Làm thế nào để thu thập dữ liệu sức khỏe và chăm sóc sức khỏe mà không khiến nhân viên của bạn sợ hãi

Giờ đây, bộ phận nhân sự (HR) có rất nhiều con số khổng lồ để đưa ra quyết định quản lý con người tốt hơn, nó đặt ra câu hỏi về quyền riêng tư của nhân viên. Điều đó rõ ràng từ các báo cáo gần đây nêu chi tiết về cách sử dụng lao động, các công ty phân tích chăm sóc sức khỏe và công ty bảo hiểm mà họ làm việc đang sử dụng hoặc sử dụng sai cách, tùy thuộc vào dữ liệu sức khỏe và sức khỏe của nhân viên.

Mặc dù một số phần mềm quản lý nhân sự cung cấp dữ liệu sức khỏe dựa trên quản trị lợi ích, ngày càng có nhiều công ty thuê các công ty phân tích bên thứ ba khai thác dữ liệu tổng hợp từ yêu cầu bảo hiểm y tế, kế hoạch chăm sóc sức khỏe do nhà tuyển dụng và các nguồn khác. Họ đang sử dụng thông tin để xác định các phân khúc lực lượng lao động của họ có thể được hưởng lợi từ thông tin về các điều kiện y tế hoặc y tế cụ thể.

Nghe có vẻ vô thưởng vô phạt. Nhưng tư vấn phân tích Castlight Health có thể cho biết nhân viên nào có nguy cơ mắc bệnh tiểu đường, đang mang thai hoặc thậm chí có thể cần phẫu thuật lại, một giám đốc công ty gần đây nói với Fortune . Dữ liệu của công ty đã gióng lên hồi chuông cảnh báo với các nhóm riêng tư. Các tổ chức tuyên bố chủ sử dụng lao động, đặc biệt là tại các doanh nghiệp nhỏ hơn, có thể đưa ra những phỏng đoán có giáo dục về việc dữ liệu của nhân viên được đưa vào kết quả tổng hợp. Họ cho rằng với những thông tin như vậy, họ cho rằng, những người sử dụng lao động không có đạo đức có thể sa thải những nhân viên đang mang thai hoặc sử dụng dịch vụ chăm sóc sức khỏe nặng có thể làm tăng chi phí lợi ích chung.

Luật liên bang, cụ thể là Đạo luật Trách nhiệm và Khả năng Giải quyết Thông tin Sức khỏe năm 1996 (HIPAA), cấm các doanh nghiệp chia sẻ thông tin chăm sóc sức khỏe bí mật của một cá nhân. Các công ty phân tích chăm sóc sức khỏe duy trì họ không vi phạm các quy định của HIPAA vì họ chỉ chia sẻ dữ liệu sức khỏe và sức khỏe của nhân viên ở dạng tổng hợp, vì vậy không có gì có thể truy ngược lại một người. Nhưng, ngay cả khi các công ty không sử dụng một công ty phân tích bên ngoài, các bộ phận nhân sự nên coi đây là một hồi chuông cảnh tỉnh để kiểm tra lại các thực hành để thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu sức khỏe và sức khỏe của nhân viên.

"Chúng tôi không thể đánh giá thấp sự nhạy cảm xung quanh thông tin sức khỏe, đặc biệt là trong các lĩnh vực như mang thai mà phụ nữ đã quá cảnh giác với sự thiên vị và phân biệt đối xử tiềm ẩn từ chủ nhân của họ", Jennifer Benz, CEO của công ty tư vấn truyền thông Benz Communications viết.

