Sắp xếp: chia sẻ dữ liệu thông minh hơn

Truyền thông là nguồn sống của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá nhiều lãnh đạo doanh nghiệp, bị cuốn vào những thách thức hàng ngày, bỏ qua nhu cầu cung cấp cho nhân viên những cách thiết thực để chia sẻ thông tin.

Ý tôi là gì khi "chia sẻ thông tin" bao gồm giao tiếp bằng miệng, tài liệu bằng văn bản, duy trì máy chủ, viết email và hơn thế nữa. Với mục đích của bài viết này, tôi sẽ tập trung vào các tài liệu điện tử, nhưng điều cực kỳ quan trọng là xem xét cách chia sẻ thông tin xảy ra trên toàn tổ chức và ở tất cả các cấp.

Tầm quan trọng của việc chia sẻ

Tại sao việc chia sẻ thông tin lại quan trọng? Việc chia sẻ thông tin của bạn càng tốt thì doanh nghiệp của bạn sẽ hoạt động càng hiệu quả. Cung cấp cho nhân viên thông tin họ cần để thành công trong công việc và họ cũng làm tăng sự hài lòng trong công việc.

Khi thông tin không được chia sẻ tốt, các doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả và lãng phí tiền bạc. Mỗi khi một nhân viên mới gia nhập đội, cho dù là người thay thế vĩnh viễn, tạm thời (khuyết tật, nghỉ thai sản, nghỉ phép) hoặc trong một vai trò mới, người đó cần học một lượng lớn về chức năng công việc của mình, cũng như cách doanh nghiệp hoạt động. Khi nhân viên chia sẻ thông tin tốt, các thành viên mới của nhóm tìm hiểu những gì họ cần biết nhanh hơn. Và những gì họ thực sự cần biết là làm thế nào và ở đâu để tìm thông tin, thay vì câu trả lời cụ thể cho câu hỏi. Đó là nguyên tắc "dạy một người đàn ông câu cá".

Một trong những chi phí đắt đỏ nhất trong một doanh nghiệp là tuyển dụng vì mất thời gian trong việc đưa nhân viên mới lên tốc độ. Các nhân viên nhanh hơn tìm ra cách trả lời các câu hỏi của riêng họ, họ càng sớm có thể đóng góp đáng kể cho dòng dưới cùng của bạn. Mục tiêu của bạn trong việc cải thiện việc chia sẻ thông tin trên toàn công ty là giúp mọi người dễ dàng giải quyết vấn đề của chính họ. Một mục tiêu khác là giảm thiểu số lần mọi người lặp lại sai lầm tương tự. Hãy tưởng tượng doanh nghiệp của bạn có thể hoạt động trơn tru và có lợi hơn bao nhiêu nếu bạn giảm thiểu các chi phí này.

Các loại thông tin nhân viên chia sẻ

Hãy xem xét một vài loại thông tin cụ thể cần được chia sẻ: tài liệu thủ tục, sơ đồ tổ chức nhân viên, biểu đồ quy trình làm việc, thông tin liên hệ của nhân viên, thông tin liên hệ của khách hàng và biểu mẫu nguồn nhân lực. Trong tất cả khả năng, doanh nghiệp của bạn đã tạo ra các hình thức nhân sự dễ dàng truy cập cho tất cả nhân viên - thường là vì luật pháp yêu cầu. Tuy nhiên, khi nói đến tất cả các tài liệu khác đó, rất có thể chúng đã lỗi thời hoặc chúng hoàn toàn không tồn tại.

