á.O đích danh một Đại Tá CA bao che cho Nguyễn Văn Nghị (Tháng Chín 2024)
Lần đầu tiên tôi gặp Doodle.com vài năm trước khi làm việc với hàng tá tình nguyện viên trong một dự án. Những người tham gia nằm rải rác trên khắp thế giới, Ấn Độ, Israel, Singapore, California, Massachusetts và chúng tôi bằng cách nào đó phải tìm thời điểm mà hầu hết chúng ta sẽ có thể gặp nhau trực tuyến để thảo luận về dự án. Một trong những tình nguyện viên đã gửi một liên kết đến Doodle.com, và từ đó trở đi, ngày và giờ gặp nhau đã đến với nhau như phép màu.
Doodle là một trang web và dịch vụ miễn phí giúp lên lịch đơn giản như tạo cuộc thăm dò ý kiến. Bạn mời mọi người tham gia cuộc thăm dò ý kiến và họ chỉ cần đánh dấu vào thời gian họ sẵn sàng đáp ứng dựa trên một số lựa chọn mà người tạo cuộc thăm dò cung cấp. Đó là một giấc mơ hiệu quả trở thành sự thật.
Nhưng trước tiên, tổng quan nhanh về cách hoạt động của Doodle.com:
Jill Duffy: Tôi là một fan hâm mộ lớn của Doodle, và tôi phải nói rằng, tôi cảm thấy như mình đang giới thiệu nó với mọi người mọi lúc. Đó có phải là một vấn đề, nhận được từ?
Michael Naef: Một mặt, chúng tôi đang làm rất tốt. Chúng tôi hiện có hơn 15 triệu người dùng mỗi tháng. Vì vậy, đó là một thành công tuyệt vời và rất thú vị đối với chúng tôi. Nhưng mặt khác, vẫn còn rất nhiều tiềm năng ngoài kia nếu bạn cho rằng hầu hết mọi người đều phải lên lịch vào lúc này hay lúc khác.
Cơ chế truyền thông tốt nhất của chúng tôi là công cụ, dịch vụ, vì nó có tính chất vi-rút được tích hợp ngay. Bạn có được những người khác trên nền tảng bằng cách lên lịch vì bạn phải mời mọi người tham gia cuộc thăm dò ý kiến mà bạn gửi đi.
JD: Đó chắc chắn là cách tôi phát hiện ra nó. Hãy cho tôi biết về những tiến bộ năng suất trong việc lãng phí ít thời gian lên lịch bằng cách sử dụng một công cụ như Doodle.
MN: Đó là liên quan đến một nghiên cứu gần đây mà chúng tôi đã làm. Một vài năm trước chúng tôi đã thực hiện một nghiên cứu trong đó chúng tôi đã kiểm tra xem mọi người cần bao nhiêu thời gian để tổ chức các cuộc họp của họ mỗi tuần. Chúng tôi thấy mọi người sẽ có thể tiết kiệm tới nửa ngày mỗi tuần nếu họ có thể dành hết thời gian để tổ chức các cuộc họp.
Nghiên cứu mới này, chúng tôi đã sử dụng để tìm hiểu lịch trình trực tuyến cụ thể giúp bạn tiết kiệm về thời gian, so với các phương tiện cổ điển, chẳng hạn như email hoặc các cuộc gọi điện thoại. Chúng tôi thấy rằng bạn có thể tiết kiệm tới hai phần ba thời gian mà bạn cần lên lịch, chỉ bằng cách đưa sự phối hợp của con người ra khỏi vòng lặp và làm cho toàn bộ quá trình hiệu quả hơn và giảm bớt sự căng thẳng.
JD: Số người trung bình trong lịch họp đã định là bao nhiêu?
MN: Trong trường hợp của chúng tôi, trung bình là khoảng năm đến sáu. Đó là ngay tại nơi bạn bắt đầu tiết kiệm có thể một nửa thời gian bạn cần lên lịch [so với lập lịch qua email hoặc điện thoại], và bạn càng tiết kiệm được nhiều thời gian thì càng có nhiều người tham gia. Trên thực tế, chúng tôi thấy rất nhiều cuộc thăm dò lịch trình cho mười người, 20 người, lên đến hàng trăm người.
