Ở nhà với văn phòng 365

Viết về Microsoft Office không giống như đánh giá một sản phẩm; nó giống như viết một bài báo khoa học của trường về "Không khí xung quanh chúng ta." Office rất phổ biến và chiếm ưu thế trong danh mục của nó, như với Google cho tìm kiếm hoặc Adobe Photoshop để chỉnh sửa hình ảnh, Excel, PowerPoint và Word của bộ phần mềm đã trở thành tốc ký cho các ứng dụng bảng tính, trình bày và xử lý văn bản.

Theo như các văn phòng công ty, một người quản lý sản phẩm cho một đối thủ sẽ trở thành đối thủ (Lotus SmartSuite, đã qua lâu rồi) từng nói với tôi, cạnh tranh với Office không giống như cố gắng cạnh tranh với máy photocopy Xerox hay Konica Minolta. Nó giống như cố gắng cạnh tranh với giấy photocopy.

Các ẩn dụ không chính xác, tuy nhiên. Mặc dù không có sản phẩm thay thế cho giấy không khí hoặc máy photocopy, nhân viên văn phòng tại nhà có thể chọn từ một số lựa chọn thay thế cho Office, với các tính năng đủ khéo léo để xứng đáng với vẻ ngoài hoặc giữ cho Microsoft luôn vững vàng. Tôi sẽ khảo sát chúng, tập trung vào Windows thay vì Mac hoặc ứng dụng cầm tay, trong một loạt bốn phần để chạy mỗi tuần trong không gian này. Nhưng tôi sẽ bắt đầu ngay hôm nay với quái vật của Microsoft, cụ thể, với sự thật khó hiểu rằng có nhiều cách để có được Office hơn là có các trang web để đặt phòng khách sạn.

Cho thuê văn phòng

Bạn có thể mua Office 2016 theo cách mà hầu hết chúng ta đã sử dụng để mua hầu hết các phần mềm của chúng tôi: dưới dạng mua một lần bạn cài đặt trên một PC và nhận hỗ trợ và sửa lỗi, nhưng không nâng cấp lên các phiên bản trong tương lai. Chi 149, 99 đô la cho Office Home & Student 2016 và bạn nhận được Excel, PowerPoint, Word và chương trình thu thập và tìm kiếm nội dung dạng tự do và ghi chú kỹ thuật số OneNote. Office Home & Business 2016 (229, 99 đô la) thêm email, lịch và trình quản lý danh bạ của Outlook, trong khi Office Professional 2016 (399, 99 đô la) ném vào các ứng dụng cơ sở dữ liệu Access và xuất bản dành cho nhà xuất bản của Microsoft.

Tuy nhiên, cách ưa thích hiện nay để tải ứng dụng Office 2016 là thông qua dịch vụ đăng ký có tên Office 365, hứa hẹn bạn sẽ luôn có các bản nâng cấp và tính năng mới nhất cùng với không gian lưu trữ trên máy chủ của Microsoft và giấy phép cho các phiên bản Office cầm tay như Office Mobile cho thuê bao Office 365. Office 365 Personal (6, 99 đô la mỗi tháng hoặc 69, 99 đô la mỗi năm) kết hợp giấy phép cho một PC hoặc Mac, một máy tính bảng và một điện thoại với 1 TB bộ nhớ đám mây Microsoft OneDrive.

Web cũng là nơi Microsoft gặp phải sự cạnh tranh gay gắt nhất đối với nhượng quyền thương mại Office trong thập kỷ qua, từ những người chơi khác áp dụng mô hình triển khai phần mềm đăng ký dựa trên trình duyệt. Trong không gian năng suất, hai tên tuổi lớn đang làm đau đầu Microsoft là G Suite và Zoho Docs của Google.

Sự lựa chọn phổ biến nhất cho người dùng có cả máy tính xách tay và máy tính để bàn hoặc đồng nghiệp tại nhà hoặc hai, là Microsoft Office 365 Home, có khả năng nâng cấp lên năm PC hoặc máy Mac, năm máy tính bảng, năm điện thoại và 1 TB dung lượng lưu trữ Mỗi người dùng. Cả hai phiên bản cũng cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các ứng dụng Office Online miễn phí, dựa trên trình duyệt nếu bạn cần thực hiện một số chỉnh sửa nhanh từ hệ thống khác.

