Làm thế nào các doanh nghiệp có thể đứng đầu trong việc thay đổi các quy định tuân thủ

Các doanh nghiệp trong các ngành được kiểm soát chặt chẽ như tài chính và chăm sóc sức khỏe luôn phải đối mặt với việc thay đổi các quy định tuân thủ cũng như các doanh nghiệp hợp tác chặt chẽ với chính quyền địa phương và chính quyền bang. Các chính sách và quy tắc mới cần được liên kết trong nhiều cấp độ của một tổ chức và vai trò của "đạo đức và chuyên gia tuân thủ" thường thuộc về các bộ phận quản lý nhân sự và công nghệ thông tin (CNTT). Những chuyên gia này thường chịu trách nhiệm cho những việc như quản lý cơ sở hạ tầng và bảo mật mạng, bao gồm sử dụng mạng riêng ảo (VPN) để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của công ty khi được nhân viên từ xa truy cập. Các chuyên gia nhân sự và CNTT cần duy trì các hệ thống này trong khi đảm bảo doanh nghiệp vẫn tuân thủ dữ liệu, quyền riêng tư và các quy định khác.

Nhưng làm thế nào doanh nghiệp có thể vẫn tuân thủ? Theo nghiên cứu từ NAVEX Global, câu trả lời có thể là bằng cách sử dụng phần mềm quản lý chính sách tự động tốt hơn. Báo cáo điểm chuẩn quản lý chính sách của bên thứ ba về đạo đức và tuân thủ năm 2016 của công ty đã khảo sát 1.075 người trả lời trên toàn cầu (75% tại Hoa Kỳ) trong một loạt các ngành công nghiệp. Những ngành này bao gồm chăm sóc sức khỏe, sản xuất, ngân hàng và tài chính cho các tổ chức phi lợi nhuận, bảo hiểm, năng lượng và tiện ích, chính phủ và chính quyền, và các doanh nghiệp công nghệ. Báo cáo đã khảo sát các giám đốc điều hành và quản lý cấp cao phụ trách đạo đức và tuân thủ các thách thức hiện tại của họ với quản lý chính sách, và chiến lược và giải pháp nào có thể cải thiện quy trình trong tổ chức của họ. (Xem báo cáo năm 2018 cùng tên ở đây.)

Chúng tôi đã nói chuyện với Randy Stephens, Phó Chủ tịch Dịch vụ Tư vấn tại NAVEX Global (và đồng tác giả của báo cáo năm 2016) về những bước tiến quan trọng từ nghiên cứu và cách các doanh nghiệp có thể giải quyết sự tuân thủ chủ động, từ quan điểm của công nghệ và tổ chức.

Stephens nói: "Những gì chúng tôi tìm thấy là, nói chung, và điều này không có gì đáng ngạc nhiên, rất nhiều người không hài lòng với các chương trình quản lý chính sách của họ khi tuân thủ. Ngay cả với những người hạnh phúc, vẫn luôn có cơ hội để cải thiện". . "Chúng tôi thấy rằng cả ngân sách và trách nhiệm quản lý chính sách có thể được trải đều trên một nhóm lớn các đơn vị kinh doanh và trách nhiệm phân tán trong tổ chức có thể góp phần vào sự thiếu hiệu quả."

Phá vỡ báo cáo

Mẫu nghiên cứu của NAVEX Global kéo dài những người trả lời ở các doanh nghiệp nhỏ (25%), trung bình (31%) và doanh nghiệp (43%), với doanh thu từ dưới 50 triệu đô la đến hơn 1 tỷ đô la, cũng như các tổ chức chính phủ và phi lợi nhuận. Loại người trả lời phổ biến nhất là các chuyên gia về đạo đức và tuân thủ, nhưng nghiên cứu cũng bao gồm những người trả lời như các nhà phân tích kinh doanh và nhân sự, CNTT, kiểm toán nội bộ, pháp lý, quản lý rủi ro và các chuyên gia bảo mật quản lý tuân thủ trong tổ chức của họ.

