Video: 10 Partner Exercises (Tháng Chín 2024)
Bạn lãng phí bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp vì những người điều hành chúng không được chuẩn bị? Không có chương trình nghị sự. Đồng nghiệp đến muộn. Những gì được thảo luận có liên quan đến bạn hoặc công việc của bạn. Một giờ sau, bạn không làm gì, không học được gì và không đóng góp gì. Điểm là gì?
Do.com nhằm mục đích giúp mọi người có các cuộc họp tốt hơn bằng cách cung cấp cho họ các tài nguyên để lập kế hoạch và thực hiện chúng. Theo nhiều cách, nó giống như một danh sách kiểm tra những việc cần làm trước, trong và sau cuộc họp để đảm bảo nó hiệu quả cho mọi người tham gia.
Ngày gặp mặt của chúng tôi, tôi nhận được email từ Do.com qua Shah. Bên trong tôi tìm thấy một chương trình nghị sự, thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng cho cuộc họp, danh sách những người sẽ tham gia cuộc gọi và thông tin liên lạc của họ (chỉ trong hai chúng tôi, trong trường hợp này) và liên kết đến thông tin cơ bản. Tất cả những điều đó đã giúp chúng tôi cắt giảm cuộc rượt đuổi trong suốt cuộc gọi, khi Shah giải thích điều gì làm cho cuộc họp trở nên hiệu quả, động lực của anh ấy để bắt đầu Do.com và bản chất của các cuộc họp giữa những người lao động tri thức đang thay đổi như thế nào.
Jill Duffy: Hãy nói về các cuộc họp và tại sao mọi người ghét chúng.
Jason Shah: Từ những gì chúng tôi tìm thấy, hầu hết mọi người tham dự các cuộc họp mà họ không chuẩn bị cho. Không có lý do chính đáng nào cuộc họp đang diễn ra. Không có chương trình nghị sự được phân phối trước. Mọi người xuất hiện muộn và ai đó phải làm lại mọi thứ. Những người tổ chức họ không phải lúc nào cũng chu đáo về những người phải ở đó, và vì vậy bạn kết thúc với những cuộc họp lớn trong đó một nửa số người là tùy chọn, và có thể một nửa số người là cốt lõi, vì vậy năng động bị tắt và nó ngăn cản năng suất.
Điều đó làm giảm thời gian lãng phí cho những người bận rộn.
Nếu bạn yêu cầu bất cứ ai ngồi trong phòng trong 30 phút và không hoàn thành bất cứ điều gì, họ sẽ nghĩ bạn bị điên. Nhưng đó là những gì mọi người đang làm hàng triệu lần một ngày tại nơi làm việc.
JD: Làm thế nào bạn sẽ mô tả một cuộc họp hiệu quả?
JS: Bạn phải có một vài thành phần chính. Đầu tiên, nó phải thực sự cần phải xảy ra. Nếu một cái gì đó có thể được xử lý qua email một cách nhanh chóng, làm điều đó. Nhưng nếu nó cần là một cuộc họp, thì, được thôi.
Chuẩn bị là chìa khóa: đưa ra những gì sẽ được thảo luận, ai chịu trách nhiệm cho những gì, những thứ đó dẫn đến cuộc trò chuyện tập trung. Trong cuộc họp: bám sát, giữ thời gian, ghi chép và kết thúc đúng giờ.
Thời gian của cuộc họp cũng rất nhiều. Rất nhiều người chỉ mặc định là một giờ. Tôi nhận thấy bạn đã rất cân nhắc và nói 25 phút cho cuộc trò chuyện này. Tôi nghĩ đó là một thực hành tốt.
Điều gì xảy ra sau cuộc họp cũng là chìa khóa. Nếu Bob và Stacey nói rằng họ sẽ theo dõi phiên bản mới của một sàn trượt và Mark nói rằng anh ta sẽ gửi cho bạn các số bán hàng, thì họ thực sự phải làm điều đó! Chúng tôi thấy rằng hầu hết mọi người nói, "Tuyệt vời! Cuộc họp tốt!" và họ rời đi và không có theo dõi. Và ngay cả khi có, nó xảy ra không đúng lúc, điều này làm kết thúc một cuộc họp khác hoặc công việc không cần thiết hơn.
Vì vậy, chuẩn bị, điều hành cuộc họp tốt, theo dõi thành công sau đó là những thành phần chính của một cuộc họp tốt.
JD: Các công cụ quản lý dự án và các công cụ quản lý công việc khác được thiết kế để hợp lý hóa công việc. Ý tưởng là có ít cuộc họp hơn và (và ít email hơn). Bạn có thể phân công nhiệm vụ và thời hạn cho nhau mà không cần họp về chúng. Từ quan điểm của bạn, những công cụ này đã thay đổi các cuộc họp trong lực lượng lao động tri thức?
JS: Vâng. Ở cấp độ vĩ mô, hy vọng chúng ta sẽ có ít cuộc họp hơn do các công cụ đó.
