Người dùng văn phòng Microsoft đang nhận ai, nhưng có thể không biết

Trong vài năm qua, Microsoft đã âm thầm bổ sung một số tính năng trí tuệ nhân tạo (AI) cho Office 365, nhưng tôi đoán là hầu hết người dùng Office đều không biết các tính năng này tồn tại hoặc chỉ coi chúng là điều hiển nhiên.

Tại hội nghị Ignite năm ngoái, tôi đã thấy một số tính năng AI mới và trong số đó là các tính năng mới đáng chú ý cho PowerPoint và Outlook. Nhưng năm nay, nhiều tính năng trong số đó đã được đào sâu và một loạt các công cụ mới đã được thêm vào, một số công bố tại hội nghị Inspire gần đây và một số khác được công bố chỉ trong tuần này.

Kirk Gregersen, người đứng đầu nhóm quản lý chương trình trong Office, giải thích rằng mục tiêu của nhóm là thêm "trí thông minh vào sản phẩm theo cách mà người dùng không cần phải hiểu để hưởng lợi." Điều này liên quan đến việc sử dụng nhiều thông tin mà công ty có dưới dạng "biểu đồ tri thức" của công ty về thông tin bạn lưu trữ trong tài liệu và email, bao gồm cả những gì một số công ty đã đồng ý chia sẻ với Microsoft, cũng như tận dụng cả hai đám mây và trải nghiệm AI. "Không có sự chuyển sang đám mây, chúng ta không thể làm những gì chúng ta đang làm", Gregersen nói, giải thích rằng nhiều khái niệm này đã có từ những năm 1980 hoặc 90, nhưng chúng không thể thực hiện được nếu không có tất cả dữ liệu bây giờ trong đám mây.

Gregersen cho biết nhóm sản phẩm hiện đang làm việc sâu sắc với Microsoft Research, dẫn đầu bởi phó chủ tịch điều hành của Trí tuệ nhân tạo & Nghiên cứu Harry Shum, theo cách mà trước đây không thể có. Gregersen gọi các tính năng AI mới này là "quà tặng từ Harry's org" và cho biết họ đã kích hoạt các kịch bản mà các nhóm sản phẩm đã hình dung trong nhiều năm.

Một số tính năng mới khá rõ ràng, chẳng hạn như hộp thư đến "tập trung" trong Outlook, trong khi các tính năng khác ít được chú ý hơn. (Lưu ý một lần nữa rằng không phải mọi người dùng đều có tất cả các tính năng này. Tôi sẽ tóm tắt lại các chính sách cập nhật ở cuối bài này.)

Word Tackles Phong cách viết

Trong những tháng gần đây, Word đã bổ sung nhiều công cụ kiểm chứng mới. Các tính năng chính tả và ngữ pháp đã được tăng cường đáng kể và chúng có một diện mạo khác biệt đáng chú ý.

Trong số các thay đổi có những gợi ý dựa trên xếp hạng theo ngữ cảnh và tính năng "đọc to", được thiết kế để giúp những người khiếm thị.

Rõ ràng nhất là "squiggle vàng" mới, gợi ý những thay đổi về phong cách trong tài liệu của bạn. Mỗi bản phát hành hàng tháng mới bổ sung thêm các tính năng này, bao gồm từ các phê bình theo phong cách chung để giúp bạn đảm bảo bạn sử dụng ngôn ngữ bao quát hơn, chẳng hạn như xác định các thuật ngữ hoặc thuật ngữ dành riêng cho giới có ý nghĩa địa chính trị khác nhau. Hiện tại nhiều thiết bị đã bị tắt theo mặc định, vì vậy người dùng có thể không biết chúng tồn tại. (Các cài đặt này được liệt kê trong Tệp, Tùy chọn, Chứng minh, Kiểu viết như trong hình bên dưới). Chúng là những công cụ thú vị và có khả năng khá hữu ích.

Gregersen cho biết điều này thể hiện việc sử dụng AI trong đó nó lấy thứ gì đó chỉ dựa trên quy tắc và thêm nhận thức về bối cảnh. Trong tương lai, ông nói, sẽ dễ dàng hơn để xem làm thế nào điều này có thể được sử dụng trong hồ sơ LinkedIn, cũng như trở nên cá nhân hóa hơn, vì vậy bạn có thể bỏ qua các vấn đề về phong cách nhất định.

PowerPoint biến văn bản thành bản trình bày

Nhiều tính năng thú vị nhất liên quan đến PowerPoint. Năm ngoái, Microsoft đã trình diễn một tùy chọn mới có tên Designer, trong đó PowerPoint có thể lấy nhiều slide khác nhau mà bạn có và hiển thị cho bạn các lựa chọn thay thế cho các thiết kế khác nhau dựa trên nội dung của bạn.

Trong các phiên bản mới, Designer đã cải thiện cách phân tích hình ảnh ở chế độ nền và điều này giúp nó nhận ra các vùng nổi bật của ảnh, đối với những thứ như nhận dạng khuôn mặt (vì vậy nó không cắt khuôn mặt) hoặc trích xuất màu để giúp xác định tông màu cho phần còn lại của bài thuyết trình. Ngoài ra, công ty đang theo dõi những thiết kế mà mọi người chọn và sử dụng thuật toán xếp hạng tương tự như thuật toán được sử dụng bởi công cụ tìm kiếm Bing để đề xuất các lựa chọn phù hợp nhất.

