Thực hành với các ứng dụng doanh nghiệp nhỏ mới của microsoft 365

Microsoft hôm nay đã công bố tính khả dụng chung (GA) của Microsoft 365 Business, mục đích giải pháp được xây dựng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) kết hợp Windows 10 Pro và Office 365 với bảng điều khiển CNTT tích hợp giúp đơn giản hóa thiết bị, dữ liệu và quản lý người dùng cho SMB. Tuy nhiên, điểm hấp dẫn lớn hơn là bộ ứng dụng mới có trong gói nhằm đơn giản hóa các hoạt động kinh doanh nhỏ bao gồm lập hóa đơn, gửi chiến dịch tiếp thị qua email và quản lý danh sách công ty trên các công cụ tìm kiếm và phương tiện truyền thông xã hội.

Microsoft 365 Business (bắt đầu ở mức 20 đô la mỗi người dùng mỗi tháng cho tối đa 300 nhân viên) đi kèm với ba ứng dụng hoàn toàn mới. Microsoft Connections là một công cụ tiếp thị email nhẹ, Microsoft Invoices là một ứng dụng lập hóa đơn trên máy tính để bàn và di động đơn giản và Danh sách Microsoft cho phép SMB quản lý sự hiện diện kỹ thuật số của họ và đồng bộ hóa thông tin như địa chỉ mới hoặc giờ lưu trữ trên Bing, Facebook, Google và Yelp.

Giải pháp này cũng đi kèm với quyền truy cập tùy chọn vào Microsoft StaffHub, một ứng dụng lập lịch thay đổi nhân viên dễ dàng. StaffHub được công bố là một phần của F1, một trong những phiên bản khác của Microsoft 365 dành cho công nhân hàng đầu. SMB cũng có thể kết nối một vài ứng dụng hiện có khác với bảng điều khiển Microsoft Business Center của họ: công cụ Đặt chỗ Microsoft đơn giản để quản lý các cuộc hẹn trực tuyến, ứng dụng theo dõi số dặm MileIQ theo dõi hành trình của người dùng để được hoàn thuế và Trình quản lý khách hàng Outlook, một công cụ CRM cơ bản được xây dựng ngay vào ứng dụng email của Microsoft.

Các ứng dụng đều được xây dựng rõ ràng để quản lý SMB đơn giản và rất dễ sử dụng. Microsoft đã trình diễn Microsoft 365 Business và các ứng dụng mới tại một sự kiện báo chí ở thành phố New York tuần trước. PCMag đã chơi với các ứng dụng Microsoft Connected, Invoices, List và StaffHub.

1 Trung tâm thương mại Microsoft

Đây là trung tâm chỉ huy doanh nghiệp nhỏ của bạn trong Microsoft 365 Business, nơi Microsoft muốn SMB đến để "điều hành và phát triển doanh nghiệp của họ". Trung tâm kinh doanh của Microsoft mở trên bảng điều khiển chính với các tiện ích (không thể tùy chỉnh), giúp bạn xem nhanh hóa đơn, chiến dịch email, đặt chỗ và hiển thị danh sách của công ty bạn trên khắp tìm kiếm và xã hội. Ở phía bên trái là các tab cho ứng dụng của bạn: Hóa đơn, Đặt chỗ, Danh sách, Kết nối và danh sách Liên hệ của bạn (đồng bộ hóa với Trình quản lý khách hàng Outlook cũng như với Microsoft Dynamics).



2 Nhật ký hoạt động

Bên dưới các tiện ích trên bảng điều khiển chính là nhật ký hoạt động hiển thị hoạt động trên tất cả các ứng dụng của bạn: đánh giá Yelp mới từ Danh sách, chiến dịch email từ Kết nối, cuộc hẹn mới được đặt, hóa đơn phải trả tiền, v.v.



3 danh sách Microsoft

Danh sách Microsoft giúp SMB xây dựng và duy trì thương hiệu của họ (hiện tại) bốn trong số các trình điều khiển lớn nhất để thu hút khách hàng trực tuyến: Bing, Google, Facebook và Yelp. PCMag đã ngồi lại với Gabe Long, Giám đốc tiếp thị sản phẩm cao cấp tại Microsoft, để thực hành với một số ứng dụng SMB mới. Ông gọi các Danh sách của Microsoft về cơ bản là "bệnh zona kỹ thuật số" nơi bạn có thể cập nhật thông tin hiện diện như địa điểm công ty hoặc giờ và đồng bộ hóa thông tin đó trên tất cả các sự hiện diện trực tuyến của bạn.



Bảng điều khiển 4 danh sách

Danh sách cũng theo dõi số lần hiển thị trên các trang hoặc hồ sơ của bạn trên mỗi trang tìm kiếm và trang web xã hội, cũng như lượt thích trên Facebook, đánh giá của Yelp và các ngôi sao, v.v. Bạn có thể tìm thấy tất cả thông tin này trên bảng điều khiển Danh sách, là một bộ sưu tập biểu đồ theo dõi tương tác hàng tháng lượt thích, lượt hiển thị và lượt xem trang trên mỗi bốn trang web.