Chính thức, nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) với nhiều nhân viên, sản phẩm dành cho bạn là Office 365 Business (8, 25 đô la mỗi người dùng mỗi tháng). Hoặc, nếu bạn không hài lòng với email của nhà cung cấp dịch vụ internet hoặc máy chủ lưu trữ web, bạn nên chọn Office 365 Business Premium, bổ sung email với hộp thư 50 GB và hỗ trợ hội nghị truyền hình HD với giá 12, 50 đô la mỗi người dùng mỗi tháng. Nhưng, miễn là bạn đang ở trong một văn phòng tại nhà chứ không phải là một tòa nhà văn phòng, tôi sẽ tận dụng giá trị vượt trội của Office 365 Home.

Chia sẻ và chia sẻ nhiều

Vì vậy, với tất cả các tùy chọn trên đường, Office phải cung cấp những gì? Hai điều: một số ứng dụng hiện đại, mạnh mẽ và một số khả năng ấn tượng để hợp tác nhóm. Loại thứ hai có thể không phải là ưu tiên của nhân viên văn phòng tại nhà một mình, nhưng đây là một ví dụ điển hình cho phương pháp trắc nghiệm của Microsoft: Bạn có thể chia sẻ tệp hoặc thư mục với quyền chỉ đọc hoặc chỉnh sửa qua email hoặc liên kết cắt và dán từ OneDrive, thông qua liên kết được tạo bởi thông báo Outlook hoặc thiết lập chỉnh sửa nhiều người dùng với theo dõi phiên bản. Bạn thậm chí có thể trò chuyện âm thanh hoặc video trên Skype giữa các cộng tác viên trong Office. OneDrive dân sự chuyển sang OneDrive for Business của tài khoản doanh nghiệp, sẽ chuyển sang SharePoint sẵn sàng cho doanh nghiệp.

Chỉnh sửa với một người bằng Office Online và một người khác sử dụng máy tính để bàn Office tỏ ra rất chậm. Và, tại một thời điểm, tôi đã không bị làm phiền khi, sau khi nhắc tôi bắt đầu quá trình chia sẻ bằng cách lưu tệp cục bộ vào OneDrive, Word đã thoát hoàn toàn. Nhưng Microsoft rõ ràng đã làm cho tinh thần đồng đội là ưu tiên hàng đầu.

Ditto để tìm thông tin trong và về Office. Tính năng Tra cứu thông minh dựa trên Bing bật lên các định nghĩa từ và cụm từ Wikipedia, trong khi dòng "Hãy cho tôi biết bạn muốn làm gì" phía trên dải băng giao diện người dùng (UI) gợi ý các tính năng của chương trình khi bạn nhập truy vấn (mặc dù sau này không phải là truy vấn Tôi là người tâm lý; tôi đã viết nó với "đặt một hộp xung quanh một đoạn" khi tôi nên gõ "đặt một đường viền").

Ứng dụng toàn sao

Đối với các thành phần của bộ phần mềm, chúng bao gồm từ những nhà vô địch không thể tranh cãi, không thể tranh cãi về danh mục của họ cho đến những ứng dụng mà ít người dùng thực sự quan tâm đến vậy. Quyền truy cập và Nhà xuất bản rơi vào loại sau và không chỉ vì chúng không có sẵn cho Mac.

Tôi có một điểm mềm cho chương trình bố cục trang của Microsoft, vốn đã thay đổi rất ít kể từ Office 2010, bởi vì nó tương đối dễ sử dụng và tôi đã từng dựa vào nó để tạo các bản tin. Nhưng các chuyên gia ngày nay bỏ qua nó để ủng hộ Adobe InDesign và QuarkXPress có khả năng hơn nhiều. Truy cập vẫn là một cách mạnh mẽ nếu không trực quan để tạo các ứng dụng cơ sở dữ liệu quan hệ nặng (Tôi không chắc có một cách trực quan để tạo các ứng dụng cơ sở dữ liệu quan hệ.)

