Đánh giá và đánh giá của Neatconnect

NeatConnect, từ The Neat Company, là một loại máy quét khác. Trước hết, đó là một thiết bị quét, nghĩa là một công cụ bạn có thể sử dụng để quét lên đám mây (bằng cách kết nối Wi-Fi với mạng của bạn) mà không cần máy tính. Bạn cũng có thể sử dụng nó như một máy quét tiêu chuẩn, nhưng quét độc lập lên đám mây là lý do chính để xem xét nó nếu bạn muốn khả năng đó hoặc bỏ qua nó nếu bạn không.

Phần mềm Neat, trong cả phiên bản chạy trên PC và NeatCloud dựa trên web, được thiết kế để cho phép bạn quét và sắp xếp biên lai để biết chi phí và hồ sơ thuế, cũng như xử lý danh thiếp và tài liệu. Nếu bạn muốn phần mềm nhưng không quan tâm đến việc quét lên đám mây, bạn có thể tiết kiệm một số tiền bằng cách mua một trong hai mô hình rẻ hơn của The Neat Company. NeatDesk, cung cấp nhiều khả năng quét máy tính để bàn giống như NeatConnect, bao gồm bộ nạp tài liệu tự động (ADF). NeatReceipts cung cấp một máy quét nguồn cấp dữ liệu thủ công cho máy tính để bàn hoặc sử dụng di động.

Cả ba gói đều được NeatConnect, NeatDesk và NeatReceipts, đi kèm với phần mềm giống hệt nhau. Tuy nhiên, một điều phức tạp với cả ba là Công ty Neat sử dụng cùng tên cho tất cả các phiên bản của mỗi gói, ngay cả khi gói thay đổi sang một máy quét khác, nâng cấp phần mềm hoặc cả hai. Đối với đánh giá này, tôi đã thử nghiệm phiên bản đầu tiên của NeatConnect. Để ghi lại, nó đi kèm với Neat 5.3 và model máy quét NC-1000. (Bạn có thể tìm thấy số kiểu trên nhãn ở dưới cùng của máy quét.)

Phần cứng máy quét

Phần cứng NeatConnect có dấu chân khá điển hình cho máy quét để bàn, khoảng 9, 8 x 4, 8 inch (WD). Tuy nhiên, phần trên nhô ra ở cả phía sau và phía trước chân đế cho kích thước tổng thể 7, 5 x 11, 0 x 8, 7 inch (HWD). Mở rộng hướng dẫn giấy cho khay đầu vào ở phía sau thêm khoảng 3 inch cho cả chiều cao và chiều sâu. Bạn cũng có thể mở khay đầu ra ở dưới cùng phía trước, làm tăng thêm 7 inch cho độ sâu hoặc để nó đóng và để giấy rơi trực tiếp từ khe đầu ra xuống bàn của bạn.

Như với máy quét NeatDesk, model NeatConnect đủ đẹp để phù hợp với một văn phòng quan tâm đến thiết kế. Máy quét cung cấp các góc tròn, chân đế bằng nhựa màu đen và mặt trắng sáng bóng ở phía trên, với bảng điều khiển màn hình cảm ứng màu 3 x 2 inch (CT) nằm ở giữa đường giữa, khoảng một phần ba đường từ phía dưới.

Máy quét cũng có khả năng phù hợp, với độ phân giải quang học 600 pixel mỗi inch (ppi) và tốc độ 24 trang mỗi phút (ppm) ở chế độ đơn giản (quét một mặt của trang) và 48 hình ảnh mỗi phút (ipm) ở chế độ song công chế độ (quét cả hai mặt). Nó có thể xử lý các trang lên tới tối đa 8, 5 x 30 inch.

Một điểm bất thường mà máy quét NeatConnect và NeatDesk chia sẻ là một miếng chèn vừa với khay đầu vào và cung cấp ba khe cắm: 8, 7 inch cho tài liệu, 3, 5 inch cho hóa đơn và 2, 25 inch cho danh thiếp. Mỗi khe được thiết kế để lấy tối đa 15 vật phẩm cùng một lúc. Một điểm khác biệt so với phiên bản NeatDesk gần đây nhất mà tôi đã đánh giá là máy quét NeatConnect bổ sung các hướng dẫn giấy có thể điều chỉnh vào khe quét tài liệu. Bạn cũng có thể xóa phần chèn để hiển thị bộ nạp tài liệu tự động 50 trang (ADF)

Thiết lập

Thiết lập để quét lên đám mây không cần PC, mặc dù nó yêu cầu điểm truy cập Wi-Fi trên mạng của bạn, với mạng của bạn được kết nối với Internet. Quá trình cơ bản, sử dụng trình hướng dẫn màn hình cảm ứng phía trước, rất đơn giản. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mức độ bảo mật của bạn, bạn có thể gặp phải hai biến chứng.

