Sắp xếp: nghĩ khác về dữ liệu

Bắt và giữ tổ chức giống như giảm cân. Các giải pháp ngắn hạn không hoạt động. Bạn phải thay đổi lối sống mà bạn và nhân viên hoặc đối tác kinh doanh của bạn có thể gắn bó lâu dài.

Trong loạt bài này, tôi sẽ cung cấp các mẹo về cách để có được cả doanh nghiệp và dữ liệu cá nhân của riêng bạn được sắp xếp bằng cách giải quyết:

1. Doanh nghiệp của bạn nghĩ như thế nào về thông tin.

2. Quy ước đặt tên cho các thư mục và cách nghĩ về chúng.

3. Quy ước đặt tên cho các tập tin.

4. Chia sẻ thông tin.

5. Cách quản lý email.

Một chế độ ăn kiêng để được tổ chức

Khi nói đến việc giảm cân, một số người thấy rằng chế độ ăn kiêng năm hoặc sáu bữa ăn nhỏ trong suốt cả ngày có hiệu quả với họ, trong khi những người khác cần ba bữa ăn bổ dưỡng và hoàn toàn không ăn vặt. Một số người mua tư cách thành viên phòng tập thể dục (động lực để thực sự có thể đến từ số tiền họ đã bỏ ra) trong khi những người khác tốt hơn là phù hợp với những bài tập thể dục nhỏ vào thói quen hàng ngày của họ, như đi cầu thang bộ thay vì đi thang máy hoặc đi xe đạp để làm việc.

Vấn đề là, các giải pháp tương tự không hiệu quả với tất cả mọi người. Nó giống nhau với việc được tổ chức.

Những cách nghĩ về thông tin

Bắt đầu và ở lại tổ chức giáo dục phải là một cam kết lối sống cho doanh nghiệp của bạn. Mỗi nhân viên và các bên liên quan trong các hoạt động hàng ngày phải có khả năng bám sát chương trình. Hệ thống của bạn để được tổ chức phải bao gồm các thực tiễn phù hợp với thói quen của mọi người, cho dù điều đó có nghĩa là thực hiện các bước nhỏ một cách nhất quán, chẳng hạn như xóa các tệp không cần thiết khi bạn đi, hoặc thực hiện các bước lớn hơn trong lịch trình yêu thích, chẳng hạn như đặt trước mỗi chiều thứ Sáu để làm sạch hộp thư đến.

Vì vậy, trước khi bạn đặt bản thân và đồng nghiệp vào chế độ ăn kiêng mới để được tổ chức, hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về cách doanh nghiệp của bạn xem tổ chức thông tin. Một số khả năng là:

• theo ngày hoặc tháng, chẳng hạn như khi điều gì đó xảy ra lần đầu tiên hoặc dự kiến ​​hoàn thành

• theo tên dự án

• theo tên của người chịu trách nhiệm

• theo quý tài chính

Kết hợp thực tiễn với thực tế

Điều quan trọng là không thử và phù hợp với một trong những hệ thống tổ chức này cho doanh nghiệp của bạn nếu nó không phản ánh cách nhóm của bạn thực sự hoạt động. Hỏi đồng nghiệp của bạn, nếu họ cần tìm một tài liệu cụ thể, có thể là hóa đơn hoặc hợp đồng, họ sẽ tìm ở đâu trước? Quan trọng hơn, họ sẽ trông như thế nào? Họ có tìm kiếm máy tính của họ hoặc mạng của công ty theo tên nhà cung cấp, ngày, mô tả sản phẩm không? Họ có mở một thư mục và đọc lướt tên tệp, hoặc sắp xếp theo ngày, hoặc sắp xếp theo loại tệp? Mất bao lâu để họ tìm thấy thông tin? Có phải họ đang lãng phí thời gian vì họ đang tìm kiếm theo cách không giúp họ thu hẹp kết quả nhanh chóng?

Bạn không cần một cuộc họp chính thức để làm điều này. Chỉ cần ghé qua và hỏi. Nó sẽ đưa bạn hai phút.

Có thể có nhiều hơn một câu trả lời. Đôi khi, bạn có thể nhớ tháng và năm mà dự án khởi chạy, trong khi đồng nghiệp của bạn có thể ấn định tên của dự án. Và trong cả hai trường hợp, thông tin không nhất thiết là tĩnh. Có thể dự án đã có một tên mã trong quá trình phát triển của nó, và có thể nó đã ra mắt muộn. Trong bài viết tiếp theo về quy ước đặt tên thư mục, tôi sẽ giải thích cách triển khai một hệ thống có thể xử lý các loại không phù hợp này.

Ngủ trên đó

Thực hiện bài tập này sẽ giúp hình thành sự hiểu biết của bạn về cách doanh nghiệp của bạn nên cấu trúc thông tin của mình nhưng ngủ trong một hoặc hai ngày, sau đó thử lại trước khi đưa ra bất kỳ quyết định hoặc thay đổi nào đối với cấu trúc hiện tại của bạn. Đôi khi chúng ta quên mất tại sao một số thực tiễn nhất định được đưa ra và việc thay đổi chúng đột ngột có thể vô tình phá hủy một số lý do kinh doanh khác.

Ví dụ, tôi từng làm việc trong một văn phòng nơi các hợp đồng của freelancer được sắp xếp thành hai thư mục tệp treo thực tế, một cho hóa đơn và một cho các biểu mẫu thuế. Tôi dường như có ý nghĩa hơn nhiều khi hợp nhất chúng thành một. Tại sao có hai tủ hồ sơ và hai thư mục đều có nhãn "Doe, Jane?" Bất cứ khi nào tôi cần truy cập vào hóa đơn, tôi cũng thường cần tìm kiếm thông tin thuế của người làm việc tự do. Tại sao không chỉ đơn giản hóa hệ thống? Một lý do rõ ràng đối với tôi bây giờ nhưng không phải lúc đó là nhiều người trong tổ chức cần truy cập vào hóa đơn, nhưng ít người nên có quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân, chẳng hạn như số an sinh xã hội. Đó là một điều tốt người quản lý của tôi hiểu lý do này và có thể giải thích cho tôi trước khi tôi tổ chức lại toàn bộ hệ thống.

Đi đường

Các bước đầu tiên để lấy đi từ bài viết này là:

1. Hỏi đồng nghiệp và chính bạn: "Tôi nghĩ như thế nào về thông tin của chúng tôi?"

2. Hãy để câu trả lời xung quanh trong đầu của bạn trong một hoặc hai ngày trước khi bạn đi đến bất kỳ kết luận nào.

3. Một cấu trúc của một số loại sẽ bắt đầu xuất hiện. Khi bạn có thể nhìn thấy nó, đừng lo lắng về việc phản ứng với nó.

Hãy nhớ rằng tổ chức giống như ở phù hợp. Sẽ không có gì thay đổi chỉ sau một đêm và điều quan trọng hơn là phải thay đổi lối sống phù hợp với bạn và tổ chức của bạn. Thay đổi sẽ gắn bó.