Video: AdRoll | Reducing internal email with Slack (Tháng Chín 2024)
Email rất dễ ghét. Và oh, làm thế nào chúng ta yêu ghét nó. Là một liên kết với thế giới bên ngoài, nó thật tuyệt. Như một cách để nói chuyện với đồng nghiệp, không quá nhiều. Không phải thời gian thực, mọi người sử dụng sai (xin chào, "Trả lời tất cả") và các tin nhắn quan trọng bị chôn vùi trong bùn hàng ngày của các bản tin, quảng cáo và đăng ký email cho các sản phẩm và dịch vụ mà bạn có thể thề rằng bạn không bao giờ đăng ký.
Không phải lúc nào cũng như vậy. Phải mất hơn hai thập kỷ sau khi lập trình viên máy tính người Mỹ Ray Tomlinson triển khai hệ thống email đầu tiên vào năm 1971 để email bắt kịp. Nhưng khi đó, nó đã tạo ra một cuộc cách mạng trong cách mọi người giao tiếp, trong và ngoài công việc. Tomlinson qua đời vào ngày 6 tháng 3 ở tuổi 74.
Ngày nay, các công ty đang bỏ qua email cho các công cụ cộng tác trực tuyến như Atlassian HipChat, Google Hangouts và đáng chú ý nhất là Slack. Hoạt động này dự kiến sẽ đẩy thị trường toàn cầu cho những gì các nhà phân tích gọi là mạng xã hội doanh nghiệp lên 3, 5 tỷ đô la vào năm 2019, nhiều hơn gấp đôi so với năm 2014, theo báo cáo của IDC tháng 7 năm 2015.
Chuyển sang Slack hoặc một công cụ liên lạc nội bộ tương tự dễ dàng như mở một tài khoản dùng thử miễn phí. Slack có thể tuyệt vời để trao đổi nhanh giữa các thành viên trong nhóm, hoặc chia sẻ tài liệu và báo cáo trên toàn công ty. Nhưng có một đường cong học tập, nó có thể trở nên đắt đỏ, và nó có thể biến thành một khoảng thời gian lớn như email, nếu không nói là tồi tệ hơn.
"Nó đòi hỏi nhân viên phải mua", ông Daniel Groner, Giám đốc đối tác và tiếp cận cộng đồng Blogger tại trang web ảnh chứng khoán Shutterstock, sử dụng Slack để liên lạc nội bộ. "Nếu mọi người mua nó và sẵn sàng nhận ra giá trị của nó, trong ba đến sáu tháng nữa bạn sẽ rời khỏi con đường cũ."
Dưới đây là các yếu tố giúp bạn quyết định xem doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng hôn tạm biệt email hay chưa. Họ dựa trên đầu vào từ hơn nửa tá doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) mà tôi đã phỏng vấn đã chuyển tin nhắn văn phòng sang Slack hoặc một công cụ tương tự.
1. Tìm hiểu tại sao bạn chuyển đổi
Nó không đủ để gửi email vì nó "xấu". Mục tiêu cụ thể có thể giúp bạn xác định cách thiết lập và triển khai dịch vụ mới. Greg Edwards, Giám đốc điều hành của công ty an ninh mạng WatchPoint Data, muốn có một cách nhanh hơn để lấy thông tin đến và từ nhân viên, nhưng với khả năng đính kèm tệp, cộng tác và lưu trữ tài liệu. Anh ta cần chức năng phong phú hơn tin nhắn tức thời (IM) có thể cung cấp, vì vậy anh ta đã thử nghiệm Slack và thấy "nó đã làm mọi thứ tôi đang tìm kiếm".
2. Súng lớn phải lãnh đạo trận chiến
Vâng, nó sẽ là một trận chiến. Ngay cả khi email bị hỏng, đó là những gì hầu hết mọi người đã quen. Chuyển đổi sẽ không hoạt động trừ khi các nhà quản lý hàng đầu là những người cổ vũ lớn nhất và là người dùng đầu tiên. Tại một công ty nhỏ hơn, đó có thể là chủ sở hữu hoặc CEO. Tại một công ty lớn hơn, nó có thể là người đứng đầu bộ phận. Sau khi đăng ký Slack, Edwards phải liên tục nhắc nhở tám nhân viên của mình về điều đó. "Tôi vẫn có người gửi email cho tôi và tôi sẽ trả lời và nói: 'Gửi cái này cho tôi ở Slack.'"
Các công ty khác có một cách tiếp cận êm dịu hơn. Nhà sản xuất ứng dụng số điện thoại ảo burner đang sử dụng một ứng dụng trò chuyện khác khi một trong những người đồng sáng lập của công ty mời một vài người bạn dùng thử Slack. "Mọi người bắt đầu sử dụng Slack ngày càng nhiều hơn và chúng tôi đã giết chết người khác", Greg Cohn, CEO của burner nói. Anh ấy ước tính rằng khối lượng email của anh ấy đã giảm 30 đến 50 phần trăm do kết quả của anh ấy và sẽ giảm nhiều hơn nếu công việc của anh ấy không đòi hỏi phải gửi email cho những người bên ngoài công ty.
