Hãy sẵn sàng cho các quy định báo cáo thương tích nơi làm việc mới

Brooke Zimet biết trước những gì nó muốn gây rối khi điền vào các mẫu an toàn tại nơi làm việc. Ngày nay, Zimet là một chuyên gia tư vấn và quản lý nhân sự cấp cao (HR) của Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực (SHRM) ở Portland, Ore. Chúng tôi đã được dạy cách hoàn thành đúng hồ sơ của Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA) khi người lao động bị ốm hoặc bị thương trong công việc. Một cuộc kiểm tra bất ngờ của các thanh tra OSHA đã phát hiện ra những sai lầm của cô. "Nếu điều đó chưa từng xảy ra trước đây, thì có rất nhiều bạn không nhận ra mình cần biết", Zimet nói.

Bắt đầu từ năm 2017, các công ty sẽ có được tài liệu an toàn tại nơi làm việc thậm chí còn quan trọng hơn. Đó là khi một quy định OSHA mới có hiệu lực, yêu cầu khoảng 750.000 người sử dụng lao động phải nộp báo cáo thương tật và thương tật hàng năm cho cơ quan, nơi sẽ công bố dữ liệu trên trang web của mình.

Nó không phải là quá khó khăn cho các nhà tuyển dụng để tuân thủ. Nhưng, như tôi đã học được từ các nhà cung cấp công nghệ và người trong ngành, các công ty không thể chỉ dựa vào phần mềm nhân sự để thực hiện công việc. Và phạm sai lầm, hay thậm chí là quá kỹ lưỡng có thể quay lại cắn bạn.

HR Tech Vendors Cập nhật phần mềm Mulling

Quy định OSHA mới, được hoàn thiện trước đó vào tháng 5, ảnh hưởng đến các công ty Mỹ với hơn 250 nhân viên, cũng như các công ty có từ 20 công nhân trở lên trong vài chục ngành có rủi ro cao, bao gồm xây dựng, cửa hàng tạp hóa, sản xuất và nhà dưỡng lão.

Theo yêu cầu mới, OSHA sẽ đăng dữ liệu an toàn của nhân viên lên trang web của mình, với mong muốn "công khai dữ liệu thương tích công việc sẽ khuyến khích người sử dụng lao động tăng cường nỗ lực ngăn ngừa thương tích và bệnh tật liên quan đến công việc", theo một tuyên bố của cơ quan. Quy tắc mới chỉ đạo người sử dụng lao động thông báo cho người lao động về cách họ có thể báo cáo thương tích và ngăn họ trả thù nhân viên vì đã làm như vậy.

Sau khi OSHA đưa ra các quy định cập nhật, tôi đã đăng ký với hơn nửa tá nhà cung cấp công nghệ, bao gồm các nhà cung cấp quản lý nhân sự tại chỗ và trên nền tảng đám mây và phần mềm chấm công và chấm công. Tôi muốn biết liệu họ có kế hoạch cập nhật để giúp khách hàng tuân thủ hay không.

Tôi đã nhận được một loạt các câu trả lời. ADP đang làm việc để bổ sung khả năng, theo phát ngôn viên của gã khổng lồ xử lý bảng lương. Người phát ngôn của SAP SuccessFactors Thực hiện và khen thưởng cho biết mô-đun "Thời gian tham gia và tham dự của nhân viên" của công ty có thể được cấu hình để theo dõi và biên dịch sự vắng mặt theo loại, bao gồm cả bệnh tật và thương tích liên quan đến công việc. Tuy nhiên, người dùng sẽ phải tải dữ liệu xuống định dạng điện tử được OSHA chấp nhận để truyền dữ liệu đến cơ quan.

Các nhà cung cấp công nghệ nhân sự khác vẫn đang tìm hiểu xem họ sẽ làm gì. Jonathan Rejholec, Giám đốc sản phẩm cao cấp tại BambooHR, muốn xem khách hàng có nghĩ đó là một tính năng quan trọng trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào không. Ultimate Software cũng đang thực hiện một cách tiếp cận chờ xem trước khi quyết định có nâng cấp dịch vụ quản lý nhân sự UltiPro hay không. Kronos đang xem xét nó cho sản phẩm Kronos SaaShr của họ. PlanSource, công ty chủ yếu cung cấp phần mềm quản trị lợi ích, đang nói chuyện với các nhà cung cấp công nghệ mà họ hợp tác với các chức năng nhân sự khác để xác định cách tốt nhất để giải quyết tình huống. Nir Leibovich, Giám đốc điều hành tại GoCo, một công ty khởi nghiệp với nền tảng nhân sự dựa trên nền tảng tự do cạnh tranh với Zenefits, đang cố gắng ước tính có bao nhiêu khách hàng của mình quy định sẽ tác động. Các khách hàng của GoCo thường có năm đến 300 nhân viên và Leibovich nói rằng anh ta đã không thể tìm thấy dữ liệu về việc có bao nhiêu doanh nghiệp có quy mô đó rơi vào chỉ định ngành rủi ro cao của OSHA.

