Sắp xếp: cách thu thập dữ liệu quan trọng bằng các ứng dụng quét và ocr

Một ứng dụng quét với nhận dạng ký tự quang học (OCR) là không thể thiếu để tổ chức. Các ứng dụng quét tốt nhất giúp bạn nắm bắt tất cả các loại thông tin như trang trình bày từ một cuộc họp, ghi chú bảng trắng, danh thiếp, không đề cập đến các tài liệu quan trọng. Chúng cũng có ích cho các mục đích sử dụng khác, tất cả mọi thứ, từ số hóa công thức nấu ăn giấy đến tiết kiệm bảo hành.

Vài năm trước, tôi phải lấy hộ chiếu mới và cùng ngày, bỏ nó đi để xin visa. Ngay sau khi tôi nhặt hộ chiếu, tôi nghĩ: "Có lẽ tôi nên có một bản sao này trước khi giao nó." Tôi lấy điện thoại ra và quét nó. Chắc chắn, thị thực mất hơn hai tuần, và trong khi đó, tôi cần các chi tiết trong hộ chiếu của mình cho một loạt các giấy tờ. Điều tốt là tôi đã có một bản sao rõ ràng!

Ứng dụng quét hoạt động như thế nào?

Khi bạn sử dụng ứng dụng quét trên thiết bị di động, nó không khác nhiều so với chụp ảnh. Trong một cài đặt lý tưởng, bạn phát tài liệu của mình trên một nền tương phản và hướng máy ảnh của bạn vào đó.

Sau đó, ứng dụng quét sẽ hướng dẫn bạn trong suốt quá trình. Nó thường cho bạn biết sắp xếp các cạnh của tài liệu bằng dấu xén trên màn hình điện thoại. Giữ vững như bạn có thể, nhưng đừng lo lắng. Các ứng dụng điều chỉnh cho các chuyển động nhẹ. Quá trình quét mất một hoặc hai giây. Khi hoàn thành, bạn thường thấy bản xem trước của tài liệu của mình. Sau đó, ứng dụng thường hỏi bạn có muốn thêm nhiều trang hơn hay bắt đầu quét mới không.

Có lẽ bạn đang nghĩ rằng bạn có thể bỏ qua một ứng dụng quét hoàn toàn và thay vào đó hãy chụp ảnh bất kỳ giấy tờ nào bạn muốn lưu kỹ thuật số. Bạn có thể, nhưng có hai nhược điểm. Đầu tiên, một hình ảnh dường như không rõ ràng như quét, vì vậy bạn có nguy cơ không có văn bản dễ đọc. Thứ hai, bạn không thể tìm kiếm văn bản, điều này có thể khiến việc tìm kiếm những gì bạn cần sau này trở nên vô cùng khó khăn.

Bạn nên quét cái gì với một ứng dụng quét?

Hãy xem các ví dụ về cách bạn có thể sử dụng ứng dụng quét để giữ ngăn nắp. Sau đó, tôi sẽ giải thích những tính năng bạn nên tìm trong các ứng dụng quét tốt nhất và đặt tên cho một vài ứng dụng có chúng.

Danh thiếp

Lần tới khi ai đó trao cho bạn danh thiếp, hãy sử dụng ứng dụng quét để nắm bắt thông tin liên lạc của người đó và sau đó trả lại thẻ. Bạn sẽ cho thấy việc không cần giấy tờ dễ dàng như thế nào trong khi cũng thu thập thông tin chi tiết của họ ở định dạng kỹ thuật số để bạn không phải nhập bất cứ điều gì sau này. Một số ứng dụng quét có thể phát hiện danh thiếp và tạo một mục mới trong ứng dụng liên hệ của bạn. Những người khác tìm kiếm LinkedIn để đề nghị kết nối ở đó.

Bảng trắng và tài liệu thuyết trình

Trong các cuộc họp, hầu hết chúng ta muốn dành cho mỗi diễn giả sự chú ý đầy đủ của chúng tôi. Điều đó thật khó để làm nếu chúng ta nheo mắt trong một bài thuyết trình hoặc bảng trắng, hy vọng không bỏ lỡ một chi tiết quan trọng. Một giải pháp tuyệt vời là nhanh chóng quét các slide hoặc các tài liệu khác khi chúng xuất hiện biết rằng bạn có thể xem qua chúng chi tiết hơn sau này.

