Bắt đầu năm mới ngay: smb it checklist

Bắt đầu năm mới ngay từ góc độ CNTT có nghĩa là mang lại nhiều trật tự cho sự hỗn loạn nhất có thể. Các tuần giữa Giáng sinh và Năm mới có xu hướng chậm lại về các yêu cầu trợ giúp CNTT, triển khai và các nhiệm vụ quản lý ngẫu nhiên khác. Hầu hết các tháng một sau khi phù hợp khi phần còn lại của tổ chức trở về từ các ngày lễ và từ từ xây dựng đà. Những tuần đó rất hữu ích cho các nhà quản lý CNTT, những người cần thời gian để sắp xếp nhà cửa của họ, để cung cấp nền tảng công nghệ vững chắc cho phần còn lại của năm. Sau đây là sáu bước chính mà các nhà quản lý CNTT nên thực hiện càng sớm càng tốt trong năm 2016.

1. Lập kế hoạch cho thuê phần cứng của bạn Làm mới

Hy vọng rằng bạn đã duy trì nhật ký kiểm toán phần cứng chính xác bao gồm tất cả các cơ sở hạ tầng tại chỗ của bạn, bao gồm không chỉ PC và máy tính xách tay mà còn cả phần cứng mạng, máy in và danh mục thiết bị di động ngày càng mở rộng. Ai có cái gì; nó nằm ở đâu; thông tin nhận dạng cơ bản như số sê-ri và quan trọng nhất là cho thuê ngày làm mới. Ghi lại những gì phần cứng sẽ được làm mới trong năm nay và khi nào, và đảm bảo đưa yếu tố đó vào kế hoạch dự án của bạn. Đặc biệt chú ý đến những thiết bị di động mà nhân viên của bạn đang sử dụng vì ngày càng có nhiều người sử dụng thiết bị di động cá nhân để làm việc (có thể mang gánh nặng thanh toán không cần thiết và rủi ro bảo mật).

2. Thực hiện kiểm toán giấy phép phần mềm kỹ lưỡng

Nếu bạn đã làm theo quy trình thích hợp vào năm ngoái, thì bạn đã hoàn thành kiểm toán phần mềm. Nhưng, trong trường hợp bạn không làm, bạn chắc chắn không muốn bỏ qua bước này ngay bây giờ.

Tuy nhiên, giống như trong kiểm toán phần cứng của bạn, bạn sẽ thấy rằng người dùng cũng đang lựa chọn cá nhân trong danh mục đầu tư phần mềm của họ. Tương tự như nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân cho công việc, nhiều người cũng đang sử dụng các dịch vụ dựa trên đám mây của riêng họ. Điều này có thể xảy ra vì một người dùng quyết định đăng ký một dịch vụ cụ thể hoặc thậm chí cả nhóm triển khai một dịch vụ đám mây chỉ giữa họ.

Thông thường, các dịch vụ này được thanh toán thông qua các khoản phí định kỳ được gán cho thẻ tín dụng cá nhân hoặc doanh nghiệp và kế toán có thể gặp khó khăn khi tìm ra ai sẽ trả tiền cho những gì. Đó là tin xấu đối với họ nhưng nó cũng có thể cắn bạn trong thời gian ngân sách CNTT, vì vậy hãy vượt qua nó ngay bây giờ càng nhiều càng tốt. Xu hướng này cũng có thể gây ra những cơn đau đầu lớn từ góc độ bảo mật vì nhiều dịch vụ đám mây được gọi là thực sự buộc người dùng phải tải xuống các mô-đun phía máy khách mà nhất thiết phải bỏ qua quá trình thử nghiệm thông thường của bạn. Nếu bạn không biết những gì đang chạy trên thiết bị của người dùng của mình, bạn không thể bảo vệ họ đầy đủ.

Theo nghĩa truyền thống hơn, hãy chắc chắn rằng kiểm toán phần mềm của bạn cũng bao gồm các cơ sở thông thường, nghĩa là đánh giá chính xác phần mềm nào được cài đặt, nơi nó đang chạy, ai có quyền truy cập so với ai có giấy phép và khi các giấy phép đó hết hạn. Đặc biệt chú ý đến phần mềm bảo mật Chống vi-rút, mạng riêng ảo (VPN) và mã hóa là ba ví dụ.

3. Khổ qua kiểm toán an ninh đó

Chắc chắn, kiểm toán bảo mật CNTT chỉ thú vị hơn một chút so với chuyến thăm từ IRS, nhưng tin tốt là chúng hoàn toàn quan trọng và mang tính chuyên môn cao. Điều đó có nghĩa là bạn đã có một trường hợp tuyệt vời để thuê một nhà tư vấn để thực hiện quy trình này cho bạn. Nhưng, cho dù đó là bạn hoặc một số chuyên gia bên ngoài đang làm điều đó, hãy đảm bảo những điều sau đây được đề cập chi tiết:

Thêm kiểm toán, gắn kết quy trình vào dữ liệu kiểm toán phần cứng và phần mềm của bạn.

