Sắp xếp: ngừng chiến đấu với nhiều email hơn

Quá tải email là một vấn đề năng suất rất lớn ở nơi làm việc. Tôi gặp mọi người lúc nào cũng phàn nàn về email, nói rằng nó áp đảo họ, mong muốn có một công tắc tắt cho tất cả các tin nhắn mới đổ vào hộp thư đến của họ.

Tuy nhiên, nhiều người trong số những người này đã sửa lỗi email theo cách mà cuối cùng họ làm trầm trọng thêm vấn đề. Những gì tôi thấy là những người cố gắng chống lại email với nhiều email hơn, từ đó tạo ra nhiều email hơn bao giờ hết. Bởi vì họ bị sa lầy trong sự khốn khổ của email, họ thường không thể nhìn thấy những gì đang xảy ra rõ ràng, vì vậy họ không biết rằng họ đang làm cho nó tồi tệ hơn.

Có một vài cách tôi nhận thấy mọi người tự bắn vào chân mình trong khi cố gắng xử lý tình trạng quá tải email.

Không sử dụng Hộp thư đến của bạn làm Danh sách việc cần làm

Ví dụ đầu tiên về những người làm cho vấn đề email của họ trở nên tồi tệ hơn là những người nghe việc cần làm, vì tôi muốn gọi họ. Người nghe việc cần để lại email trong hộp thư đến của họ khi thư chứa một tác vụ hoặc kích hoạt bộ nhớ của tác vụ được gán. Nói cách khác, họ sử dụng hộp thư đến làm danh sách việc cần làm.

Hãy suy nghĩ về cách mọi người thường phân công nhiệm vụ qua email. Hiếm khi nhiệm vụ được nêu rõ trong dòng chủ đề. Người nhận phải mở và đọc email để biết chi tiết của nhiệm vụ. Tuy nhiên, nhiều khả năng, tin nhắn sẽ không có tất cả thông tin mà người nhận cần, chẳng hạn như thời hạn hoặc các chi tiết khác về nhiệm vụ. Việc trao đổi thư qua lại làm rõ nhiệm vụ và cuối cùng nó tạo ra một mẩu email mới mỗi khi nó xảy ra. Nói tóm lại, hộp thư đến Email là danh sách việc cần làm rất kém.

Một vấn đề khác là người nghe phải làm phải liên tục kiểm tra từng thư đến để xem liệu nó có chứa một nhiệm vụ hay không và nếu không, họ sẽ thoát khỏi thư ngay lập tức. Những người nghe việc cần làm cuối cùng không ngừng nhổ cỏ.

Tồi tệ hơn, những người nghe việc cần làm đã quen với việc kiểm tra hộp thư đến của họ cho các công việc hàng ngày của họ và thông thường, họ thường tự gửi email nhắc nhở về những điều khác mà họ muốn hoàn thành.

Nếu email là một vấn đề, tại sao bạn muốn tạo thêm email theo cách này?

Tuy nhiên, trong phần dày của nó, những người nghe việc cần làm không thể thấy hệ thống của họ đang làm cho vấn đề tồi tệ hơn như thế nào. Họ thường lập luận rằng sử dụng hộp thư đến của họ làm danh sách việc cần làm là điều duy nhất hiệu quả. Nhưng nếu cùng một người này cảm thấy choáng ngợp bởi email, rõ ràng nó không hoạt động. Có một vài giải pháp và tôi sẽ tìm đến chúng ngay.

Ngừng gửi ảnh khỏa thân

Tôi đã nói tại một cuộc rút lui của công ty gần đây về quản lý email. Để chuẩn bị cho buổi nói chuyện, tôi đã nói chuyện với một số nhân viên và được biết rằng rất nhiều người trong số họ đang quản lý khối lượng email khổng lồ, đôi khi là 1.000 tin nhắn mỗi ngày, sử dụng Nudgemail. Họ nghĩ rằng đây là một cách hoàn hảo lành mạnh để quản lý dòng chảy.

