Sắp xếp: sử dụng các thư mục để giải nén màn hình của bạn

Bắt và giữ tổ chức giống như giảm cân. Các giải pháp ngắn hạn không hoạt động. Bạn phải thay đổi lối sống mà bạn và nhân viên hoặc đối tác kinh doanh của bạn có thể gắn bó lâu dài.

Trong loạt bài này, tôi sẽ cung cấp các mẹo về cách sắp xếp cả doanh nghiệp và dữ liệu cá nhân của bạn. Bài viết trước đã giải thích tầm quan trọng của việc hiểu cách doanh nghiệp của bạn nghĩ về thông tin. Bây giờ tôi sẽ chỉ cho bạn cách đưa nền tảng đó vào thực tế với các quy ước và cấu trúc đặt tên thư mục máy tính. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ triển khai các cấu trúc thư mục này trên máy chủ của họ hoặc trong bộ quản lý dự án, nhưng chúng có thể áp dụng như nhau ngay trên máy tính để bàn của bạn hoặc trong ứng dụng email khách.

Thư mục là gì, thực sự?

Thư mục là bộ xương của doanh nghiệp của bạn. Giống như cấu trúc của một tòa nhà, chúng hỗ trợ mọi thứ khác đi xung quanh chúng, từ thiết kế sáng tạo đến chức năng đơn giản.

Tôi đã làm việc trong bảy văn phòng khác nhau trong sự nghiệp của mình. Các nhóm có cấu trúc thư mục rõ ràng và thông thường luôn là những đội có vị trí tốt nhất để tiếp tục thành công và phát triển.

Các doanh nghiệp nhỏ đặc biệt cần lưu ý rằng thực tế: Một công ty có tổ chức là một công ty được định vị để phát triển. Bạn có thể nghĩ rằng vì hiện tại chỉ có hai người trong công ty, bạn có thể giữ rất nhiều thông tin trong đầu và không ánh xạ nó ra một cấu trúc thư mục. Thật không may, khi đến lúc phải thuê nhân viên mới và phát triển doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian để dạy họ hệ thống phức tạp của bạn. Bạn sẽ lãng phí nhiều thời gian và tiền bạc hơn để sửa chữa sai lầm, thời gian và tiền bạc mà bạn nên dành cho tăng trưởng.

Cấu trúc thư mục của bạn là một sự phản ánh của cấu trúc kinh doanh của bạn. Các thư mục được lồng trong các thư mục khác trong một hệ thống phân cấp cần khớp với thứ tự phân cấp công việc của bạn.

Khi thảo luận về cách bạn và những người khác trong doanh nghiệp của bạn nghĩ về thông tin (bạn đã làm phần đó, phải không?), Có lẽ bạn đã bắt đầu thấy một hệ thống phân cấp của một số loại mở ra. Tôi khuyên bạn nên phác thảo ra cấu trúc đó. Sẽ không có vấn đề gì nếu bạn phác thảo nó trên giấy, trong các gạch đầu dòng hoặc trong một ứng dụng ghi chú như Evernote cho Windows (miễn phí tới 45 đô la mỗi năm, 4, 5 sao) hoặc sử dụng phần mềm bản đồ tư duy. Đưa nó vào văn bản sẽ giúp bạn xem nếu có sự không nhất quán hoặc chồng chéo.

Một cấu trúc ví dụ

Cấu trúc thiết kế của bạn sẽ là duy nhất, nhưng vì nó giúp ích rất nhiều để xem một ví dụ, tôi sẽ chỉ cho bạn cái cơ bản mà tôi sử dụng trên máy tính để bàn của mình.

Là một nhà văn, tôi chủ yếu làm việc trên các đánh giá sản phẩm. Khi tôi nghĩ về các đánh giá, tôi thấy ba loại trong mắt tôi: 1) ý tưởng cho các sản phẩm để đánh giá, 2) các bài viết đang được tiến hành và 3) các đánh giá đã hoàn thành. Trong danh mục "đã hoàn thành", tôi có xu hướng nhớ các đánh giá theo ngày xuất bản của chúng, mà tôi đơn giản hóa theo tháng và năm vì không bao giờ có quá nhiều trong một tháng mà tôi sẽ mất tầm nhìn về chúng. Trong danh mục "ý tưởng", mọi thứ đều trôi chảy. Một số ý tưởng bao gồm nhiều hơn một sản phẩm, trong khi những ý tưởng khác liên quan đến một điều duy nhất. Nhưng chỉ vì chúng lỏng, không có nghĩa là tôi không thể có một hệ thống để giữ chúng ngăn nắp. Trong danh mục "đang thực hiện", tôi nghĩ về tên của sản phẩm tôi đang xem xét. Bây giờ, làm thế nào để dịch vào các thư mục?

Hệ thống này hoạt động vì điều quan trọng đối với tôi là xem ảnh chụp nhanh các ý tưởng và mọi thứ đang diễn ra. Chúng ở ngay trong tên của các thư mục, vì vậy tôi thấy chúng ngay lập tức khi tôi mở thư mục "ĐÁNH GIÁ". Tôi không cần phải xem tất cả tên của các sản phẩm tôi đã xem xét xong, vì vậy tôi đã nhét chúng vào các thư mục theo ngày xuất bản của chúng. Tất cả các tên của các thư mục là phù hợp. Khi trạng thái của một dự án thay đổi từ đang trong quá trình hoàn thành, tôi kéo và thả nó vào thư mục tương ứng và quy ước đặt tên của nó giống như tất cả các thư mục khác đi cùng với nó. Ví dụ: tôi có thể kéo thư mục chữ số La Mã, chẳng hạn như ii, lên đến cấp độ c và d mà không phải đổi tên và nó sẽ phù hợp ngay với hệ thống.