Thay vào đó, rất nhiều thông tin nên được ghi lại được lưu trữ trong đầu của một ai đó, và đó là vấn đề vì một số lý do. Đối với người mới bắt đầu, một người không bao giờ nên là người lưu giữ duy nhất bất kỳ thông tin quan trọng nào trong kinh doanh. Nó quá rủi ro. Nếu người đó ngã bệnh, rời khỏi tổ chức hoặc đến với những người hay bực bội trong tổ chức, điều đó có thể khiến doanh nghiệp quay lại nhiều năm! Thứ hai, khi thông tin được lưu trữ trong đầu của một ai đó chứ không phải ở một vị trí có thể nhìn thấy, không ai khác có thể đóng góp cho nó. Thứ ba, những người khác cần thông tin không bao giờ chắc chắn nếu họ có phiên bản cập nhật nhất. Những lý do cứ lặp đi lặp lại.

Một trong những tài sản tuyệt vời nhất của lực lượng lao động cấp mới là họ biết cách tìm kiếm công cụ. Nếu họ cần biết một cái gì đó (chẳng hạn như cách viết công thức trong Excel) và có thể tìm ra các thuật ngữ cơ bản được sử dụng để mô tả nó (ví dụ: sum, sản phẩm, bảng tính được liên kết), họ có thể tìm thấy câu trả lời trực tuyến.

Tất cả quá thường xuyên, các doanh nghiệp không được thiết kế để hỗ trợ loại tự cung tự cấp này. Tại nơi làm việc, bạn không thể luôn tìm kiếm câu trả lời. Đôi khi bạn phải săn lùng mọi người và rũ bỏ thông tin bạn cần ra khỏi họ, như tôi đã đề cập trong phần trước. Các câu trả lời không được lưu trữ ở một nơi có thể tìm kiếm. Nhưng họ nên như vậy!

Bắt mọi người chia sẻ

Nếu bạn đang đọc bài viết này và suy nghĩ, "Công việc của tôi là trong cỏ dại. W sẽ không bao giờ có thời gian hoặc nguồn lực để thực hiện loại công việc đăng nhập ngược này", đừng sợ. Đây là cách bạn chia nó thành một dự án có thể quản lý bốn bước.

1. Giải thích tầm quan trọng của việc chia sẻ. Nói thẳng với mọi người trong tổ chức của bạn, trong cuộc họp 15 phút, tại sao việc chia sẻ tài liệu lại quan trọng.

2. Dành một nửa ngày cho dự án tài liệu. Mua tất cả mọi người ăn trưa nếu bạn phải ngọt ngào thỏa thuận.

3. Nếu doanh nghiệp của bạn được sắp xếp thành các nhóm, mỗi nhóm sẽ gặp nhau để thảo luận về những tài liệu họ cần để lắp ráp hoặc cập nhật. Họ cũng có thể ưu tiên những tài liệu nào là quan trọng nhất để tạo ra dựa trên những gì kiến ​​thức chỉ sống trong đầu của một người.

4. Trong dự án nửa ngày, mỗi người sẽ chịu trách nhiệm cho chỉ một tài liệu. Đối với các quy trình phức tạp, hai hoặc nhiều người có thể chịu trách nhiệm. Mục tiêu của dự án là thiết lập các tài liệu mà doanh nghiệp cần - không hoàn thành mọi thứ hoàn toàn trong ngày hôm đó.

Vào cuối dự án kéo dài nửa ngày, các thành viên trong nhóm (hoặc toàn bộ tổ chức, nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ) nên chia sẻ với nhau những gì họ đã tạo và họ đã đi được bao xa. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều hiểu rằng tất cả các tài liệu đều có nghĩa là trở thành tài liệu sống.

Đó là bước cuối cùng rất quan trọng và xứng đáng với một hoặc hai lời giải thích.

Tài liệu sống

Một tài liệu sống là một tài liệu thay đổi theo thời gian và thường có thể được thay đổi bởi một nhóm người, không chỉ một quản trị viên. Điều quan trọng là tất cả những người bị ảnh hưởng bởi các tài liệu đều có cơ hội cân nhắc về cách họ xử lý và những gì trong đó, ngay cả nhân viên cấp dưới, những người thực sự có thể là những người hiểu biết nhất về các nhiệm vụ nhất định.

