Trợ giúp văn phòng tại nhà: chấp nhận không thay thế

Đó là một ngày bận rộn, với năm nhiệm vụ kiểm tra khả năng đa nhiệm của tôi và thời hạn cho cột này tiếp cận như một tên lửa và tôi đang lãng phí thời gian. Cụ thể, tôi đang lãng phí thời gian để cố gắng để máy tính xách tay này được in. Máy tính để bàn năm tuổi mà tôi đã viết tuần trước đã ở cửa tử thần vượt qua ngưỡng, vì vậy tôi đã đặt mua một chiếc máy tính xách tay mới nhưng không được xuất xưởng. (Mất bao lâu để bật ra một M.2 SSD và pop trong một cái lớn hơn?)

Vì vậy, tôi đã cài đặt Microsoft Office, Google Chrome và một vài mục yêu thích khác trên máy tính xách tay này mà tôi đã tạm thời xem xét và nghĩ rằng tôi đã tắt nó bằng cách kết nối máy in Wi-Fi của mình, chỉ mất vài phút để làm với máy tính xách tay của vợ tôi. Sai lầm lớn. Xem Thất bại, dấu phẩy, Sử thi.

Ít nhất bài tập đã nhắc nhở tôi về một điều thường bị bỏ qua trong các cuộc thảo luận về làm việc từ xa: Trong khi các học giả (bao gồm cả tôi) đi vào chi tiết về những gì bạn sẽ cần khi thiết lập một văn phòng tại nhà để làm việc từ xa hoặc thời gian linh hoạt, thì ít tập trung vào những gì sử dụng lao động của bạn sẽ cần phải làm. Nếu bạn dành một phút để suy nghĩ, không khó để đưa ra một số điều mà công ty của bạn cần cung cấp cho mà không có gì, thành thật mà nói, việc làm việc từ xa sẽ không hoạt động (cho dù máy in / máy photocopy / máy quét đa chức năng của bạn sắc nét như thế nào nhiều nỗ lực bạn bỏ ra để tạo ra một không gian làm việc thoải mái). Sau đây là bảy điều mà công ty bạn cần để cung cấp cho các nhân viên viễn thông.

1. Truy cập Hỗ trợ Công nghệ

Như một ví dụ rõ ràng, có quyền truy cập vào hỗ trợ công nghệ. Bộ phận CNTT đang và nên kiểm soát những kẻ lập dị; nó làm cho một tín đồ công nghệ rùng mình khi nghĩ về một nhân viên đang cố gắng cấu hình máy in của riêng mình. Lý tưởng nhất, một công ty sẽ có đủ nhân viên làm việc từ xa để dành một hoặc nhiều nhân viên CNTT cho họ, với kiến ​​thức đặc biệt về những thách thức khi làm việc từ xa. Ít nhất, nó có thể cung cấp một cuốn sổ tay hoặc hướng dẫn sử dụng các chính sách và thủ tục, cùng với các công cụ như

2. Chìa khóa cửa trước

Giống như các công ty khác, công ty tôi làm việc đang đánh giá nhưng vẫn chưa tung ra Microsoft Windows 10 (Win 10). Một lý do là Win 10 không tương thích với máy khách mạng riêng ảo (VPN) đáng kính của Cisco cho phép người dùng Internet đăng nhập vào mạng công ty.

Khi tôi nài nỉ rằng công việc của tôi với các máy đánh giá bắt buộc tôi phải sử dụng hệ điều hành mới, nhóm CNTT hữu ích của chúng tôi đã chỉ cho tôi một vụ hack Điều đó có thể giúp. Tôi đã phải hack một chút, sử dụng chuỗi Registry Editor hơi khác so với chỉ định, nhưng nó đã hoạt động và cuối cùng có thể làm ở nhà mọi thứ tôi có thể làm trong văn phòng.