Các mẹo và thủ thuật

Số. Lưu ý cách các thư mục tháng bắt đầu với bốn chữ số. Hai chữ số đầu tiên là cho năm và số thứ hai liên quan đến tháng. Tôi cũng thích xem tên của các tháng, vì vậy tôi đặt chúng ở cuối sau một dấu gạch dưới. Tôi là một người ủng hộ lớn việc sử dụng chữ số bốn hoặc sáu chữ số cho các ngày vì một vài lý do. Đầu tiên, cá nhân tôi có xu hướng nhớ khi mọi thứ xảy ra, vì vậy tôi dễ dàng tìm thấy mọi thứ nếu tôi có thể tìm kiếm chúng theo ngày. Thứ hai, các thư mục luôn xuất hiện theo thứ tự theo ngày khi tôi sắp xếp chúng theo tên vì bảng chữ cái 1101 xuất hiện trước 1102 đến trước 1103, v.v.

Sử dụng ngày trở nên cực kỳ hữu ích khi bạn phải lưu trữ, điều mà tôi sẽ nói đến trong một bài viết sắp tới về quản lý email.

Thẻ. Trong ví dụ của tôi, tôi sử dụng tất cả các chữ in hoa cho các thư mục bắt đầu bằng "IDEAS_" vì tôi muốn "ý tưởng" gắn kết với nhau khi tôi sắp xếp theo tên. Tôi nghĩ về những điều này như các thẻ. Đối với các đánh giá đang thực hiện, tôi không bận tâm với thẻ. Tôi chỉ đặt tên thư mục theo tên sản phẩm. Nếu tôi có hơn 20 bài đánh giá sản phẩm đang diễn ra cùng một lúc, tôi có thể sẽ thay đổi quy ước đặt tên thư mục của mình và thêm một thẻ để cho tất cả các nội dung đang thực hiện kết hợp với nhau. "IN-PROGRESS_" có thể quá dài, nhưng có lẽ thứ gì đó đơn giản như "IN_" sẽ hoạt động.

Hóa ra "IN_" đặc biệt sẽ không hoạt động, và đây là lý do: Khi tôi phác thảo toàn bộ cấu trúc thư mục của mình, tôi đã sử dụng từ "trong" ở nơi khác để nói một điều gì đó rất cụ thể. Xem tầm quan trọng của việc phác thảo ra toàn bộ điều đầu tiên?

Độc nhất. Một trong những lý do để sử dụng thẻ và số là nó giúp duy trì tên tệp duy nhất. Bạn không bao giờ muốn hai tệp hoặc thư mục được đặt tên giống nhau bởi vì nếu bạn vô tình kéo và thả chúng vào cùng một vị trí, một tệp có thể ghi đè lên tệp kia. Và, tất nhiên, nó khó hiểu.

Nhân vật đặc biệt. Underscores là người bạn tốt nhất của tôi trong các quy ước đặt tên thư mục. Chúng sạch sẽ và giữ cho văn bản dễ đọc. Một số người sử dụng dấu cách và dấu gạch nối trong tên thư mục của họ là tùy thuộc vào bạn. Dù bạn chọn gì, hãy luôn ý thức về cách các nhân vật ảnh hưởng đến việc sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái. Đôi khi tôi sử dụng dấu gạch dưới ở đầu tên thư mục khi tôi luôn muốn thư mục đó xuất hiện ở trên cùng, như "_DONE". Sau đó, tôi có thể dễ dàng kéo và thả bất cứ thứ gì đã hoàn thành vào thư mục trên cùng. Ngoài ra, nếu tôi muốn nó ở phía dưới, tôi có thể đặt tên là "z_DONE."

Màu sắc. Mac OS thật tuyệt vời khi cho phép bạn nhanh chóng thư mục mã màu bằng cách nhấp chuột phải. Bạn có thể làm điều đó trên PC, nhưng nó thật rắc rối. Tôi đã dựa vào mã hóa màu khi tôi làm việc trong các dự án thiết kế hợp tác cao, đồng nghiệp của tôi và tôi đã gắn nhãn các thư mục trên máy chủ dùng chung là màu vàng khi nội dung còn mới và chưa được đánh bóng, màu cam sau khi các tệp đã qua giai đoạn thiết kế đầu tiên của họ, và vì vậy trên qua màu tím, chỉ ra rằng công việc đã được thực hiện.

Bất cứ hệ thống nào bạn thực hiện, hãy bám vào nó! Sự nhất quán là chìa khóa để duy trì tổ chức. Hãy nhớ rằng được tổ chức, như giữ dáng, đòi hỏi phải thay đổi lối sống lâu dài, không phải sửa chữa nhanh chóng. Càng nhiều càng tốt và càng nhiều càng tốt, hãy cố gắng sử dụng các nguyên tắc cơ bản giống nhau trên tất cả các dự án, nhóm và phòng ban trong toàn bộ doanh nghiệp.

Đi đường

Các bước cần nhớ từ bài viết này là:

1. Phác thảo cấu trúc thư mục của bạn trước khi thực hiện nó.

2. Sắp xếp thông tin theo thứ bậc, suy nghĩ về những gì bạn sẽ cần xem và biết trong chế độ xem nhanh khi bạn nhìn vào một thư mục.

3. Sử dụng chữ cái, chữ số và ký tự đặc biệt trong tên thư mục của bạn để khiến chúng xuất hiện theo thứ tự thông minh.

4. Phù hợp với quy ước đặt tên khi bạn tạo thư mục mới.