Tổ chức: quản lý tài liệu gia đình kỹ thuật số

Mọi người đang tuyệt vọng để thoát khỏi bài báo trong cuộc sống của họ. Lưu trữ kỹ thuật số đi kèm với rất nhiều lợi thế. Bạn có thể tìm kiếm chúng một cách hiệu quả. Bạn có thể sao lưu tài liệu điện tử đến nhiều địa điểm để bạn có thể truy cập chúng mọi lúc, mọi nơi. Và chia sẻ tài liệu kỹ thuật số với các thành viên gia đình, luật sư và bất kỳ ai khác cần chúng, dễ dàng hơn nhiều so với việc sao chụp hoặc fax giấy.

Nhưng trước khi bạn bắt đầu quét chứng thư đến nhà của bạn và đẩy tất cả các hóa đơn và báo cáo hàng tháng của bạn sang email, điều quan trọng là bạn phải suy nghĩ về những gì bạn hy vọng sẽ đạt được bằng cách chuyển sang định dạng kỹ thuật số, vì các dịch vụ khác nhau có thể giúp bạn làm như vậy sẽ tự động hóa phần lớn quá trình. Bạn cũng sẽ muốn biết chính xác những giải pháp khác nhau này vì chúng đều mang lại cho bạn kết quả rất khác nhau. Việc cuối cùng bạn có hài lòng với những kết quả đó hay không phụ thuộc phần lớn vào các mục tiêu ban đầu của bạn.

Dịch vụ đồng bộ hóa tệp (Giải pháp DIY)

Bạn có thể dễ dàng lưu trữ và quản lý tài liệu gia đình trực tuyến bằng Dropbox, Box, SugarSync hoặc bất kỳ giải pháp lưu trữ đám mây nào khác, nhưng có những ưu và nhược điểm đối với phương pháp này.

Ưu điểm. Sử dụng dịch vụ đồng bộ hóa tệp có thể rẻ (bạn có thể dễ dàng nhận 5 GB miễn phí) và cực kỳ đơn giản đối với một số loại tài liệu nhất định ( ví dụ: tài liệu đơn lẻ, thay vì hóa đơn hoặc báo cáo định kỳ), đặc biệt nếu bạn đã đồng bộ hóa tệp thiết lập tài khoản. Dịch vụ đồng bộ hóa tệp cung cấp các tính năng hợp tác, do đó bạn có thể làm cho các tệp có thể truy cập được cho những người khác trong gia đình hoặc luật sư của bạn, v.v.

Nhược điểm. Nếu bạn muốn lưu hóa đơn hàng tháng và báo cáo vào tài khoản này, nó sẽ không tự động. Bạn sẽ phải đăng nhập mỗi tháng vào tất cả các tài khoản của mình và lưu tệp PDF cục bộ trong thư mục đồng bộ hóa tệp. Bạn cũng sẽ không nhận được bất kỳ lời nhắc nào để thực hiện hành động này, ít hơn nhiều để thanh toán hóa đơn của bạn. Cuối cùng, bạn phải kiểm tra tính bảo mật của dịch vụ bạn đã chọn để đảm bảo rằng tài liệu của bạn sẽ an toàn.

Trên thực tế, có một cách giải quyết cho những nhược điểm này và đó là File This (hiện đang trong giai đoạn thử nghiệm). File This kết nối với các tài khoản trực tuyến của bạn và bỏ tất cả các tài liệu quan trọng vào một kho lưu trữ mà bạn kết nối với nó. Các tùy chọn bao gồm Box, Dropbox, Google Drive, Evernote và thậm chí cả máy tính của bạn.

Dịch vụ đặc biệt: Tập trung vào tài chính

Có một số dịch vụ đặc biệt giúp bạn quản lý tài liệu hộ gia đình không cần giấy tờ, nhưng chúng có xu hướng phục vụ các mục đích hơi khác nhau, vì vậy điều thực sự quan trọng là suy nghĩ về những gì bạn thực sự cần làm.

