Ở nhà với tài liệu zoho

Tôi chưa bao giờ nói rằng tôi là người hoàn hảo, nhưng tôi thường thích nghĩ rằng mình đã hoàn thành tốt công việc khi xem xét một sản phẩm, xem xét kỹ lưỡng tất cả các tính năng của nó. Lần này, tuy nhiên, tôi thừa nhận tôi không đầy đủ. Đó là bởi vì Zoho Docs không chỉ là đối thủ cạnh tranh với Microsoft Office 365 và Google G Suite, những ứng cử viên trước đó trong loạt bài này về các bộ năng suất văn phòng tại nhà. Đó là đỉnh của một tảng băng rất lớn.

Giống như Office Online hoặc Google G Suite, Zoho Docs cung cấp các mô-đun xử lý văn bản, bảng tính và trình bày dựa trên trình duyệt (được gọi là Nhà văn, Trang tính và Hiển thị, tương ứng). Những thứ này gần như không được nhồi nhét bằng các tính năng như Word, Excel và PowerPoint được cài đặt trên máy tính để bàn hoặc máy tính để bàn, nhưng chúng là một bất ngờ thú vị để đánh bại các tài liệu được định dạng nhanh, không quá phô trương. Bạn cũng nhận được các tính năng đồng bộ hóa, chia sẻ và cộng tác tài liệu, cộng với các ứng dụng Android và iOS để bạn có thể truy cập tài liệu của mình bất cứ lúc nào từ PC, Mac, điện thoại hoặc máy tính bảng.

Phiên bản miễn phí hỗ trợ tối đa 25 người dùng với 5 GB dung lượng lưu trữ đám mây. Trả 5 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng tăng dung lượng lưu trữ trực tuyến lên 50 GB mỗi ghế và thêm quản lý tác vụ và chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu. Với $ 8 mỗi người dùng mỗi tháng, bạn nhận được 100 GB dung lượng đám mây, khả năng gửi email trực tiếp các tệp vào Zoho Docs và khám phá điện tử cho các tập đoàn lớn và kiện tụng.

Nhưng các dịch vụ của Zoho không bắt đầu và kết thúc với Docs. Bộ ba năng suất chỉ là một (thậm chí không có hóa đơn hàng đầu) trong số hơn 30 ứng dụng dựa trên trình duyệt, nói chung, mong muốn xử lý mọi thứ mà doanh nghiệp cần. Các chức năng của chúng bao gồm quản lý liên hệ, email (không có quảng cáo ngay cả trong phiên bản miễn phí, không giống như Gmail và Outlook.com), tuyển dụng nhân sự (HR), lập hóa đơn, hỗ trợ CNTT và tạo khảo sát trực tuyến.

Trong số các ứng dụng marquee của công ty, Zoho Books là một giải pháp kế toán thách thức QuickBooks Online của Intuit. Dự án Zoho cung cấp các nhiệm vụ, cột mốc, biểu đồ Gantt, trò chuyện nhóm và nhiều tùy chọn khác để quản lý dự án (PM). Zoho CRM là gói quản lý quan hệ khách hàng (CRM) với các công cụ tiếp thị qua email và theo dõi khách hàng tiềm năng cạnh tranh với Salesforce.com (như Sách và Dự án, đó là Lựa chọn của Biên tập viên PCMag).

Nhiều ứng dụng Zoho được tích hợp chặt chẽ với nhau và với các công cụ khác như Dropbox và Google G Suite. Gần như tất cả đều cung cấp một phiên bản miễn phí cũng như bản dùng thử 15 ngày miễn phí cho phiên bản trả phí mà bạn chọn; Zoho rất nhiệt tình trong việc cung cấp cho người mua tiềm năng các hội thảo trên web và các cuộc gọi điện thoại. Giá cả của ứng dụng có thể tăng lên nhanh chóng nếu bạn quyết định áp dụng nhiều trong số chúng, nhưng hầu hết đều giảm giá nếu bạn thực hiện hàng năm thay vì thanh toán hàng tháng.

Tạo, chia sẻ, xuất

Từ màn hình mở của Zoho Docs (hiển thị danh sách theo thời gian của các tệp bạn đã truy cập), bạn có thể nhấp vào nút để tạo tài liệu xử lý văn bản, bảng tính, bản trình bày hoặc thư mục mới; tải lên tệp hoặc thư mục từ PC của bạn hoặc tìm nạp chúng từ Google Drive. Tài liệu được kiểm tra virus và chuyển đổi sang định dạng Zoho trong khi tải lên; các lựa chọn định dạng tải xuống từ Office và OpenDocument Format (ODF) đến ePub và PDF.