Toàn bộ mục đích của các tài liệu sống là làm cho chúng công khai và minh bạch cho tất cả những người cần truy cập vào chúng - và không chỉ các nhân viên hiện tại, mà cả các nhân viên tương lai.

Gần đây, một người bạn của tôi cần sửa một bảng tính mà tổ chức của anh ta đã sử dụng để tính chi phí trong một bộ phận. Bảng tính chứa các công thức không chính xác và người đã thiết lập nó đã khóa tệp - và đã nghỉ hưu vài năm trước đó. Sau khi chọc một chút trên một máy chủ được chia sẻ, bạn tôi đã tìm thấy một tài liệu mà chỉ nhân viên cấp cao mới có thể truy cập, trong đó có mật khẩu. Anh ấy đã vô cùng may mắn khi nhân viên trước đó đã nghĩ trước để đưa thông tin đó vào một nơi mà đúng người có thể tìm thấy nó. Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp này, sẽ tốt hơn nếu bạn tôi (và tất cả các nhân viên cấp cao) biết trước rằng tài liệu này với mật khẩu tồn tại, vị trí của nó và tên của nó.

Tính nhất quán

Tài liệu sống có thể được lưu giữ trên các máy chủ dùng chung hoặc được quản lý dưới dạng wiki. Nếu các tệp được lưu trữ trên máy chủ, bạn sẽ cần đưa ra các hướng dẫn của mình để đặt tên cho các quy ước để khi mọi người thêm tệp và thư mục mới vào máy chủ (hoặc lưu trữ các tệp cũ hơn), họ sẽ thực hiện theo cách nhất quán. Nếu tất cả mọi người ở trên cùng một trang, các tên sẽ nhất quán và mọi người sẽ có thể tìm thấy những gì họ cần một cách nhanh chóng.

Bước cuối cùng trong việc chia sẻ thông tin là cung cấp các tài liệu sống cho những người cần chúng, và để làm điều này, bạn sẽ cần quay lại các quy ước đặt tên tệp và thư mục. Ngay cả khi bạn tạo wiki, bạn sẽ muốn có một số loại tiêu chuẩn phù hợp với cách các trang được đặt tên và sắp xếp trong trang web.

Hãy chắc chắn để giải thích cho tất cả các nhân viên những quy ước đặt tên đang được sử dụng và tại sao. Hãy rõ ràng về những gì bạn muốn họ làm và tại sao. Dưới đây là một số điểm chính cần nhấn mạnh:

1. Được tổ chức giúp chúng tôi thành công như một doanh nghiệp và như một nhóm.

2. Sử dụng các quy ước đặt tên nhất quán giữ cho tất cả chúng ta trên cùng một trang và nâng cao tâm lý nhóm của chúng tôi.

3. Có một hệ thống giúp bạn tiết kiệm thời gian vì bạn sẽ có thể tìm thấy mọi thứ một cách nhanh chóng.

4. Bạn sẽ giảm thiểu các lỗi của riêng mình, chẳng hạn như xóa dữ liệu hoặc ghi đè tệp.

5. Khi tổ chức phát triển, chúng tôi sẽ có thể xử lý việc kinh doanh mới hiệu quả hơn.

6. Khi chúng tôi thuê nhân viên mới, việc đào tạo họ sẽ mất ít thời gian hơn và việc đưa họ vào mô hình suy nghĩ của chúng tôi sẽ diễn ra nhanh hơn.

Đi đường

Những ý tưởng quan trọng cần lấy từ bài viết này là:

1. Chia sẻ thông tin rất quan trọng đối với thành công kinh doanh và cần có sự tham gia của mọi người.

2. Tài liệu sống có thể và nên thay đổi theo thời gian; nhiều tài liệu sống phải có thể truy cập được cho nhiều người có khả năng thay đổi chúng, cũng như hiển thị cho tất cả những người dựa vào họ, nhưng hiện tại và tương lai.

3. Các tài liệu được dán nhãn và lưu trữ theo cách nhất quán rất dễ tìm, và do đó, sẽ thực sự được sử dụng.