Cách diệt email với phần mềm quản lý dự án phù hợp

Email làm tăng căng thẳng, tạo ra công việc không cần thiết và khiến mọi người cảm thấy quá tải. Không ai có thể là phiên bản tốt nhất của chính họ tại nơi làm việc trong những điều kiện này. Vài năm gần đây, các tổ chức đã bắt đầu tránh xa email để ủng hộ các ứng dụng nhắn tin nhóm, chẳng hạn như Slack và các công cụ giao tiếp tại nơi làm việc khác. Tìm đúng công cụ hoặc bộ công cụ sẽ ảnh hưởng đến việc nhóm của bạn có thể từ bỏ các hộp thư đến truyền thống của họ hay không. Đối với nhiều nhóm, phần mềm quản lý dự án nên là một phần của giải pháp.

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án, còn được gọi là ứng dụng quản lý dự án, là các công cụ trực tuyến mà các nhóm sử dụng để theo dõi công việc. Theo nghĩa rộng nhất, một ứng dụng quản lý dự án có thể là bất cứ thứ gì, từ một phần mềm phức tạp để quản lý công việc, như Microsoft Project, cho đến một ứng dụng công việc cơ bản. Các ứng dụng mạnh nhất bao gồm các công cụ kinh doanh khác để quản lý tài nguyên, theo dõi thời gian dành cho nhiệm vụ hoặc thậm chí thanh toán.

Chúng tôi thường phân biệt các loại công cụ cộng tác khác nhau với các ứng dụng quản lý dự án để giúp dễ dàng đề xuất ứng dụng phù hợp cho đúng mục đích. Điều đó nói rằng, hai loại đó và một vài loại khác (như ứng dụng bảng kanban và ứng dụng quản lý công việc) chồng chéo đáng kể. Vì vậy, trong khi tôi đôi khi đưa ra trường hợp các ứng dụng như Asana, Trello, Airtable và Basecamp không nghiêm ngặt ứng dụng quản lý dự án, chúng tôi có thể đưa chúng vào đây.

Bạn làm gì trong phần mềm quản lý dự án?

Mỗi ứng dụng quản lý dự án là một chút khác nhau, nhưng hầu hết trong số chúng cho phép bạn thấy các khía cạnh khác nhau trong công việc của nhóm mà không yêu cầu bạn hỏi đồng nghiệp về chúng.

Khi bạn đăng nhập, bạn sẽ thấy tất cả các nhiệm vụ mà nhóm của bạn phải hoàn thành và thời hạn. Bạn thấy ai được giao nhiệm vụ nào, nếu và khi nào họ hoàn thành nó và liệu họ có ý kiến ​​gì về nó không. Nếu một trong những đồng nghiệp của bạn bất ngờ ra ngoài, bạn có thể đăng nhập vào ứng dụng quản lý dự án và kiểm tra xem họ có bất cứ điều gì khẩn cấp được giao hôm nay mà một thành viên khác trong nhóm nên nhận không. Nếu bạn hiện đang sử dụng email để nói với ai đó rằng một nhiệm vụ đã được thực hiện, hãy đặt câu hỏi về một nhiệm vụ hoặc gửi một cái gì đó để phê duyệt, bạn có thể sẽ được hưởng lợi từ một ứng dụng quản lý dự án.

Có nhiều hơn thế. Khi bạn và đồng nghiệp của bạn sử dụng ứng dụng quản lý dự án, ứng dụng sẽ giữ số lượng công việc được hoàn thành. Có bao nhiêu nhiệm vụ đã được hoàn thành đúng hạn? Dự án lớn vẫn đang trên đường hoàn thành đúng hạn? Các ứng dụng quản lý dự án mạnh mẽ đi kèm với tất cả các loại biểu đồ và đồ thị để giúp bạn theo dõi loại điều này. Bằng cách đó, nếu dự án bắt đầu trượt, bạn có thể phát hiện sớm và làm việc để ngăn chặn nó. Nhưng chúng ta đừng đi lạc hướng. Hãy xem cách các ứng dụng quản lý dự án giúp mọi người giao tiếp.