Nudgemail là một công cụ freemium cho phép bạn về cơ bản báo lại email bằng cách đặt thời gian nó sẽ xuất hiện lại trong hộp thư đến của bạn dưới dạng một tin nhắn mới. "Về cơ bản" là một từ rất quan trọng ở đây.

Hầu hết các chức năng báo lại, như các chức năng trong SaneBox hoặc một số ứng dụng email tốt nhất, ẩn thư gốc khỏi hộp thư đến của bạn và sau đó làm cho nó xuất hiện lại dưới dạng một thư chưa đọc mới tại thời điểm bạn chọn. Nudgemail hoạt động hơi khác một chút. Khi bạn sử dụng nó để báo lại thư, email gốc sẽ nằm trong hộp thư đến của bạn và một tin nhắn mới xuất hiện ở đầu hộp thư đến của bạn, với toàn bộ chuỗi của thư gốc được trích dẫn.

Đừng hiểu lầm tôi. Nudgemail là một công cụ tốt và đó là một giải pháp tuyệt vời trong một số trường hợp. Bất cứ ai xem hộp thư đến như một luồng thông tin chứ không phải là điểm thu thập thông tin cần xử lý, có thể sử dụng nó tốt. Nhưng khi các nhân viên nói với tôi rằng số lượng tin nhắn trong hộp thư đến của họ khiến họ không thể thực hiện công việc của mình và 20 phần trăm tin nhắn của họ là các tin nhắn được lặp lại dưới dạng Nudgemails, đó là một vấn đề.

Nhiều người nghe phải làm có thể phủ nhận về thực tế là hệ thống của họ bị hỏng, một số người dùng Nudgemail biến nó thành một cái nạng. Họ bị mắc kẹt trong thói quen hiện tại của họ đến nỗi họ không thể hình dung ra một giải pháp tốt hơn.

Đừng trả lời quá nhanh

Rất thường xuyên, trả lời email là một cách để thừa nhận tin nhắn của người khác mà không thực sự chuyển cuộc trò chuyện về phía trước. Hãy tưởng tượng một email đồng nghiệp để hỏi ý kiến ​​của bạn về một bài thuyết trình. Bạn chưa nhìn vào bài thuyết trình. Tùy thuộc vào nơi làm việc của bạn, có thể dễ dàng chấp nhận trả lời nhanh hơn, "Tôi không biết. Tôi chưa nhìn", hơn là đợi hai giờ cho đến khi bạn xem xét và đưa ra ý kiến. Khi bạn chuyển sang trả lời nhanh chóng, ngay cả khi thư không thực sự, bạn đang tạo email dư thừa. Nếu văn hóa công ty thúc đẩy bạn hướng tới hành vi đó, bạn cũng nên tin rằng những người khác cũng đang làm điều đó với bạn.

Một người chậm trả lời email có thể bị coi là lười biếng hoặc không phải là người chơi theo nhóm, ngay cả khi chờ trả lời email là cách hợp lý và hiệu quả hơn nhiều để thực hiện. Nhưng nó hoàn toàn lạc hậu và bạn cần tách ra khỏi nó nếu bạn cảm thấy ngập trong email.

Điều cuối cùng xảy ra là mọi người trả lời tin nhắn chỉ để vượt qua. Hãy nói rằng Raj hỏi ý kiến ​​của Sarah về một cái gì đó và cô ấy trả lời, "Không chắc chắn. Bạn nghĩ gì?" Bây giờ quả bóng đã trở lại tòa án của Raj, và trách nhiệm của anh ấy là trả lời nếu chỉ để Sarah có một tin nhắn chưa đọc mới trong hộp thư đến của cô ấy nhắc nhở cô ấy thực sự trả lời lần này.

