Đánh giá và đánh giá hệ thống mở

Hệ thống mở và nền tảng tài chính Traverse của nó có thể không phải là "tên hộ gia đình" trong số các nhà khai thác doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), nhưng thực tế nó đã tồn tại rất lâu. Được thành lập vào năm 1976, Open Systems ban đầu cung cấp một hệ thống kế toán sổ cái tổng hợp chìa khóa trao tay dựa trên máy tính mini được viết bằng Business Basic. Trong những năm qua, công ty đã thoái vốn bộ phận phần cứng của mình và cung cấp một phiên bản cập nhật của Phần mềm kế toán hệ thống mở (OSAS), mà nó vẫn cung cấp cho các hệ điều hành (HĐH) ngoài Windows, bao gồm Linux, Mac OS X và Unix.

Hệ thống mở Traverse chúng tôi đang xem xét ở đây (bắt đầu ở mức 175 đô la mỗi người dùng mỗi tháng) là một kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp và kế toán dựa trên Windows (ERP), kế toán tổng hợp và hệ thống quản lý hàng tồn kho có sẵn tại chỗ hoặc như một gói phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS). Không giống như nhiều hệ thống kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) khác, Open Systems Traverse không chỉ có sẵn thông qua mạng lưới đại lý của Open Systems mà còn trực tiếp từ nhà cung cấp. Tuy nhiên, trong khi tính linh hoạt mua và triển khai của nó là đặc biệt, thì độ phức tạp của Open Systems Traverse ở mức độ thao tác dữ liệu giữ cho nó hơi chậm so với người chiến thắng Sự lựa chọn của Biên tập viên trong cuộc họp này.

Di chuyển xung quanh

Thay vì sơ đồ hoặc sơ đồ quy trình, như những gì bạn có thể xây dựng với Intacct hoặc Oracle NetSuite OneWorld, Open Systems Traverse sử dụng giao diện loại Windows File Explorer, với các danh mục chức năng có thể mở rộng được hiển thị trong bảng điều khiển chiếm phía bên trái màn hình. Một màn hình bảng điều khiển có thể tùy chỉnh chiếm hầu hết các bất động sản màn hình còn lại. Bảng điều khiển bên trái, giống như Explorer được chia, với phần dưới hiển thị các biểu tượng thư mục tệp được gắn nhãn với các mô-đun ứng dụng có sẵn trong hệ thống được cài đặt. Nhấp vào một trong số này và ứng dụng sẽ mở rộng đến nửa trên của bảng điều khiển, hiển thị các chức năng và báo cáo có sẵn trong sổ cái phụ đó. Các phần giống nhau của toàn bộ hệ thống có thể truy cập thông qua các menu thả xuống trên thanh ruy băng kéo dài theo chiều ngang ở trên cùng của màn hình.

Để xem chi tiết chi tiết hơn, nhấp vào điểm dữ liệu trên đồ họa bảng điều khiển (di con trỏ sẽ hiển thị chi tiết của điểm dữ liệu đó). Khoan sâu hơn có sẵn, nhưng chỉ thông qua hầu hết các báo cáo.

Một chút bối rối

Để có được giá trị đầy đủ từ bất kỳ hệ thống kế toán hoặc ERP, đào tạo là phải. Mặc dù người bán lại có thể cài đặt và thực hiện cấu hình ban đầu, hầu hết các hệ thống kế toán hoặc ERP của SME vẫn đủ phức tạp để yêu cầu người hỗ trợ (hoặc bộ phận) được đào tạo để trợ giúp các công việc hàng ngày, như định cấu hình màn hình nhập dữ liệu và báo cáo tùy chỉnh. Điều này đặc biệt đúng với Open Systems Traverse. Với việc nhập dữ liệu, các giao dịch được lưu trữ trong một bảng Giao dịch thích hợp cho đến khi lô được đăng. Có các bảng Giao dịch khác nhau cho các loại giao dịch khác nhau (A / R, A / P, G / L) và việc hiểu mối quan hệ giữa các bảng lưu trữ dữ liệu là rất quan trọng để định cấu hình chính xác màn hình và báo cáo. Đó là bởi vì như một cài đặt mặc định, Open Systems Traverse thực hiện hàng loạt thay vì đăng và xử lý theo thời gian thực.

May mắn thay, Open Systems Traverse bao gồm Design Studio, một công cụ tiện ích quản trị viên trực quan được sử dụng để thiết lập và tùy chỉnh biểu mẫu và màn hình. Đó là điều mà quản trị viên hệ thống Traverse của bạn có thể sẽ nhanh chóng thành thạo. Sử dụng Design Studio, quản trị viên có thể tạo màn hình tùy chỉnh để nhập dữ liệu quy trình kinh doanh cụ thể và sau đó tạo báo cáo cá nhân.

