Đội Microsoft so với chùng: sự khác biệt là gì?

Cho dù Microsoft có thừa nhận hay không, Microsoft Teams được sinh ra như một đối thủ cạnh tranh với Slack. Ứng dụng cộng tác trực tuyến tích hợp Microsoft Office 365 với phần mềm trò chuyện nhóm và một loạt các công cụ năng suất. Trên mặt của nó, Microsoft Teams trông cực kỳ giống với Slack. Tuy nhiên, bên dưới bề mặt có rất nhiều tính năng và chức năng để làm nổi bật các nền tảng.

Khi Microsoft lần đầu tiên công bố Microsoft Teams vào năm 2016, CEO Satya Nadella đã sử dụng các ví dụ như các nhóm nhạc jazz, các cuộc đua phi hành đoàn và các đội cricket để nói về bản chất cá nhân, độc đáo của cách mỗi đội làm việc tốt nhất. Bạn thấy ý tưởng về tùy chỉnh theo nhóm cụ thể trong các Nhóm Microsoft. Slack đã trả lời với một bức thư ngỏ tới Microsoft, trong đó gọi ra ba phần "lời khuyên thân thiện" cho Microsoft trong việc xây dựng đối thủ cạnh tranh Slack của mình: trải nghiệm người dùng chu đáo (UX), một nền tảng mở và cách tiếp cận cá nhân với dịch vụ khách hàng.

Các đội đã được ra mắt gần hai năm. Vào thời điểm đó, Slack mua lại Atlassian, loại bỏ hai đối thủ khác trong HipChat và Stride, trong khi Microsoft tiếp tục củng cố các Đội có nhiều tích hợp và tính năng hơn (bao gồm cả phiên bản miễn phí). Đây là những gì bạn cần biết.

Kinh nghiệm người dùng

Trong thanh điều hướng bên trái của ứng dụng Microsoft Teams, có các tab cho Hoạt động, Trò chuyện, Nhóm, Tin nhắn và Tệp. Bảng điều khiển hoạt động là nguồn cấp dữ liệu giống như Yammer của mọi thứ đang diễn ra trong tổ chức (ít nhiều là mạng nội bộ). Giống như Slack, nếu tên của bạn được đề cập trực tiếp, bạn sẽ nhận được một lá cờ đỏ hoặc dấu chấm than bên cạnh thông báo gọi nó đến sự chú ý của bạn.

Điều tương tự cũng xảy ra với các tab Trò chuyện và Nhóm. Mỗi tab hiển thị tin nhắn trực tiếp (DM) với đồng nghiệp ở cuối mỗi cửa sổ trò chuyện. Ngoài ra còn có một thanh hội thoại với các tùy chọn để nhập hoặc gửi biểu tượng cảm xúc, nhãn dán hoặc meme hoặc để đính kèm một tệp.

Slack cũng cho phép bạn tùy chỉnh và thay đổi giao diện của UX của bạn với một danh sách dài các tùy chọn chủ đề khác nhau. Mặc dù vậy, Microsoft Teams vẫn chưa có. Hiện tại, nếu bạn nhấp vào cog cài đặt ở dưới cùng của thanh điều hướng bên trái và chọn Chủ đề, hiện có ba tùy chọn: chủ đề ánh sáng mặc định, chủ đề tối và chủ đề tương phản cao cho người khiếm thị .

Bots

Mọi người dùng Slack đều quen thuộc với Slackbot. Đó là cửa sổ trò chuyện riêng tư của bạn, bạn có thể sử dụng để gửi cho mình các liên kết và thử tích hợp hoặc GIF và nó cũng có thể trả lời câu hỏi của bạn. Microsoft Teams có hai bot trợ giúp tích hợp: T-Bot và WhoBot. T-Bot tương tự Slackbot vì nó giúp bạn trả lời các câu hỏi bằng cách sử dụng dữ liệu trong Microsoft Teams, nhưng nó cung cấp cho bạn nhiều giao diện người dùng (UI) để làm như vậy. Bạn có thể sử dụng giao diện người dùng bot kiểu trò chuyện mà bạn quen thuộc từ Slackbot hoặc chuyển qua tab tìm kiếm và duyệt UI để nhập câu hỏi và truy vấn giống như thanh tìm kiếm Cortana trong Windows 10 (RIP). T-Bot cũng là nơi tốt nhất để bắt đầu với Microsoft Teams. Nhấp vào các tab trên đầu cửa sổ hội thoại chính để xem Chủ đề trợ giúp, Câu hỏi thường gặp và video.