Sau đây là một vài điểm quan trọng trong báo cáo. Người trả lời có thể chọn nhiều câu trả lời:

• Gần một nửa các tổ chức (47 phần trăm) cho biết thách thức quản lý chính sách hàng đầu của họ là giữ cho các chính sách được cập nhật với các quy định mới và thay đổi.
• Các thách thức quản lý chính sách hàng đầu khác bao gồm đào tạo nhân viên về chính sách (40%), dự phòng chính sách và không chính xác (32%), yêu cầu liên quan cụ thể đến tuân thủ pháp luật (31%), dễ dàng tiếp cận các chính sách và thủ tục hiện tại (28%) và quản lý tài liệu (DM) (23 phần trăm).
• Hơn 50 phần trăm các tổ chức có bảy phòng ban trở lên với quyền sở hữu quy trình quản lý chính sách và ngân sách và gần 50 phần trăm cho biết họ không có tài trợ cho quản lý chính sách hoặc đó là một phần của ngân sách toàn công ty.
• 57 phần trăm số người được hỏi sử dụng đào tạo trực tuyến để đảm bảo hiểu chính sách, theo sau là 55 phần trăm những người sử dụng đào tạo trực tiếp.
• Báo cáo cho thấy phần mềm tự động đã cải thiện 16% thực hiện quản lý chính sách, với hiệu quả đặc biệt trong việc cải thiện hiệu quả của chất lượng chính sách, truyền thông, quy trình làm việc và truy cập.

NAVEX Global cung cấp phần mềm, dịch vụ và tư vấn quản lý chính sách và tuân thủ. Stephens thừa nhận rằng công ty thực sự có hứng thú với việc sử dụng phần mềm tự động nhưng nhấn mạnh rằng báo cáo này không liên quan đến nhà cung cấp.

"Một trong những thách thức hàng đầu là theo kịp với việc thay đổi luật pháp và quy định", Stephens nói. "Đó là một trong những lĩnh vực mà mọi người thực sự vật lộn. Cách thức quy trình tự động diễn ra là các chính sách trong một chương trình hiệu quả thường xuyên được xem xét cập nhật, dịch thuật, kiểm soát phiên bản, mọi thứ bạn cần để đảm bảo mọi người có quyền truy cập mới nhất Cuối cùng, điều rõ ràng nhất trong báo cáo là những người có quy trình quản lý chính sách tự động, chiến lược dựa trên phần mềm, là những người nhận thấy chương trình của họ là hiệu quả nhất. Và điều đó đúng với mọi tiêu chí. "

5 bước quản lý chính sách Doanh nghiệp của bạn có thể thực hiện

Phần mềm quản lý chính sách có thể khác nhau rất nhiều tùy thuộc vào ngành. Từ phần mềm đào tạo tuân thủ bảo hiểm y tế trực tuyến như Có trách nhiệm cho đến các giải pháp chuyên biệt cho phần mềm cộng tác và DM hiện có như Microsoft SharePoint Online, các giải pháp có đủ hình dạng và kích cỡ, và khác nhau tùy thuộc vào mức độ tích hợp của chúng với các hệ thống hiện có.

Tuy nhiên, bất kể hệ thống mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng để quản lý tuân thủ và chính sách, Stephens cho biết có một số bước tổ chức chính bạn có thể thực hiện để cải thiện quản lý chính sách và trách nhiệm, đồng thời đảm bảo mọi người trong tổ chức luôn cập nhật. Sau đây là năm khuyến nghị của ông:

1. Chủ sở hữu chính sách dành riêng

Stephens cho biết thất bại tuân thủ thường có thể xuất phát từ việc không ai kiểm tra chính sách trong nhiều tháng hoặc nhiều năm sau khi nó được ban hành. Các công ty có thể gặp rắc rối khi phải chịu trách nhiệm hoặc xử lý kỷ luật nếu nhân viên vi phạm chính sách nhưng nhân viên tuân thủ thậm chí không thể đặt ngón tay của mình vào chính sách nào đã bị vi phạm.

"Chính sách cần phải có chủ sở hữu, " Stephens nói. "Đôi khi có thể có nhiều bên có đầu vào, nhưng ai đó cần sở hữu chính sách đó và đảm bảo rằng nó phản ánh những thay đổi trong luật pháp, quy định và thực tiễn của công ty.

2. Dễ dàng truy cập và sẵn có

Stephens cho biết các chính sách thường được phổ biến trong toàn tổ chức, từ các chính sách nhân sự và CNTT đến các chính sách về sức khỏe và an toàn. Vì vậy, các doanh nghiệp cần đảm bảo các chính sách có sẵn, thông qua phần mềm quản lý chính sách, mạng nội bộ của công ty hoặc cổng thông tin nhân sự hoặc nền tảng DM.