3. Truy cập quản lý

Một cái gì đó khác công ty của bạn nên cung cấp là quyền truy cập vào người quản lý của bạn. Tất nhiên, làm việc từ xa sẽ không làm việc với người quản lý không tin tưởng bạn làm việc mà không có sự giám sát; vi mô ở khoảng cách thậm chí còn tồi tệ hơn vi mô trong người. Nhưng giao tiếp hai chiều khá ổn định hoặc ít nhất là nhất quán là vô giá, cho dù đó là kiểm tra điện thoại năm phút vào đầu ngày hay email cập nhật trạng thái vào cuối ngày. Đó là cơ hội để hai bạn đồng ý về việc giao hàng và ưu tiên, và là cơ hội để bạn nói, "Tôi sẽ làm X trừ khi bạn muốn tôi làm Y" và ông chủ nói, "Thật ra, bạn có thể nhận được tôi Z bằng hai giờ? "

Nếu công ty của bạn chưa sử dụng Slack, hãy nói với sếp của bạn rằng nó không giới hạn số lượng người dùng không giới hạn và cung cấp tìm kiếm được lập chỉ mục 10.000 tin nhắn ($ 80 mỗi người dùng mỗi năm để tích hợp dịch vụ và tìm kiếm nhiều hơn). Ứng dụng nhắn tin xã hội nội bộ này dành cho Android, iOS, Linux, Mac và Windows cho phép các nhóm làm việc thiết lập các kênh cho các dự án hoặc cuộc hội thoại và thông báo cho bạn khi ai đó nhắc đến tên của bạn hoặc một thuật ngữ cụ thể. Tại công ty của tôi, nó đã thay thế AOL Instant Messenger (nói về sự rùng mình) như một công cụ liên hệ gần như lý tưởng, quản lý và làm việc từ xa.

4. Truy cập vào Watercooler

Slack không thay thế gói quản lý dự án đầy đủ bằng các cuộc thảo luận, nhưng đó là một sự thay thế tuyệt vời cho các diễn đàn và email. Thêm vào đó, các kênh Ngẫu nhiên và các kênh khác cho phép bạn theo kịp các vấn đề ít nghiêm trọng hơn, chẳng hạn như nói chuyện thể thao và GIF hoạt hình trong những ngày bạn không ở văn phòng.

5. Chỗ ngồi trên bàn

Cố gắng có mặt ở đó cho các cuộc họp công ty lớn, tất cả trên tay. Đối với các cuộc họp nhóm nhỏ hơn, hãy đảm bảo bạn được đưa vào giải pháp hội nghị truyền hình của công ty. Citrix GoToMeeting và Cisco WebEx hỗ trợ tối đa sáu hoặc bảy nguồn cấp dữ liệu video, với nhiều chia sẻ màn hình, bảng trắng và nhiều gói giá khác nhau và hiệu quả hơn nhiều so với loa ngoài cổ.

6. Phản hồi và phản hồi khác

Không ai thích đánh giá của nhân viên nhưng điều quan trọng đối với công ty của bạn là cho bạn biết họ nghĩ gì về thử nghiệm làm việc từ xa của bạn. Bạn và sếp của bạn có thể nắm giữ nhau khi muốn không? Công ty có hài lòng với chất lượng và số lượng công việc của bạn không? Việc nghe tin từ họ một cách thường xuyên sẽ giúp ngăn chặn việc hủy bỏ bất ngờ sắp xếp thời gian linh hoạt của bạn (hoặc tệ hơn là chấm dứt công việc đột xuất của bạn).

7. Phòng khách sạn sang trọng

Bạn không nên mong đợi công ty của bạn sẽ giữ một chỗ trống văn phòng sang trọng cho bạn vào những ngày bạn làm việc ở nhà, nhưng bạn có quyền mong đợi một không gian làm việc sạch sẽ và được trang bị tốt, không phải là một bàn bừa bộn trong một tủ được sử dụng để lưu trữ các hộp và rác vào những ngày bạn đến văn phòng. Nếu bạn chỉ ở nhà một hoặc hai ngày một tuần, hãy hỏi về việc giữ bàn làm việc của riêng bạn (và truyền bá cho đồng nghiệp, không ổn, nói, ăn cắp ghế của bạn). Nếu bạn đi xa thường xuyên hơn, hãy hỏi về các sắp xếp "khách sạn" trong đó bạn và những người làm việc linh hoạt khác chia sẻ bàn hoặc tủ dành riêng cho mục đích đó.

Nhân tiện, cuối cùng tôi cũng đã tìm ra lý do tại sao máy tính xách tay mượn không thể tìm thấy máy in không dây của tôi. Windows Windows Firewall đã chặn tất cả quyền truy cập. Thay vào đó, tôi đã phải cài đặt bộ phần mềm chống phần mềm độc hại McAfee do nhà cung cấp dịch vụ Internet của tôi cung cấp. Tôi không cần một bộ phận CNTT từ xa, tôi cần một người phục vụ.