Quá nhiều của một điều tốt?

Như đã đề cập trước đó, Open Systems Traverse là một trong số ít các hệ thống kế toán và ERP dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ mà bạn có thể mua trực tiếp từ nhà cung cấp. Nhưng, trừ khi bạn có một bộ phận CNTT rất mạnh có thể làm việc chặt chẽ với nhân viên kế toán của mình, bạn gần như chắc chắn sẽ giao dịch tốt hơn với đối tác của Hệ thống mở, người có thể giúp bạn điều chỉnh và cài đặt hệ thống nhanh chóng và hiệu quả. Không có loại trợ giúp này, việc triển khai ban đầu, cấu hình và tùy chỉnh và thậm chí nhiều hoạt động hàng ngày không chỉ là thách thức mà còn tốn thời gian và tốn kém.

Nơi bạn cũng có thể cần một số lời khuyên là tập hợp các mô-đun phù hợp để bao gồm hệ thống của bạn. Các mô-đun mở hệ thống có sẵn bao gồm CRM, tài sản cố định, quản lý kho và hàng tồn kho sản xuất, trong số nhiều thứ khác. Bạn sẽ cần trợ giúp chuyên gia trong việc vạch ra các quy trình kinh doanh của công ty bạn và kết hợp các quy trình đó với các tính năng có sẵn trong tất cả các mô-đun đó, không chỉ để đảm bảo bạn có được những gì bạn cần, mà còn để tránh dư thừa, chồng chéo và chi phí không cần thiết.

Bạn cũng sẽ muốn chú ý đến những gì người dùng của bạn nhìn thấy, đặc biệt là sử dụng phiên bản dựa trên đám mây mà tôi đã thử nghiệm vì đây là phiên bản dễ truy cập nhất bởi nhiều thiết bị di động. Tôi đã kiểm tra truy cập di động bằng trình duyệt Chrome (cùng trình duyệt tôi đã sử dụng trên PC cho phần còn lại của thử nghiệm) bằng máy tính bảng Lenovo Android, Apple iPad Air 2 và máy tính bảng Microsoft Surface 3 chạy Windows 10. Cả ba đều cho tôi truy cập và di chuyển xung quanh trong ứng dụng, nhưng nó dễ dàng hơn đáng kể trên hai máy tính bảng (iPad và Surface 3), có bàn phím tùy chọn cùng với bàn di chuột. Tôi chắc chắn sẽ khuyên người dùng di động nên có bàn phím tùy chọn hoặc có lẽ là chuột Bluetooth nếu họ cần truy cập hệ thống Open Systems Traverse khi đang di chuyển.

Một số báo cáo thông minh

Một nơi khác mà Open Systems Traverse cho thấy sự trưởng thành của nó là báo cáo; Hệ thống mở liệt kê hơn 800 báo cáo có sẵn. May mắn thay, đó không phải là tất cả cho người dùng sổ cái chung mà là một hệ thống ERP được trang bị đầy đủ. Tuy nhiên, mô-đun sổ cái chung mà tôi đã xem xét bao gồm tất cả các báo cáo tiêu chuẩn bạn có thể muốn, với thiếu sót đáng chú ý duy nhất là Tuyên bố Thu nhập giữ lại riêng biệt. Tuy nhiên, với các bộ lọc báo cáo của Open Systems Traverse và Design Studio, xây dựng báo cáo này là một công việc đơn giản; vài trường hợp thực sự đòi hỏi một báo cáo tài chính thứ tư riêng biệt nào.

Một báo cáo tôi đã nhận thấy là Số dư dùng thử (đôi khi được gọi là Số dư dùng thử đã điều chỉnh), một số thứ khá hiếm trong những ngày này (nhưng được bao gồm trong Phiên bản kế toán của QuickBooks Desktop Enterprise. Báo cáo này được sử dụng trong thời gian đóng cửa cuối năm hoặc cuối năm, và bao gồm một danh sách các số dư tài khoản chưa được điều chỉnh, các điều chỉnh đóng và số dư tài khoản đã điều chỉnh. Cân bằng thử nghiệm rất dễ xây dựng trong Microsoft Excel, nhưng thật tuyệt khi thấy nó được bao gồm trong các báo cáo có sẵn.