WhoBot là nơi bạn bắt đầu thấy nhiều sự khác biệt rõ rệt về chức năng. Bot này được xây dựng trên khung công tác trí tuệ nhân tạo (AI) của Microsoft và trả lời các câu hỏi về các nhân viên cụ thể. Về cơ bản, đó là một bot có thể tìm kiếm mạng nội bộ của công ty bạn trong Nhóm Microsoft bằng cách lấy dữ liệu trực tiếp từ Active Directory (AD).

Giá trị thực ở đây là trong dữ liệu mà nó xuất hiện. WhoBot lấy ra thông tin cá nhân bao gồm bộ phận và người quản lý của người đó và có thể cung cấp cho bạn toàn bộ sơ đồ tổ chức về người mà họ báo cáo trong công ty. WhoBot cũng có thể tìm kiếm các chuyên gia về chủ đề trong công ty để bạn có thể đặt câu hỏi như "Ai biết về x?" và bot sẽ tìm kiếm AD, tệp và cộng tác viên để tìm người có kinh nghiệm phù hợp.

WhoBot không có sẵn khi ra mắt, nhưng nó đã xuất hiện vào tháng 1 năm 2018 với tư cách là ứng dụng Who mà không cần phô trương nhiều; nhấp vào menu ba chấm ( ) ở bên trái để truy cập nó.

Biểu tượng cảm xúc, Memes và Nhãn dán

Một trong những phần thú vị nhất về Slack là sự tích hợp, đặc biệt khi nói đến biểu tượng cảm xúc và GIF tùy chỉnh. Slack giúp bạn dễ dàng thực hiện lệnh nhanh / giphy hoặc / gif, với nhiều lệnh bí mật để tùy chỉnh thêm.

Trên Microsoft Teams, khi bạn nhấp vào tùy chọn đa phương tiện ở cuối cuộc trò chuyện, bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên với danh sách các tùy chọn khác nhau trông rất giống với cửa hàng Nhãn dán Facebook.

Đầu tiên và quan trọng nhất, đó là sự tích hợp GIPHY. Ban đầu, điều làm cho sự tích hợp của Microsoft Teams khác với Slack là khả năng xem trước một GIF thay vì nhập vào một dấu gạch chéo và hy vọng điều tốt nhất. Nhưng Slack cũng sớm bổ sung khả năng xem trước GIF.

Sau đó, có trình tạo meme tùy chỉnh. Nếu bạn nhấp vào tùy chọn meme trong hộp bật lên trên Đội, bạn có thể tải lên một hình ảnh tùy chỉnh hoặc chọn từ các meme phổ biến, sau đó thêm văn bản trên cùng và dưới cùng. Thú vị hơn, Microsoft đã áp dụng cách tiếp cận của Facebook trong việc tạo ra thư viện các bộ Nhãn dán của riêng mình, có lẽ là cho Slack một lần trong bộ phận "vui vẻ tại nơi làm việc".

Yếu tố Office 365

Các nhãn dán và GIF rất thú vị, nhưng điều đầu tiên trong bản demo Microsoft Teams đầu tiên của chúng tôi thực sự bị mắc kẹt như một người thay đổi trò chơi kinh doanh là trải nghiệm Microsoft Office 365 được tích hợp liền mạch. Nhóm Microsoft mang mọi ứng dụng trong bộ Microsoft Office 365 dựa trên đám mây vào Nhóm Microsoft ở định dạng tab tùy chỉnh.

Nếu bạn nhấp vào một nhóm cụ thể và chọn "Thêm tab" ở góc trên bên phải, bạn có thể thêm Microsoft Word, Excel, Cuộc họp, Ghi chú, OneNote, Planner, PowerPoint, SharePoint và một loạt các ứng dụng khác làm tab liên kết với nhóm đó, về cơ bản sao chép toàn bộ chức năng của ứng dụng mà không cần rời khỏi Microsoft Teams.

Khi một nhóm được tạo, một thư mục SharePoint sẽ tự động được cung cấp phía sau hậu trường với một thư mục đại diện cho mọi kênh. Từ đó, bạn có thể chọn một tệp và mở nó trực tiếp trong Microsoft Word hoặc Excel hoặc trong tab Microsoft Office 365 được tích hợp trực tiếp trong Nhóm Microsoft. Điều này làm cho nội dung dễ tìm kiếm hơn và dễ tương tác hơn trong Slack. Mặc dù tìm kiếm phổ quát của Slack rất mạnh mẽ, nhưng khả năng ghim của nó không thể phù hợp với ánh xạ tệp Microsoft SharePoint vì khả năng dễ dàng xác định vị trí nội dung cốt lõi hoặc thường xanh mà nhóm của bạn cần truy cập thường xuyên.

