Tổ chức: sử dụng asana trong kinh doanh

Nội dung

• Được tổ chức: Sử dụng Asana trong kinh doanh
• Tổ chức: Asana trong kinh doanh tiếp tục

Khi email và các cuộc họp tiếp tục lãng phí thời gian của chúng tôi, các doanh nghiệp và nhóm trong các doanh nghiệp đang mong muốn tìm ra cách làm việc mới ít phụ thuộc vào hai con quỷ đó. "Asana hay bức tượng bán thân", Mark Arnoldy, CEO của Nyaya Health, một tổ chức phi lợi nhuận tiến bộ, nắm lấy hiệu quả trong văn hóa công ty của mình dưới danh nghĩa mang lại sự chăm sóc sức khỏe cho người dân ở vùng nông thôn Nepal. Nyaya Health sử dụng một công cụ quản lý dự án và quy trình làm việc được gọi là Asana trong mọi khía cạnh kinh doanh của mình. Họ sử dụng nó để theo dõi các chiến dịch gây quỹ, lên kế hoạch làm thế nào để đưa bệnh nhân từ vùng nông thôn Nepal đến bệnh viện ở Kathmandu và thậm chí sử dụng nó để kiểm tra trình độ hiểu biết về máy tính của người xin việc.

"Email là công cụ số một mà mọi người ngừng sử dụng trong công ty của họ khi họ bắt đầu sử dụng Asana", Kenny Van Zant, người điều hành hoạt động kinh doanh và hoạt động tại Asana nói. Kinh nghiệm của Arnold xác nhận điều này: Email nội bộ của anh giờ chỉ chiếm khoảng 20 phần trăm tin nhắn của anh và nhiều tin nhắn đó chỉ để giải trí. Công việc và giao tiếp thực sự xảy ra ở Asana.

Mặc dù tôi đã sử dụng Asana một thời gian, tôi muốn khám phá đầy đủ hơn về cách sử dụng nó trong các doanh nghiệp để hợp lý hóa việc giao tiếp và làm cho các nhóm hiệu quả hơn. Tôi đã đến thăm Arnoldy và trợ lý điều hành Monica Landy tại trụ sở New York của Nyaya Health để hiểu rõ hơn về cách thức công cụ này thực sự hoạt động trong môi trường kinh doanh thực sự.

Asana là gì?

Để mô tả Asana mất một số giải nén cho những người chưa bao giờ sử dụng nó. Đó là một phần danh sách việc cần làm và một phần là một công cụ cộng tác phức tạp. Bạn có thể sử dụng nó để quản lý dự án hoặc để theo dõi một ứng viên nhân viên thông qua quá trình tuyển dụng. Nó mở và linh hoạt theo cách tương tự như Evernote, điều này đôi khi có nghĩa là người dùng lần đầu tiên nhìn chằm chằm vào một bảng trống, không biết bắt đầu như thế nào. Nhưng, một khi bạn đã ở trong đó, Asana, như Evernote, có thể trở thành bất cứ thứ gì bạn cần.

Asana sống trong đám mây và giao diện chính là trực tuyến (tại asana.com). Có một số ứng dụng di động, nhưng giao diện Web tốt hơn và có khả năng hơn nhiều. Asana miễn phí cho tối đa 15 người cộng tác, với các tài khoản được trả tiền bắt đầu từ $ 50 mỗi tháng và đi lên từ đó dựa trên số lượng thành viên trong nhóm. Tôi khuyên bạn nên sử dụng tài khoản miễn phí trong ít nhất hai hoặc ba tháng với một nhóm nhỏ để kiểm tra vùng nước của nó và tìm hiểu các sợi dây, vì việc sử dụng Asana thực sự phụ thuộc rất nhiều vào việc phù hợp với quy trình và nhu cầu công việc của bạn.

Như bạn có thể thấy trong video ở đầu bài viết này, ở cốt lõi của nó, Asana cho phép bạn viết ra các nhiệm vụ, giao chúng cho ai đó (bao gồm cả chính bạn), thêm ngày đáo hạn, ghi chú về bài tập và thêm người theo dõi có thể theo dõi tiến trình của bạn hoặc đóng góp cho cuộc trò chuyện xung quanh nó.

Nhiệm vụ có thể có nhiệm vụ phụ. Tất cả các nhiệm vụ có thể được kéo và thả đến một vị trí thích hợp. Và bạn có thể thêm các tiêu đề phần trong danh sách nhiệm vụ của bạn để chỉ ra, bất cứ điều gì bạn muốn. Các tiêu đề của phần là các ranh giới phân chia và chúng có ích giúp bạn chia nhỏ các phần thành phần của một quy trình rất lớn hoặc phức tạp. Bạn có thể tìm hiểu thêm rất nhiều về cách Asana hoạt động nói chung bằng cách xem một số video hướng dẫn mà Asana cung cấp.

Một số sử dụng chung của Asana trong kinh doanh bao gồm

• tuyển dụng, tuyển dụng và theo dõi ứng viên
• đào tạo nhân viên mới và danh sách kiểm tra để bắt đầu tại công ty
• quản lý dự án
• quản lý công việc
• quản lý danh sách
.

Khi tôi gặp nhóm Nyaya Health, họ đã cho tôi thấy một số cách sử dụng này thực sự trông và hoạt động như thế nào trong tài khoản Asana của họ.

Asana trong kinh doanh hành động

Nyaya Health có năm người ở New York, bốn người ở Boston, một người ở Kathmandu và khoảng 165 nhân viên và tình nguyện viên trên mặt đất ở Nepal, nơi không có kết nối Internet. Các thành viên nhóm văn phòng nòng cốt ở Mỹ là những người dùng chính của Asana, mặc dù một số nhà quản lý ở Nepal cũng sử dụng hệ thống này để phối hợp.