Người quản lý dự án làm gì?

Một dự án là một chuỗi các nhiệm vụ. Người quản lý dự án là người biết tất cả những nhiệm vụ đó là gì hoặc ít nhất là giám sát chúng. Đôi khi người quản lý dự án loại bỏ các nhiệm vụ hoặc đặt chúng vào một nhóm để mọi người yêu cầu. Người quản lý dự án sau đó theo dõi các nhiệm vụ và những người thực hiện chúng cho đến khi hoàn thành tất cả.

Không phải mọi đội đều có người quản lý dự án, nhưng hầu hết đều có người phụ trách. Đó có thể là chủ doanh nghiệp, người quản lý hoặc trưởng nhóm. Bất cứ ai là người quan điểm của bạn hoặc người ra quyết định hàng ngày, đó là người quản lý dự án của bạn.

Tại sao Email lại tệ cho các dự án

Email là thư điện tử, mà tôi biết nghe có vẻ rõ ràng, nhưng hãy ở lại với tôi ở đây. Mail là một con đường khủng khiếp để phân công công việc. Hãy tưởng tượng nếu bài tập của bạn đến với bạn bằng thư ốc. Nó gần như lố bịch. Tuy nhiên, email không khác gì so với thư thông thường, ngoại trừ việc nó nhanh hơn.

Hãy suy nghĩ về những gì email tốt để cung cấp:

• giao tiếp không đồng bộ với một dấu vết giấy
• chuyển giao tài liệu

Bây giờ hãy nghĩ về những gì người quản lý dự án cần biết khi họ quản lý một loạt các nhiệm vụ:

• ai sẵn sàng
• mỗi công nhân hiện tại đã giao bao nhiêu công việc cho họ và khi nào đến hạn
• tiến độ công việc đã được giao (ví dụ: "John có hai nhiệm vụ được giao cho anh ấy và cả hai đều hoàn thành 90%")
• lịch hạn chót
• khả năng ưu tiên và sắp xếp lại các nhiệm vụ dựa trên nhu cầu của dự án

Làm công việc đó bằng thư là buồn cười.

Quan trọng hơn, cách mà hầu hết nhân viên văn phòng sử dụng email tạo ra sự gián đoạn. Khi tin nhắn email mới đến với thông báo hoặc thông báo bật lên, nhân viên thường kiểm tra để đảm bảo rằng tin nhắn đến không khẩn cấp. Sau đó, họ trở lại với những gì chúng tôi đã làm cho đến khi gián đoạn tiếp theo. Mọi người làm điều này cả ngày, kiểm tra và quét email của họ. Một số nghiên cứu cho thấy rằng việc sử dụng email chiếm khoảng 30 phần trăm trong một ngày của người lao động tri thức và thời gian đó được trải đều trong suốt cả ngày, thay vì ở trong những khối riêng biệt. Nói cách khác, email làm gián đoạn chúng tôi liên tục.

Gián đoạn thường có tác động tiêu cực ròng, mặc dù nó có thể không theo cách bạn giả định. Sự gián đoạn làm cho mọi người cảm thấy căng thẳng hơn và giống như họ có khối lượng công việc lớn hơn thực tế. Mọi người cũng cảm thấy thất vọng và áp lực thời gian lớn hơn.

Cách mọi người tương tác với email cũng dẫn đến lãng phí thời gian. Chúng tôi mất thời gian khi phải đọc lại cùng một email mà chúng tôi đã quét trước đó trong ngày vì chúng tôi đã quên những gì nó nói. Nếu bạn quên ngày tháng cho một khóa có thể giao được, việc đào nó ra khỏi email sẽ mất thời gian. Và điều gì sẽ xảy ra nếu email bạn đào lên là một cái cũ và ngày đó đã được chuyển tiếp một tuần?

Đây là tất cả để nói rằng email không được thiết kế để quản lý các nhiệm vụ. Đó là công cụ sai cho công việc đó.

