Ở nhà với bộ google g

Các ứng dụng giữ cho người dùng Chromebook có thể giữ cho văn phòng tại nhà của bạn đạt năng suất cao nhất không? Không, tôi không xem lại cột trước đó của mình, trong đó tôi đã hỏi liệu phần cứng của Chromebook có đủ cho các nhà khai thác kinh doanh tại nhà và các nhà viễn thông hay không. Cột hiện tại này là phần thứ hai trong chuỗi bốn phần hai tuần của tôi về các bộ năng suất văn phòng, sau khi khởi động Microsoft Office 365. Tuần này, ánh đèn sân khấu chiếu sáng trên Google G Suite, ngược lại theo nhiều cách.

Mặc dù Microsoft cung cấp các phiên bản Office, Excel và PowerPoint miễn phí của Office Online, nhưng thuê bao của nó cũng mang đến cho bạn các chương trình Office 2016 truyền thống (tức là được cài đặt trên máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn), với danh sách các tính năng được mã hóa so với anh em họ dựa trên trình duyệt.

Ngược lại, với Google G Suite, những gì trực tuyến là những gì bạn nhận được: Bộ nhỏ gọn, hiệu quả này nằm trong trình duyệt của bạn (tốt nhất là Google Chrome), không có gì để tải xuống, vì vậy nó có sẵn trên máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại của bạn ở bất cứ nơi nào có quyền truy cập web . Các mô-đun xử lý văn bản, bảng tính, trình bày và vẽ cũng hoạt động ngoại tuyến (nếu, giả sử, bạn đang ở trên máy bay không có Wi-Fi), mặc dù cấu hình chúng để làm như vậy là một điều khó khăn.

Như bạn mong đợi, khả năng truy cập trực tuyến của nó làm cho Google G Suite trở thành một lựa chọn năng suất "lite". Đây là một minh họa cho phiên bản phần mềm của quy tắc 80/20 (nghĩa là, 80 phần trăm người dùng sẽ không bao giờ cần nhiều hơn 20 phần trăm các tính năng; hỏi các nhà sử học về Microsoft Works cũ so với Microsoft Office). Ví dụ, trình xử lý văn bản chỉ là: trình xử lý văn bản thay vì chương trình bố cục trang hỗ trợ nhiều cột, thả mũ và chú thích (mặc dù nó cung cấp chú thích và phần bổ trợ cung cấp thư mục). Nhưng, nếu công việc của bạn phụ thuộc vào tài liệu nhanh chóng và sạch sẽ thay vì các tài liệu được định dạng công phu, bạn có thể ngạc nhiên về chức năng của Google G Suite.

Từ 0 đến 10 đô la trong một tháng

Thách thức tiếp thị lớn nhất của Google G Suite là bộ xử lý văn bản, bảng tính và các thành phần trình bày, được đặt tên là Docs, Sheets và Slides, tương ứng, được sử dụng bởi hàng triệu người không chi một xu cho chúng. Mở tài khoản Google bằng địa chỉ Gmail và bạn có quyền truy cập miễn phí vào Google G Suite, cùng với 15 GB dung lượng lưu trữ đám mây Google Drive cho email, ảnh và các tệp khác của bạn. Điều đó không hoàn toàn sơ sài như âm thanh, bởi vì các tệp Docs, Sheets và Slides không được tính.

Vì vậy, nếu ngân sách của bạn bằng 0, Google phù hợp với Microsoft trong việc cung cấp bộ ba năng suất trực tuyến; email với lịch, nhiệm vụ và liên lạc; và một số lưu trữ đám mây. Tuy nhiên, nếu bạn có thể trượt Google một vài đô la, mọi thứ trở nên thú vị. Google G Suite có giá $ 10 mỗi người dùng mỗi tháng. Nói cách khác, 120 đô la một năm nếu bạn là một doanh nhân solo (và hai hoặc ba lần nếu bạn có một hoặc hai nhân viên).

Đổi lại, bạn nhận được 1 TB cho mỗi người dùng lưu trữ trực tuyến hoặc lưu trữ không giới hạn nếu có năm hoặc nhiều hơn trong tổ chức của bạn. Ngoài ra, bạn nhận được email doanh nghiệp không có quảng cáo với các địa chỉ như thay vì .

Bạn cũng nhận được lời hứa của Google về 99, 9% thời gian hoạt động; Google Apps Sync cho Microsoft Outlook (vẫn mang biệt danh Google Apps); trò chuyện bằng văn bản, giọng nói và video HD cho tối đa 25 người thông qua Google Hangouts; và các tùy chọn quản trị và bảo mật cho Drive và email không có trong các phiên bản miễn phí. (Tôi cho rằng bạn không cần giữ lại và tìm kiếm tài khoản email và trò chuyện của người dùng trong trường hợp kiện tụng, nhưng các công ty lớn yêu thích công cụ này.)

