Đánh giá và đánh giá dự án làm việc nhóm

Bắt đầu với các dự án làm việc nhóm

Dự án làm việc nhóm giúp bạn dễ dàng thiết lập tài khoản và bắt đầu nhập thông tin chi tiết về một dự án ngay lập tức. Một số ứng dụng quản lý dự án gây khó khăn hơn vì chúng sử dụng thuật ngữ độc đáo cho các tính năng của chúng hoặc ẩn cài đặt bạn cần ở những nơi bạn có thể không nhìn thấy. Dự án làm việc nhóm không. Đây là một trong những công cụ quản lý dự án trực quan nhất mà chúng tôi đã thấy. Trong vài phút tạo tài khoản, chúng tôi đã thiết lập một dự án, mời cộng tác viên, nhập danh sách các mốc quan trọng và bắt đầu thêm các nhiệm vụ.

Ứng dụng này có thiết kế mới mẻ và thông minh. Nó vui tươi trong khi vẫn chuyên nghiệp, với chủ đề màu sắc mà bạn có thể tùy chỉnh và nó sử dụng không gian một cách thích hợp. Tất cả điều này làm cho một ứng dụng trực quan mời. Điều hướng không thể trực quan hơn. Luôn luôn rõ ràng nơi bạn cần đến để xem danh sách các dự án, giao nhiệm vụ cho một người cụ thể, thay đổi cấp phép của ai đó, thêm chi tiết vào một nhiệm vụ, quay ra báo cáo hoặc khởi chạy bộ đếm thời gian để theo dõi thời gian thực hiện nhiệm vụ.

Dễ dàng điều hướng và sử dụng ứng dụng, Teamwork Project không có nghĩa là đơn giản. Bộ tính năng của nó là sâu sắc. Chẳng hạn, khi tạo các tác vụ, bạn có thể thêm các nhiệm vụ phụ, tạo các phụ thuộc nhiệm vụ, chỉ ra các mức độ ưu tiên, xác định ngày đáo hạn hoặc khoảng thời gian cho nhiệm vụ và gán nó cho nhiều người. Nó thiếu khả năng chỉ định thời gian thực hiện nhiệm vụ (bạn chỉ có thể đặt ngày), nhưng, nếu không, các tùy chọn rất phong phú.

Bạn có thể tùy chỉnh tài khoản Dự án làm việc nhóm của mình để gắn thương hiệu với danh tính của công ty bạn. Mỗi tài khoản đều có một URL duy nhất để đăng nhập và bạn cũng có thể tùy ý thêm logo. Ngoài ra, bạn có thể truy cập các tùy chỉnh và cài đặt cấp thấp hơn, chẳng hạn như các cài đặt liên quan đến webhooks, đăng nhập một lần (SSO) và chi tiết đăng ký của bạn.

Đặc trưng

Khi bạn và nhóm của bạn thực hiện các dự án làm việc nhóm với các dự án và chi tiết liên quan, bạn cũng sẽ thấy một bảng điều khiển điền thông tin. Bảng điều khiển chứa một số biểu đồ và hộp thông tin cho bạn biết về trạng thái của các dự án của bạn. Ví dụ, nó có thể hiển thị cho quản trị viên nhóm số lượng nhiệm vụ sớm trong tất cả các dự án, có bao nhiêu nhiệm vụ đang hoạt động được giao cho các thành viên nhóm khác nhau, thời gian gần đây nhóm đã dành cho các nhiệm vụ và bao nhiêu giờ trong số đó có thể thanh toán. Đối với những cá nhân không có đặc quyền quản trị, họ sẽ thấy thông tin phù hợp với họ, chẳng hạn như các nhiệm vụ và cột mốc sắp tới, thời gian được ghi lại và các nhiệm vụ đang hoạt động được giao cho họ.

Nói về thời gian được ghi lại, Dự án làm việc nhóm đi kèm với các tính năng theo dõi thời gian và thanh toán, bao gồm cả bộ hẹn giờ trong ứng dụng mà bạn có thể khởi chạy trong khi bạn làm việc. Nếu bạn không theo dõi thời gian của mình khi bạn làm việc, bạn luôn có thể thêm số giờ hoặc phút làm việc thủ công. Dự án làm việc nhóm cho phép bạn nhập các chi tiết bổ sung, chẳng hạn như mô tả công việc, các nhiệm vụ có liên quan và thậm chí các thẻ. Bạn cũng có thể đánh dấu các mục thời gian là có thể xuất hóa đơn hoặc không xuất hóa đơn.

Dự án làm việc nhóm bao gồm các chi phí và công cụ lập hóa đơn, quá. Hầu hết các tính năng này sống dưới một tiêu đề gọi là Thanh toán. Khi bạn phải chịu các chi phí nên được tính cho khách hàng, bạn có thể thêm chúng vào khu vực này và bao gồm tên, ngày và mô tả. Từ phần này, bạn cũng có thể chọn tất cả thời gian và chi phí có thể tính hóa đơn và tự động tạo hóa đơn. Bạn cũng có thể tạo một hóa đơn phí phẳng ở đây. Các dự án làm việc theo nhóm theo dõi các hóa đơn bạn tạo và các chi phí bạn lập hóa đơn để bạn không lập hóa đơn gấp đôi cho bất kỳ ai.

