Tổ chức: chịu trách nhiệm về thuế của bạn

Cho dù bạn tự nộp thuế hay trả tiền cho kế toán để được giúp đỡ chuyên nghiệp, điều tốt nhất bạn có thể làm để giúp quá trình diễn ra suôn sẻ và đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ khoản tiền hay khoản giảm thuế nào. Nhưng làm thế nào để bạn làm điều đó?

Giống như nhiều nhiệm vụ tổ chức, nhận thuế theo thứ tự là một thói quen mà bạn nên sống trong suốt cả năm, thay vì một công việc dọn dẹp duy nhất. Như bạn sẽ thấy, đó là một trò chơi di chuyển cả tiến và lùi.

Bắt đầu bằng cách đi tiếp

Mặc dù thời hạn nộp thuế thu nhập của Hoa Kỳ là ngày 15 tháng 4, nhưng bạn thực sự nên bắt đầu tổ chức thuế vào ngày 1 tháng 1 cho năm tới. Bắt đầu bằng cách phát triển các thói quen mới để lưu các hình thức quyên góp, biên lai cho các chi phí đủ điều kiện và các tài liệu khác cho năm hiện tại. Nói cách khác, hãy bắt đầu tổ chức các biên lai năm 2014 mà bạn sẽ nộp vào năm 2015.

Trong rất nhiều dự án tổ chức, thật dễ dàng để hướng sự chú ý của bạn vào hồ sơ tồn đọng, nhưng thường có lợi hơn để tạo ra một hệ thống tốt hơn để tiến về phía trước. Ngày nộp đơn của năm tới sẽ ở đây trước khi bạn biết điều đó.

Tôi đã bắt đầu một thư mục có nhãn "Thuế 2014". Ngay sau khi tôi có một tài liệu thuộc thư mục đó, chẳng hạn như biên nhận được gửi qua email từ việc quyên góp trực tuyến, tôi sẽ đặt nó ngay lập tức. Nếu tôi có một tài liệu giấy, tôi sẽ để nó trong một thư mục trên đầu máy quét của mình cho đến cuối tuần, khi tôi có cơ hội số hóa nó và thêm nó vào thư mục ảo.

Đưa các tài liệu này vào vị trí một cách nhanh chóng, khi bạn thu thập chúng, thực sự là chìa khóa để làm cho thuế của bạn dễ dàng thực hiện sau này. (Để biết thêm các cách thực hành tốt nhất về quản lý thư mục máy tính của bạn, hãy xem Nhận tổ chức: Sử dụng các thư mục để giải nén màn hình của bạn.)

Bạn có nên giữ bản gốc giấy?

Giả sử bạn quét tài liệu thuế giấy của bạn. Bạn nên giữ bản gốc, quá?

"Khi mọi người số hóa giấy, đôi khi họ cảm thấy bắt buộc phải giữ bản gốc, nhưng theo như IRS và chính phủ có liên quan, các bản sao kỹ thuật số của biên lai và tài liệu đều được chấp nhận", theo Chris Barbier. Barbier là phó chủ tịch quản lý sản phẩm tại The Neat Company, công ty sản xuất các sản phẩm máy quét để bàn Neat, như máy quét tài liệu NeatConnect và giải pháp lưu trữ trực tuyến NeatCloud. Ông cũng là một CPA trong một số năm. Một trong những lĩnh vực chuyên môn của Neat là tự động phát hiện và gắn thẻ một số loại tài liệu thuế nhất định khi bạn quét chúng.

Tổ chức theo năm, sau đó tháng và cuối cùng là danh mục thuế

Đối với tất cả các tài liệu của bạn, cả giấy và kỹ thuật số, hãy gắn nhãn các thư mục của bạn theo năm thuế, không phải là năm bạn nộp các biểu mẫu đó.

Barbier đề xuất hệ thống phân cấp sau để ghi nhãn và tổ chức thêm:

• Năm
• Tháng hoặc ngày
• Danh mục thuế (nghĩa là tài liệu sẽ hiển thị trên các loại thuế của bạn).

Nếu bạn trả tiền cho một kế toán để chuẩn bị thuế, Barbier nói, phương pháp phân loại này cuối cùng có thể giúp bạn tiết kiệm tiền vì bạn đã sắp xếp tất cả các tài liệu đã có cho anh ấy hoặc cô ấy, và do đó số giờ có thể thanh toán sẽ ít hơn. "Bạn không muốn trả tiền cho kế toán để tổ chức một hộp đựng tài liệu", ông nói.

Nhìn lại

Khi đến lúc nộp thuế, hầu hết mọi người bắt đầu bằng cách nhìn lại hồ sơ của năm trước (tất nhiên trừ khi nó bị hỏng, dĩ nhiên). Trừ khi bạn hoặc doanh nghiệp của bạn đã có một sự thay đổi lớn về tình trạng (chẳng hạn như mua nhà hoặc kết hôn), các khoản khấu trừ và biểu mẫu bạn nộp trong năm nay có thể sẽ tương tự hoặc giống như năm trước. Sử dụng các biểu mẫu cũ này như hướng dẫn, như danh sách kiểm tra, để đảm bảo bạn không thiếu thứ gì.