Một biện pháp bảo mật nhẹ mà bạn có thể đang sử dụng trên mạng của mình là vô hiệu hóa chương trình phát SSID mà điểm truy cập sử dụng để thông báo sự hiện diện của nó. Một cách khác là giới hạn các kết nối được phép vào các thiết bị có địa chỉ MAC cụ thể. Thật không may, với phần sụn trong máy quét như tôi đã kiểm tra, không có cách nào để kết nối với phát SSID bị vô hiệu hóa, vì vậy về cơ bản bạn phải ném bảo mật đó ra khỏi cửa sổ để sử dụng máy quét.

Bạn vẫn có thể sử dụng tính năng lọc địa chỉ MAC, nhưng, như đã được kiểm tra một lần nữa, không có cách nào dễ dàng để tìm ra địa chỉ MAC của máy quét. Những gì tôi cố gắng làm là tắt bộ lọc trong điểm truy cập, cho phép máy quét kết nối, đọc địa chỉ từ điểm truy cập và sau đó nhập địa chỉ vào danh sách được phép, để tôi có thể bật lại tính năng.

Theo The Neat Company, cả hai vấn đề này sẽ được giải quyết trong các bản nâng cấp firmware sắp tới. Nếu bạn có được một trong những mẫu đầu tiên mà không cần nâng cấp, bạn sẽ có thể tải xuống từ trang web của Neat.

Nếu bạn thích, bạn cũng có thể thiết lập trình quét cho các điểm đến khác của Đám mây, nhờ các trình hướng dẫn tích hợp cho SkyDrive, Box, Dropbox, Evernote và Google Drive. Tuy nhiên, NeatCloud là lựa chọn rõ ràng, vì nó cung cấp phiên bản phần mềm Neat dựa trên web. Lưu ý rằng NeatConnect bao gồm đăng ký ba tháng cho NeatCloud. Ngoài đăng ký ban đầu, bạn sẽ phải nhận gói hàng tháng hoặc hàng năm, ở mức 5, 99 đô la đến 24, 99 đô la mỗi tháng hoặc 59, 88 đô la đến 239, 88 đô la mỗi năm.

Bạn cũng có thể cài đặt chương trình Neat trên PC, cho phép bạn quét trực tiếp vào PC qua cáp USB thay thế cho việc quét lên Đám mây và cho phép bạn đồng bộ hóa với NeatCloud, vì vậy mọi thứ bạn làm ở một trong hai vị trí sẽ tự động hiển thị lên cả hai. Ngoài ra, Công ty Neat cung cấp các ứng dụng miễn phí cho thiết bị Android và iOS, do đó bạn có thể truy cập dữ liệu hoặc tải hình ảnh lên cơ sở dữ liệu từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình.

Quét và phần mềm

Để thử nghiệm, tôi đã thiết lập NeatConnect để quét cả NeatCloud và quét trực tiếp vào PC. Tôi cũng đã quét đủ cho cả hai điểm đến và thực hiện đủ sửa đổi ở cả hai điểm, để xác nhận rằng hai vị trí đồng bộ hóa như đã hứa. Tuy nhiên, để kiểm tra thời gian, tôi chỉ sử dụng kết nối PC.

Quét rất dễ dàng. Đầu tiên, bạn chọn điểm đến bạn muốn quét trên bảng điều khiển phía trước. Để quét lên đám mây, sau đó bạn có thể tùy ý thay đổi cài đặt quét (bao gồm cả việc quét trong đơn giản hay song công chẳng hạn), chọn Quét, cắt tùy chọn hoặc xoay hình ảnh, sau đó gửi nó lên đám mây.

Để quét vào PC của bạn, trước tiên bạn phải khởi chạy chương trình Neat. Sau đó, bạn có thể chọn tùy chọn Quét hoặc PDF từ bảng điều khiển phía trước hoặc từ chương trình. Chọn Quét bắt đầu quét và gửi hình ảnh đến cơ sở dữ liệu Neat. Chọn PDF sẽ mở một cửa sổ trên PC cho phép bạn điều hướng đến thư mục bạn muốn quét, nhập tên tệp và sau đó chọn nút Lưu trong hộp thoại để quét và lưu tệp.