Giao tiếp với một dịch vụ quản lý dự án

Quản lý dự án liên quan đến việc tung hứng con người và tài nguyên, theo dõi kịp thời và phân phối lại hoặc sắp xếp lại các nhiệm vụ khi tình hình thay đổi. Phần mềm quản lý dự án được thiết kế để xử lý các loại vấn đề đó và các vấn đề khác thường xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.

Những gì nó muốn giao tiếp trong một ứng dụng quản lý dự án so với trong email? Nó giống như sự khác biệt giữa nhìn thấy một cái gì đó bằng mắt của bạn và đọc một mô tả về nó. Trong kịch bản đầu tiên, bạn có quyền kiểm soát những gì bạn muốn xem và khi nào. Trong lần thứ hai, bạn dựa vào người khác để gõ tin nhắn cho bạn biết những gì họ nghĩ là quan trọng nhất hoặc tệ hơn là những gì họ nghĩ bạn muốn nghe.

Các ứng dụng quản lý dự án khác nhau có các công cụ khác nhau để giao tiếp. Gần như tất cả trong số họ hỗ trợ @ đề cập, ví dụ. Xem như Slack và các ứng dụng nhắn tin nhóm khác đã trở nên rất phổ biến, bạn thường có thể kết nối chúng với ứng dụng quản lý dự án của mình, từ đó hợp lý hóa các cuộc hội thoại của bạn đến một nơi. Nếu bạn chưa có ứng dụng trò chuyện nhóm, bạn có thể bỏ qua ứng dụng này và thay vào đó hãy tìm ứng dụng quản lý dự án có hộp trò chuyện trong ứng dụng. Các dự án Zoho và ProofHub đều cung cấp nó.

Giả sử dự án đang được đề cập có rất nhiều yếu tố trực quan và nhóm làm việc với nó cần phải thảo luận về chúng. Cuộc sống của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn có các công cụ đánh dấu hình ảnh trong ứng dụng quản lý dự án của mình. Bằng cách đó, bạn có thể viết nguệch ngoạc bằng điện tử trên một hình ảnh và đính kèm bình luận, giúp mọi người trong nhóm của bạn dễ dàng hơn trong việc đưa ra và hiểu phản hồi. Volerro là một ví dụ về ứng dụng quản lý dự án với các công cụ đánh dấu.

Như đã đề cập, các ứng dụng quản lý dự án xử lý tất cả những thứ cơ bản bạn cần để tung hứng và theo dõi, như các nhiệm vụ, thời hạn, tiến độ và người được giao. Tất cả những thông tin đó được hiển thị cho những người cần nó. Theo nghĩa đó, có ít nhu cầu trao đổi về các loại vấn đề này. Bạn không bao giờ cần gửi email cho ai đó và CC nửa tá người để biết liệu họ gần như đã hoàn thành nhiệm vụ hay chưa khi bạn có thể đăng nhập vào hệ thống và xem nó được đánh dấu là 75%. Rất nhiều thứ yêu cầu bạn đọc giữa các dòng khi sử dụng email để quản lý tác vụ đột nhiên trở nên rõ ràng khi bạn sử dụng phần mềm quản lý dự án.

Gửi email ít thời gian hơn có nghĩa là có nhiều thời gian hơn

Lợi ích của việc đưa một nhóm ra khỏi email và vào một ứng dụng quản lý dự án để liên lạc có thể là rất lớn. Chỉ riêng việc giảm email chắc chắn sẽ khiến mọi người hài lòng, nhưng điều đó mờ nhạt so với giá trị gia tăng của việc có tầm nhìn rõ hơn về việc ai đang làm gì, họ đang làm gì và tình trạng của mọi nhiệm vụ. Nó giúp dễ dàng hơn nhiều khi có thông tin chính xác trong tay khi bạn làm việc, để những người ra quyết định có thể đưa ra quyết định tốt.

Để biết các mẹo cụ thể hơn khi làm việc với ứng dụng quản lý dự án, hãy xem 7 cách để đơn giản hóa quản lý dự án trong các dự án làm việc nhóm và 5 tính năng của dự án Zoho để tổ chức doanh nghiệp của bạn.