Để có được sự tin tưởng, hãy minh bạch

Có những cách đúng và sai để thu thập dữ liệu sức khỏe và sức khỏe, theo giám đốc điều hành nhân sự, chuyên gia tư vấn và chuyên gia luật lao động. Để có được lòng tin của nhân viên, hãy hoàn toàn minh bạch về những gì bạn đang làm và tại sao. Khi Bob Merberg, Giám đốc Chương trình Sức khỏe Nhân viên tại Paychex, đưa ra một chương trình chăm sóc sức khỏe tràn lan với sàng lọc sinh trắc học và đánh giá rủi ro sức khỏe, hơn 12.000 nhân viên của nhà cung cấp biên chế đã nghi ngờ. Để chống lại điều đó, Paychex đã thẳng thắn về việc đánh giá và các dữ liệu khác sẽ được sử dụng như thế nào và không che giấu các chi tiết trong thỏa thuận dịch vụ hoặc miễn trừ.

Merchex sử dụng một bên thứ ba để thu thập dữ liệu sức khỏe của nhân viên và "chúng tôi chỉ đạo họ giữ nó một cách thiêng liêng", Merberg nói. "Chúng tôi thực sự tìm cách thu thập nó và truyền nó càng ít càng tốt."

Hôm nay, Paychex không gặp phải sự phản kháng từ nhân viên về quyền riêng tư, Merberg nói. "Chúng tôi đã chứng minh những gì chúng tôi đang cố gắng làm là tôn trọng quyền riêng tư. Nhưng điều quan trọng nhất phải là mô hình minh bạch theo thời gian."

Cho phép nhân viên chọn tham gia

Khi bạn đang thiết lập một chương trình chăm sóc sức khỏe, nhân viên chọn tham gia là điều cần thiết. Các chương trình hoặc kế hoạch không được chọn theo mặc định, trong đó các nhân viên được đăng ký tự động trừ khi họ yêu cầu được loại bỏ rõ ràng, không phù hợp với tinh thần hoặc để có được sự cam kết của nhân viên đối với chương trình.

Vì rất nhiều dữ liệu ngày nay được lưu trữ trên đám mây và thông tin cá nhân liên tục gặp rủi ro, nhân viên nên có quyền lựa chọn tham gia. Điều này là để đảm bảo họ hiểu ý định của chương trình, nhưng cũng phải rõ ràng về việc tham gia chương trình có nghĩa là gì, theo Mark Stelzner, Nhà sáng lập và Giám đốc điều hành tại công ty tư vấn Inflexion Advisors HR (IA HR), giúp các công ty triển khai công nghệ nhân sự.

Khi bạn nói với nhân viên những dữ liệu bạn đang thu thập, đừng đi chệch khỏi đó. Việc thu thập thông tin mới hoặc sử dụng dữ liệu bạn thu thập theo một cách khác có thể rất hấp dẫn. Tuy nhiên, việc thay đổi thông số có nghĩa là nhân viên không được thông báo đầy đủ và điều đó có thể mở ra cho bạn sự xâm phạm các khiếu nại về quyền riêng tư theo Karla Grossenbacher, một Đối tác tại văn phòng Washington, DC của Seyfarth Shaw LLP, tập trung vào luật lao động và việc làm. Cô là Chủ tịch của Washington, DC lao động và thực hành việc làm của họ.

"Khi bạn bắt đầu sử dụng nó cho mục đích khác, mọi người có thể nói rằng họ đã không đồng ý với nó và khóc dở mếu dở", Grossenbacher nói. "Nó thực sự quan trọng để làm cho nhân viên cảm thấy thoải mái."

Công ty nghiên cứu công nghệ nhân sự Sierra-Cedar cho biết, quyền riêng tư dữ liệu của nhân viên là một trong những vấn đề lớn xung quanh các hệ thống quản lý nhân sự cốt lõi. Nó sẽ chỉ trở nên lớn hơn khi các nhóm nhân sự có được kinh nghiệm sử dụng các phân tích dự đoán trong nhiều khía cạnh hơn của quản lý con người, bao gồm cả việc đưa ra những phỏng đoán có giáo dục về hành vi trong tương lai của nhân viên.

Là một nhà tuyển dụng, điều quan trọng là đảm bảo rằng bạn sẽ thông báo cho nhân viên về những gì bạn đang thu thập, cách bạn sử dụng nó và những lựa chọn nào họ phải từ chối nếu họ chọn.