Một ví dụ khác phổ biến đối với những người trong các bộ phận hỗ trợ, chẳng hạn như CNTT, là họ sẽ thiết lập một địa chỉ email chung cho nhân viên để gửi vé giúp đỡ, như khi một nhân viên hoảng sợ rằng máy tính của cô bị hỏng, tuy nhiên, cô cần phải Nhận trợ giúp nhanh chóng, cô ấy có thể quên email chung chung và thay vào đó gửi email cho người mà cô ấy biết trong CNTT. Người CNTT đó có nên giải quyết vấn đề này không? Bỏ qua email? Trả lời và nói với nhân viên cô ấy cần sử dụng đúng địa chỉ trợ giúp CNTT? CC cô chủ? Điều gì là đúng để làm gì?

Thông thường, phản ứng, được thúc đẩy bởi sự hoảng loạn và thất vọng, chỉ tạo ra nhiều email hơn (và tạo ra căng thẳng). Một lần nữa, đó là một ví dụ về văn hóa công ty tạo ra kỳ vọng về một phản ứng nhanh là vấn đề gốc. Nhưng bạn có thể thoát khỏi mô hình này mà không làm xáo trộn hòa bình và tạo ra ít email hơn.

Giải pháp cho email quá mức

Làm thế nào để chúng ta ngừng tạo email quá mức? Một số giải pháp rất đơn giản và nhanh chóng, và một cá nhân có thể thực hiện chúng mà không cần sự hỗ trợ của công ty.

Trong ví dụ trước, nhân viên IT có thể xử lý vấn đề bằng cách nói chuyện trực tiếp (hoặc gọi điện thoại với nhân viên từ xa), thay vì trả lời qua email. Nếu người IT trả lời qua email, đồng nghiệp có nhu cầu có lẽ sẽ không đọc nó rất kỹ. Hãy nhớ rằng, cô ấy đã căng thẳng về vấn đề máy tính của mình. Nghe có vẻ công nghệ thấp nhưng đối mặt trực tiếp với đồng nghiệp, một cách bình tĩnh và chuyên nghiệp, sẽ giúp cô ấy nhớ đúng giao thức để nộp vé trợ giúp trong tương lai, đặc biệt là nếu nhân viên CNTT giải thích bất kỳ công việc nào khác được ưu tiên chốc lát. Giải thích trong người đi một chặng đường dài.

Một cách khác để ngăn chặn việc tạo email quá mức cho chính bạn là tìm các công cụ trợ lý email tốt giúp bạn cắt giảm email trong hộp thư đến của mình, thay vì truyền bá nó, như Nudgemail thực hiện. SaneBox (khoảng $ 7 mỗi tháng) là giải pháp tôi khuyên dùng. Mailbird là một ứng dụng email khách đi kèm với tùy chọn báo lại và các tính năng khác cũng có thể giúp ích.

Ngừng sử dụng hộp thư đến của bạn làm danh sách việc cần làm, cả cho các nhiệm vụ cá nhân và các nhiệm vụ liên quan đến công việc. Hiện tại có rất nhiều công cụ tuyệt vời tốt hơn nhiều trong việc phân công nhiệm vụ, theo dõi chúng, cập nhật các chi tiết về chúng, v.v., không dựa vào email. Tôi thích Todoist, mặc dù Wunderlist cũng là một ứng dụng tuyệt vời.

Nếu bạn có thể thuyết phục nhóm làm việc hoặc bộ phận của mình chọn một công cụ tốt hơn để phân công nhiệm vụ, bạn sẽ thực sự ở trạng thái tốt hơn nhiều. Ngoài các ứng dụng quản lý dự án toàn lực, còn có các ứng dụng cộng tác khác nhẹ, dễ sử dụng, thiết lập nhanh hơn và chúng có thể là giải pháp tốt hơn cho các thách thức của nhóm bạn.

Để biết thêm, hãy xem các mẹo khác của tôi để biết cách giảm quá tải email văn phòng.