5 kết nối Microsoft

Thay cho nền tảng tự động hóa tiếp thị hoặc tiếp thị qua email đầy đủ, Microsoft Connections cung cấp cho SMB một công cụ gọn nhẹ để gửi các chiến dịch và bản tin email và theo dõi các chiến dịch đó bằng các số liệu tương tác của khách hàng và khách hàng tiềm năng. Bảng điều khiển Kết nối hiển thị nhật ký hoạt động của tất cả các chiến dịch và người nhận và số liệu về sự tăng trưởng danh sách gửi thư của bạn theo thời gian.



6 mục tiêu chiến dịch

Có ba loại chiến dịch bạn có thể gửi trong Kết nối: bản tin, thông báo và yêu cầu giới thiệu. Long chỉ đến các giới thiệu cụ thể là loại chiến dịch quan trọng, vì các doanh nghiệp nhỏ dựa vào truyền miệng trên hết để có được khách hàng mới. Tuy nhiên, cho dù bạn chọn loại chiến dịch nào, bạn sẽ được đưa vào trình hướng dẫn email giúp bạn tùy chỉnh chiến dịch của mình bằng cách sử dụng hơn một chục mẫu khác nhau.



7 Màu sắc và định dạng email

Trình hướng dẫn email và trình chỉnh sửa định dạng rất dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh một cách đáng ngạc nhiên mặc dù trải nghiệm có chủ ý về barebones. Bạn có thể chọn màu sắc để phù hợp với thương hiệu của công ty bạn, chỉnh sửa văn bản email bằng trình chỉnh sửa WYSIWYG và kéo hình ảnh với định dạng kéo và thả để điều chỉnh giao diện.


Trình chỉnh sửa email tích hợp với tìm kiếm hình ảnh Bing để lấy ảnh nghệ thuật và sử dụng hình ảnh miễn phí với giấy phép Creative Commons, do đó không phải lo lắng về việc vi phạm bản quyền. Sau đó, ở dưới cùng của mỗi mẫu, có chỗ để kéo vào và tùy chỉnh lời gọi hành động (CTA), chẳng hạn như nút "Liên hệ với chúng tôi" hoặc Ghé thăm chúng tôi ".



8 ưu đãi giới thiệu

Đối với các lượt giới thiệu cụ thể, Microsoft Connections bao gồm một trình tạo ưu đãi tích hợp để thưởng cho các khách hàng trung thành giảm giá và giao dịch để nói với bạn bè về doanh nghiệp của bạn trong khi cung cấp cho khách hàng giới thiệu mới một thỏa thuận của riêng họ. Bạn có thể thiết lập một đề nghị giới thiệu, ví dụ, cho bạn bè được giới thiệu giảm 10% cho lần mua hàng đầu tiên của họ và những khách hàng giới thiệu bạn bè giảm 20% cho lần mua hàng tiếp theo của họ. Các giao dịch giới thiệu được tùy chỉnh theo tỷ lệ phần trăm hoặc số tiền, với tùy chọn đặt ngày hết hạn.



9 Mời liên hệ đến chiến dịch

Mời các liên hệ vào chiến dịch của bạn dễ dàng như nhập tên hoặc địa chỉ email của họ, thêm dòng tiêu đề và làm nổ tung bản tin, thông báo hoặc chiến dịch giới thiệu của bạn.



10 khuyến nghị chiến dịch email

Khi bạn gửi chiến dịch, bạn có thể quay lại bảng điều khiển Kết nối và nhấp vào chiến dịch mới của bạn từ danh sách để xem số liệu tương tác. Các kết nối cũng đưa ra các đề xuất cho SMB về cách phát triển các chiến dịch của họ, chẳng hạn như thiết lập đăng ký hoặc trang đích khi khách hàng mới nhấp vào liên kết giới thiệu.


Kết nối Microsoft không quá phức tạp, nhưng nó sẽ theo dõi bất kỳ nhấp chuột nào vào URL giới thiệu cho dù nó được gửi qua tin nhắn văn bản, mạng xã hội, v.v. Khi bạn bè nhấp vào liên kết, SMB sẽ nhận được một vài thông tin chính (như miễn là người nhận đã chọn tham gia): tên, địa chỉ email của họ, người đã giới thiệu họ và khả năng tùy chỉnh phiếu mua hàng hoặc phiếu giảm giá giới thiệu của họ.



11 Số liệu chiến dịch tiếp thị qua email

Bảng điều khiển kết nối chính và các trang riêng lẻ cũng cung cấp cho bạn một số số liệu hiệu suất cơ bản. Đối với mỗi chiến dịch email, bạn có thể xem số lượng địa chỉ liên hệ đã được gửi đến, liệu tất cả các email đã được gửi, bao nhiêu đã được mở và liệu chiến dịch có dẫn đến bất kỳ đăng ký, phiếu giảm giá hoặc khách hàng mới hay không. Ở đầu trang danh sách gửi thư của bạn, bạn cũng nhận được tổng số hiển thị tổng mức tăng trưởng và số lượng khách hàng đã được thêm và xóa (cũng có sẵn từ bảng điều khiển Trung tâm doanh nghiệp chính).