Tác giả và diễn giả kinh doanh và công nghệ Phil Simon cho biết các nhà sản xuất phần mềm nhân sự sẽ bổ sung chức năng nếu họ muốn được coi là đối thủ cạnh tranh hợp pháp với các tên tuổi như ADP, Oracle, Workday và các tên tuổi lớn khác của ngành. Mặt khác, "Tôi chắc chắn sẽ có nhiều công ty giữ điều này trong bảng tính hoặc không biết công nghệ nhân sự của họ có thể làm điều này", Simon, người trước đây làm việc cho nhà cung cấp công nghệ nhân sự Lawson Software (hiện tại một phần của Infor).

Dọn dẹp dữ liệu, đào tạo và các cách khác để chuẩn bị

Nhà tuyển dụng không hoàn toàn chìm đắm nếu nhà cung cấp công nghệ nhân sự mà họ mua không cập nhật phần mềm của mình để phù hợp với quy tắc báo cáo điện tử mới. Tương tự như Trình diễn và Phần thưởng Thành công của SAP, rất nhiều hệ thống quản lý và lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và phần mềm quản lý đã tạo ra các báo cáo vắng mặt. Từ đó, các công ty sẽ phải thực hiện thêm bước trích xuất dữ liệu liên quan ra khỏi hệ thống và thành một hình thức mà OSHA chấp nhận.

Trước khi các công ty có thể gửi dữ liệu, họ phải đảm bảo rằng nó sạch sẽ. Đến điểm đó có thể khó hơn âm thanh. Tại một số tổ chức, khi một công nhân bị thương, một giám sát viên hoặc người quản lý trên sàn nhà máy sẽ điền vào một báo cáo sự cố hoặc chờ nhân sự nói cho họ biết phải làm gì. Kết quả là, đôi khi các hình thức không được điền chính xác hoặc không đầy đủ. "Chín mươi lăm phần trăm thời gian theo kinh nghiệm của tôi, hệ thống không hoạt động đúng vì ai đó không chú ý đến chất lượng dữ liệu", Simon nói.

Để đảm bảo điều đó không xảy ra trong tương lai, các công ty có thể đưa nhân sự thường xuyên điền vào các biểu mẫu an toàn tại nơi làm việc thông qua đào tạo có liên quan. Các cơ quan an toàn nhân viên nhà nước như Oregon OSHA cung cấp các lớp học trực tuyến. OSHA cũng vậy, thông qua các Trung tâm Giáo dục của Học viện Đào tạo OSHA, một mạng lưới các tổ chức phi lợi nhuận quốc gia cung cấp các lớp học do cơ quan ủy quyền.

Zimet nói rằng các tổ chức cũng cần phải cẩn thận về lượng thông tin họ chia sẻ. Trước khi thay đổi, các nhà tuyển dụng đã nhầm lẫn về mặt thận trọng và báo cáo quá mức. "Nhưng nếu bạn làm điều đó ngay bây giờ, " cô cảnh báo, "bạn có thể bị phạt. Bạn không muốn có nhiều sự cố và tai nạn vì nó sẽ kích hoạt một cuộc kiểm tra."

Nếu các doanh nghiệp nhỏ có các đối thủ lớn hơn phải tuân thủ các quy định mới, Zimet nói rằng họ có thể đặt ra nhiều cuộc điều tra OSHA trong ngành của họ. "Vì vậy, những kẻ nhỏ bé cũng cần phải tuân thủ, " cô nói.

Zimet làm việc với đội ngũ nhân viên (hoặc hợp đồng) cho một số công ty trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe và giáo dục mầm non, hai ngành công nghiệp OSHA cho rằng nguy cơ cao đối với bệnh tật và chấn thương tại nơi làm việc và do đó, kiểm tra thường xuyên hơn. Cô ấy nghĩ rằng cô ấy đã trải qua ít nhất tám lần kiểm tra trong những năm qua. Nếu quy tắc báo cáo trực tuyến mới kích hoạt kiểm toán OSHA, cô ấy đề nghị các công ty tạo một danh sách kiểm tra mà người lưu trữ có thể tham khảo. Danh sách kiểm tra phải bao gồm các hướng dẫn đến nơi lưu trữ dữ liệu và các câu hỏi OSHA thường hỏi trong kiểm toán. "Điều này có thể đơn giản như có một phần an toàn trên mạng nội bộ của công ty hoặc tạo wiki", cô nói. "Vì vậy, nhiều công ty có những điều này đã lỗi thời trong chất kết dính.