Ứng dụng này cũng có các biểu đồ Gantt tương tác, vì vậy bạn có thể điều chỉnh dòng thời gian của dự án bằng cách kéo và thả các tác vụ bị ảnh hưởng. Bạn cũng có thể chỉnh sửa hầu hết các chi tiết quan trọng khác. Ví dụ: bạn có thể tạo các phụ thuộc giữa các tác vụ, ghi lại tiến trình của một tác vụ bằng cách lưu ý phần trăm của nó khi hoàn thành, gán lại cho người khác, thay đổi mức độ ưu tiên, v.v. Tuy nhiên, các chế độ xem dạng lưới của biểu đồ Gantt cảm thấy chặt chẽ và không phù hợp với thiết kế mời gọi của ứng dụng.

Nếu bạn yêu thích các biểu đồ Gantt và chuyên sâu về quản lý thời gian và theo dõi thời gian, bạn có thể thấy LiquidPlanner hấp dẫn hơn. Trong LiquidPlanner, bạn có thể thấy trên biểu đồ Gantt về việc sự vắng mặt bất ngờ hoặc nghỉ phép kéo dài của ai đó sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của dự án và bạn có thể điều chỉnh ngay lập tức toàn bộ lịch trình dự án cho phù hợp. Dự án Comindware có nhiều tính năng tương tự nhưng không đặt sự quản lý thời gian lên hàng đầu như LiquidPlanner.

Dự án làm việc nhóm cũng bao gồm các bảng Kanban tùy chọn. Kanban là một phương pháp quản lý công việc. Bạn có một bảng với một loạt các cột dọc và bạn có thẻ. Mỗi thẻ là một nhiệm vụ. Bạn có thể gắn nhãn các cột theo cách bạn thích, mặc dù mọi người thường sử dụng chúng để theo dõi công việc thông qua quy trình công việc, chẳng hạn như Làm, Làm, Hoàn thành. Sau đó, bạn di chuyển một thẻ từ trên các cột khi nó tiến qua quy trình làm việc.

Cách các dự án làm việc nhóm thực hiện kanban là một chút khác thường, nhưng theo một cách gọn gàng. Thông thường, khi các ứng dụng quản lý dự án có bảng kanban (và hiếm khi chúng làm như vậy), các cột của bảng khớp với một số trường đã có trong chi tiết nhiệm vụ, nghĩa là bạn chọn tiêu đề cột từ một số trường hiện có. Tuy nhiên, trong các Dự án làm việc nhóm, bảng Kanban của bạn hoàn toàn có thể bị ngắt kết nối với thông tin hiện có về dự án và nhiệm vụ. Bạn có thể làm một bảng kanban tươi để hình dung bất kỳ thông tin nào bạn muốn. Ví dụ: trong tài khoản demo của chúng tôi, chúng tôi đã tạo một bảng kanban để theo dõi trạng thái nhiệm vụ: Được chỉ định, Được chỉ định, Đang tiến hành, Đang chờ Đăng xuất. Các tùy chọn này không xuất hiện ở bất cứ đâu trong chi tiết nhiệm vụ. Chúng hoàn toàn tách biệt. Vì bạn tùy chỉnh bảng kanban theo bất kỳ cách nào bạn thích, bạn có cơ hội thực hiện một điều gì đó mới lạ với dự án của bạn vốn không được hỗ trợ trong ứng dụng.

Trong chế độ xem của Hội đồng quản trị, Dự án làm việc nhóm có một tính năng rất hay khác gọi là Triggers. Kích hoạt là tự động hóa bạn tạo để khi ai đó di chuyển thẻ nhiệm vụ vào một cột nhất định, một số hành động được chỉ định sẽ tự động xảy ra. Ví dụ: giả sử chúng ta có một cột có tên là Đang chờ phê duyệt. Bạn có thể tạo Trình kích hoạt sao cho bất cứ khi nào thẻ rơi vào cột này, người quản lý nhóm và bất kỳ ai theo dõi nhiệm vụ đều nhận được thông báo rằng công việc đã sẵn sàng để được phê duyệt. Lưu ý rằng các kích hoạt không có sẵn trong gói miễn phí.

Tích hợp và Webhooks

Dự án làm việc theo nhóm hỗ trợ webhooks, đây là một tính năng hơi tiên tiến cho phép bạn tạo tự động hóa với các dịch vụ trực tuyến bên ngoài Dự án làm việc nhóm. Ví dụ: bạn có thể tạo một webhook gửi email đến nhóm điều hành bất cứ khi nào ai đó đánh dấu một cột mốc hoàn thành. Để một webhook hoạt động, bạn cũng cần dịch vụ được kết nối để hỗ trợ webhooks.

