Cách tránh 5 lỗi quản lý ý tưởng phổ biến

Quản lý ý tưởng có thể hữu ích trong nhiều bối cảnh kinh doanh. Các công cụ có thể sử dụng bản đồ tư duy để sắp xếp các suy nghĩ và nhiệm vụ, giúp trực quan hiểu được dữ liệu phức tạp và sử dụng quản lý kiến ​​thức xã hội để giúp kết hợp trí tuệ của nhân viên và điều hành và thúc đẩy sự sáng tạo. Mặc dù người đánh giá của chúng tôi đã đưa nó vào phần mềm quản lý ý tưởng tốt nhất hiện có trên thị trường, công nghệ này còn một chặng đường dài.

Phần mềm quản lý ý tưởng vẫn còn hạn chế theo một số cách. Front & Main Honey mang đến cho bạn một giao diện trực quan, dễ sử dụng mà không cần nhiều chức năng sâu hơn; XMind có khả năng và di động, nhưng có một cách để sử dụng; ngay cả các ứng dụng phần mềm chuyên gia về sự lựa chọn của biên tập viên Mindomo, gói cả khả năng lập bản đồ xã hội và tâm trí, là thứ mà người đánh giá của chúng tôi gọi là "sản phẩm ít khiếm khuyết nhất trong nhóm." Quản lý ý tưởng là một khái niệm kỹ thuật đầy tham vọng, và do đó, việc thực thi đã được dự đoán là khó khăn khi các nhà cung cấp phần mềm thực hiện các bước ngoặt. Trong khi đó, trách nhiệm thuộc về người dùng doanh nghiệp để tránh các lỗi phổ biến và bẫy năng suất. Dưới đây là năm rào cản đặc biệt cần tránh.

1. Giữ an ninh hàng đầu

Hầu hết các nền tảng quản lý ý tưởng dựa trên đám mây đều xử lý bảo mật bằng con trỏ với các giao thức đăng nhập của người tiêu dùng hiện đại và đôi khi là khả năng bảo vệ mật khẩu các tài liệu hoặc tệp cụ thể; xác thực hai yếu tố là một chất rắn có thể phụ thuộc vào giải pháp. Nó khác xa với bảo mật cấp doanh nghiệp, đặc biệt nếu bạn đang nói về các lớp mã hóa được thêm vào cho dữ liệu chính của công ty hoặc một ý tưởng tuyệt vời có thể là bí mật thương mại có giá trị trong tay đối thủ cạnh tranh.

Quan điểm, không chấp nhận bảo mật mặc định trong một nền tảng quản lý ý tưởng mà không thực hiện thẩm định. Nếu bạn không hài lòng với mức độ bảo mật của phần mềm, có một vài lựa chọn. Làm việc với bộ phận CNTT của công ty bạn để quyết định xem nó có khả thi hay không và nền tảng quản lý ý tưởng bạn đã chọn có thể tùy chỉnh đủ với các giao diện lập trình ứng dụng (API) để tăng cường bảo mật tích hợp và thêm mã hóa và xác thực sâu hơn. Mặc dù thường xuyên hơn nhưng điều đó sẽ không khả thi hoặc sẽ quá rắc rối.

Một cách khác dễ quản lý hơn là xuất các tài liệu và dữ liệu chính. Đừng quên xóa dữ liệu khỏi nền tảng quản lý ý tưởng sau khi bạn xuất và sao lưu dữ liệu. Các giải pháp quản lý tài liệu cấp doanh nghiệp như Zoho Docs Standard hoặc Box (dành cho doanh nghiệp) sẽ thực hiện công việc hoặc bạn có thể tìm giải pháp lưu trữ đám mây được mã hóa như SureSafe cho các biện pháp bảo mật hoang tưởng hơn như MicroEncoding. Giữ những ý tưởng vàng dưới khóa và chìa khóa.

2. Thực hiện chức năng di động với một hạt muối

Khi người đánh giá của chúng tôi đưa tất cả các sản phẩm quản lý ý tưởng qua các bước đi của họ, anh ấy đã gặp phải những trở ngại khi nói đến năng suất di động. Mặc dù hầu hết các phần mềm quản lý ý tưởng đều có ứng dụng Android và iOS phong nha, nhưng không có nhiều khả năng tích hợp di động với các ứng dụng khác, cũng như khả năng đồng bộ hóa dữ liệu và hoạt động ngoại tuyến. Các ứng dụng di động quản lý ý tưởng đang được cải thiện với mỗi bản cập nhật gia tăng, nhưng nếu bạn đang di chuyển và gặp phải một ý tưởng kinh doanh, bạn cần vạch ra, hãy phòng ngừa các vụ cá cược của mình.

Bằng mọi cách, hãy mở ứng dụng Mindomo của bạn để tạo ra một bản đồ tư duy hoặc Bloomfire để bắt đầu tạo ra một câu hỏi động não cho nhân viên của bạn. Chỉ cần lưu công việc của bạn trong một ghi chú hoặc tài liệu trong một ứng dụng khác là tốt. Sau đó, khi bạn gặp phải một vấn đề về định dạng, lỗi đồng bộ hóa hoặc lỗi lưu trong ứng dụng quản lý ý tưởng của bạn, ứng dụng di động đã tránh xa sự chắc chắn nhưng có một rủi ro đáng để giảm thiểu vì chắc chắn rằng bạn không rời khỏi tàu điện ngầm với một ý tưởng tuyệt vời bị trượt đi và không có gì cụ thể để hiển thị cho nó.