"Khi nhân viên có câu hỏi, họ cần có thể xem chính sách. Nếu họ không tìm thấy, họ không thể được đào tạo", Stephens nói. "Đó là nơi các giải pháp tự động là người chiến thắng thực sự vì các chính sách đó được đặt ở vị trí trung tâm. Các trang SharePoint và trang mạng nội bộ có thể hoạt động, nhưng trong những trang bạn thường thấy vẫn thiếu sự kiểm soát tập trung. Nếu bạn không thể thực hiện chính sách đó có sẵn và dễ hiểu đối với số đông người dùng, bạn sẽ không tuân thủ tốt. "

3. Truyền thông liên ngành

Ủy thác trách nhiệm và quản lý chính sách giữa các phòng ban trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức lớn yêu cầu giao tiếp mở để đảm bảo mọi thứ được đồng bộ hóa. Stephens nói rằng cho dù thông qua một số loại ủy ban chính sách hoặc đánh giá thường xuyên, các doanh nghiệp cần các nhân viên tuân thủ để hợp tác trong toàn tổ chức và đồng ý về các điểm chung như hành động kỷ luật.

Stephens nói: "Hãy nghĩ về bộ phận pháp lý cần xem xét các chính sách từ quan điểm pháp lý và sau đó nhóm phát triển hoặc nhóm nhân sự xem xét các chính sách để đảm bảo chúng dễ đọc và dễ hiểu". "Đưa những người đó lại với nhau một cách thường xuyên để đảm bảo trách nhiệm và đảm bảo các chính sách được cập nhật và cung cấp cho mọi người."

4. Đào tạo trực tuyến

Stephens cho biết một trong những vấn đề chính của cuộc khảo sát là đào tạo trực tuyến là cách hiệu quả nhất để cung cấp các cập nhật thay đổi chính sách và đảm bảo nhận thức trên toàn tổ chức. PCMag đã xem xét một số nền tảng học tập trực tuyến tuyệt vời và hệ thống quản lý học tập (LMS) có thể cung cấp loại thông tin đào tạo này cho nhân viên, bao gồm cả Biên tập viên Lựa chọn của Biên tập viên.

Stephens nói: "Đó là về việc buộc các chính sách và đào tạo cùng nhau một cách liền mạch". "Làm điều này với một hệ thống tự động, thật dễ dàng để theo dõi ai đã xem email chính sách hoặc đào tạo về một chính sách mới hoặc cập nhật, ai đọc nó, ai thừa nhận nó và ai đã hoàn thành chứng nhận."

5. Tự động hóa và quản lý sự cố

Stephens giải thích rằng phần mềm tự động là cách dễ nhất để kiểm soát quá trình tạo, cập nhật, xem xét và đăng chính sách. Kiểm soát phiên bản cũng rất quan trọng, cho phép các doanh nghiệp theo dõi ai đã xem xét hoặc cập nhật chính sách và liệu họ có giao dịch với phiên bản mới nhất hay không. Về điểm đó, Stephens cho biết điều quan trọng là phải hạn chế quyền truy cập chính sách và ràng buộc các cập nhật chính sách trong quản lý sự cố để tuân thủ chủ động hơn.

"Đặc biệt là khi bạn xử lý các chính sách ở các bộ phận khác nhau và nhiều quốc gia cho các tổ chức đa quốc gia, quyền truy cập và khả năng hiển thị này đảm bảo chính sách thực sự được áp dụng, giả sử, cho nhân viên của bạn ở Anh, " Stephens giải thích. "Và sau đó, bạn có quyền kiểm soát phiên bản để xem những thay đổi đã được thực hiện và ai đã xem xét nó và gửi bản cập nhật nhanh chóng cho người dùng cho họ biết bạn đã thay đổi chính sách du lịch của họ."

"Sau đó, trong khi bạn đang quản lý những gì bạn đã chia sẻ với người dùng và theo dõi những gì bạn đã đào tạo họ, bạn cũng có thể liên kết nó với báo cáo quản lý sự cố", ông nói thêm. "Nếu người dùng có câu hỏi hoặc vấn đề, bạn có thể nêu vấn đề và tự động chuyển đổi vấn đề đó thành báo cáo để tăng mức độ hiệu quả cao hơn để tuân thủ bất kỳ chính sách nào bạn đang xử lý. Bạn không thể mong đợi mọi người tuân thủ một chính sách nếu họ không biết những kỳ vọng là gì. "