JD: Tôi đang nghĩ nếu bạn chỉ có hai hoặc ba người, bạn không cần một công cụ để lên lịch. Tại thời điểm đó, có thể dễ dàng hơn để chỉ nói chuyện với mọi người và tiết kiệm thời gian theo cách đó.
MN: Nó thường là như vậy. Điều đó rất đúng. Trong trường hợp hai người, chúng tôi có một công cụ để lập lịch trình một-một. Nó được gọi là MeetMe, và nó hoạt động hơi khác một chút. Bạn xuất bản thời gian rảnh và bận rộn của mình trên một lịch nhỏ được xuất bản tại URL cá nhân của bạn tại Doodle.com.
Vì vậy, trong trường hợp của tôi, đó là Doodle.com/myke. Bạn có thể xuất bản nó và nếu mọi người muốn gặp bạn, họ có thể tiếp tục và đưa ra đề xuất trong [lịch của bạn] với khả năng cao là bạn sẽ có thời gian vì họ có thể thấy các khe thời gian rảnh của bạn. Và sau đó bạn có thể chấp nhận, từ chối hoặc bỏ qua yêu cầu.
Đúng là với ba người, bạn vẫn có thể nhận được kết quả qua email hoặc điện thoại, nhưng tôi thấy phương pháp đó không nhanh bằng sử dụng một công cụ như Doodle.
JD: Lịch đó có kết nối với bất kỳ công cụ nào khác, chẳng hạn như Lịch Outlook hoặc Google không?
MN: Vâng, đúng vậy. Tất cả mọi thứ chúng tôi có tại Doodle Gian, chúng tôi cũng có một công cụ giải pháp cuộc hẹn khách hàng có tên là BookMe, điều đó sẽ tiến thêm một bước nữa, ví dụ, một phòng mát xa hoặc không chú ý tất cả các sản phẩm này cung cấp tích hợp lịch. Tất cả đều dựa trên cùng một công nghệ vào cuối của chúng tôi. Đó là một trong những lợi thế. Nếu bạn đã từng điền lịch của mình, cho dù đó là Outlook hay iCloud [hỗ trợ cho iCloud chỉ mới ra mắt gần đây] hoặc Lịch Google, khi bạn đã kết nối với các lịch này, bạn có thể sử dụng chúng trong tất cả các dịch vụ mà chúng tôi cung cấp. Điều này sẽ làm cho toàn bộ quá trình liền mạch hơn và dễ dàng hơn cho bạn.
JD: Tôi muốn sao lưu bức tranh lớn hơn một chút và nói về năng suất nói chung. Một phóng viên hỏi tôi vào một ngày khác nếu chúng ta bị ám ảnh bởi năng suất và tôi nghĩ điều đó đặc biệt đúng với người Mỹ. Từ những năm 1970, kể từ khi chúng tôi bắt tay vào máy tính tại nơi làm việc, chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi sẽ trở nên hiệu quả hơn nhiều đến mức chúng tôi thậm chí có thể lấy lại nhiều thời gian hơn và thậm chí có thể có một tuần làm việc bốn ngày. Và tôi thấy đó không phải là tất cả các trường hợp. Chúng tôi đã bị ám ảnh bởi năng suất trong nỗ lực này để làm việc chăm chỉ hơn, tạo ra nhiều kết quả hơn, kiếm được nhiều tiền hơn cho công ty. Tôi đã tự hỏi suy nghĩ của bạn về điều đó.
MN: Đó là một chủ đề rộng [cười]! Chúng tôi cũng trải nghiệm điều đó ở Châu Âu. Tôi nghĩ rằng đó chắc chắn là một xu hướng ở Hoa Kỳ, nhưng ở tất cả các quốc gia công nghiệp hóa và tinh thần, nơi mọi người cũng cố gắng làm việc hiệu quả, hoàn thành công việc.
Ngoài ra với phong trào "tự lượng hóa" nơi bạn cố gắng đo lường mọi thứ bạn làm và cố gắng tối ưu hóa. Tôi nghĩ rằng có một số nguy hiểm trong đó các vòng lặp ngày càng ngắn hơn và nó rất vất vả đối với cá nhân. Mọi người nên nhận thức được điểm mạnh của mình ở đâu và giới hạn của chúng ở đâu để chúng biết khi nào nên giảm tốc độ hoặc khi nào nên tăng tốc khi cần thiết hoặc thường xuyên.