Một bước cao hơn trên thang mong muốn là hai công cụ phần mềm miễn phí. Sway là một nhà sản xuất trình bày / trang web đơn giản cho phép bạn sắp xếp các tệp, hình ảnh, liên kết, phương tiện và văn bản. Nó cũng có một nút Remix, nghệ thuật sắp xếp lại các đối tượng thành một bảng phân cảnh cuộn hoặc từng bước được lưu trữ trên đám mây.

OneNote cung cấp sổ ghi chép thân thiện với nhóm được chia thành các phần có chứa đoạn mã được đánh máy (hoặc viết nguệch ngoạc, âm thanh hoặc video được ghi lại hoặc đoạn trích trên web). Giống như đối thủ Evernote của nó, thật tiện dụng để ghi chú trong một lớp học hoặc vài phút của cuộc họp hoặc chỉ tổ chức các mục việc cần làm và suy nghĩ ngẫu nhiên của bạn. Tuy nhiên, người dùng Windows 10 sẽ bối rối khi tìm thấy hai phiên bản ứng dụng trên hệ thống của họ, được đặt tên là OneNote 2016 và chỉ OneNote. Các cựu có nhiều tính năng hơn; thứ hai đang đạt được các tính năng mới mỗi tháng; sự chồng chéo là trở ngại.

Điều đó khiến cho Outlook lớn ba hoặc ba rưỡi, vẫn còn mạnh nếu loại email, nhiệm vụ, danh bạ và trình quản lý lịch giữa chừng, mặc dù danh sách mới các tệp được sử dụng gần đây xuất hiện khi bạn bấm vào để thêm một tập tin đính kèm là tiện dụng. PowerPoint có thể theo dõi Keynote của Apple bằng nửa bước trong cuộc đua để tạo ra các trình chiếu đẹp nhất, nhưng nó vẫn là một thế lực thuyết trình. Nó chứa nhiều cách để sắp xếp các slide và ghi chú của bạn, áp dụng các hiệu ứng chuyển tiếp và hoạt hình, và thêm biểu đồ, hình ảnh hoặc đa phương tiện. Nó cũng dễ sử dụng một cách đáng ngạc nhiên.

Tương tự như vậy, Corel Worderinf die-hards nhấn mạnh rằng chương trình yêu thích của họ đứng đầu Word 2016 để kiểm soát định dạng cực kỳ chính xác và một số loại tài liệu chuyên ngành như lời biện hộ hợp pháp. Nhưng bộ xử lý văn bản của Microsoft là một tiêu chuẩn siêu mạnh; nó tỏa sáng trong việc sử dụng các kiểu và chủ đề để định dạng văn bản nhanh chóng, nhất quán và xử lý các chú thích và tài liệu tham khảo (trong sự lựa chọn của APA, Chicago, MLA và các kiểu khác). Điểm đáng chú ý duy nhất của tôi là một số chức năng chắc chắn bị chôn sâu một số menu (menu Tùy chọn tệp đặc biệt là bách khoa toàn thư) mặc dù dải băng giao diện và các mẹo di chuột của nó.

Cuối cùng, có Excel, ứng dụng nổi trội nhất trong bộ phần mềm thống trị, đơn giản là bảng tính duy nhất quan trọng. Các biểu đồ của nó đều đẹp trai và hữu ích, chẳng hạn như các dự báo trực quan mới dự đoán tương lai dựa trên dữ liệu hiện có hoặc các đặc sản như biểu đồ sunburst hoặc Pareto. Các hộp thoại của nó hướng dẫn bạn thông qua các hoạt động một lần như tạo bảng xoay vòng, trong khi kho phụ kiện, trình cắm và phân tích báo cáo và bảng điều khiển báo cáo liên kết nó với mọi thứ từ Google Analytics đến MailChimp.

Cho dù bạn gọi nó là Office 365 hay Office 2016, bộ phần mềm của Microsoft sẽ là một ví dụ đáng gờm cho các giải pháp năng suất khác. Thật khó để không gọi nó là 100 đô la đầu tiên sẽ đi vào ngân sách hàng năm của văn phòng nhà bạn, nhưng chúng ta sẽ thấy một số lựa chọn thay thế xếp chồng lên nhau trong phần còn lại của loạt bài này.