Tính năng mới yêu thích của tôi liên quan đến việc lấy văn bản bạn nhập và tự động biến nó thành một hình ảnh hoặc nhập một số bước trong một quy trình và biến nó thành một quy trình trực quan. Điều này đã được tiết lộ vào năm ngoái (dưới tên "SmartArts") và công ty đã cập nhật nó theo thời gian.

Tương tự, một tính năng mới khác biến danh sách dấu đầu dòng có ngày thành dòng thời gian và nó khá tuyệt. Từ lâu đã có thể tạo ra những hình ảnh như vậy trong PowerPoint, nhưng nó tốn thời gian và đòi hỏi một chút cảm giác nghệ thuật. Tính năng này làm cho nó dễ dàng hơn nhiều.

Ngoài ra, năm ngoái PowerPoint đã thêm một tính năng gọi là Bắt đầu nhanh, chủ yếu nhắm vào sinh viên, nếu bạn nhập một chủ đề, sẽ tạo ra một phác thảo cơ bản về bản trình bày cho bạn, sử dụng thông tin và hình ảnh từ web có sẵn trong Quảng cáo Giấy phép Commons. Tính năng này cũng vậy, đã được nâng cao.

Tuy nhiên, có lẽ tính năng mới nhất là khả năng dịch một bài thuyết trình sang ngôn ngữ khác trong thời gian thực. Trình dịch trình bày lần đầu tiên được trình diễn trong bài phát biểu tại hội nghị Build năm nay và nó trông khá ấn tượng.

Đây là một bổ trợ cho PowerPoint cho phép bạn trình bày bằng một ngôn ngữ, nhưng cho phép khán giả theo dõi nó bằng ngôn ngữ khác thông qua phụ đề. Trình dịch hiện hoạt động bằng mười ngôn ngữ khi nói và có thể hiển thị phụ đề bằng khoảng 60 ngôn ngữ. Nó cũng được thiết kế để tiếp cận, để hỗ trợ người khiếm thính hoặc khiếm thính trong khán giả. Trình dịch chạy với một dịch vụ siêu nhỏ trong đám mây.

Các tính năng thú vị khác trong tĩnh mạch này bao gồm tùy chọn tạo văn bản thay thế có hình ảnh và chạy nó với một dịch vụ siêu nhỏ để những người khiếm thị cũng có thể làm theo. Khái niệm này đã xuất hiện được một thời gian, nhưng những bổ sung gần đây sử dụng nhiều dữ liệu và hình ảnh đào tạo của công ty hơn. Gregersen cho biết tỷ lệ nhận dạng đã được cải thiện 30% so với các loại hình ảnh mà người dùng chuyên nghiệp sử dụng.

Các công cụ khác

Mùa thu năm ngoái, Microsoft đã công bố MyAnalytics, một công cụ phân tích lịch và email của bạn và có thể cho bạn biết bao nhiêu thời gian trong ngày của bạn dành cho việc gửi email trên tất cả các thiết bị của bạn, cũng như cách bạn xử lý thư đó. Hiện tại, tính năng này sẽ chỉ khả dụng cho khách hàng doanh nghiệp có giấy phép E5 cao cấp.

Lịch cập nhật

Khi các cá nhân nhìn thấy các tính năng khác nhau mà tôi đã mô tả một phần tùy thuộc vào phiên bản Office 365 họ đang sử dụng. Người tiêu dùng và khách hàng SMB (Office 365 Business) theo mặc định có được kênh hiện tại với các bản cập nhật hàng tháng. Theo mặc định, khách hàng doanh nghiệp (Office 365 ProPlus trở lên) nằm trên kênh bị hoãn. Cho đến gần đây, khách hàng doanh nghiệp thường nhận được cập nhật ba lần một năm; Microsoft gần đây đã tuyên bố họ sẽ phát hành hai lần một năm (nhắm mục tiêu tháng ba và tháng chín). Do đó, những khách hàng như vậy thường không thấy các tính năng mới cho đến 6 đến 12 tháng sau khi người tiêu dùng. Như Gregersen đã giải thích, khách hàng doanh nghiệp muốn có thêm thời gian để đào tạo, làm mới, lập kế hoạch và kiểm tra các ứng dụng để tương thích. Nhưng ông lưu ý rằng một số khách hàng doanh nghiệp chọn làm việc trên chi nhánh hiện tại.

Michael J. Miller là giám đốc thông tin tại Ziff Brothers Investments, một công ty đầu tư tư nhân. Miller, người từng là tổng biên tập của Tạp chí PC từ năm 1991 đến 2005, tác giả blog này cho PCMag.com để chia sẻ suy nghĩ của ông về các sản phẩm liên quan đến PC. Không có lời khuyên đầu tư được cung cấp trong blog này. Tất cả các nhiệm vụ được từ chối. Miller làm việc riêng cho một công ty đầu tư tư nhân có thể bất cứ lúc nào đầu tư vào các công ty có sản phẩm được thảo luận trong blog này và không tiết lộ các giao dịch chứng khoán sẽ được thực hiện.