Nếu bạn tự nộp thuế, bạn hãy xem danh sách Phần mềm thuế tốt nhất năm 2014. Đối với dịch vụ khai thuế và khai thuế trực tuyến miễn phí, Biên tập viên của chúng tôi là TaxACT Free liên bang và đối với các dịch vụ phải trả tiền, TaxACT Ultimate Bundle là Biên tập viên của chúng tôi 'Lựa chọn. (Lưu ý rằng PCMag không khuyến nghị tất cả những người nộp thuế ở Mỹ sử dụng dịch vụ khai thuế trực tuyến. Trong nhiều trường hợp, đặc biệt đối với bất kỳ ai có tờ khai thuế phức tạp, người khai thuế là một lựa chọn an toàn hơn.)

Dựa trên những đánh giá này, tôi đã nộp cả thuế năm 2012 và 2013 bằng TaxACT, có tùy chọn nhập thông tin của năm trước để giúp hướng dẫn bạn trong năm hiện tại. Tôi cũng thích rằng trong TaxACT, thật dễ dàng sử dụng các công cụ trợ giúp để tìm kiếm một hình thức lãi suất thế chấp mà tôi có trong tay nhưng nó không tự động xuất hiện khi tôi làm theo thuật sĩ khai thuế. Tôi vừa gõ số tài liệu, và một liên kết đưa tôi đến ngay trang mà tôi có thể nhập thông tin.

Sao lưu và xóa

Nếu bạn khao khát có một cuộc sống không giấy tờ và đã băm nát tất cả các tài liệu thuế giấy nhạy cảm của bạn, bạn phải sao lưu một bản sao của thuế số hóa của bạn.

Barbier nói: "Một số người sợ sử dụng đám mây cho một thứ nhạy cảm như tài liệu thuế, nhưng bạn luôn muốn có một bản sao lưu ở đâu đó, cho dù đó là một PC khác, hay một ổ đĩa ngoài hay đám mây". Và chắc chắn, có rất nhiều tùy chọn phần mềm để giúp bạn sao lưu dữ liệu của máy tính, nhưng, với các tài liệu nhạy cảm như biểu mẫu thuế, bạn có cần thực hiện bất kỳ biện pháp phòng ngừa nào nữa không?

Mark Grace, phó chủ tịch kinh doanh tiêu dùng toàn cầu của Phần mềm tuyệt đối (sản xuất LoJack cho máy tính xách tay), ít lo lắng về thông tin trên đám mây và quan tâm nhiều hơn đến các bản sao tài liệu bị quên trên điện thoại thông minh hoặc máy tính của bạn. Giả sử bạn chụp nhanh ảnh mẫu W2 của mình và tải nó lên Evernote, trong đó OCR làm cho hình ảnh có thể tìm kiếm bằng văn bản. Nghe có vẻ là một ý tưởng tuyệt vời, nhưng hình ảnh có khả năng vẫn còn trên điện thoại của bạn. "Giây phút bạn chụp ảnh các tài liệu nhạy cảm của mình, bạn đang tự đặt mình vào nguy cơ. Không có cách nào xung quanh kịch bản đó", Grace nói.

"Rõ ràng có một ngành công nghiệp lớn xung quanh số hóa thuế, " Grace nói, "nhưng tôi nghĩ bạn phải thận trọng về nó." Theo ông, bạn phải có một số trách nhiệm để xóa các bản sao tài liệu có thể cư trú ở những nơi bạn sẽ quên, như cuộn camera của điện thoại.

Ngoài việc sao lưu thuế của bạn, Grace khuyên bạn nên sử dụng một dịch vụ trên cả thiết bị di động và máy tính xách tay cho phép bạn xóa sạch chúng trong trường hợp mất mát hoặc mất cắp. "Kẻ trộm quan tâm đến việc tìm kiếm dữ liệu của bạn khi chúng đánh cắp thiết bị."

Tiền trong ngân hàng

Hy vọng, bạn sẽ nhận được một khoản hoàn thuế chất béo trong năm nay. Khi kết quả của việc khai thuế có lợi cho bạn, nói chung, bạn nộp hồ sơ càng sớm, bạn sẽ càng nhanh chóng nhận được khoản hoàn trả đó. Nếu bạn sắp xếp biên lai, tài liệu và giấy tờ của mình ngay bây giờ để nộp vào năm tới, có thể bạn sẽ nhận được tiền mặt của năm tới sớm hơn. Và tiền càng sớm trong tay bạn, bạn càng có thể bắt đầu kiếm được thu nhập lãi sớm hơn … mà bạn có thể báo cáo năm sau đó.