Tài liệu để gửi email hoặc sao lưu

Mặc dù nhiều người và tổ chức rất vui lòng gửi cho bạn các tài liệu kỹ thuật số, nhưng vẫn có rất nhiều trường hợp khi chúng tôi gặp phải giấy. Giả sử ngân hàng của bạn cung cấp cho bạn một tài liệu giấy quan trọng để ký, nhưng bạn muốn luật sư của bạn kiểm tra trước. Đó là thời gian tuyệt vời để sử dụng ứng dụng quét của bạn. Quét một vài trang để bạn có thể gửi email cho họ stat. Một số ứng dụng quét bao gồm một công cụ cho phép bạn ký kỹ thuật số.

Các giấy tờ quan trọng khác mà bạn có thể muốn quét và sao lưu bao gồm hồ sơ tiêm chủng, tài liệu thuế và giấy chứng nhận pháp lý (sinh, kết hôn, nhập cư, v.v.).

Những gì cần tìm trong một ứng dụng quét

Các ứng dụng quét tốt nhất nắm bắt tài liệu của bạn một cách rõ ràng, làm cho văn bản có thể tìm kiếm được và giúp bạn lưu các tệp đã hoàn thành ở đúng nơi. Đây là những gì cần tìm:

Tự động phát hiện cạnh

Một ứng dụng quét và OCR tuyệt vời sẽ tự động tìm các cạnh của tài liệu của bạn. Khi bạn hướng máy ảnh vào tờ giấy, các dấu cắt mà bạn nhìn thấy trên màn hình sẽ tự tìm kiếm cạnh của tài liệu và điều chỉnh theo các kích thước khác nhau. Vì vậy, cho dù bạn đang quét một tờ giấy A4 hay danh thiếp, ứng dụng sẽ tự động tìm ra nó.

Tùy chọn lưu và xuất

Các ứng dụng quét tốt nhất cung cấp cho bạn các tùy chọn về nơi bạn có thể lưu hoặc xuất các văn bản mới được quét, chẳng hạn như Google Drive, Dropbox hoặc dịch vụ lưu trữ khác. Bạn không muốn một ứng dụng buộc bạn phải giữ tài liệu ở một nơi mới.

Tháng Mười

Tôi đã đề cập đến OCR ở đầu bài viết này. Khi bạn có OCR, mọi từ bạn quét sẽ trở thành văn bản. Bạn cũng có thể sao chép và dán văn bản hoặc chỉnh sửa nó. Giả sử bạn quét một công thức và thấy rằng nó có lỗi đánh máy. Với một ứng dụng quét và OCR thực sự tốt, bạn sẽ có thể sửa lỗi chính tả. Một số ứng dụng có thể chuyển đổi văn bản cuối cùng của bạn sang định dạng xử lý văn bản quen thuộc, như .docx. Những người khác cho phép bạn thay đổi văn bản ngay trong ứng dụng mà không cần phải mở tài liệu trong trình xử lý văn bản trước.

OCR cũng cho phép bạn tìm kiếm văn bản của tài liệu. Điều này có nghĩa là nếu bạn muốn tìm hồ sơ tiêm chủng của mình, bạn có thể thử tìm kiếm tên bác sĩ để tìm tệp. Bạn không cần phải nhớ những gì bạn đặt tên cho tập tin. Nếu bạn sử dụng tìm kiếm rất nhiều để tìm tệp, thì bạn chắc chắn cần OCR.

Chức năng tìm kiếm

Có thể bạn không siêu tổ chức khi xuất và lưu tệp của bạn sang một vị trí khác. Trong trường hợp đó, bạn muốn có thể tìm kiếm nội dung của ứng dụng quét để tìm bất cứ thứ gì bạn đã quét và bây giờ cần. Một ứng dụng quét tuyệt vời sẽ có chức năng tìm kiếm riêng.

Hỗ trợ đa mục tiêu

Các ứng dụng quét thực sự tốt có thể quét nhiều trang liên tiếp. Sau đó, họ nên đối chiếu tất cả các trang thành một tệp PDF dễ dàng. Các ứng dụng quét cao cấp nhất cũng sửa lỗi cho biến dạng trang, chẳng hạn như khi bạn quét các trang từ một cuốn sách và hoàn toàn không thể làm cho nó nằm phẳng.