Phân tích bảo vệ danh tính Cách thức bạn đang kiểm soát truy cập vào tài nguyên và dữ liệu CNTT của công ty cả tại chỗ và trên đám mây.

Phân tích bảo mật đám mây Phân tích riêng biệt tất cả các hoạt động trên đám mây của bạn, cho dù đó chỉ là một vài hợp đồng lưu trữ ngoài trang web hoặc ứng dụng Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) đầy đủ đang chạy một quy trình kinh doanh chính.

Phân tích bảo vệ dữ liệu và khắc phục thảm họa (DR). Làm thế nào giải pháp năm ngoái giải quyết được và có những điểm yếu hoặc kịch bản không lường trước mà bạn nên giải quyết trong năm nay?

Phân tích kiểm toán tổng thể, bạn không thể đưa vấn đề này cho bất kỳ nhà tư vấn nào; sử dụng báo cáo kiểm toán bảo mật để đánh giá mức độ an toàn của hoạt động CNTT của bạn và tìm ra không chỉ những nơi cần cải thiện mà còn là nơi bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách sử dụng các giải pháp hoặc chiến thuật bảo mật khác nhau.

4. Tìm hiểu quy trình kinh doanh của bạn

Trong một công ty nhỏ, điều này có thể được thực hiện trong một vài lần ngồi xuống. Trong một công ty cỡ vừa, có lẽ bạn sẽ có cơ hội chi tiêu một vài bữa trưa. Tên của trò chơi ở đây là "Nó thực sự hoạt động như thế nào?" Ý tưởng trước tiên là xác định các quy trình chính trong doanh nghiệp của bạn làm cho nó hoạt động (nghĩa là cho phép nó kiếm tiền và hoạt động) và ai lãnh đạo hoặc sở hữu các quy trình đó. Sau đó, hãy dành thời gian đối mặt với những người đó và nhờ họ hướng dẫn bạn thông qua chi tiết về cách thức các quá trình này xảy ra; những gì thực sự quan trọng trong việc làm cho chúng xảy ra; những công cụ nào đang được sử dụng ngày nay để hoàn thành công việc này; và những gì những người này muốn thấy, điều ước sẽ xảy ra, hoặc nói chung chỉ muốn nhóm lại.

Chỉ với thông tin này, bạn có thể thực sự thêm giá trị. Chuyên môn của bạn không chỉ là biết những gì đang diễn ra trong công nghệ; nó có thể áp dụng công nghệ một cách sáng tạo để làm cho các quy trình kiếm tiền đó được thực hiện nhanh hơn, rẻ hơn hoặc cạnh tranh hơn. Chỉ khi bạn thực sự biết cách mọi thứ hoạt động, bạn mới có thể thực hiện công việc đó một cách hiệu quả, thậm chí dễ dàng. Vì vậy, hãy dành một chút thời gian ra khỏi màn hình của bạn và làm quen với đồng nghiệp của bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi họ vui mừng khi có những cuộc trò chuyện này và kết quả là cổ phiếu nội bộ của bạn có thể tăng bao nhiêu.

5. Nói chuyện với Marketing

CNTT và Marketing thường là hai bộ phận không liên quan nhiều đến nhau, ngoài sự tương tác bề mặt. Nhưng với sự bùng nổ xung quanh tiếp thị truyền thông xã hội, công nghệ đang đóng một vai trò ngày càng quan trọng trong kế hoạch tiếp thị tổng thể của công ty bạn. Vì vậy, có một cuộc trò chuyện đầu năm có thể trả cổ tức lớn trong suốt phần còn lại của năm. Những điều quan trọng Marketing có thể sẽ muốn thảo luận bao gồm:

Quản lý sự hiện diện trên phương tiện truyền thông xã hội và trực tuyến Nhiều bộ phận tiếp thị không có manh mối về mức độ tinh vi có sẵn cho họ khi nói đến việc quản lý các chiến dịch tiếp thị trực tuyến; thêm chuyên môn của bạn ở đây có thể ngay lập tức tạo ra một kế hoạch công nghệ dài cả năm cho cả hai bên.

Thu thập và lưu trữ dữ liệu Những người tiếp thị có xu hướng yêu cầu mọi thứ với mục đích tìm ra cách sử dụng nó sau này. Điều đó sẽ ổn nếu "mọi thứ" không bao gồm cả petabyte tiềm năng của dữ liệu web, giao dịch và theo dõi khách hàng. Hiểu những gì những người này đang thu thập ngày hôm nay và những gì họ dự định thu thập vào ngày mai có thể quyết định chiến lược lưu trữ của bạn trong cả năm.