Xây dựng hệ thống

Nếu bạn quyết định phát triển Hệ thống mở Chuyển đổi từ kế toán tầm trung sang ERP đầy đủ, thì bạn sẽ rất vui khi biết đó là một quá trình đơn giản để hoàn thành. Nhưng hãy chắc chắn rằng bộ tính năng ERP của nó phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Cũng như nhiều hệ thống ERP được xem xét ở đây, Open Systems Traverse mạnh hơn ở một số lĩnh vực so với các hệ thống khác. Mặc dù bổ trợ có thể cung cấp lịch bán hàng (POS), bán lẻ và lập lịch kinh doanh dịch vụ cũng như chức năng điều phối và định tuyến, thế mạnh lớn nhất của Open Systems Traverse nằm ở phân phối và sản xuất.

Tuy nhiên, một số hệ thống con được áp dụng cho nhiều loại hình kinh doanh, bao gồm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và quản lý tài sản cố định. CRM là một chức năng phổ biến, gần như nền tảng, ERP và Open Systems Traverse làm tốt điều đó. Bên cạnh thông tin liên hệ khách hàng tiêu chuẩn, được phát triển trong các mô-đun bán hàng và tài khoản phải thu, CRM của Open Systems Traverse cho phép bạn tương tác với Microsoft Outlook và Microsoft Office để phát triển và theo dõi các chiến dịch bán hàng cũng như tài liệu chiến dịch và email.

Hầu hết các mô-đun trong Open Systems Traverse cho phép bạn xác định các trường của riêng mình và CRM cũng hỗ trợ khả năng này, vì vậy bạn có thể thêm các hoạt động của riêng mình và các thông tin khác mà bạn cảm thấy sẽ hữu ích nếu được liên kết với hồ sơ khách hàng. Bạn cũng có thể thiết lập mối quan hệ giữa các liên hệ trong cùng một tổ chức, chẳng hạn như hiển thị biểu đồ tổ chức từ trên xuống chẳng hạn. Điều này hữu ích khi bạn giao dịch với những người khác nhau trong cùng một công ty cho các sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhau hoặc để ghi chú liên hệ thích hợp cho các vấn đề hoặc hoạt động cụ thể.

Theo kịp với khấu hao

Quản lý tài sản cố định của Hệ thống mở không cần thiết phải áp dụng phổ biến như CRM, nhưng nó đã đóng. Không phải mọi doanh nghiệp đều cần theo dõi tài sản cố định nhưng nhiều người có tài sản mà IRS yêu cầu được khấu hao trong một số năm thay vì chỉ báo cáo là chi phí khi họ mua. Mô-đun "Tài sản cố định" của Hệ thống mở làm cho việc này trở nên dễ dàng vì nó tự động tính khấu hao trên một tài sản cụ thể bằng bất kỳ phương pháp khấu hao theo quy định nào. Nó cũng cung cấp tối đa bốn bộ sách cho các tình huống trong đó báo cáo cần được tính toán khác nhau. Ví dụ: IRS có thể yêu cầu một phương pháp khấu hao khác với cách bạn muốn tài sản được phản ánh trong sổ sách và báo cáo tài chính của bạn. Trong trường hợp này, bạn có thể duy trì hai hoặc có thể ba bộ hồ sơ khấu hao.

Mô-đun Tài sản cố định có một số tính năng hữu ích khác. Khả năng phân tích "Cho thuê so với mua" của nó là một ví dụ hữu ích cũng như các chức năng "Khấu hao dùng thử" của nó cho phép bạn kiểm tra các kịch bản khác nhau trước khi thực hiện mua lại. Ngoài ra, báo cáo Tóm tắt Thuế cuối năm phản ánh Mẫu IRS 4562, rất thuận tiện. Và, trong khi nhiều hệ thống Tài sản cố định bỏ qua khấu hao vì nó thực sự không áp dụng cho các tài sản có thể khấu hao, Open Systems Traverse có một máy tính Khấu hao cho vay, rất hữu ích để tạo lịch khấu hao cho các khoản như cho vay và chi phí trả trước.

Quản lý hàng tồn kho

Không thể xem xét ERP mà không lưu ý rằng kế toán tài chính là một phần lớn. Ví dụ, khi nói về khả năng phân phối, chúng ta không chỉ nhìn vào một ứng dụng mà đúng hơn, đó là một hệ thống liên quan đến các chức năng riêng biệt. Phân phối và sản xuất cả hai liên kết rất chặt chẽ với hàng tồn kho, nhập đơn đặt hàng và mua hàng, ví dụ, không đề cập đến việc tích hợp quan trọng với các mô-đun phi kế toán như quản lý kho và lập kế hoạch yêu cầu sản xuất (MRP).

