Mục lục:
- Cách bật chế độ đề xuất
- Cách chia sẻ tài liệu của bạn
- Cách sử dụng Nhận xét
- Cách chấp nhận, từ chối và giải quyết nhận xét
- Người khác nhìn thấy gì?
- Cách sử dụng Lịch sử Phiên bản
- Cách so sánh tài liệu
- Thêm mẹo Google Docs
Video: Google Docs Tutorial (Tháng Chín 2024)
Kể từ năm 2014, Google Docs đã cho phép mọi người theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa hoặc cộng tác trong công việc của họ với những người khác. Khả năng theo dõi các thay đổi cung cấp cho bạn nhiều khả năng chỉnh sửa theo hai cách. Đầu tiên, bạn có thể chỉnh sửa tác phẩm của mình mà không cần phải thay đổi, trong trường hợp bạn hoặc ai đó muốn xem lại chúng. Thứ hai, bạn có thể tạo một tài liệu và chia sẻ nó với những người khác và họ có thể đề xuất các thay đổi đối với tệp mà bạn hoặc ai đó có thể nhìn thấy và chấp nhận, từ chối hoặc thay đổi thêm. Nó làm cho quá trình hợp tác minh bạch hơn và dễ quản lý hơn.
Đây là cách sử dụng Đề xuất trong Google Docs.
Cách bật chế độ đề xuất
Nếu bạn đang viết và chỉnh sửa độc tấu hoặc bạn đang đề xuất thay đổi cho tác phẩm của người khác, hãy bắt đầu bằng cách bật chế độ Đề xuất. Trên máy tính để bàn, hãy nhìn ở góc trên bên phải màn hình để tìm biểu tượng bút và chữ Chỉnh sửa. Nhấp vào nó và chọn Gợi ý. Trên thiết bị di động, hãy xem trong menu cài đặt, nơi được gọi là Thay đổi đề xuất. Bật nó lên
Khi bạn đã bật Đề xuất, các chỉnh sửa mới của bạn sẽ xuất hiện trên trang dưới dạng chỉnh sửa thay vì văn bản đã cam kết. Ví dụ: mỗi lần xóa xuất hiện dưới dạng văn bản với một gạch ngang. Từ mới bạn nhập xuất hiện trong một màu mới (trong trường hợp này là màu xanh lá cây).
Đối với mỗi thay đổi bạn đề xuất, Google Docs sẽ tạo một hộp tóm tắt nhỏ ở lề bên phải cho biết ai đã đề xuất thay đổi và đó là gì. Những hộp tóm tắt đó cũng cung cấp cho bạn và các biên tập viên khác khả năng chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi mà tôi sẽ đề cập chi tiết hơn sau này.
Cách chia sẻ tài liệu của bạn
Nếu bạn muốn nhận các thay đổi được đề xuất từ người khác, trước tiên bạn phải chia sẻ tài liệu của mình và cho phép chỉnh sửa. Ở góc trên bên phải trên màn hình, nhấp vào nút Chia sẻ màu xanh. Trên thiết bị di động, tùy chọn nằm trong cài đặt bên dưới Chia sẻ & Xuất. Bạn chỉ có thể chia sẻ tài liệu với những người bạn chọn hoặc bằng cách tạo liên kết giúp tài liệu hiển thị cho bất kỳ ai có liên kết đó.
Đây là phần quan trọng nhất: Bạn phải cho phép cộng tác viên của bạn quyền chỉnh sửa. Chọn Có thể chỉnh sửa từ tùy chọn áp dụng.
Khi cộng tác viên của bạn nhận được tài liệu, họ nên kiểm tra xem họ có Đề xuất thay vì Chỉnh sửa để mọi người có thể thấy các thay đổi. Khi các nhóm làm việc theo cách này thường xuyên, mọi người sẽ quen với việc xem các chỉnh sửa của họ trên màn hình và sẽ biết ngay nếu Đề xuất không được bật. Nếu mọi người chưa quen với việc theo dõi các thay đổi, bạn có thể cần nhắc nhở họ.
Cách sử dụng Nhận xét
Một quy tắc chỉnh sửa phổ biến (mà mọi người đều phá vỡ mọi lúc) là không bao giờ viết vào tài liệu một cái gì đó mà bạn không muốn xuất bản. Ví dụ: không bao giờ đặt một trò đùa là văn bản giữ chỗ và không bao giờ viết bình luận nội tuyến. Câu hỏi và suy nghĩ dài hơn cho các cuộc thảo luận thuộc về ý kiến.
Để thêm một bình luận, hãy tìm biểu tượng trong thanh công cụ trông giống như một hộp lời nói với một dấu cộng ở giữa. Ngoài ra, bạn có thể đánh dấu một số văn bản và một nút bình luận xuất hiện ở lề phải. Nhấp vào nó, và bạn có thể thêm nhận xét của bạn.