Cả chương trình Neat trên PC và NeatCloud đều dễ sử dụng một cách hợp lý khi bạn tìm hiểu chúng. Tuy nhiên, phiên bản dựa trên PC bỏ qua thiết kế Windows tiêu chuẩn theo cách khiến nó khó học và sử dụng hơn một chút so với bình thường. Nó căn chỉnh các menu văn bản với bên phải của cửa sổ, ví dụ, chứ không phải bên trái. Nó cũng thiếu một thanh Tiêu đề hiển thị tiêu chuẩn, khiến tôi thường xuyên nhấp vào cạnh bên ngoài rõ ràng và thay đổi kích thước cửa sổ, khi tôi có ý định nhấp vào thanh tiêu đề để di chuyển cửa sổ.

Một vấn đề tiềm năng khác là cả NeatCloud và chương trình Neat đều sử dụng nhiều màu xám, thay vì màu đen, văn bản trông khá đẹp, nhưng tôi đoán rằng một số người sẽ gặp khó khăn khi đọc nó.

Các kết quả

Khi bạn vượt qua các vấn đề về giao diện, cả PC và phần mềm dựa trên Web đều hoạt động đủ tốt trong nhiệm vụ cốt lõi của chúng. Phần mềm gọn gàng luôn nhận dạng văn bản trong biên lai và danh thiếp và đưa thông tin vào đúng trường trong cơ sở dữ liệu của nó, vì vậy bạn có thể tạo báo cáo cho chi phí và thuế.

Sử dụng bộ danh thiếp tiêu chuẩn của chúng tôi, nó đã mắc một lỗi hoặc không có gì hơn một nửa số thẻ. Bạn vẫn nên kiểm tra kết quả, nhưng ngay cả khi mất thời gian kiểm tra, quá trình này vẫn nhanh hơn rất nhiều so với việc nhập mọi thứ từ đầu. Chương trình cũng đồng bộ hóa các liên hệ với Outlook mà không gặp vấn đề gì.

Phần mềm gọn gàng không bao gồm nhận dạng ký tự quang học (OCR) để quét các tệp thành định dạng có thể chỉnh sửa, vì vậy tôi không thể kiểm tra nó cho điều đó. Tuy nhiên, chương trình cài đặt PC cũng cài đặt trình điều khiển Twain, vì vậy bạn có thể sử dụng máy quét với chương trình OCR nếu có. Điều còn thiếu là khả năng lưu vào định dạng PDF hình ảnh trên PC của bạn, vì vậy tôi cũng không thể kiểm tra chính xác tốc độ quét thô. Tuy nhiên, để quét định dạng PDF có thể tìm kiếm bằng Neat trên PC, tôi đã hẹn giờ cho máy quét trong 1 phút 2 giây, hoặc 24, 2 ppm và 48, 4 ipm, để tự quét bằng tài liệu kiểm tra 25 trang, 50 trang tiêu chuẩn của chúng tôi.

Bước OCR mất thêm 3 phút 45 giây, đây là một khoảng thời gian dài bất thường. Như một điểm so sánh, Canon imageFormula DR-C125 của Biên tập viên, không thêm chút thời gian nào, đến sau 60 giây, 25 ppm và 50 ipm, có hoặc không nhận ra văn bản. Điều đó nói rằng, chương trình Neat phần lớn bù cho tốc độ nhận dạng chậm bằng cách xử lý nó ở chế độ nền để bạn có thể tiếp tục làm việc.

Nếu bạn không quan tâm đến việc lưu trữ thông tin trên đám mây để bạn có thể truy cập thông tin từ mọi nơi, rõ ràng bạn sẽ không quan tâm đến NeatConnect. Nếu bạn muốn chương trình Neat để quét và quản lý biên lai và danh thiếp, bạn có thể lấy nó với giá rẻ hơn với NeatDesk. Mặt khác, nếu bạn muốn giữ dữ liệu trên đám mây, NeatConnect kết hợp với NeatCloud có lợi ích đặc biệt là tự động đồng bộ hóa với máy tính của bạn. Điều đó không chỉ cho phép bạn lấy dữ liệu hay thêm vào nó từ bất cứ nơi nào, nó còn cung cấp cho bạn bản sao lưu tự động. Điều đó có thể đủ để khiến NeatConnect trở thành máy quét mà bạn lựa chọn.