Video: Ở Trong Thành Phố - B Ray x Masew (Ft. Hannah B ) (Tháng Chín 2024)
Thật tuyệt khi được công nhận Tuần lễ doanh nghiệp nhỏ quốc gia trong tuần này, nhưng nhiều người lao động tại nhà sống cuộc sống kinh doanh nhỏ bảy ngày mỗi tuần. Tuy nhiên, tôi đã tò mò tìm một công ty gắn kết những công nhân này với các công ty khác nhau, từ nhà ở đến doanh nghiệp. Đó là một bộ trang phục có trụ sở tại Atlanta có tên là eaHELP phù hợp với nhân viên văn phòng tại nhà với các công ty trong hàng chục ngành công nghiệp. Họ có khách hàng kinh doanh từ các nhà bán lẻ và các cơ quan tiếp thị kỹ thuật số đến các tổ chức phi lợi nhuận và trường đại học.
Tôi đã nói chuyện với chủ tịch công ty Tricia Sciortino về cách eaHELP bác bỏ các trợ lý ảo của mình và kết hợp các bộ kỹ năng của họ với các doanh nghiệp. Chúng tôi cũng đã nói về những công cụ, chiến lược và loại văn hóa làm việc tại nhà mà bạn cần để đảm bảo mối quan hệ công việc lành mạnh và năng suất từ xa giữa trợ lý ảo và chủ nhân. Sciortino là trợ lý ảo đầu tiên từng được thuê bởi eaHELP và biết tận mắt cách quản lý cân bằng cuộc sống công việc của một nhân viên văn phòng tại nhà.
PCMag: Nói cho tôi biết một chút về eaHELP.
PCMag: Đây là Tuần lễ doanh nghiệp nhỏ quốc gia. Tại sao một doanh nghiệp nhỏ cần một trợ lý ảo?
Sciortino: Tôi muốn nói rằng phần lớn khách hàng của chúng tôi là các doanh nghiệp nhỏ. Thông thường chúng tôi thấy rằng, là một công ty nhỏ, bạn có thể không cần thuê ai đó tại chỗ toàn thời gian; bạn có thể chỉ cần năm hoặc 10 giờ một tuần. Nói là 10 giờ. Họ đến từ 9:00 đến 11:00 mỗi sáng và sau đó họ đi. Nhưng với VA, những giờ đó là linh hoạt. Bạn có thể sử dụng 30 phút lúc 9:00 sáng và sau đó 15 phút vào buổi trưa. Bạn có thể trải đều thời gian của bạn trong ngày và trong tuần, và sử dụng giờ làm việc bán thời gian theo cách cảm thấy giống như một cách toàn thời gian, theo yêu cầu.
PCMag: Làm thế nào tôi trở thành VA và làm việc cho eaHELP?
Sciortino: Chúng tôi có trên trang sự nghiệp của mình một ứng dụng mà chúng tôi yêu cầu các ứng cử viên của mình nộp và điều đó sẽ bắt đầu quá trình ứng viên tham gia với nhóm mua lại của chúng tôi. Chúng tôi đưa tất cả các ứng viên của mình thông qua một quá trình khá sâu sắc về kỹ năng và khả năng kiểm tra. Chúng tôi chia chúng thành hai loại: kỹ năng mềm và kỹ năng cứng. Và chúng tôi tìm kiếm những gì chúng tôi xem xét rất sâu trong băng ghế dự bị của chúng tôi, bởi vì chúng tôi rất có ý định về việc khách hàng của chúng tôi được kết hợp cụ thể trên nhiều hơn là kỹ năng hoặc nhu cầu nhiệm vụ.
Tất nhiên, chúng tôi đang đánh giá khả năng công nghệ của ứng viên: PC đang làm việc trên PC, chương trình nào họ có quyền truy cập và kỹ năng, nhưng chúng tôi cũng đang tìm kiếm các kỹ năng mềm. Trở thành một người giao tiếp tốt quan trọng hơn là bạn có Microsoft Office. Chúng tôi muốn những người siêu nhạy cảm, một người giao tiếp bằng văn bản chuyên nghiệp giỏi, một người có khả năng hấp dẫn, chủ động và đủ tài nguyên để tìm câu trả lời nếu khách hàng của họ hỏi họ về những điều họ chưa từng làm trước đây. Ngoài ra, chúng tôi đang xác minh và xác thực các kỹ năng cứng mà họ nói họ có, với một số tác vụ VA phổ biến như quản lý lịch, quản lý email và đặt chuyến đi.
PCMag: Nhân viên văn phòng tại nhà cần gì để thành công?
Sciortino: Điều đầu tiên luôn là không gian làm việc chuyên dụng. Bạn có thể không có thêm một phòng trong nhà của bạn một văn phòng, nhưng bạn cần một khu vực cụ thể mà bạn gọi cho văn phòng của bạn, ngay cả khi đó là góc phòng khách hoặc phòng ngủ dự phòng hoặc bất cứ điều gì. bạn có thể nói, "Tôi đang làm việc; tôi đang bước vào không gian văn phòng của mình." Chúng tôi thực sự phỏng vấn cho điều đó và đảm bảo rằng các trợ lý ảo của chúng tôi có một không gian riêng và họ làm việc trong cái mà chúng tôi gọi là "khu vực không bị phân tâm". Nếu bạn đang cố gắng làm việc tại bàn bếp của bạn và bạn có gia đình hoặc trẻ em (hoặc thú cưng) đi qua, nó sẽ không hoạt động.