Mặt khác, tôi nghĩ rằng đó là một xu hướng rất tích cực khi nhiều nhiệm vụ tẻ nhạt hơn này cho dù đó là lên lịch cho một sự kiện hay tìm chuyến bay hoặc tìm kiếm các kết nối trên tàu, hoặc tìm kiếm mọi thứ trên Internet, bất cứ điều gì, tất cả những nhiệm vụ khó khăn này họ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều và giúp bạn tiết kiệm thời gian. Tôi nghĩ rằng thách thức là đầu tư tiết kiệm thời gian không chỉ vào tăng năng suất mà còn tăng chất lượng cuộc sống cho cá nhân bạn. Có một sự cân bằng tinh tế giữa số lượng công việc bạn muốn làm, công việc mang lại cho bạn và cuộc sống riêng tư của bạn cần bao nhiêu. Và bạn cần bao nhiêu vùng màu xám giữa hai thứ đó và cuối cùng đó là một quyết định rất riêng tư.
JD: Tôi thấy ngày càng nhiều người thích có một cuộc sống hòa quyện, rằng họ muốn lịch cá nhân và lịch chuyên nghiệp của họ là một. Tôi chắc chắn sử dụng Doodle rất nhiều cho các mục đích xã hội, có lẽ nhiều hơn là cho công việc. Giống như bạn đã nói năng suất tăng lên dẫn đến một số lợi ích của thời gian giải trí và giảm căng thẳng.
Tuy nhiên, có những ví dụ khác về các ứng dụng năng suất tạo ra một vòng luẩn quẩn cố gắng làm cho bạn hiệu quả hơn để bạn tiếp tục làm việc.
MN: Luôn có hai quan điểm khác nhau. Có cuộc sống riêng tư và cuộc sống công việc, và có điều này nói về sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc. Đây lại là một câu hỏi rất riêng: liệu bạn có nghĩ rằng công việc và cuộc sống là những thứ rất riêng biệt và cần phải cân bằng giữa hai điều này, hay liệu sự pha trộn của hai lĩnh vực trong cuộc sống của bạn cần phải đúng nhịp với bạn như một người.
JD: Nói cho tôi biết thêm về nghiên cứu mà bạn tiến hành. Có điều gì đáng ngạc nhiên bạn tìm thấy?
MN: Chúng tôi không ngạc nhiên với kết quả. Chúng tôi đã có rất nhiều bằng chứng giai thoại rằng Doodle giúp mọi người hoàn thành công việc và giúp mọi người tiết kiệm thời gian, và đó cũng là kinh nghiệm của chính chúng tôi khi chúng tôi sử dụng công cụ. [Kết quả nghiên cứu] chỉ là bằng chứng có hệ thống hơn rằng đây thực sự là trường hợp.
Điều thực sự làm chúng tôi ngạc nhiên là sự khác biệt. Nếu bạn nhìn vào bảng cho biết thời gian được sử dụng, những người lên lịch mà không có công cụ dành 90 đến 120 phút để lên lịch một cái gì đó với mười đến 15 người tham gia. Với Doodle trong thí nghiệm này, họ chỉ cần nửa giờ và đó là một khoản tiết kiệm thời gian khổng lồ mà tôi không thể ngờ tới.
JD: Bạn có thể chia sẻ một số mẹo tổ chức hoặc thực hành mà cá nhân bạn sử dụng không? Nó không nhất thiết phải liên quan đến lập kế hoạch.
MN: Một vài năm trước tôi đã đọc cuốn sách Things Things Done, cuốn sách. Đó là một cuốn sách rất hiệu quả đối với tôi. Tôi đã không sử dụng tất cả các kỹ thuật ông mô tả. Nhưng một kỹ thuật tôi tuân thủ là lấy mọi thứ ra khỏi đầu và vào các hệ thống hữu ích và hệ thống đáng tin cậy.