12 Hóa đơn Microsoft

Hóa đơn của Microsoft không phải là một công cụ kế toán toàn diện và trên thực tế, nó tích hợp với QuickBooks. Ứng dụng được thiết kế để cung cấp các công cụ ước tính và lập hóa đơn nhanh chóng (trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động cho Android và iOS) để giúp SMB tăng tốc thanh toán và quản lý dòng tiền. Bảng điều khiển Hóa đơn chính trong Trung tâm doanh nghiệp của Microsoft cung cấp cho bạn một danh sách trung tâm hiển thị hóa đơn, số tiền, ngày đáo hạn, v.v., với các thẻ cho biết mỗi hóa đơn có ở dạng hối phiếu, quá hạn hoặc đã thanh toán hay không. Bạn có thể sắp xếp danh sách theo ước tính hoặc giá cả, và nhanh chóng tạo hóa đơn và ước tính mới hoặc xem tổng số khách hàng.



13 Ứng dụng lập hóa đơn di động

Ứng dụng di động hóa đơn của Microsoft thực hiện tất cả những điều này khi đang di chuyển. Bạn có thể nhanh chóng xem hóa đơn và chi tiết đơn hàng, gửi hóa đơn và nhận thanh toán với thông tin được điền trước từ danh bạ hoặc QuickBooks của bạn. Vì vậy, nếu bạn đi vào hóa đơn, bạn có thể nhanh chóng xem các chi tiết đơn hàng, công việc đã hoàn thành, bất kỳ tệp đính kèm nào (như bằng chứng tài liệu công việc hoặc biên lai) và thay đổi giảm giá nhanh chóng trước khi gửi hóa đơn ngay từ điện thoại thông minh của bạn.



14 Lập hóa đơn và Ước tính khi đang di chuyển

Bảng điều khiển lập hóa đơn trên điện thoại di động cung cấp cho bạn tổng số nhanh hiển thị số tiền được lập hóa đơn trong tháng và thanh toán hết hạn hoặc quá hạn. Bạn cũng có thể đi vào danh sách hóa đơn hoặc ước tính hoặc tạo hóa đơn mới bằng cách sử dụng nút Plus (+). Bản thân trang hóa đơn sử dụng các mẫu cơ bản và bật / tắt bật tắt, tương tự như bảng điều khiển quản trị viên Microsoft 365 Business, để gửi hóa đơn nhanh chóng mà không cần nhiều nỗ lực thủ công.



15 hóa đơn xuất sắc

Nếu bạn nhấp vào Hóa đơn nổi bật, bạn có thể thấy các khoản thanh toán cấp bách nhất cần thiết để duy trì chu kỳ dòng tiền của công ty bạn. Ứng dụng này cũng hiển thị cho bạn tên liên lạc và số tiền quá hạn. Nó cung cấp cho bạn tùy chọn liên hệ trực tiếp với họ để thanh toán. Hóa đơn của Microsoft tích hợp với PayPal để bạn có thể nhận thanh toán trực tuyến nhanh chóng.



16 Máy tính thuế suất tùy chỉnh

Một tính năng tiện lợi khác là máy tính thuế suất tùy chỉnh, tự động tính toán thuế suất theo từng tiểu bang khi bạn đang tạo hóa đơn mới và nhập chi tiết đơn hàng. Đó là một điểm nhấn tuyệt vời cho một ứng dụng được thiết kế để tạo hóa đơn nhanh nhất và dễ dàng nhất có thể cho SMB.



17 Nhân viên Microsoft

Long cũng cho PCMag xem Microsoft StaffHub, cho phép nhân viên làm việc trong các ngành bán lẻ, y tế, nhà máy hoặc các ngành nghề đầu tiên khác quản lý lịch làm việc theo ca và thêm ghi chú khi họ tắt ca. Menu ứng dụng di động cho phép bạn truy cập nhanh vào các thành viên trong nhóm và hồ sơ.



18 Bảng điều khiển dịch chuyển di động

Màn hình Ca làm việc của tôi hiển thị cho bạn bất kỳ ca làm việc được chỉ định nào được quản lý bởi người quản lý của bạn. StaffHub bạn cũng thêm các mục việc cần làm cho ca làm việc của mình hoặc giao cho nhân viên tiếp quản cho bạn.



Lịch thay đổi 19

Lịch thay đổi cung cấp cho nhân viên chế độ xem hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng về các ca được chỉ định. Bạn có thể chuyển qua tin nhắn hoặc hộp thư đến của mình để phối hợp với đồng nghiệp cho bất kỳ chuyển đổi ca nào.



20 việc cần làm mới

Khi bạn thêm một mục việc cần làm trong StaffHub, bạn có thể thêm tiêu đề, ngày đáo hạn, ghi chú và bất kỳ tệp đính kèm ảnh nào liên quan đến mục hành động. StaffHub, giống như tất cả các ứng dụng khác trong Microsoft 365 Business, được thiết kế đơn giản. Nó mang lại cho nhân viên và quản lý của SMB con đường ít kháng cự nhất để hoàn thành công việc.