Phần lớn nhân viên nghĩ rằng nó xử lý bị hỏng: nintex

Khi được yêu cầu xác định các quy trình bị hỏng nhất của công ty họ, 620 trong số 1.000 nhân viên toàn thời gian, có trụ sở tại Hoa Kỳ cho biết các quy trình CNTT bị hỏng là một vấn đề lớn. Ngoài ra, 580 người trả lời khảo sát đã trích dẫn các quy trình trên tàu bị phá vỡ, theo "Hướng dẫn dứt khoát về quy trình bị hỏng nhất của doanh nghiệp Mỹ", một báo cáo được công bố trong tháng này, được ủy quyền bởi công ty tự động hóa quản lý dự án Nintex.

Trong số các quy trình CNTT bị hỏng hàng đầu, 59% số người tham gia khảo sát cho biết xử lý sự cố công nghệ là mối quan tâm chính của họ trong khi 42% cho rằng quy trình yêu cầu máy tính hoặc thiết bị mới bị hỏng. Hơn một phần ba số người được hỏi (36 phần trăm) cho biết xử lý sự cố ứng dụng là một vấn đề lớn.

Các quy trình hành chính bị hỏng cũng được trích dẫn là một vấn đề lớn của công ty. 55% số người được hỏi cho biết họ quan sát thấy các quy trình bị hỏng trong công ty của họ. Chúng bao gồm các vi phạm ít được trích dẫn như không được trả tiền đúng hạn (9 phần trăm) và không thể có một ngày bị bệnh (25 phần trăm). Nhưng các vấn đề khác liên quan đến nguồn nhân lực (HR) gây hại hơn cũng được đề cập.

Ví dụ, quy trình thực hiện đánh giá hiệu suất hàng năm được trích dẫn bởi 53 phần trăm số người được hỏi là một quy trình hành chính bị hỏng. Quá trình tăng lương và khuyến mãi đã được đàm phán cũng được trích dẫn là bị phá vỡ bởi người trả lời (tương ứng 47 và 53%). Các hệ thống để xác định sự cố hoặc đề xuất sửa lỗi cũng được trích dẫn là bị hỏng (tương ứng 37 và 34%).

Quản lý tài liệu (DM) cũng được coi là một vấn đề lớn. Bốn mươi chín phần trăm số người được hỏi cho biết quá trình họ xác định vị trí các tài liệu quan trọng đã bị phá vỡ và 43 phần trăm cho biết quá trình chia sẻ và phê duyệt các tài liệu đã bị phá vỡ. Ngay cả sau khi các hành động quan trọng, chẳng hạn như đóng cửa doanh số mới, đã đạt đến điểm hoàn thiện, 34 phần trăm số người được hỏi cho biết quá trình hoàn thành và nộp giấy tờ khách hàng mới đã bị phá vỡ.

1 Ai là người có lỗi?

Khi nói đến các quy trình CNTT bị hỏng như xử lý sự cố công nghệ, phần lớn số người được hỏi nhanh chóng đổ lỗi cho nhân viên CNTT thay vì các nhân viên cấp cao của công ty, báo cáo cho biết. Trên thực tế, 73 phần trăm số người được hỏi đổ lỗi trực tiếp cho những người đang quản lý các quy trình thay vì các giám đốc điều hành cấp C, những người có thể không liên quan trực tiếp đến các hoạt động hàng ngày. Chỉ có 13 phần trăm tổng số người được hỏi đổ lỗi cho CEO của công ty họ về những thiếu sót về CNTT.


Thất bại trên tàu rơi phần lớn trên vai của các nhà quản lý nhân sự. 55% số người được hỏi cho rằng nhân sự phải chịu trách nhiệm cho những rắc rối khi bắt đầu ở một công ty mới. Về mặt quy trình hành chính, các chương trình khuyến mãi, như các chương trình khuyến mãi, tăng cường đàm phán và hệ thống đánh giá hiệu suất hàng năm, sự đổ lỗi được chia đều giữa các CEO (34%), giám đốc nhân sự (29%) và giám sát viên trực tiếp (26%).


Để khắc phục những thiếu sót về CNTT, 76 phần trăm số người được hỏi cho biết họ tiến hành nghiên cứu cá nhân trực tuyến. Sáu mươi bốn phần trăm cho biết họ yêu cầu các đồng nghiệp không làm việc trong CNTT và 19 phần trăm cho biết họ nhờ ai đó bên ngoài công ty giúp đỡ.



2 Một chủ đề chung

Dữ liệu từ công ty quản lý dự án Wrike phát hiện ra rằng các công ty đang gặp khó khăn trong việc giữ chân nhân viên do quản lý quy trình kém. Trên thực tế, 42 phần trăm số người được hỏi trong cuộc khảo sát của chính Wrike cho biết họ đã tìm kiếm một công việc mới vì thất vọng với các hoạt động tại nơi làm việc và khoảng 15% cho biết họ đã thực sự nghỉ việc. Ba mươi lăm phần trăm số người được hỏi nói với Wrike rằng họ trở nên thảnh thơi vì họ thất vọng với các hoạt động và 15 phần trăm khác đã thực sự từ chối nhiệm vụ.


Tương tự, một cuộc khảo sát được thực hiện bởi nhóm nghiên cứu thị trường Opinion Matters thay mặt cho NewVoiceMedia, tiết lộ rằng nhân viên bán hàng trung bình dành 28 phút mỗi ngày để nhập số điện thoại thủ công. Vào cuối năm, 15 ngày làm việc đó đã lãng phí việc nhập thông tin vào các hệ thống.



3 Gợi ý của Báo cáo

Để xử lý các quy trình bị hỏng của công ty bạn, báo cáo đề xuất gắn kết chặt chẽ hơn CNTT với các nhân viên của ngành kinh doanh (LOB). Để cải thiện các vấn đề như thiếu dịch vụ CNTT nhanh chóng và những khó khăn khi yêu cầu thiết bị mới, trước tiên các công ty cần thu hẹp khoảng cách giữa CNTT và phần còn lại của doanh nghiệp, báo cáo nêu rõ. Điều này bắt đầu bằng cách đảm bảo những người ra quyết định CNTT có một vị trí tại bàn trong các cuộc thảo luận kinh doanh cấp cao và được kết nối nhiều hơn với nhân viên LOB.


Báo cáo cũng đề nghị loại bỏ giấy khỏi quá trình lên tàu. Từ các giấy tờ trên tàu đến các tài liệu thực hiện công việc đến các mẫu đăng ký chăm sóc sức khỏe, đây là tất cả các quy trình trong đó giấy là một phần để đổ lỗi cho lãng phí thời gian và tiền bạc, báo cáo cho biết. Cho dù bạn là bộ phận chính phủ hay công ty công nghệ y tế, việc theo đuổi các quy trình không cần giấy tờ đã chứng minh kết quả trong việc cắt giảm chi phí và hiệu quả lái xe.


Tự động hóa không chỉ có thể cải thiện các quy trình mà còn có thể cải thiện tinh thần của nhân viên, theo báo cáo. Với nhiều quy trình bị hỏng mà chúng tôi đã nhấn mạnh, có nhiều cơ hội để hợp lý hóa và tự động hóa để đóng vai trò biến đổi, theo báo cáo. Từ việc tự động hóa các quy trình đơn giản như gửi yêu cầu PTO đến các quy trình phức tạp hơn như phác họa quy trình công việc để đánh giá hiệu suất hàng năm, các công cụ tự động hóa trung tâm nội dung có thể giúp thúc đẩy doanh nghiệp hướng tới quy trình làm việc hiệu quả, hợp tác và tối ưu hóa hơn.