3. Xem xét lựa chọn của bạn
Slack là một người chơi lớn, nhưng có những lựa chọn thay thế. Các công cụ của Sameroom giúp chia sẻ tin nhắn giữa các nền tảng giao tiếp không tương thích và công ty sử dụng nhiều giải pháp để nhắn tin liên lạc bao gồm Atlassian HipChat, intercom và Slack, mặc dù chủ yếu sử dụng Fleep. Trong số những thứ khác, người dùng Fleep có thể viết tin nhắn bên trong nền tảng để gửi và gửi email, một tính năng không có trên phiên bản Slack miễn phí (theo Andrei Soroker, CEO của Sameroom).
4. Xem xét các chi phí
Slack miễn phí cho đến khi bạn đạt 10.000 tin nhắn và năm công cụ được hỗ trợ. Sau đó, chi phí $ 8 mỗi tháng cho mỗi người dùng (hoặc $ 6, 67 khi được thanh toán hàng năm). Jeff Gladnick, người sáng lập và Giám đốc điều hành của công ty phát triển web Great Dental Websites (GDW), trả 200 đô la một tháng cho Slack cho 30 nhân viên của mình. Anh ấy yêu dịch vụ nhưng rất thích tìm một cái gì đó rẻ hơn. "Bạn chạm tường nhanh hơn bạn nghĩ", ông nói, "và sau đó nhân viên của bạn phàn nàn khi họ không thể tìm thấy đồ đạc và nói hãy quay lại email. Vì vậy, bạn mua. Giống như heroin, bạn bị mắc kẹt trên đó và không thể xuống được. "
5. Cung cấp đào tạo
Khó như tưởng tượng, đã có lúc người ta phải học cách sử dụng email. Nó giống với Slack. Đảm bảo nhân viên biết những điều cơ bản về Slack như cách thức hoạt động của các kênh và cách chọn tham gia hoặc thoát khỏi chúng. Nếu bạn đang tích hợp Slack với các ứng dụng năng suất văn phòng hiện có, hãy đảm bảo họ hiểu chúng là gì và cách chúng kết nối. Nhận thêm gợi ý cách thực hiện trong 7 Lời khuyên cần thiết cho người dùng Slack. Càng có nhiều nhân viên trên tàu, họ càng ít có khả năng rơi vào loại thói quen xấu đã tạo ra email xấu xa như ngày nay.
6. Quyết định bao nhiêu việc không xã hội hóa văn hóa của bạn sẽ cho phép
Nhân viên tại GDW bắt đầu các kênh Slack dành cho những người thích mèo, trượt tuyết và trượt tuyết. "Rất nhiều nền văn hóa của chúng tôi đã xâm nhập vào Slack, " Gladnick của GDW nói.
Nhưng quá nhiều niềm vui có thể là một điều xấu. Thay vì cho mọi người cơ hội xả hơi giữa các nhiệm vụ, các kênh tắt có thể trở thành những kẻ lãng phí thời gian khổng lồ.
Slack gần đây đã công bố trò chuyện bằng giọng nói nội bộ của riêng mình cùng dòng với Skype.
Soroker nói rằng anh ta từng làm việc cho một công ty sử dụng Skype và "có những người dành cả ngày làm việc chỉ để đùa giỡn trong các phòng chat (Skype) này, hoán đổi ảnh mèo và GIF hoạt hình", anh nói. "Nếu điều đó trở thành hiện thực, nó nguy hiểm." Tại Sameroom, Soroker cho biết không có kênh Slack thú vị nào. "Chúng tôi không nói bất cứ điều gì cả trừ khi nó liên quan đến công việc. Chúng tôi cố gắng nhàm chán về mục đích."
7. Đừng bỏ qua các ứng dụng truyền thông để liên hệ với khách hàng
Các công cụ cộng tác và ứng dụng nhắn tin nội bộ có thể không nhằm mục đích giao tiếp với khách hàng, nhưng các công ty hiện đang sử dụng chúng theo cách đó. Cohesion Singapore, nhà tổ chức các sự kiện xây dựng nhóm theo nhóm như thẻ laser và bóng đá bong bóng, sử dụng WhatsApp Messenger và Telegram Messaging để trả lời các truy vấn từ khách hàng tiềm năng. Xavier Chng, người đồng sáng lập Cohesion Singapore cho biết, công ty 18 tháng tuổi này đã bỏ email để ủng hộ các ứng dụng nhắn tin khoảng một năm trước vì cho phép nhân viên phản hồi nhanh hơn. Và, ông lưu ý, khách hàng sẵn sàng trả phí bảo hiểm cho "các giá trị nội tại" như trả lời nhanh chóng.