Gắn chặt với đó là quản lý hàng tồn kho toàn diện, trong đó Hệ thống mở thực hiện công việc vững chắc. Điều này dễ thấy đối với tôi vì hệ thống thử nghiệm mà tôi đang sử dụng cho đánh giá này được cấu hình với cái mà Hệ thống mở gọi là Bộ phân phối. Điều đó bao gồm Hàng tồn kho, Hóa đơn vật liệu (BoM) với kting, Quản lý kho và Lập kế hoạch yêu cầu bên cạnh các ứng dụng Đặt hàng và mua hàng. Tất cả những thứ này được tích hợp chặt chẽ nhưng cũng có sẵn dưới dạng các mô-đun ứng dụng riêng biệt hoặc trong các kết hợp khác nhau. Tất cả các mô-đun hỗ trợ hoạt động đa tiền tệ.

Mô-đun Traverse Inventory hỗ trợ nhiều kho và các mặt hàng có thể tồn tại trong một số kho nếu được yêu cầu. Các mặt hàng cũng dễ dàng được chuyển giữa các kho để đáp ứng nhu cầu thay đổi đột ngột. Chuyển kho có thể bao gồm chi phí chuyển nhượng trong việc tính toán chi phí của mặt hàng. Bạn cũng có thể theo dõi các chuyển động của vật phẩm trong một nhà kho.

Traverse cung cấp hỗ trợ cho tất cả các phương pháp chi phí phổ biến, và bao gồm chi phí bin hoặc tuần tự hóa cũng như chi phí mặt hàng cụ thể. Khi sử dụng mô-đun Hàng tồn kho để thực hiện đơn hàng, bạn có thể chỉ định các mặt hàng thay thế sẽ được vận chuyển khi mức tồn kho thấp, giả sử rằng các mặt hàng tương đương. Open Systems hỗ trợ các thiết bị di động và quét mã vạch, nhưng hầu hết các khả năng trong lĩnh vực này đều nằm trong ứng dụng Đặt hàng, nơi các mặt hàng có thể được quét hoặc nhập vào đơn đặt hàng từ thiết bị. Nhập số lượng vật lý cũng được hỗ trợ, do đó bạn có thể tiến hành đếm hàng tồn kho bằng cách sử dụng bảng tính do hệ thống tạo ra hoặc bằng cách nhập chúng từ bảng tính nếu số lượng hàng tồn kho vật lý được ghi lại bằng cách tiếp cận này. Màn hình báo cáo hàng tồn kho có khả năng truy sâu tuyệt vời và mặc dù không có quá nhiều báo cáo hàng tồn kho, những báo cáo được cung cấp có liên quan và hữu ích.

Hóa đơn vật liệu (BoM) khá chuẩn và bao gồm việc kending để cung cấp cách tiếp cận chi tiết hơn khi BoM của bạn có các cụm lắp ráp phụ. Bạn có thể sử dụng BoM để xây dựng các mặt hàng không được xê-ri hóa có chứa các bộ phụ và bộ phụ được tuần tự hóa, và theo dõi riêng chi phí của các thành phần nhưng chỉ định giá chung cho bộ sản phẩm. Bạn cũng có thể tạo các lô để xử lý hàng tồn kho dựa trên phân loại ABC (trong đó các mục "A" cung cấp doanh thu tốt nhất và các mục "C" có lợi nhuận thấp nhất). Kiểm kê đi qua cũng cho phép bạn chỉ định các màu cảnh báo khác nhau cho các mức chứng khoán, do đó các điều kiện tồn kho thấp hoặc xuất kho sẽ dễ nhìn thấy hơn.

Lập kế hoạch yêu cầu được thực hiện trong một mô-đun duy nhất thay vì yêu cầu hoạt động Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) và Kế hoạch yêu cầu phân phối (DRP) tích hợp, như thường thấy hơn. Báo cáo dự báo rất linh hoạt và bạn có thể hiển thị các yêu cầu được dự báo ở các định dạng xô hoặc không có xô và trong nhiều màn hình khác nhau như biểu đồ hoặc bảng. Dự báo được thực hiện bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử và dường như không phức tạp như nhiều phương thức có sẵn trong SAP Business One Professional. Họ nên đủ cho nhiều người dùng, tuy nhiên.

Trong nhiều khía cạnh, Traverse Inventory là một mô-đun ứng dụng khá chung chung, ngay cả trong cấu hình Bộ phân phối tôi đã thử nghiệm. Nó có các yêu cầu cơ bản và có thể xử lý các hoạt động hàng ngày cho hầu hết các công ty. Có một Studio thiết kế cho phép bạn tạo các báo cáo tùy chỉnh và kho lưu trữ hỗ trợ các trường do người dùng xác định cho những trường cần một chút tùy chỉnh. Mặc dù có các mô-đun Hàng tồn kho toàn diện và tinh vi hơn từ các nhà cung cấp ERP khác, chẳng hạn như Lựa chọn của ban biên tập Syspro và Acumatica, lựa chọn rộng rãi các mô-đun ứng dụng có sẵn của Open Systems giúp công ty muốn xây dựng một hệ thống phù hợp hơn theo nhu cầu của nó.