3. Cẩn thận với tích hợp ứng dụng

Một trong những hạn chế lớn nhất hiện nay với phần mềm quản lý ý tưởng là thiếu tài liệu rõ ràng hoặc thậm chí tốt hơn, tích hợp sẵn với phần mềm doanh nghiệp phổ biến khác, nơi các ý tưởng hình thành trong nền tảng sẽ bắt nguồn và biến thành các dự án và sáng kiến ​​thực tế. Bloomfire tích hợp với Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition để quản lý quan hệ khách hàng (CRM), nhưng hầu hết các nền tảng đầu tiên trên mạng xã hội không tích hợp các nền tảng quản lý CRM hoặc nhân sự (HR) nguyên bản, thậm chí với Wiki công ty nội bộ dữ liệu bỏ phiếu chắc chắn sẽ kết thúc.

Điều tương tự cũng xảy ra với các nền tảng tập trung vào sơ đồ tư duy, trong đó việc tích hợp với một công cụ trực quan hóa dữ liệu để thể hiện khái niệm hấp dẫn hơn sẽ hữu ích để xem xét các ý tưởng được ánh xạ theo một cách khác. Điều đó nói rằng, ngay cả đối với một lập trình viên có khả năng, cố gắng tự xây dựng tích hợp mà không cần bộ công cụ phát triển phần mềm nguồn mở (SDK) và các hướng dẫn hoặc tài liệu rõ ràng để tích hợp nền tảng khác là không nên thực hiện. Tùy chọn tốt nhất của bạn là, một lần nữa, xuất và nhập dữ liệu thủ công từ nền tảng quản lý ý tưởng của bạn sang ứng dụng kinh doanh có liên quan mà bạn cần. Theo dõi các quy trình công việc thủ công trên mạng, dữ liệu nào cần được xuất và nhập và ai chịu trách nhiệm trong một công cụ như Asana để giữ mọi thứ thẳng.

4. Đừng cố gắng cải thiện quản lý dự án

Quản lý ý tưởng và bản đồ tư duy có thể là một cách tuyệt vời để giải mã quản lý dự án của bạn bằng cách ủy thác các nhiệm vụ và sắp xếp các suy nghĩ thông qua hình ảnh tương tác và một số biểu tượng hữu ích. Nguy hiểm không nằm ở việc sử dụng quản lý ý tưởng để thực hiện quản lý dự án tốt hơn, mà là sử dụng nền tảng quản lý dự án cho những việc không được thực hiện. Nếu một bộ phận CNTT đã được đầu tư vào một hệ thống quản lý dự án hoặc cộng tác, thì con đường hiệu quả về chi phí là đưa công nghệ đó vào quản lý ý tưởng.

Trong trường hợp này, bạn sẽ kết thúc với một bản vá khó hiểu của các dự án đa năng, phòng trò chuyện hoặc các kênh tạo ra tiếng ồn khó hiểu dưới dạng nhận xét trên đầu các bình luận mà không có tổ chức khái niệm. Các doanh nghiệp sẽ kết thúc với một hộp thư email khác, nơi quá tải ý tưởng mà không có cấu trúc kết thúc với quá nhiều chôn vùi dưới đống. Phần mềm quản lý ý tưởng không hoàn thiện về mặt tổng thể từ góc độ tính năng như một công cụ cộng tác hoặc quản lý dự án, nhưng nó thực hiện những gì nó được thiết kế để làm điều đó cung cấp con đường ít kháng cự nhất để đưa ra ý tưởng và làm sáng tỏ nó, và quản lý sự chồng chéo bong bóng suy nghĩ của mọi người dùng đóng góp cho nó.

5. Ý tưởng không đủ, hãy làm gì đó với nó

Ở mức độ thẩm mỹ, quản lý ý tưởng là hấp dẫn bởi vì nó trông mát mẻ. Các nền tảng như Mindomo và Bloomfire hấp dẫn trực quan và đưa ra ý tưởng trong bản đồ tư duy được thiết kế thông minh và biểu đồ phản ứng xã hội tương tác đầy màu sắc, tương ứng. Sự nguy hiểm với các loại nền tảng này là nhìn vào hình ảnh đẹp mắt của họ và nghĩ rằng công việc đã hoàn thành.

Bản đồ tư duy đó và những kết quả thăm dò ý kiến ​​đó chẳng có ý nghĩa gì nếu cái nhìn sâu sắc đó không được đưa lên và biến đổi cho mục đích kinh doanh cao hơn. Trong số năm nền tảng chúng tôi đã xem xét, chỉ Bloomfire có phân tích tích hợp, nhưng tất cả ngoại trừ Front & Main Honey tích hợp trực tiếp với Microsoft Office 365. Vì vậy, cho dù bạn đang xuất dữ liệu vào ứng dụng CRM, quản lý dự án hoặc ứng dụng kinh doanh thông minh hoặc gửi trực tiếp đến Office 365 để xây dựng chiến lược xoay quanh ý tưởng, hoàn thành công việc. Thu thập ý tưởng là một phần quan trọng của việc đổi mới hữu cơ bất kỳ và tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp của bạn, nhưng đó chỉ là phần đầu tiên.