Điều thứ hai tôi muốn nói là, thiết lập ranh giới trong giờ làm việc của bạn. Thật dễ dàng để luôn luôn làm việc khi bạn làm việc ở nhà vì bạn không có tùy chọn rời khỏi văn phòng; công việc ở lại trong văn phòng Và bây giờ, bạn đã hoàn tất công việc trong ngày, thật dễ dàng để kiểm tra email của bạn một lần nữa trong khi bạn đang nấu bữa tối. Bạn cần đặt thời gian bắt đầu và thời gian dừng tốt nhất có thể, như thể bạn đang làm việc trong một văn phòng. Tốt nhất là ranh giới cá nhân của bạn để nói, "Tôi sẽ hoàn thành trước 6:00 mỗi ngày", để tránh kiệt sức hoặc cảm giác như bạn liên tục làm việc. Tôi đã có con gái nói với tôi: "Mẹ ơi, mẹ có làm việc suốt không?" và tôi nghĩ, "Ouch, cô ấy đúng." Tôi đã để cho nó chảy máu.
Một điều khác chúng tôi có thể thêm vào đó là sắp xếp thời gian khi ở bên ngoài nhà của bạn. Đó có thể là một buổi ăn trưa với hàng xóm của bạn hoặc nó có thể làm việc tại Starbucks một vài giờ một tuần. Bạn sẽ trở nên hơi điên loạn và cảm thấy như bị đóng hộp nếu … bạn bị xích vào bàn làm việc cả ngày.
Phần cuối cùng là cố ý về công nghệ và công cụ giúp bạn làm việc từ xa, cho dù máy đó có thể xử lý khối lượng công việc của bạn: máy tính tuyệt vời, phần mềm tuyệt vời, máy sạch, máy mới hơn. Nhưng nó cũng có thể là những thứ như sử dụng một chương trình có thể giúp bạn chia sẻ với mọi người như Basecamp hoặc Slack. Có công nghệ tốt và thực sự thoải mái khi sử dụng máy tính và các công nghệ mới thực sự làm tăng thêm lợi ích của việc trở thành một công nhân từ xa.
PCMag: Người quản lý cần gì để làm cho một nhân viên văn phòng tại nhà thành công? Tôi vừa nhận được một chương trình "thúc đẩy niềm tin giữa nhà tuyển dụng và nhân viên." Nó mất một ảnh chụp màn hình cứ sau ba phút. Điều đó không có vẻ quá tin tưởng.
Sciortino: Chúng tôi nhận ra rằng đôi khi thật khó để ai đó làm việc với ai đó từ xa nếu họ không quen với điều đó; cần có thời gian để xây dựng niềm tin rằng người ở phía bên kia đang thực hiện công việc mà bạn yêu cầu họ làm. Tuy nhiên, có những điều chúng tôi đề xuất cho khách hàng và VA của mình bằng các công cụ truyền thông để giúp họ trên đường đi. Chúng tôi khuyên bạn nên có ít nhất một cuộc họp video mỗi tuần một lần để giải quyết những gì cần làm trong tuần này và những gì còn lại từ tuần trước bạn có thể thấy trực tiếp, bạn có thể đọc ngôn ngữ cơ thể. Đó chỉ là thứ chúng tôi thực sự tin tưởng; nếu bạn sẽ làm việc từ xa, bạn cần một webcam.
Chúng tôi cũng có rất nhiều công cụ chúng tôi khuyên dùng để giúp mọi người kết nối chặt chẽ. Có nhiều ứng dụng khác nhau nơi bạn có thể chia sẻ không gian làm việc, chẳng hạn như Basecamp, Asana, Evernote và Wunderlist, nơi bạn có thể thấy công việc mọi người đang làm trong suốt cả ngày (và thêm ghi chú hoặc hoàn thành nhiệm vụ). Thật dễ dàng để nói, "Này, hãy xem chúng ta đang ở đâu với dự án này."
Và sau đó chúng tôi đề xuất những thứ như ứng dụng cho điện thoại của bạn, thực sự nhắn tin hoặc sử dụng các ứng dụng như Voxer hoặc HeyTell (nơi nó giống như một bộ đàm nhanh để gửi một bản ghi nhớ giọng nói).
Thành thật mà nói, chúng tôi cố gắng không quá phức tạp về văn hóa và khuyến khích đội ngũ. Chúng tôi sử dụng những thứ như Facebook và chúng tôi có các nhóm riêng tư cho nhóm của chúng tôi, nơi chúng tôi kết nối với nhau. Chúng là những gì chúng ta gọi là máy làm mát nước ảo, đặt câu hỏi một lần, "Này, các bạn, có lời khuyên nào không, có ai có kinh nghiệm không?" Nhóm đang tận dụng lẫn nhau để được giúp đỡ.
Chúng tôi cũng đăng các bản tóm tắt doanh số hàng tuần: "Này, đội, đây là nơi chúng ta đang hướng tới. Này, danh tiếng tuyệt vời và tiếng hét." Văn phòng ảo của chúng tôi là nhóm Facebook riêng tư và đó là một trong những thành công lớn nhất trong việc xây dựng đội ngũ cho chúng tôi.
