Video: Nguyên Bá» trÆ°á»ng Khoa há»c chá» ra Äiá»m yếu của Viá»t Nam khi tiếp cáºn 4.0 (Tháng Chín 2024)
Jeff Weiner, CEO của LinkedIn, đã xuất bản một bài báo gần đây với một quy tắc của mình để loại bỏ các cuộc họp vô ích: không có bài thuyết trình. Tôi đến nơi anh ấy đi, nhưng đó là một tuyên bố tuyệt đối và tôi không thể nói rằng tôi đồng ý với nó trong 100 phần trăm của mọi tình huống.
Cách tôi tổ chức các cuộc họp tốt hơn, trước tiên là hiểu loại cuộc họp nào bạn dự định tổ chức, sau đó tự tổ chức và chuẩn bị cho nó. Thực hiện một vài bước đơn giản trong giai đoạn lập kế hoạch của một cuộc họp đi một chặng đường dài hướng tới việc làm cho nó hiệu quả hơn cho mọi người.
4 loại cuộc họp
Trong tâm trí của tôi, có bốn loại cuộc họp. Nếu bạn chưa bao giờ nghĩ về loại cuộc họp mà bạn dự định tổ chức, đó có thể là một nửa vấn đề của bạn.
Cuộc thảo luận / hợp tác. Các cuộc họp động não là ví dụ về các cuộc họp thảo luận hoặc hợp tác. Trong cuộc họp kiểu này, một hoặc nhiều bên liên quan có thể làm việc trong chương trình nghị sự. Thông tin có nghĩa là đến từ nhiều người. Các cuộc họp hợp tác thường là các cuộc họp giải quyết vấn đề.
Họp check-in. Việc đăng ký là một cuộc họp được lên lịch thường xuyên, thường là xung quanh một dự án cụ thể, có thể đang diễn ra hoặc có ngày hoàn thành dự kiến. Scrums hàng ngày là một ví dụ về đăng ký. Đăng ký là tốt để đảm bảo tất cả các bên liên quan được cập nhật về các vấn đề, giải pháp, thay đổi, tiến độ, vv Một lợi ích của các cuộc họp đăng ký thường xuyên là chúng thường có thể rất ngắn.
Cuộc họp làm việc. Các cuộc họp làm việc là một yêu thích cá nhân. Trong một cuộc họp làm việc, bạn làm công việc cần phải hoàn thành. Nó đơn giản như vậy. Cuộc họp làm việc chần chừ trong chồi. Họ thường hợp tác. Một ví dụ về những gì có thể đạt được trong một cuộc họp làm việc sẽ là các lập trình viên và các bên liên quan cùng nhau thực hiện các thay đổi về mã (giả sử trang web hoặc sản phẩm tương tác khác) mà hai bên chỉ có thể xác minh chính xác trước sự hiện diện của nhau.
Làm thế nào để cuộc họp hiệu quả hơn
1. Lên lịch nhanh chóng. Ngoại trừ trong trường hợp quản lý một dự án đang diễn ra hoặc dài hạn, tôi ghét các cuộc họp được lên kế hoạch hơn hai hoặc ba tuần. Thông thường trước khi lên lịch một cuộc họp, có những cuộc trò chuyện giữa tất cả các bên, qua email, điện thoại hoặc gặp trực tiếp và tôi rất thích có những cuộc trò chuyện đó trong tâm trí tôi trước cuộc họp. Lịch trình quá xa, và thông tin thích hợp sẽ dài ra khỏi đầu tôi.
Khi cố gắng tìm thời điểm phù hợp với một số người không cung cấp lịch của họ, bạn có thể sử dụng trang web miễn phí có tên Doodle, cho phép bạn tạo một cuộc thăm dò mà mọi người có thể chỉ ra thời gian họ rảnh.
2. Sử dụng một dòng chủ đề rõ ràng. Trong thư mời họp, có một dòng chủ đề rõ ràng là chìa khóa cho năng suất của mọi người. Dòng chủ đề nên chỉ ra trong một vài từ mục đích chung của cuộc họp. Nó giúp mọi người biết trước khi họ xuất hiện hoặc quay số vào cuộc họp những gì họ nên mong đợi.