Đối với một công cụ kinh doanh thông minh như Microsoft Power BI nói riêng, bạn có khả năng chuyển sang Microsoft Power BI trong nhóm "Tiếp thị" của mình và tương tác với trực quan hóa dữ liệu theo thời gian thực. Đây là một lợi ích lớn về năng suất của hệ thống tích hợp dựa trên tab mà Microsoft đang sử dụng trong Nhóm Microsoft (chúng tôi sẽ tìm hiểu chi tiết hơn trong một phút).

Kênh và các cuộc họp

Ngoài việc tích hợp Microsoft Office 365 sâu và sử dụng những thứ như Active Directory để gắn kết chức năng mạng nội bộ sâu hơn, Microsoft cũng có lợi thế với giao tiếp video tích hợp. Slack cho phép một số tích hợp tuyệt vời để bắt đầu trò chuyện thoại và video khi đang di chuyển trong ứng dụng. Tuy nhiên, Microsoft đã xây dựng Skype thành kết cấu của Microsoft Teams.

Biểu tượng video bên cạnh kênh trong điều hướng bên trái có nghĩa là có một cuộc họp video mở đang diễn ra. Nếu bạn nhấp vào nhóm, thì bạn có thể nhấp vào hộp "Tham gia hội thoại" trong nguồn cấp dữ liệu chính để chuyển sang cuộc hội thoại Skype đang diễn ra được nhúng trong nguồn cấp dữ liệu.

Microsoft Teams cho phép bạn lên lịch các cuộc họp thoại và video với những người tham gia cụ thể trong một kênh và như Slack, cung cấp cuộc gọi thoại 1: 1 thông qua ứng dụng di động Microsoft Teams. Một cải tiến nhỏ khác dựa trên kênh so với Slack là, bạn không phải kích hoạt tích hợp email. Mỗi kênh trong Microsoft Teams đều có một địa chỉ email chuyên dụng mà mọi người có thể sử dụng để chuyển tiếp email trực tiếp đến kênh đó.

Ngoài ra còn có một số tính năng họp mới hơn bao gồm làm mờ nền, giúp loại bỏ phiền nhiễu trong nguồn cấp dữ liệu video trong cuộc họp. Ghi âm cuộc họp nâng cao trong Nhóm cho phép người dùng phát lại các đoạn phim đã ghi hoặc lấy bản ghi được cung cấp bởi Microsoft Stream nơi bạn có thể tìm kiếm các từ khóa cụ thể.

Kiểm soát và tuân thủ CNTT

Một lĩnh vực mà Microsoft nhắm đến để phân biệt với Microsoft Teams là kiểm soát và bảo mật của quản trị viên. Microsoft Teams và Slack cả mã hóa dữ liệu, tin nhắn và tệp, trong quá trình và khi nghỉ ngơi. Cả hai cũng thực thi xác thực hai yếu tố toàn nhóm và toàn tổ chức. Ngoài ra, Microsoft Teams còn cung cấp cho bạn các điều khiển quản trị sâu hơn khi được ghép nối với Trung tâm quản trị Microsoft Office 365.

Trong Trung tâm quản trị Microsoft Office 365, quản trị viên CNTT có một loạt các quyền kiểm soát đối với Nhóm Microsoft, bao gồm khả năng:

• Bật hoặc tắt Nhóm Microsoft cho toàn bộ tổ chức
• Chọn cách cấu hình của người dùng và cấu hình được hiển thị
• Tắt chia sẻ video và màn hình trong các cuộc gọi và cuộc họp
• Kiểm soát xem có cho phép các loại nội dung khác nhau, bao gồm hình ảnh hoạt hình, memes và nhãn dán không
• Hạn chế hình ảnh hoạt hình theo xếp hạng nội dung
• Tắt hỗ trợ cho các tab từ các đối tác của Microsoft hoặc các ứng dụng được tải bên
• Chọn xem tổ chức có thể sử dụng bot để cung cấp trợ giúp cho người dùng hay tích hợp với các ứng dụng khác (điều này không tắt T-bot trong Nhóm Microsoft)
• Đặt thông báo ưu tiên cho các ngành như chăm sóc sức khỏe
• Chú thích và chia sẻ hình ảnh một cách an toàn với các chính sách lưu trữ dữ liệu do CNTT đặt

Về mặt tuân thủ, Microsoft Teams và Slack tuân thủ ISO 27001, nhưng Microsoft bổ sung một loạt các chứng nhận bảo mật và tuân thủ khác cho các Nhóm Microsoft, bao gồm ISO 27018, SSAE16 SOC 1 và SOC 2, HIPAA và EU Model Clauses (EUMC) . Các tệp được lưu trữ trong Microsoft SharePoint và được hỗ trợ bởi mã hóa Microsoft SharePoint. Các ghi chú được lưu trữ trong Microsoft OneNote được hỗ trợ bởi mã hóa Microsoft OneNote. Microsoft Teams cũng hỗ trợ tuân thủ Cloud Security Alliance (CSA) và bộ phận CNTT có thể có được các tính năng quản lý thiết bị di động (MDM) thậm chí còn lớn hơn bằng cách cho phép tích hợp Microsoft Intune.