Nhìn thoáng qua, 120 đô la mỗi năm nghe có vẻ là một thỏa thuận kém so với Microsoft Office 365 Home, kết hợp các ứng dụng trực tuyến với cài đặt Office 2016 trên tối đa năm PC hoặc Mac, năm máy tính bảng và năm điện thoại. Tuy nhiên, về mặt kỹ thuật, Google G Suite không cạnh tranh với gói đó mà với Office 365 Business Premium, bao gồm hỗ trợ hội nghị truyền hình qua email và HD với giá 12, 50 đô la mỗi người dùng mỗi tháng, do đó, một năm với Google sẽ rẻ hơn 30 đô la thay vì đắt hơn 20 đô la .

Đúng kích cỡ hoặc không đủ sức mạnh?

Nhưng mặc dù công bằng khi so sánh Google G Suite với Office Online, so sánh nó với Office 2016 giống như mang một khẩu súng ngắn vào một cuộc đấu súng thần công. Một lần nữa, bộ công cụ dựa trên PC của Microsoft được thiết kế để có hầu hết mọi tính năng mà bất kỳ ai cũng có thể cần; Bộ phần mềm trực tuyến của Google được thiết kế để có hầu hết các tính năng mà hầu hết mọi người sử dụng hàng ngày.

Ví dụ: Sheets là một bảng tính có khả năng với các hàm tích hợp, chức năng dữ liệu bao gồm chế độ xem bộ lọc và bảng xoay vòng và 28 loại biểu đồ khác nhau, từ thanh và bánh đến nến, radar và bản đồ (và nó đã giành được trái tim của tôi với hộp thoại đọc, "Cảnh giác! Bạn có chắc chắn muốn xóa trang tính này không?").

Nhưng bạn sẽ tìm kiếm vô ích cho các biểu đồ dự báo và sunburst ưa thích của Excel, hoặc thậm chí cho những thứ như thêm phụ đề vào biểu đồ. Và mặc dù có một số tiện ích bổ sung đáng chú ý như báo cáo và thời gian dự án của Google Analytics với biểu đồ Gantt, hầu hết các tiện ích bổ sung là những thứ như sổ điểm của lớp học.

Slides có lẽ là ứng dụng Google G Suite đơn giản và rõ ràng nhất. Nó chào đón bạn với các mẫu chủ yếu "Nhấp để thêm tiêu đề, nhấp để thêm văn bản", bạn có thể chơi nhạc jazz bằng cách áp dụng danh sách dấu đầu dòng, hộp văn bản và hình ảnh.

Bạn có thể chọn từ 20 chủ đề màu và phông chữ lẻ, mỗi chủ đề cung cấp một tá bố cục slide (tiêu đề phần, tiêu đề và hai cột, v.v.), cùng với một nửa tá chuyển tiếp giữa các slide và 15 hình động cho các thành phần slide. Rất ít, than ôi, bắt mắt và không có gì trực quan như tương đương của chúng trong PowerPoint.

Ngược lại, Docs trông có vẻ đơn giản với màn hình trắng với thanh công cụ và hàng menu kéo xuống, nhưng là một trình xử lý văn bản nhỏ có thể hỗ trợ các kiểu đoạn văn, bảng, nhận xét, văn bản bao quanh đồ họa và thậm chí cả phương trình toán học và lệnh nghiên cứu tìm nạp thông tin trực tuyến về các mục đã chọn (như Tra cứu thông minh của Office).

Giống như các ứng dụng Google G Suite khác, Docs giúp dễ dàng xuất bản tác phẩm của bạn lên web và mời đồng nghiệp cộng tác, thậm chí xử lý một vài trường hợp (chẳng hạn như hai người chỉnh sửa cùng một đoạn) tốt hơn Word. Khi bạn muốn tải xuống một bản sao từ đám mây, Google G Suite hỗ trợ xuất tệp Office và PDF. Khi bạn muốn tải lên một bộ, bộ phần mềm thực hiện công việc có thẩm quyền nếu không hoàn hảo về mặt đồ họa khi nhập tệp Office.

Có rất nhiều điều thích về Google G Suite, đặc biệt là nếu bạn đang sử dụng phiên bản miễn phí hoặc tận dụng email và hội thảo chuyên nghiệp của phiên bản trả tiền (thậm chí bạn có thể sử dụng Google+ như một mạng nội bộ xã hội gần như trong công ty của bạn, mặc dù vậy không chính thức là thành viên cốt lõi của bộ). Nhưng so sánh nó với Office 365 toàn năng là như thế, để đánh cắp một ví von từ Stephen King, so sánh đèn pin với một ngọn hải đăng. Mà bạn muốn có trên biển bão kinh doanh hiện đại?