Nhận xét xuất hiện ở lề phải cùng với tất cả các thay đổi được theo dõi khác. Cộng tác viên có thể trả lời các bình luận, cho phép bạn có một cuộc thảo luận ngay trong tài liệu về những thay đổi bạn có thể thực hiện.
Cách chấp nhận, từ chối và giải quyết nhận xét
Khi tất cả các đề xuất được đưa vào, bất kỳ ai có từ cuối cùng trong tác phẩm đều có thể đọc qua tài liệu và chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi.
Đối với ý kiến, bạn có một tùy chọn để "giải quyết" từng người. Giải quyết một bình luận sẽ xóa lịch sử hội thoại vĩnh viễn và cho mọi người, vì vậy hãy chắc chắn rằng vấn đề đã được giải quyết thực sự trước khi nhấn nút đó.
Người khác nhìn thấy gì?
Một số điều cần lưu ý khi bạn đề xuất thay đổi và đưa ra nhận xét về tài liệu là những gì người khác thấy nếu họ có quyền truy cập vào cùng một tệp. Ví dụ: trừ khi họ đã từ chối, tác giả hoặc tác giả gốc sẽ nhận được thông báo qua email về mọi đề xuất bạn đưa ra và nhận xét bạn thêm vào gần thời gian thực. Điều này có nghĩa, nếu ai đó đề xuất một chỉnh sửa và sau đó thay đổi suy nghĩ của họ, tác giả vẫn thấy đề xuất ban đầu qua email. Đó là một sự gớm ghiếc.
Tôi đặc biệt khuyên bạn nên vô hiệu hóa các thông báo này, đặc biệt nếu bạn thấy quá trình chỉnh sửa khó khăn. Thay vì dằn vặt bản thân với kiến thức về mọi suy nghĩ nhỏ bé xuất hiện trong đầu các biên tập viên, hãy truy cập Google Drive, nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn cài đặt. Trong Thông báo, đảm bảo cả hai hộp đều không được chọn.
Cách sử dụng Lịch sử Phiên bản
Một công cụ khác không hoàn toàn là một phần của Gợi ý nhưng dù sao cũng hữu ích cho việc viết và chỉnh sửa cộng tác là Lịch sử Phiên bản.
Xem trong Tệp> Lịch sử phiên bản. Hai tùy chọn xuất hiện: Đặt tên Phiên bản hiện tại và Xem Lịch sử Phiên bản.
Bạn có thể sử dụng Tên Phiên bản hiện tại để lưu một bản sao của tệp trước khi bạn mở nó cho người khác chỉnh sửa. Bằng cách đó, nếu có sự cố xảy ra, như cộng tác viên quên bật Đề xuất, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng trở lại bản nháp trước đó.
Tùy chọn khác, Xem Lịch sử Phiên bản, hiển thị cho bạn các phiên bản đã lưu trước đó của tệp được gắn nhãn theo ngày và giờ. Bạn có thể thay đổi tên thành một cái gì đó mô tả hơn nếu nó giúp. Khi bạn nhìn vào các phiên bản trước đây của tệp của mình, bạn sẽ thấy các thay đổi được tô sáng bằng một màu khác. Đó là một công cụ hữu ích để quay ngược đồng hồ khi có lẽ bạn đã chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi và bây giờ ước gì bạn đã không làm.
Cách so sánh tài liệu
Công cụ cuối cùng đáng được đề cập là một công cụ mới có tên So sánh Tài liệu. Nó nằm trong menu Công cụ (Công cụ> So sánh tài liệu). Với công cụ này, bạn có thể so sánh hai tài liệu để xem có gì khác nhau giữa chúng. Thật tiện lợi cho việc tìm kiếm các thay đổi đã được thêm (cố ý hoặc cách khác) vào tài liệu của bạn, cho dù là bởi bạn hoặc người khác. Chế độ xem này cũng có thể kéo lên nhận xét về các tệp.
Nếu bạn cộng tác với một nhóm người không quen chỉnh sửa nhóm, bạn luôn có thể lưu bản nháp công việc của mình và so sánh nó với phiên bản đã chỉnh sửa để đảm bảo không có thay đổi nào vô tình bị trượt.
Thêm mẹo Google Docs
Có một vài mẹo khác đáng để biết nếu bạn sử dụng Google Docs thường xuyên. Để bắt đầu, hãy chắc chắn bạn biết cách lưu Google Docs ngoại tuyến. Bằng cách đó, việc ngừng hoạt động internet và các sự kiện bất ngờ khác sẽ không làm gián đoạn công việc của bạn. Bạn cũng có thể mã hóa tài liệu Google được lưu trữ trong Drive, một mẹo hữu ích khác. Hãy chắc chắn khám phá danh sách các mẹo Google Docs tốt nhất của chúng tôi.