Giá bán

Nhiều ứng dụng quét và OCR tốt nhất có cấp độ dịch vụ miễn phí và mức trả phí cao. OCR đôi khi được coi là một tính năng cao cấp. Giá của các ứng dụng quét và OCR là một chút hạt. Trong một thời gian, bạn có thể mong đợi trả từ 4 đến 7 đô la cho một ứng dụng phong nha. Bây giờ, phí một lần cao hơn mười lần. Mặc dù tỷ lệ đăng ký hợp lý hơn, một số người chỉ cần một ứng dụng quét một vài lần trong năm.

Các ứng dụng quét tốt nhất

Bây giờ bạn đã hiểu những ứng dụng quét có thể làm gì và tại sao bạn có thể muốn một ứng dụng, đây là một số ứng dụng tốt nhất bạn có thể tìm thấy. Tôi đã tập trung vào các ứng dụng cung cấp chức năng quét và OCR và làm cho văn bản của bạn có thể chỉnh sửa. Có rất nhiều ứng dụng chỉ cần quét. Evernote Scannable và ứng dụng Dropbox trên thiết bị di động là hai ví dụ. Nhưng họ không cung cấp cho bạn một văn bản cuối cùng mà bạn có thể sao chép và dán hoặc chỉnh sửa. Những ứng dụng này làm.

Cho dù bạn chọn ứng dụng nào, bạn sẽ thấy rằng có ứng dụng quét trong tay mà bạn tin tưởng sẽ giúp bạn số hóa tài liệu của mình và luôn ngăn nắp.

ABBYY FineScanner

Miễn phí; Pro với giá 4, 99 đô la mỗi tháng, 19, 99 đô la mỗi năm hoặc 59, 99 đô la phí một lần

ABBYY FineScanner có thể là ứng dụng quét và ứng dụng OCR tốt nhất và có khả năng nhất cho các thiết bị di động. Nó xuất các tệp sang nhiều định dạng khác nhau, cho phép bạn lưu tệp vào hầu hết các dịch vụ lưu trữ chính và thậm chí chạy OCR trên hơn 40 ngôn ngữ. Bạn cần có tài khoản Premium để nhận OCR, chi phí 4, 99 đô la mỗi tháng, 19, 99 đô la mỗi năm hoặc 59, 99 đô la cho phí một lần.

Có sẵn trên Android, iOS

Ống kính Microsoft Office

Miễn phí

Microsoft Office Lens là một trong số rất ít ứng dụng quét hoàn toàn miễn phí. Nó hơi chậm và vụng về hơn các ứng dụng khác với tính năng phát hiện và cắt cạnh, nhưng nó hoàn thành công việc. Ứng dụng này có các chế độ đặc biệt để quét danh thiếp và bảng trắng. Để chỉnh sửa văn bản bạn quét, bạn phải xuất văn bản qua Microsoft OneDrive và sau đó mở Word.

Có sẵn trên Android, iOS, Windows

Quét 9

Miễn phí; Pro với $ 4, 49 năm đầu tiên sau đó $ 22, 49 mỗi năm; hoặc $ 69, 99 một lần trên iOS

Scanbot là một ứng dụng quét và OCR tuyệt vời. Họ cho biết, gần đây công ty đã thay đổi mô hình định giá từ phí một lần với chi phí thấp sang thuê bao hàng năm hoặc phí một lần đắt hơn (69, 99 đô la). Ngoài ra, giá rất khó theo dõi. Trong mọi trường hợp, phiên bản Pro của Scanbot đáng để xem xét nếu bạn cần một ứng dụng quét nhanh và chính xác cho gần như mọi loại tài liệu. Nó có các công cụ chỉnh sửa và tối ưu hóa màu sắc tốt, cộng với các tính năng quét khác, chẳng hạn như đầu đọc mã QR và máy quét mã vạch. Bạn cũng có thể sử dụng nó để ký các tài liệu không sử dụng gì nhiều hơn ngón tay và điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn.

Có sẵn trên Android và iOS