Cách thiết lập và sử dụng tài liệu google ngoại tuyến

Đối với trình chỉnh sửa văn bản miễn phí, thật khó để cải thiện nhiều hơn Google Docs. Bạn có thể cập nhật sơ yếu lý lịch của bạn, làm việc trên một tờ giấy hoặc thậm chí viết các bài báo (như bài này) ngay trong trình duyệt web của bạn.

Với Google Drive, bạn có thể truy cập tất cả các tài liệu của mình từ bất kỳ máy tính hoặc thiết bị di động nào đã đăng nhập vào Tài khoản Google của bạn. Điều đó làm cho hoạt động hoàn toàn trong đám mây là một khả năng hấp dẫn. Bạn có thể bỏ những gì bạn đang làm trên PC làm việc của bạn và nhận nó sau này ở nhà hoặc thay đổi nhanh chóng trên điện thoại của bạn. Miễn là bạn có kết nối internet, điều đó thật tiện lợi. Sự cọ xát đến khi bạn mất kết nối.

Sẽ có những lúc bạn không có quyền truy cập internet nhưng vẫn cần chỉnh sửa tài liệu. Khi bạn lên máy bay, hoặc internet bị sập, tất cả công việc của bạn vẫn không thể truy cập được. May mắn thay, bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng một vài bước nhanh chóng để bạn có thể tiếp tục sử dụng Google Docs, và vẫn có quyền truy cập vào tất cả các tệp của bạn ngay cả khi bạn ngoại tuyến.

Đây là cách thiết lập Google Docs để hoạt động ngoại tuyến. Các hướng dẫn tương tự hoạt động cho Google Slides và Google Sheets.

Cách thiết lập Google Docs Offline trên PC của bạn

Cài đặt Chrome

Tính năng ngoại tuyến cho Docs chỉ hoạt động trong trình duyệt riêng của Google. Nếu bạn đang sử dụng Firefox, Safari, Edge hoặc bất kỳ trình duyệt nào khác, hãy tải xuống và cài đặt Chrome.

Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn

Mọi thứ bạn làm trong thế giới của Google đều được liên kết với tài khoản Google của bạn và Docs cũng không khác. Đăng nhập vào tài khoản của bạn trong Chrome sau khi bạn đã cài đặt trình duyệt.

Tải xuống tiện ích mở rộng ngoại tuyến Google Docs

Chrome cho phép bạn cài đặt các tiện ích mở rộng trình duyệt thêm các tính năng mới và nâng cao trải nghiệm chung của bạn. Để truy cập ngoại tuyến, tiện ích mở rộng này sẽ cho phép bạn sử dụng Google Docs, Slides và Sheets ngay cả khi bạn mất quyền truy cập internet.

Cho phép truy cập ngoại tuyến

Mở Google Docs và đăng nhập vào Tài khoản Google của bạn nếu bạn chưa làm như vậy. Nhấp vào menu hamburger ở góc trên cùng bên trái của màn hình ( ), chọn Cài đặt và bật chuyển đổi Ngoại tuyến.

Khi bạn đã hoàn thành việc này, bạn sẽ có thể tiếp tục chỉnh sửa và lưu tài liệu của mình bất cứ khi nào bạn mất quyền truy cập internet. Google cũng sẽ tải xuống một số tệp gần đây nhất của bạn để bạn có thể chỉnh sửa chúng ngay cả khi bạn chưa mở chúng. Tuy nhiên, đối với các tệp cũ hơn, bạn sẽ cần tải xuống trước.

Cách thiết lập Google Docs Offline trên thiết bị di động

Kích hoạt quyền truy cập ngoại tuyến cho Docs đơn giản hơn một chút trên thiết bị di động của bạn.

Tải xuống ứng dụng bạn cần

Google cung cấp các ứng dụng riêng cho Google Drive, Docs, Slides và Sheets trên iOS và Android. Tải xuống những cái bạn cần cho điện thoại và máy tính bảng bạn sẽ sử dụng khi bạn ngoại tuyến.

Cung cấp các tệp gần đây ngoại tuyến

Trên ứng dụng Drive bạn chọn, hãy nhấn vào menu hamburger ( ) ở góc trên cùng bên trái, chạm vào Cài đặt và bật chuyển đổi "Cung cấp các tệp gần đây trực tuyến".

Khi bạn bật bật tắt ở trên, nó sẽ áp dụng cho từng tài khoản trên thiết bị của bạn. Tuy nhiên, bạn sẽ cần phải làm như vậy cho từng ứng dụng, vì vậy hãy lặp lại trên các ứng dụng Slides và Sheets nếu cần.

Các ứng dụng di động sẽ tự động phát hiện các tệp bạn đã sử dụng thường xuyên và giữ một bản sao cục bộ có sẵn để bạn sử dụng ngoại tuyến. Tuy nhiên, nếu bạn cần đảm bảo các tệp cụ thể có sẵn, hãy làm theo các bước trong phần tiếp theo.

Cung cấp các tệp cụ thể ngoại tuyến

Theo mặc định, Google sẽ cố gắng tiết kiệm dung lượng bằng cách chỉ giữ các bản sao tệp cục bộ mà bạn đã chỉnh sửa gần đây trên thiết bị của mình. Tuy nhiên, bạn có một vài tùy chọn nếu bạn muốn đảm bảo rằng các tệp nhất định luôn có sẵn. Trên máy tính xách tay của bạn, bạn có thể tải xuống Google Drive Backup and Sync để giữ một bản sao cục bộ của tất cả các tệp của bạn hoặc chỉ một số thư mục nhất định trên máy tính để bàn. Điều này sẽ làm cho chức năng Drive rất giống như Dropbox.

Tuy nhiên, nếu bạn chỉ muốn tải xuống các tệp cụ thể, hãy tìm tệp bạn muốn giữ trong ứng dụng. Nhấn vào biểu tượng "Thêm" ba chấm ( ) và bật chuyển đổi "Có sẵn ngoại tuyến". Lặp lại cho mỗi tập tin bạn cần. Bạn cũng có thể mở tệp bạn cần và ứng dụng sẽ tải xuống, nhưng không bao giờ đau để đảm bảo.

Khi bạn có sẵn tệp để sử dụng ngoại tuyến, bạn sẽ thấy biểu tượng hình tròn có dấu kiểm bên trong tệp. Khi bạn đang chỉnh sửa tệp mà không có kết nối internet, bạn sẽ thấy biểu tượng hình tròn có tia sét bên cạnh tên của tài liệu.

Khi bạn trực tuyến trở lại, các thay đổi sẽ đồng bộ hóa và các biểu tượng sẽ biến mất.