Phân tích dữ liệu Nếu các quản trị viên cơ sở dữ liệu (DBA) của bạn đã trả lời các câu hỏi về trí tuệ kinh doanh (BI) cho đến bây giờ, hãy thiết lập để thay đổi. Với một sự gia tăng rõ rệt trong việc thu thập dữ liệu sẽ tăng cùng mức khai thác dữ liệu đó cho giá trị. Tải nó lên vai của một hoặc hai DBA làm việc quá sức có lẽ là một sai lầm. Thay vào đó, hãy xem liệu các công cụ dịch vụ thông minh kinh doanh tự phục vụ (BI) (như Microsoft Power BI hoặc Tableau Desktop) có thể giúp tổ chức của bạn không. Nói chuyện với Marketing, Tài chính và các bộ phận chuyên sâu về dữ liệu về những hiểu biết mà họ đang tìm kiếm, sau đó xem liệu bạn có thể triển khai các công cụ để cho phép họ tự đào lấy những cố gắng đó không.

6. Lên kế hoạch

Nếu bạn đã làm theo các bước đã được vạch ra, bây giờ bạn có một ý tưởng chính xác về công nghệ của công ty bạn đang sử dụng, cách sử dụng và chi phí của nó là bao nhiêu. Bạn cũng có một cái nhìn tốt về các lỗ hổng liên quan đến tình huống này - nơi bạn đang trả quá nhiều; rủi ro bảo mật tiềm ẩn nằm ở đâu; những gì sẽ cần phải được cập nhật hoặc làm mới trong năm nay, và nhiều hơn nữa.

Sử dụng những phát hiện đó để bắt đầu vạch ra năm CNTT của bạn. Bạn cần tìm hiểu có bao nhiêu dự án mà bộ phận của bạn có thể xử lý trên các dự án phải xảy ra (chẳng hạn như gia hạn giấy phép, triển khai phần cứng mới do làm mới hợp đồng thuê và tương tự). Chỉ khi bạn vạch ra những dự án không tùy chọn đó, bạn mới có thể bắt đầu lập kế hoạch giá trị gia tăng.

Nhưng khi bạn đến giai đoạn đó, có một số bước chính bạn cần phải làm theo:

Bạn đã gặp các nhà lãnh đạo quá trình tiền tuyến; bây giờ gặp quản lý cấp trên. Những người ở tuyến đầu đã cho bạn cái nhìn sâu sắc về cách mọi thứ hoạt động và nơi bạn có thể giúp đỡ, nhưng chỉ quản lý cấp cao mới có thể cung cấp cho bạn viễn cảnh lớn. Bạn cần cả hai quan điểm để đưa ra một kế hoạch công nghệ hiệu quả.

Làm việc để "bán" các dự án trước khi dành thời gian đánh giá và thử nghiệm. Tìm ra công cụ nào sẽ hoạt động tốt nhất trong tổ chức của bạn có thể là một công việc tẻ nhạt và tốn thời gian. Đừng tiếp tục như vậy cho đến khi bạn đã mua từ cả hai bên liên quan và quản lý cấp trên. Nói cách khác, bán ý tưởng dự án của bạn cho những người sẽ được hưởng lợi trước khi dành bất kỳ thời gian đáng kể nào cho họ.

Khi bán dự án của bạn, đừng chỉ tập trung vào tiết kiệm chi phí. Nhiều nhà quản lý CNTT mặc định tìm giải pháp rẻ hơn cho bất kỳ công cụ nào đang được sử dụng ngày nay. Đôi khi, đó là một góc độ tốt - đặc biệt đối với những thứ như gọi điện thoại di động và gói dữ liệu. Nhưng, đối với phần mềm định hướng nhiệm vụ và dịch vụ đám mây, tập trung vào chức năng tăng lên là cách chơi tốt hơn. Thiết lập bản giới thiệu các giải pháp được đề xuất cho các bên liên quan để cho họ thấy kế hoạch của bạn có thể làm gì cho họ và bạn sẽ nhận được nhiều sự chú ý hơn cả với bảng tính ngân sách kỳ lạ nhất.

Đừng làm quá. Khi bạn đã nhận được sự chú ý của quản lý cấp trên và mua từ các bên liên quan trong quy trình, thật dễ dàng để bị cuốn theo đà và sự phấn khích. Điều đó có thể dẫn đến quá hứa hẹn, đến lượt nó, dẫn đến thất bại của dự án và sự phụ thuộc của Advil. Hãy rất cẩn thận trong kế hoạch dự án của bạn. Cung cấp bộ đệm không chỉ về mặt thời gian mà cả về ngân sách, trong trường hợp bạn cần thuê trợ giúp bên ngoài để hoàn thành công việc đúng hạn. Hãy nhớ rằng CNTT cũng cần phải ứng phó với các tình huống không lường trước được, vì vậy đảm bảo bạn có thể triển khai cho ngày mai trong khi vẫn xử lý hiệu quả với ngày hôm nay là chìa khóa.