Ví dụ: nếu tôi thấy các mockup được cập nhật trên Dropbox và tôi nghĩ chúng tốt, tôi không cần gặp nhà thiết kế để thảo luận về chúng. Cô ấy thậm chí không phải thông báo cho tôi. Tôi chỉ có thể tắt một tin nhắn có nội dung: "Này, tôi đã thấy các tập tin được cập nhật." Với một cái gì đó như Slack, tôi có thể nhanh chóng hỏi ai đó một câu hỏi mà không cần phải gặp để thảo luận về bản chất của câu hỏi.
Trước đây, mọi người muốn ít công nghệ hơn vì nó khó, ví dụ, để có được khóa cho màn hình, hoặc nó gây mất tập trung cho mọi người.
Tôi hy vọng sự gia tăng của những công cụ đó sẽ dẫn đến ít cuộc họp hơn, nhưng tôi không biết liệu có dữ liệu cụ thể nào hỗ trợ điều đó không, ngoài tuyên truyền mà các công ty cá nhân đưa ra. Và trong chính cuộc họp, tôi nghĩ bản chất của những điều đó đang thay đổi bởi vì chúng ta thiên về công nghệ hơn. Nếu chúng ta đang sử dụng các dịch vụ bên ngoài một cuộc họp, thì chính các cuộc họp cũng phải theo kịp điều đó.
JD: Tôi thích có các cuộc họp làm việc. Họ có xu hướng làm việc hiệu quả nhất đối với tôi. Tôi cùng với một nhóm người, chúng tôi ngồi xuống và làm công việc chúng tôi cần làm ngay tại đó, có thể với các công cụ của chúng tôi được chiếu trên màn hình.
JS: Điều đó khiến tôi nghĩ về mô hình lớp học lật. Lớp học là nơi để thực hiện công việc, thay vì chỉ xem một bài thuyết trình, giống như một cuộc họp không nên được gọi chỉ để lướt qua một bộ bài mà ai đó có thể dễ dàng gửi email cho bạn.
JD: Hãy nói một chút về Do.com. Hãy cho tôi lời giải thích dài 30 giây về Do.com là gì và sau đó chúng tôi sẽ nói chi tiết hơn về cách bạn sử dụng nó.
JS: Do.com là phần mềm cộng tác cho các cuộc họp. Nó không có gì để làm với video và âm thanh. Đó là tất cả về năng suất của các cuộc họp.
Với Do, mọi người có thể đặt chương trình nghị sự để họ biết phải nói về điều gì. Họ có thể ghi chú trong thời gian thực và phân công các nhiệm vụ tương tác với các quy trình công việc khác của họ. Chúng tôi được tích hợp với Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, v.v.
Chúng tôi đã có hơn 1, 5 triệu người tham gia vào các cuộc họp trên hơn 20.000 công ty. Về cơ bản, chúng tôi đang giúp mọi người có ít cuộc họp hơn, các cuộc họp tốt hơn và hy vọng sẽ hạnh phúc hơn và hiệu quả hơn trong công việc.
JD: Và đó là một mô hình freemium.
JS: Nó là. Bạn có thể đăng ký miễn phí và chúng tôi có rất nhiều người dùng miễn phí.
JD: Một trong những điều gây ấn tượng với tôi về Do.com là nó thực sự khuyến khích mọi người thực hiện các hành động đúng đắn, trái ngược với chính giải pháp đó. Tôi nghĩ rất nhiều về những thứ như động lực và cách chúng ta không luôn cư xử theo những cách mà chúng ta quan tâm nhất. Vì vậy, tôi nghĩ rằng nó gọn gàng khi tôi tìm thấy các công cụ hướng dẫn chúng tôi nhiều hơn là cho chúng tôi một cái gì đó. Tôi có cảm giác đó là những gì Do.com nói về.
JS: Vâng, tôi đồng ý. Chúng tôi tin rằng các cuộc họp cũng là vấn đề của mọi người như vấn đề công nghệ. Ví dụ: chúng tôi không cần một ứng dụng email để ngăn Bob kế toán gửi một tin nhắn siêu dài khó hiểu. Điều đó có lẽ liên quan đến chính trị công ty, khả năng của Bob là một người chuyên nghiệp, sự năng động của nhóm, những thứ như thế. Một số UI bị kẹt trong trình duyệt Web sẽ không thay đổi Bob.
Đây là điều tôi đã nghĩ rất nhiều khi làm việc tại Yammer trước đây. Yammer đã cố gắng làm cho các công ty minh bạch hơn. Nhưng thành thật mà nói, Yammer là một công cụ cho các công ty minh bạch, bởi vì rất khó để thay đổi văn hóa của một tổ chức.
Do.com rất giống một sản phẩm cố gắng giúp mọi người trở nên tốt hơn và cung cấp cho họ công nghệ cho phép họ làm điều đó, thay vì làm điều đó cho bạn. Thành thật mà nói, tôi thậm chí không biết liệu chúng ta có thể lật một công tắc và làm cho một cuộc họp hiệu quả hơn. Điều đó sẽ khá kỳ diệu!
