Tổ chức: công cụ tốt nhất để tổ chức một doanh nghiệp đang phát triển là gì?

"Công cụ nào sẽ giúp tôi quản lý tốt hơn doanh nghiệp đang phát triển của mình?" Một độc giả tên Rafael đã viết cho tôi tháng trước để hỏi câu hỏi này. Ông đã đọc về một số công cụ quản lý dự án tốt nhất, phần mềm quản lý công việc, chương trình truyền thông và tất cả những ứng dụng năng suất khác có ý nghĩa làm cho doanh nghiệp bùng nổ. Nhưng anh ta không thể tìm ra ai sẽ thực sự làm việc tốt nhất để quản lý công việc của mình.

"Tôi mới bắt đầu làm việc cho một công ty đầu tư bất động sản nhỏ", ông viết, "và họ thực sự cần trợ giúp tự động hóa các quy trình của họ. Họ quản lý công cụ chủ yếu bằng email (argh!) Và với kế hoạch mở rộng, đó không phải là một cấu trúc có thể mở rộng tại thời điểm này. Tôi đã nghĩ đến việc sử dụng Asana hoặc Teamwork Project để hợp lý hóa các hoạt động và muốn đầu vào của bạn. Để cho bạn một số quan điểm, nhóm là năm nhân viên nội bộ làm việc với các nhà đầu tư để mua và bán tài sản. "

Rafael giải thích thêm rằng ông nghĩ rằng mỗi tài sản là một "dự án" và muốn có thể tạo một danh sách các nhiệm vụ cho mỗi tài sản sẽ được giao cho nhân viên khi cần thiết. Các tổ chức quản lý bất cứ nơi nào từ 150 đến 200 "dự án" tại một thời điểm. Và theo thời gian, người chơi bên ngoài cần cái nhìn sâu sắc về quá trình.

Ông cũng cho biết sự linh hoạt và hợp tác nhóm là vô cùng quan trọng, vì chúng ở trong nhiều công ty. Nhưng anh ta có vẻ khá ấn tượng khi sử dụng Asana hoặc Teamwork Project. Đây là câu trả lời của tôi:

Bộ bài so với trò chơi trên bảng

Hãy nghĩ về Asana như một cỗ bài và nghĩ về các dự án làm việc nhóm như một trò chơi cờ. Với bộ bài, bạn có thể chơi một trò chơi mà người khác tạo ra hoặc bạn có thể tạo ra trò chơi của riêng mình. Với một trò chơi cờ, trò chơi có các quy tắc và bạn có thể bẻ cong chúng nếu bạn muốn, nhưng nói chung, trò chơi cờ được thiết kế để chơi với bạn tuân thủ các quy tắc.

Theo kinh nghiệm của tôi, Asana cần có thời gian để thực hiện đúng, nhưng cuối cùng, bạn có thể sử dụng nó theo cách bạn muốn. Vài ngày đầu tiên sẽ thực sự khó hiểu cho tất cả những ai đang học sử dụng hệ thống. Lý do là nhóm của bạn sẽ cần đặt ra các quy tắc về cách sử dụng nó. Không có cách nào đúng hay sai khi sử dụng Asana.

Sau một vài tuần, hy vọng năm nhân viên sẽ ở trên tàu, và họ có thể sẽ bắt đầu điều chỉnh các quy tắc của họ vào thời điểm này. Asana dùng thử và lỗi. Nó cũng có liên lạc nhóm vững chắc để đảm bảo rằng tất cả mọi người đang sử dụng công cụ theo cùng một cách.

Bây giờ hãy nói về các dự án làm việc nhóm. Bạn cũng sẽ mất một thời gian để làm quen với các Dự án làm việc nhóm, nhưng vì một lý do khác. Mọi người sẽ lần đầu tiên khám phá tất cả các tính năng và tham gia vào các nhiệm vụ. Nhóm của bạn có thể sẽ tạo ra một loạt các mẫu mà họ có thể sử dụng lại cho lần bán hoặc mua tiếp theo. Nhưng với Dự án làm việc nhóm, điều quan trọng là bạn sẽ xử lý từng giao dịch mua hoặc bán bất động sản như một dự án.

Các dự án luôn có ngày kết thúc và trong trường hợp của bạn, đó là ngày kết thúc. Họ thường có các mốc quan trọng, có thể đi vào hợp đồng hoặc nhận tiền vào ký quỹ. Và với các dự án, ngày cho các thời hạn và các mốc quan trọng. Tôi không có manh mối nếu thời hạn có quan trọng với đội của bạn hay không. Đội của bạn có nói những câu như: "Hãy mua tài sản này trước ngày 1 tháng 10" hay chỉ "Hãy mua tài sản này" mà không biết sẽ mất bao lâu? Nếu bạn có thời hạn cố định, Dự án làm việc nhóm có lẽ tốt hơn.

Các công cụ quản lý dự án, chẳng hạn như Dự án làm việc nhóm, cho phép bạn tạo các phụ thuộc giữa các tác vụ để một tác vụ không thể xảy ra cho đến khi tất cả các tác vụ phụ thuộc xảy ra. Ví dụ: nếu bạn không thể đi đến hợp đồng cho đến khi kiểm tra xong, điều đó có thể được thiết lập trong Dự án làm việc nhóm. Với Asana, đội của bạn có thể chọn chơi theo luật đó, nhưng nó sẽ không phải là một phần của chính hệ thống. Bạn có thể sử dụng cả hai công cụ miễn phí để hiểu về cách chúng hoạt động và sau đó nâng cấp lên tài khoản trả phí sẽ có nhiều tính năng hơn.

Chọn một công cụ

Tôi đã đăng ký với Rafael vài tuần sau để xem liệu anh ấy đã đưa ra quyết định hay chưa và công cụ này hoạt động như thế nào cho đội của anh ấy. Anh đã chọn thử các dự án làm việc nhóm. Điểm bán hàng, ông nói, là khả năng tạo ra sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Việc thiết lập đã mất một thời gian, như mong đợi, nhưng Rafael cũng có một số tin tức tuyệt vời để chia sẻ:

"Một điều mặc khải đáng nói là có một ưu đãi Khởi nghiệp cho các dự án làm việc theo nhóm, nơi họ cung cấp cho các công ty khởi nghiệp phần mềm trị giá một năm miễn phí! Nó rất có lợi trong việc thực hiện", Rafael viết.

Tài nguyên bổ sung

Để được tư vấn liên quan, hãy xem 7 cách để đơn giản hóa quản lý dự án trong các dự án làm việc nhóm và sử dụng Asana trong kinh doanh.

Và để biết thêm các đề xuất ứng dụng kinh doanh, hãy xem Phần mềm hợp tác kinh doanh trực tuyến tốt nhất.