Công nhân đầu tiên

Một bổ sung lớn cho các Đội đã được xung quanh nhân viên tuyến đầu. Đây là một lĩnh vực mà Slack chưa thực sự chơi. Các đội của Microsoft hiện bao gồm các tính năng như lập lịch và quản lý ca và trải nghiệm di động có thể tùy chỉnh.

Microsoft đã đầu tư nhiều hơn vào mặt trận này trên Office 365 và Microsoft 365 và các Nhóm hiện có các tính năng chỉ dành cho thiết bị di động như chia sẻ vị trí, camera thông minh và ghi và chia sẻ tin nhắn âm thanh / video cho các nhóm như nhân viên bán lẻ, đại diện dịch vụ khách hàng, nhà máy công nhân, nhân viên y tế và các công nhân khác là những người đầu tiên thu hút khách hàng, đại diện cho thương hiệu của công ty hoặc xem các sản phẩm và dịch vụ đang hoạt động. Điện thoại quản lý công nhân cũng có thể truy cập vào Hệ thống tự động của Microsoft Phone System và Tiếp viên cuộc gọi từ trong Đội.

Công nhân có thể tùy chỉnh các mẫu ứng dụng di động của họ và ghim các mô-đun họ sử dụng nhiều nhất lên đầu màn hình ứng dụng Đội của họ. Ngoài ra còn có một vài công cụ khác được tung ra trong năm nay, bao gồm Ca làm việc cho người quản lý và nhân viên để đặt lịch làm việc và một công cụ có tên là Khen ngợi để nhận ra đồng nghiệp trong ứng dụng Đội, nơi mọi người có thể nhìn thấy.

Tab và tích hợp

Cấu trúc dựa trên tab của Nhóm Microsoft cho phép nền tảng mang lại sự tích hợp sâu hơn, đầy đủ tính năng hơn chúng ta đã thấy trong các ứng dụng cộng tác khác. Danh mục ứng dụng Slack vẫn mở rộng hơn, nhưng các Nhóm đã thu hẹp khoảng cách. Các chuỗi được ra mắt với hơn 150 đối tác bao gồm Asana, Hootsuite, Liên lạc, Wrike và Zendesk.

Gần đây, Microsoft đã thêm một ứng dụng Trello cá nhân (hiện thuộc sở hữu của Slack thông qua Atlassian) để giúp các nhóm dễ dàng cộng tác xung quanh bảng dự án, danh sách và thẻ ngay trong Nhóm Microsoft. Danh sách các tab hiện tại có sẵn bằng cách nhấp vào biểu tượng "+" trong bất kỳ kênh nào. Và bạn có thể thấy danh sách các trình kết nối có sẵn trong Nhóm Microsoft bằng cách nhấp vào biểu tượng ba chấm ( ) bên cạnh bất kỳ tên kênh nào và chọn "Trình kết nối" hoặc bạn có thể xem danh sách các ứng dụng có sẵn tại đây.

Cũng như Power BI và các ứng dụng khác của Microsoft, mỗi tích hợp xuất hiện dưới dạng tab được thêm tùy chỉnh trong các nhóm cụ thể. Nếu nhóm hỗ trợ cần thêm tích hợp Zendesk, thì họ sẽ nhấp vào "Thêm tab" theo cách tương tự và có thể tự động cập nhật và trả lời vé trong Giao diện người dùng Zendesk đầy đủ tính năng từ tab đó. Một đối tác tích hợp khác là ứng dụng quản lý dự án Asana.

Slack và Microsoft Teams đang chuẩn bị cho một cuộc cạnh tranh nóng bỏng trong không gian cộng tác trực tuyến. Trong cuộc đua thêm các tính năng tốt hơn, chức năng cao cấp hơn và tích hợp tích hợp với hệ sinh thái ứng dụng rộng hơn, người chiến thắng sẽ là người dùng doanh nghiệp sống trong các ứng dụng này. Rốt cuộc, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn trong ứng dụng cộng tác của mình, càng ít có động lực để rời khỏi nó.