Ngày nay, tôi nghiêm túc làm việc với lịch và danh sách việc cần làm. Hầu hết nó mang tất cả những nhiệm vụ nhỏ này ra khỏi đầu tôi, và giải phóng đầu tôi cho công việc hiệu quả hơn. Biết rằng tôi có một hệ thống đáng tin cậy sẽ nhắc nhở tôi khi cần phải làm một việc gì đó là điều đã giúp tôi hoàn thành công việc nhiều hơn, giúp ngày làm việc của tôi hiệu quả hơn rất nhiều. Nhưng nó cũng giải phóng tâm trí của tôi. Có một tâm trí tự do cho thời gian giải trí và cho bất cứ điều gì tôi làm, thay vì phải suy nghĩ, "Tôi không được quên điều này hay điều kia."
JD: Đối tác của tôi là một người quản lý hoạt động và anh ấy có bất kỳ lúc nào trong khoảng từ 100 đến 150 nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của mình. Anh ấy nói với tôi: "Tôi giữ những thứ quan trọng nhất trong đầu vì tôi lo lắng cho chúng, và phần còn lại tôi giữ trong email." Tôi đã cố gắng giải thích với anh ta rằng đây là một sự căng thẳng đối với anh ta. Khi các nhiệm vụ không ở một nơi rõ ràng nơi bạn có thể nhìn thấy chúng, chúng sẽ tạo ra sự căng thẳng. Nhưng một khi bạn chuyển đến một hệ thống đáng tin cậy mà bạn có thể tin tưởng, bạn biết rằng mọi thứ sẽ có mặt khi bạn cần.
Anh ấy muốn chuyển đến một hệ thống mới và có tổ chức hơn, mặc dù. Tôi ước tính rằng anh ấy sẽ có khoảng thời gian hai tuần chuyển tiếp đau đớn. Bạn đã trải nghiệm bất cứ điều gì như vậy? Khi bạn chuyển đến GTD, bạn có đau đớn gì khi chuyển đổi không?
MN: Tôi đã trải qua không nhiều giai đoạn chuyển tiếp, nhưng tôi đã trải qua một rào cản tinh thần. Trước khi tôi giới thiệu hệ thống vào thực tiễn công việc của mình, tôi đã không thực sự tin tưởng rằng cuối cùng nó sẽ hoạt động hoặc tôi có thể cập nhật hệ thống hoặc đó thực sự là một hệ thống đáng tin cậy giúp tôi vượt qua những ngày và qua các tuần. Điều đó khiến tôi mất khá nhiều thời gian, một vài tuần cho đến khi tôi quyết định, "tốt, chúng ta hãy thử nó." Và sau đó, tôi đã dành một ngày để thiết lập hệ thống. Bây giờ tôi thậm chí không có bất kỳ thư mục email. Tôi thường chỉ có một hộp thư đến trống và tôi đặt mọi thứ quan trọng vào danh sách việc cần làm của mình. Nó khởi đầu khá tốt.
Tôi thậm chí đã đơn giản hóa hệ thống trong một vài tháng. Hôm nay nó thực sự là một hệ thống rất đơn giản đối với tôi. Bằng chứng tốt nhất cho điều đó là hầu hết những ngày tôi không biết đến các cuộc họp và các sự kiện lịch khác mà tôi sẽ đến vào ngày hôm sau hoặc ngày hôm sau bởi vì hệ thống được tổ chức tốt đủ để mọi thứ sẽ hoạt động tốt được thôi và tôi sẽ được nhắc nhở. Tôi thường chỉ nhìn vào lịch của mình vào buổi sáng để xem những gì đang diễn ra hôm nay.
JD: Bạn còn sử dụng ứng dụng và dịch vụ nào khác?
MN: Hãy nhớ rằng Sữa là trung tâm đối với tôi để theo dõi. Tôi sử dụng hệ thống dựa trên Web cũng như ứng dụng Android để viết bất cứ điều gì xuất hiện trong cuộc họp hoặc khi giao tiếp. Thay vì cố nhớ, tôi chỉ viết nó ra.
Một cái khác là Lịch Google. Tất cả mọi thứ thực sự là ngày và thời gian ngày là ở đó. Có rất nhiều lịch trong đó, cả cho cuộc sống riêng tư của tôi và liên quan đến công việc.
