Sắp xếp: chuyển tiếp email mạnh mẽ hơn

Nội dung

• Được tổ chức: Chuyển tiếp email mạnh mẽ hơn
• Cách bật chuyển tiếp email: Gmail
• Cách bật chuyển tiếp email: Outlook

Nếu bạn cảm thấy ngập trong email và bạn chưa có một loạt các tự động phức tạp để giúp bạn sắp xếp tất cả các thư đến, bạn có thể chuyển sang chuyển tiếp email để được giúp đỡ một chút.

Một số người nghĩ rằng chuyển tiếp email (đôi khi được gọi là "chuyển hướng") là những gì bạn làm khi bạn muốn bỏ một tài khoản email và chuyển sang sử dụng một tài khoản khác. Nhưng bạn thực sự có thể sử dụng chuyển tiếp email nhiều hơn thế. Giả sử bạn có một địa chỉ email công việc rất công khai và bạn bắt đầu nhận được rất nhiều tin nhắn không mong muốn từ cộng đồng tại Large, nhưng bạn vẫn nhận được email đến cùng một tài khoản từ mẹ, con bạn và một người quen kinh doanh cũ. người đã trở thành một người bạn Thay vì cầu xin những người này cập nhật sổ địa chỉ của họ và gửi email cho bạn vào tài khoản cá nhân của bạn, bạn có thể tự động chuyển hướng tin nhắn từ họ và chỉ họ, đến bất kỳ tài khoản nào bạn chọn.

Hoặc đây là tình huống thực tế của tôi: Các công ty PR thỉnh thoảng thực hiện tìm kiếm tên của tôi và đôi khi tìm thấy một địa chỉ email cá nhân nơi họ gửi email cho tôi về doanh nghiệp. Nó không xảy ra quá thường xuyên, vì vậy tôi thường chỉ gửi phản hồi đóng hộp và CC địa chỉ công việc của tôi trên thư trả lời. Mặc dù vậy, những gì tôi có thể làm là thiết lập chuyển tiếp email cho tất cả các email đến có chứa các từ "PCMag" hoặc "bài viết của bạn" hoặc một số cụm từ khác mà những người bên ngoài này thường xuyên sử dụng nhưng bạn bè của tôi có thể sẽ không sử dụng.

Mặc dù vậy, việc thiết lập chuyển tiếp email dựa trên các từ khóa có thể khó khăn. Đáng tin cậy hơn nhiều khi thiết lập nó cho những người hoặc email cụ thể từ một tên miền cụ thể, ví dụ: "chuyển hướng tất cả email từ bất kỳ địa chỉ nào kết thúc bằng" @ PR-firm.com. "

Nếu bạn thiết lập chuyển tiếp email, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều tùy chọn tuyệt vời mà bạn có thể khám phá để đáp ứng nhu cầu của riêng bạn. Giả sử bạn đang đi nghỉ và bạn chỉ muốn xem các email trả lời các cuộc hội thoại hiện có. Bạn có thể thiết lập chuyển tiếp email sao cho nếu một email trả lời một chủ đề hiện có đi vào hộp thư đến công việc của bạn, nó sẽ tự động chuyển tiếp đến địa chỉ email cá nhân của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể xem các email bạn muốn mà không cần mở email doanh nghiệp của bạn. (Một cách khác để đạt được gần như chính xác điều tương tự là sử dụng dịch vụ có tên AwayFind; đọc bài đánh giá của tôi về AwayFind để tìm hiểu thêm về những gì nó làm và chi phí là bao nhiêu).

Bạn có thể bật và tắt chuyển tiếp email một cách thoải mái, vì vậy đây thực sự là một cách tuyệt vời để tiếp tục gửi email khi đi nghỉ hoặc đi du lịch khi thời gian eo hẹp và bạn cần một cách nhanh chóng để kiểm soát hoặc cắt giảm số lượng email vượt qua con đường mỗi ngày.

Trên các trang tiếp theo của bài viết này là hướng dẫn cách thiết lập chuyển tiếp email trong Gmail và Outlook. Và bên dưới, bạn sẽ tìm thấy các liên kết đến các bài viết liên quan để khám phá thêm các triết lý và công cụ quản lý email.

Tài nguyên bổ sung và các bài viết liên quan

Để biết thêm về quản lý email, xem:

• "Cách cắt giảm email không mong muốn"
• "Cách quản lý bản tin và email giao dịch hàng ngày"
• "Cách thiết lập mẫu email và phản hồi đóng hộp"
• "Mẹo cho Outlook"
• "Sử dụng Hộp thư đến VIP trên iPhone"
• "Đánh giá: AwayFind"
• "Đánh giá: SaneBox"

Tiếp theo: Cách bật chuyển tiếp email: Gmail