Đó là tất cả về sản phẩm

Trong khi một số hệ thống ERP mà tôi đã xem xét, chẳng hạn như Epicor ERP và NetSuite OneWorld, bao gồm các khả năng quản lý dự án (lên đến và bao gồm các biểu đồ Gantt và xác định đường dẫn quan trọng) như một phần của khả năng ERP ngoài luồng của chúng, Open Systems Traverse tập trung vào quản lý sản xuất. Nghe có vẻ tương tự nhưng trên thực tế, nó thực sự nhiều hơn theo thứ tự MRP. Chức năng này liên kết dữ liệu đơn đặt hàng bán hàng cũng như hàng tồn kho và bảng lương để cho phép bạn xác định những gì cần được thực hiện trên toàn tổ chức để thực hiện các đơn đặt hàng bán. Quản lý sản xuất giả định rằng bạn thực sự sản xuất các mặt hàng bạn đang bán (nghĩa là sản xuất) thay vì mua chúng để phân phối. Sản phẩm cuối cùng là một Đơn đặt hàng sản xuất, trong đó nêu chi tiết các mặt hàng và nguyên liệu bạn sẽ cần từ kho để xây dựng các sản phẩm được ghi trên đơn đặt hàng. Nếu điều đó phù hợp với quy trình kinh doanh của bạn, thì đó là một mô-đun có khả năng độc đáo. Đây là một khả năng độc đáo bởi vì nó cho phép bạn đi sâu vào hàng tồn kho sản xuất đơn giản khi nêu chi tiết những gì cần thiết để lấp đầy các đơn đặt hàng bán (bao gồm phân tích chi phí lao động cần thiết, dụng cụ, v.v.).

Nhìn chung, tôi thích Open Systems Traverse từ góc độ ERP. Với định hướng mô-đun, nó có thể được cấu hình nhanh chóng để phù hợp với nhiều doanh nghiệp nhỏ hơn cần chức năng cấp doanh nghiệp. Nó có thể chứa những công ty có nhiều địa điểm và công ty con, thậm chí nó còn hỗ trợ nhu cầu đa tiền tệ. Open Systems Traverse có giá cả phải chăng và không khó sử dụng một khi bạn đã hiểu rõ về nó. Tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn muốn làm việc với một nhà tư vấn hoặc đại lý bán lẻ ít nhất thông qua cài đặt ban đầu và cấu hình, chỉ để giúp tinh chỉnh hệ thống. Phần mềm đã đạt được một đánh giá xuất sắc trong đánh giá của chúng tôi về khả năng General Ledger của nó và nó vẫn giữ nguyên đánh giá đó từ góc độ ERP.

Giá để cạnh tranh

Hầu hết các nhà cung cấp từ chối cung cấp cho chúng tôi giá cụ thể, nhưng Hệ thống mở rất cởi mở về họ. Open Systems Traverse bao gồm giấy phép vĩnh viễn tại chỗ, được định giá dựa trên số lượng người dùng đồng thời và ứng dụng nào được mua. Ví dụ: mua sáu ứng dụng, năm ứng dụng sẽ là 11.000 đô la cộng với bảo trì, hỗ trợ, đào tạo, thực hiện và chi phí gia tăng giá trị tương tự. Giá điện toán đám mây chạy $ 175 mỗi người dùng mỗi tháng, bao gồm đăng ký Open Systems Traverse và môi trường ảo Microsoft Azure chạy các máy chủ đám mây của hệ thống.

Traverse có tất cả các chuông và còi bạn có thể muốn trong một hệ thống kế toán SME và có thể phát triển thành ERP đầy đủ nếu cần thiết. Cũng như các hệ thống kế toán và ERP khác trong phân khúc thị trường này, việc cung cấp tính linh hoạt cao cũng dẫn đến một mức độ phức tạp nhất định, đặc biệt là khi nói đến thao tác và tùy chỉnh dữ liệu. Nhưng với kinh nghiệm và Design Studio, Open Systems Traverse có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu vận hành của bạn và, một khi được tùy chỉnh hoàn toàn, sẽ mang đến một giải pháp mạnh mẽ, phù hợp với bất kỳ đối thủ cạnh tranh nào.