Giám đốc điều hành Mark Arnoldy bắt đầu sử dụng Asana cho mục đích cá nhân của mình vào năm 2012, và vài tháng sau, anh ấy đã mang công cụ này vào nhà. Vào năm sau, anh ấy đã tạo ra một văn hóa công ty xung quanh Asana, nói với nhân viên của anh ấy rằng nó sẽ chỉ hoạt động nếu anh ấy mua đầy đủ từ mọi người. Do đó, "Asana hoặc bức tượng bán thân."

Dưới đây là một số cách họ sử dụng Asana mà tôi thấy khá sáng tạo:

Danh sách: Các lĩnh vực trách nhiệm. Một trong những cách mà nhóm của Arnold sử dụng Asana là giữ một danh sách các trách nhiệm trong tổ chức và người mà họ rơi vào. Họ có một dự án gọi là Khu vực trách nhiệm, trong đó mỗi mục hoặc nhiệm vụ trong danh sách là trách nhiệm, chẳng hạn như Chương trình thực tập NYC, Điều phối chăm sóc cộng đồng và Kiểm toán 501c3. Người chịu trách nhiệm được liệt kê là người được giao nhiệm vụ thích hợp. Mọi người ở Nyaya đều có quyền truy cập vào dự án này. Khi ai đó cần xác định ai là người phù hợp trong tổ chức cho một vấn đề trong tay, họ chỉ có thể tham khảo danh sách. Arnoldy nói rằng một lợi ích thứ cấp của danh sách này là mọi người cảm thấy có quyền sở hữu nhiều hơn cho các lĩnh vực trách nhiệm của họ khi tên của họ xuất hiện bên cạnh một, rõ ràng như ngày, cho mọi người thấy.

Theo dõi: Người xin việc . Khi một vị trí tại Nyaya được mở, đội tuyển dụng sẽ chuyển sang một dự án mà họ có để theo dõi người xin việc. Các phần tiêu đề trong dự án này cho thấy các giai đoạn khác nhau của đánh giá ứng viên. "Nhiệm vụ" là tên của người xin việc. Tất cả các ghi chú liên quan đến người nộp đơn và các cuộc phỏng vấn của anh ấy hoặc cô ấy ở lại với nhiệm vụ như ý kiến. Khi ứng viên vượt qua từng giai đoạn, nhóm tuyển dụng kéo người / nhiệm vụ xuống chuỗi để xuất hiện bên dưới tiêu đề phần thích hợp tiếp theo. Ví dụ: nếu một ứng viên tên Sandeep vượt qua cuộc phỏng vấn qua email và phỏng vấn qua điện thoại, nhiệm vụ "Sandeep" sẽ được chuyển sang giai đoạn tiếp theo, "phỏng vấn trực tiếp", v.v. khi anh ta vượt qua cho đến khi nhận được lời mời làm việc. Khi Nyaya tìm thấy những nhân viên tiềm năng tuyệt vời, những người không thể đảm nhận vị trí vào lúc này, họ chuyển họ sang một dự án khác (một lần nữa, sử dụng khả năng kéo và thả). Kết quả là không hợp lý cho các cơ hội tuyển dụng trong tương lai. Tất cả các ghi chú về cuộc phỏng vấn của ứng viên vẫn được lưu trữ với nhiệm vụ giữ an toàn, vì vậy thật dễ dàng để tham chiếu một tệp ngay cả khi nó đề cập đến một cuộc phỏng vấn diễn ra một năm trước.

Kiểm tra: Kỹ năng thuê mới. Một cách sử dụng sáng tạo khác của Asana trong quy trình tuyển dụng Nyaya Health là mời các ứng viên vào không gian làm việc của Asana và giao cho họ một số nhiệm vụ. Làm thế nào để họ trả lời các nhiệm vụ? Làm thế nào tốt họ trả lời các câu hỏi được hỏi trong các ý kiến ​​cho các nhiệm vụ? Họ có thể tìm ra cách sử dụng Asana dựa trên những gì họ thấy trong giao diện không? Theo Arnoldy và Landy, bài kiểm tra này không chỉ cho phép họ thấy các ứng viên suy nghĩ như thế nào thông qua các vấn đề khó khăn, mà còn kiểm tra trình độ hiểu biết về máy tính của họ. Họ không tìm kiếm chuyên môn về Asana, nhưng họ muốn xác nhận rằng những người họ thuê có hiệu quả trong việc học và sử dụng các công nghệ mới.

Nhân rộng phần mềm. Arnoldy thừa nhận rằng đôi khi công ty của ông điều tra các phần mềm năng suất khác mà tổ chức phi lợi nhuận của ông có thể muốn sử dụng, nhưng thường có thể sao chép chức năng cốt lõi của họ trong Asana, mà không tốn thêm tiền. Nhân viên Nyaya sẽ xây dựng các mẫu trong Asana cho một chức năng nhất định, sau đó sao chép mẫu và đổi tên khi họ có một dự án thực tế để thực hiện. Các quy ước đặt tên, nghĩa là, làm thế nào để đặt tên dự án, nằm trong tiêu đề mẫu. Ví dụ: một mẫu cho một dự án phát triển mới được gọi là: "ĐĂNG KÝ NHIỆM VỤ; ENTITY: TIÊU ĐỀ DỰ ÁN: NGÀY NGÀY (QUẢN LÝ DỰ ÁN)." Bạn không thể hiểu rõ hơn thế.