Chúng tôi thực sự tin rằng điều này sẽ có sức mạnh bền bỉ. Nếu nó hoạt động, nó phải đến từ mọi người và chúng tôi cho phép họ trở thành bản thân tốt nhất của họ.
JD: Hãy kể cho tôi câu chuyện gốc của Do.com và lý do tại sao bạn đam mê dự án và công ty này.
JS: Tôi đã làm việc tại Yammer trước khi Microsoft mua Yammer. Và như bạn có thể tưởng tượng, sau khi Microsoft mua công ty, văn hóa bắt đầu thay đổi rất nhiều, bao gồm cả việc thêm nhiều quan liêu và các cuộc họp.
Tôi đã trải qua khoảng một năm, sau khi mua lại, nhận thấy rằng việc hoàn thành công việc thực sự khó khăn. Điều đó thật điên rồ với tôi, đặc biệt bởi vì chúng tôi là một công ty ban đầu được xây dựng để làm cho công việc tốt hơn cho mọi người!
Câu chuyện dài ngắn, tôi đang ngồi trong một cuộc họp khủng khiếp vào một ngày với 10 người, và tôi đang trôi đi suy nghĩ, "Tôi đang làm gì ở đây?" Sự điên rồ của nó vừa đánh tôi.
Nếu tôi mời bạn đến một bữa tiệc tối và tôi đã không chuẩn bị trước để lấy nguyên liệu và có một số khái niệm mà tôi muốn khách thưởng thức, và họ xuất hiện và tôi nói, "Này, hãy đến cửa hàng tạp hóa và làm bữa tiệc tối này, "họ sẽ nói, " Thật điên rồ! Chúng tôi sẽ không nghĩ ra điều này với bạn. Chúng tôi đã đến đây để dự tiệc tối! " Nhưng đó là những gì các cuộc họp!
Tôi nghĩ điều đó thật điên rồ, và tôi đã rất muốn rời đi và bắt đầu một công ty mới.
JD: Những ứng dụng hoặc dịch vụ năng suất nào khác mà bạn sử dụng? Bạn có bất kỳ thực hành tốt nhất để duy trì năng suất?
JS: Tôi có thể đưa ra một câu trả lời độc đáo không? Tôi nghĩ rằng một số ứng dụng năng suất tốt nhất không phải là ứng dụng năng suất thực sự. Uber, ví dụ, mang lại cho tôi năng suất cao hơn một ứng dụng như Asana. Tôi nhận được địa điểm nhanh hơn và lãng phí ít thời gian hơn khi đứng xung quanh trong mưa chờ xe.
Có một công cụ khác mà tôi sử dụng có tên BetterSnapTool, và một lần nữa, nó không phải là một công cụ năng suất cổ điển. Tôi thiết lập màn hình của mình với ba cột và với Windows Snap, tôi nhấn một phím tắt và tất cả các cửa sổ của tôi đều được đặt đúng vị trí.
Chúng tôi cũng sử dụng Trello và Slack ở đây. Chúng tôi sử dụng Instacart cho cửa hàng tạp hóa của chúng tôi tại văn phòng. Thực tế là không ai phải lo lắng là hữu ích và kết quả là chúng ta làm việc hiệu quả hơn.
JD: Và những gì về thực hành tốt nhất hoặc thói quen năng suất cá nhân?
JS: Tôi đã bắt đầu chặn thời gian trong ngày của mình trên lịch để đảm bảo rằng những thứ đó không bị chạy qua. Tôi đã chọn thiền vào buổi sáng để giúp tôi về không và hiểu rõ điều gì quan trọng.
Một điều khác đó là độc đáo là ủy thác mọi thứ. Đó không phải là một soundbite trong bốn giờ làm việc, nhưng tôi có cá tính khiến tôi muốn tự mình làm mọi thứ. Trở nên chú ý về sự cần thiết phải mặc định để ủy quyền thay vì mặc định để làm những việc bản thân mình đã thực sự có tác động.
Đối với tôi, đó là sự pha trộn giữa những điều quan tâm hơn, thời gian và quyền lực. Tôi bình yên hơn và tập trung vào hai hoặc ba điều quan trọng mỗi ngày. Là người sáng lập, bạn có thể bị phân tâm bởi bất kỳ điều gì liên quan đến công ty, cho dù đó là quan hệ nhà đầu tư hay cơ hội PR, và vì vậy việc ủy thác đã giúp tôi làm việc hiệu quả hơn.
JD: Nhân viên của bạn lớn cỡ nào?
JS: Mười người. Đoàn trở nên dễ dàng hơn, nhưng tất nhiên, đó là siêu nhỏ đối với một công ty.
JD: Vâng, nhưng điều quan trọng đối với các doanh nhân khác là phải biết rằng, ngay cả khi bạn làm việc với một nhóm rất nhỏ, việc ủy nhiệm vẫn rất quan trọng.