Zoho Writer không thể xử lý nhiều cột hoặc phương trình toán học và nó bỏ qua một số định dạng. Chẳng hạn, mặc dù trình xử lý văn bản cung cấp cả chú thích và chú thích cuối, tôi không thể tìm cách thay đổi phông chữ của chúng để phù hợp với văn bản cơ thể. Ngoài ra, tùy chọn để gõ "thông minh" hoặc trích dẫn xoăn thiếu dấu nháy đơn. Nhưng Writer giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh các kiểu đoạn văn, tạo bảng và bọc văn bản xung quanh hình ảnh (mặc dù không phải xung quanh hộp văn bản hoặc kéo dấu ngoặc kép).

Tôi đã sẵn sàng gõ Nhà văn cho giao diện người dùng (UI) nhạt nhẽo của nó, đó chỉ là một hàng menu kéo xuống và một thanh công cụ ở phía trên màn hình không có lệnh thu phóng để thoát khỏi không gian màn hình trống ở hai bên của màn hình trang. Nhưng sau đó tôi nhận thấy nút "Thử phiên bản mới" ở góc màn hình. Nhấp vào nó cung cấp cho chương trình một trang điểm thử nghiệm beta rõ ràng hấp dẫn. Nó đi kèm với các tùy chọn chia sẻ và phân phối ở trên cùng bên phải, theo dõi các thay đổi và chức năng thu phóng ở dưới cùng bên phải và biểu tượng Menu ở trên cùng bên trái mở bảng điều khiển (gợi nhớ đến các trang của Apple).

Ngược lại, Zoho Sheet dính với giao diện người dùng kéo xuống và thanh công cụ quen thuộc với người dùng bảng tính ở mọi nơi. Và hầu hết các chức năng của nó đều quen thuộc với người dùng bảng tính, từ bộ lọc dữ liệu đến bảng xoay vòng (mặc dù nó thiếu các gợi ý hoặc mẹo công cụ thân thiện với người mới của Google Sheets). Bạn sẽ tìm thấy 27 loại biểu đồ 2D, cộng với một số loại 3D, bao gồm biểu đồ nến, thác nước và biểu đồ web.

Zoho Show cung cấp một giao diện người dùng khác, với các thanh công cụ được gắn thẻ. Nó cung cấp một loạt các chủ đề trình bày đầy màu sắc trong cả tỷ lệ khung hình màn hình 4: 3 và 4: 3 cũ hơn, cũng như hàng tá hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide và một số hình ảnh động cho các slide văn bản. Bạn có thể chèn chân trang, hình ảnh (bao gồm cả hình ảnh được tìm thấy trong tìm kiếm của Google cho tiêu đề slide), hình dạng, video YouTube và nguồn cấp dữ liệu Twitter. Tôi đã có một số thất vọng nhỏ, tuy nhiên, với việc thêm các yếu tố để làm chủ các slide và loại bỏ hình ảnh động sau khi thay đổi suy nghĩ của tôi về chúng. Thêm vào đó, tôi đã bỏ lỡ các tùy chọn bình luận mở rộng có sẵn trong Trang tính và Nhà văn.

Thật vậy, hầu hết mọi thứ về Zoho Docs cho thấy nó được thiết kế cho các nỗ lực của nhóm, từ khu vực trò chuyện trên màn hình đến các lựa chọn mở rộng để chia sẻ tệp và mời đồng nghiệp làm việc trên các tài liệu. Đối với các văn phòng tại nhà có liên quan, về các nền tảng năng suất mà tôi đã xem xét cho đến nay, tôi gọi đó là nền tảng phù hợp nhất cho các doanh nhân solo hoặc doanh nghiệp nhỏ hai hoặc ba người. Nhưng nó có thể chỉ là tấm vé cho các nhân viên viễn thông làm việc tại nhà cho các doanh nghiệp vừa hoặc lớn đã áp dụng Zoho làm giải pháp phần mềm của họ.

Giống như bộ phần mềm dựa trên trình duyệt Google G Suite, Zoho Docs cạnh tranh với Office Online nhưng bị Microsoft Office dựa trên PC hoặc Mac có tính năng đầy đủ tính năng. Tuy nhiên, nó tỏa sáng khi được hợp tác với trò chuyện của Zoho, CRM, PM, và các ứng dụng khác.