Một dòng chủ đề được viết rõ ràng cũng có thể đưa ra một số bên nhất định về những gì họ cần chuẩn bị trước cuộc họp.
3. Có một chương trình nghị sự hoặc mục tiêu. Mỗi cuộc họp cần một chương trình nghị sự hoặc danh sách các mục tiêu. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của cuộc họp, bạn có thể không cần phải nói rõ ràng, trong trường hợp đó, nó nên được nêu rõ trong dòng chủ đề. Một ví dụ là "Chủ đề: Đặt đội hình cho số tháng 10 của tạp chí" Mục tiêu là hoàn thành nhiệm vụ đó trong một cuộc họp làm việc.
Mục đích của cuộc họp đăng ký là để đăng ký, xem xét tiến độ và nêu lên mối quan ngại, do đó bạn có thể sẽ không cần một chương trình nghị sự rõ ràng cho các cuộc họp đó.
Các cuộc họp thảo luận thực sự có lợi từ việc có một chương trình nghị sự. Mọi người nên nhận được chương trình nghị sự trước cuộc họp. Tôi khuyên bạn nên đưa nó vào trường ghi chú của yêu cầu họp.
Khi người lãnh đạo cuộc họp dành thời gian để viết một chương trình nghị sự hoặc danh sách các mục tiêu cơ bản, nó cũng giúp cô ấy củng cố trong tâm trí của chính mình mục đích của cuộc họp và cách cô ấy sẽ chỉ đạo nó.
4. Xác định người lãnh đạo cuộc họp. Mỗi cuộc họp cần một người lãnh đạo hoặc đồng lãnh đạo. Trong hầu hết các trường hợp, người lãnh đạo cuộc họp được biết ngầm: đó là bất cứ ai gọi cuộc họp hoặc có điều gì đó để chia sẻ, trong trường hợp cuộc họp thông tin. Trong cuộc họp trò chuyện qua điện thoại và video (ví dụ: Webex), thường là người bắt đầu cuộc gọi.
Cuộc họp tồi tệ nhất tuyệt đối tôi từng tham dự không có người lãnh đạo, và khoảng nửa cuộc họp, tôi nhận ra một số bên liên quan nghĩ rằng tôi đáng lẽ phải điều khiển cuộc họp. Đó là ngay lập tức tức giận và thế chấp, chưa kể hoàn toàn không có tác dụng. Trong một cảnh liều lĩnh khác, tôi đã từng gọi một cuộc họp, lên lịch và hoàn toàn có ý định điều hành nó, chỉ để một đồng nghiệp khác hoàn toàn đảm nhận điều đó đối với một cách khó chịu.
5. Mất công nghệ, nhưng làm bản demo. Vâng, bài viết này có nghĩa là đề cập đến các chủ đề liên quan đến công nghệ, và vâng, tôi đang nói với bạn rằng hãy mất ít nhất một số công nghệ của bạn để tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn. Trước khi bạn lãng phí thời gian của riêng mình để tạo một bộ bài PowerPoint, hãy tự hỏi: "Bạn có thực sự cần một bài thuyết trình không?" Nếu câu trả lời là có, hãy nhớ rằng các slide nên được sử dụng để giữ cho mọi người tham gia và củng cố các điểm của bạn. Không ai bị ấn tượng bởi khăn lau sao và không ai muốn xem video khi họ đến để nghe bạn nói hoặc thảo luận với bạn.
Nếu bạn có một sản phẩm hoặc dịch vụ để thể hiện, hãy chứng minh cách thức hoạt động của nó! Đừng hiển thị hình ảnh hoặc video về nó. Cung cấp cho họ McCoy thực sự.
Nếu bạn muốn cung cấp thông tin nhất định cho mọi người tham dự cuộc họp, bao gồm ảnh và video, hãy gửi cho họ trước cuộc họp để họ có thể làm quen với tài liệu này, điều này sẽ hiệu quả hơn cho mọi người. Sau đó, bạn có thể dành thời gian của mình để đi vào trọng tâm của vấn đề, và có lẽ trong thời gian ít hơn, quá.