Manilla (miễn phí), ví dụ, là một tài khoản trực tuyến mà bạn có thể thiết lập để tự động lưu giữ hồ sơ của tất cả các báo cáo hàng tháng của mình, cũng như nhắc nhở bạn thanh toán hóa đơn. Nó cũng có một tính năng gọn gàng cho phép bạn theo dõi các chương trình phần thưởng, như dặm khách hàng thường xuyên, và nó có thể di chuyển bạn phải hành động trên tài khoản trước khi điểm của bạn hết hạn. Manilla rất tốt cho những người cần trợ giúp thanh toán hóa đơn đúng hạn hoặc bất kỳ ai muốn tập trung tất cả những tuyên bố đó từ các nhà cung cấp dịch vụ, nhưng nó không làm được gì nhiều hơn thế.

Doxo tương tự như Manilla, thu thập các báo cáo và hóa đơn của bạn, nhưng nó cũng cho phép bạn tải lên các tài liệu gia đình quan trọng khác, làm cho nó trở thành một tủ hồ sơ kỹ thuật số tổng quát hơn. Tôi thích điều đó Doxo kết hợp tự động hóa được tìm thấy ở Manilla với phương pháp DIY quét và tải lên tất cả các tài liệu khác của bạn. Thật không may, Doxo có ít đối tác hơn Manilla, vì vậy nó không thể kết nối với một vài nhà cung cấp lớn, như Chase Bank, Netflix, CapitalOne và một vài tên tuổi lớn khác. Doxo có một tính năng thú vị mà Manilla không có: khả năng xuất tài liệu đã thu thập của bạn sang một vị trí khác, chẳng hạn như tài khoản Dropbox, để bạn có thể sao lưu chúng.

Neat, làm cho cả NeatDesk và trung tâm lưu trữ trực tuyến NeatCloud (từ 5, 99 đô la mỗi tháng), tập trung vào việc giúp bạn quét và tải lên các tài liệu giấy mà bạn có trong nhà. Thật nhanh chóng và rất tốt trong việc xác định cụ thể giấy tờ thuế và tài chính, và bạn có thể phân loại và sắp xếp thành một tài khoản dựa trên đám mây mọi thứ khác. Neat không cung cấp bất kỳ sự tự động hóa nào để lấy các tài liệu định kỳ theo cách Manilla và Doxo làm.

Dịch vụ đặc biệt: Tập trung vào cuộc sống

TheDocSafe ($ 5, 95 mỗi tháng) đi theo một hướng hơi khác. Nó dẫn bạn qua một danh sách dài các thông tin cá nhân và gia đình mà bạn có thể muốn tập trung, bao gồm rất nhiều thứ bạn có thể không có trên giấy ở nơi đầu tiên, chẳng hạn như thông tin liên lạc khẩn cấp. Khi thiết lập tài khoản ban đầu, nó sẽ đưa bạn qua bản chất câu hỏi để đảm bảo nó bao gồm tất cả các tài liệu bạn có thể có: Bạn có sở hữu nhà không? Bạn đã kết hôn chưa Bạn có con không? Bạn có di chúc và di chúc cuối cùng không? Đối với mỗi câu hỏi này, bạn có thể nhập câu trả lời và tải lên các tiêu đề, chứng thư, chứng chỉ và giấy tờ pháp lý có liên quan.

Javont Vault tương tự theo một số cách, nhưng được thiết kế nhiều hơn để cho phép bạn chuyển tất cả các chi tiết này cho người thụ hưởng khi bạn chết. Tuy nhiên, nó hoạt động tuyệt vời để tập trung an toàn rất nhiều giấy tờ cá nhân hoặc gia đình quan trọng trong khi bạn còn sống. Bạn có thể kiểm kê tài sản của mình, liệt kê tất cả ID và mật khẩu đăng nhập tài khoản trực tuyến của bạn và để lại ghi chú chi tiết cho những người thân yêu về những gì bạn mong đợi họ sẽ làm với tất cả thông tin này sau khi bạn chết. Javont Vault bị khóa bởi số an sinh xã hội, do đó, nó chỉ giới hạn ở Hoa Kỳ.

Phần quan trọng nhất? Tính toán cẩn thận

Bước quan trọng nhất cần thực hiện trước khi số hóa và tổ chức kỹ thuật số các tài liệu gia đình của bạn là suy nghĩ về những gì bạn muốn làm hoặc vấn đề bạn phải giải quyết. Nếu bạn bắt đầu không có giấy tờ mà không có mục tiêu hay kết quả rõ ràng, những nỗ lực của bạn có thể bị lãng phí, vì nhiều giải pháp có sẵn cung cấp các dịch vụ rất khác nhau.