Một cách khác bạn có thể sử dụng webhooks là thu thập thông tin tùy chỉnh về cách nhóm của bạn sử dụng Dự án làm việc nhóm. Ví dụ, bạn có thể phát triển một webhook ghi lại thời gian, ngày tháng và người dùng bất cứ khi nào ai đó tải xuống tệp từ tài khoản của nhóm bạn. Lưu ý rằng Webhooks yêu cầu bạn đi sâu vào API một chút, vì vậy một số người dùng có thể muốn chọn tham gia tích hợp khác thay thế.

Về mặt đó, Dự án làm việc nhóm hỗ trợ rất nhiều dịch vụ tích hợp, bao gồm ZenDesk, FreshBooks, Harvest và Zapier. Zapier mở ra nhiều kết nối hơn nữa, vì đây là dịch vụ hỗ trợ mọi người thực hiện tự động hóa giữa các ứng dụng không nhất thiết phải tự kết nối. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Zapier để kết nối Dự án làm việc nhóm với Salesforce để khi ai đó tạo cơ hội bán hàng mới trong Salesforce, một nhiệm vụ mới sẽ tự động xuất hiện trong Dự án làm việc nhóm lấy bất kỳ thông tin nào bạn muốn từ cơ hội bán hàng mới.

Hợp tác trong các dự án làm việc nhóm

Trong một khoảng thời gian ngắn, các ứng dụng quản lý dự án và các ứng dụng quản lý công việc khác bắt đầu thêm chức năng trò chuyện để bạn có thể nhắn tin cho đồng nghiệp mà không cần rời khỏi cửa sổ hoạt động nơi bạn đang làm việc. Xu hướng đó đã chậm lại khi các ứng dụng nhắn tin nhóm đã trở nên phổ biến hơn. Thực tế, tinh thần đồng đội cung cấp một ứng dụng nhắn tin cho các nhóm được gọi là Trò chuyện nhóm, nhưng đó là một sản phẩm được bán riêng với Dự án làm việc nhóm. Hai ứng dụng có thể tích hợp với nhau, vì vậy nếu bạn thích Dự án làm việc theo nhóm, bạn có thể xem xét thêm Trò chuyện nhóm.

Công ty cũng có các sản phẩm cộng tác khác, chẳng hạn như CRM, phần mềm trợ giúp và ứng dụng chỉnh sửa tài liệu hợp tác có tên Teamwork Spaces có phần giống với Quip từ Salesforce. Tất cả các ứng dụng này có thể tích hợp với nhau.

Một vài dịch vụ quản lý dự án vẫn cung cấp một ứng dụng trò chuyện được kết hợp đầy đủ, nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng. Dự án Zoho và ProofHub là hai ví dụ.

Nhiều như các Dự án làm việc nhóm thúc đẩy làm việc cùng nhau, không lý tưởng cho một số loại cộng tác nhất định. Ví dụ: bạn có thể tải tệp lên ứng dụng, xem trước chúng và thậm chí thêm nhận xét. Tuy nhiên, bạn không thể đánh dấu các tệp bằng mũi tên và vòng tròn hoặc công cụ tô sáng, đây là một trở ngại nếu nhóm của bạn cộng tác thường xuyên trên các tài liệu trực quan.

Nếu bạn cần các công cụ đánh dấu trong ứng dụng cộng tác của mình, bạn có thể tìm kiếm phần mềm kiểm chứng cụ thể hoặc tìm kiếm một ứng dụng quản lý dự án có chứa nó, chẳng hạn như ProofHub. Volerro là một lựa chọn khác, mặc dù đó là một ứng dụng bảng Kanban hơn là phần mềm quản lý dự án truyền thống. Igloo là một lựa chọn khác, nhưng đó là không gian cộng tác tại nơi làm việc (nghĩ là mạng nội bộ) hơn là một nền tảng quản lý dự án. Nó có các công cụ đánh dấu PDF cũng như tùy chọn xếp hạng sao cho tất cả các tệp được tải lên.

Mặc dù có những hạn chế đó, Dự án làm việc nhóm không cho phép bạn thêm mô tả vào tệp, phân loại chúng và chọn ai sẽ được thông báo về việc tải lên. Bạn thậm chí có thể hạn chế quyền truy cập vào một tệp nếu bạn không muốn mọi người trong tài khoản nhìn thấy nó.

Nếu bạn có đồng đội thường xuyên di chuyển, Teamwork Project có một ứng dụng cho cả iOS và Android, cho phép mọi người luôn cập nhật về các dự án và nhiệm vụ bất kể họ ở đâu. Phiên bản di động của Dự án làm việc nhóm cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về tình trạng công việc và thời gian nhưng không có từng chức năng đi kèm trong ứng dụng web. Vì vậy, nó hữu ích cho việc giữ liên lạc với nhóm của bạn bằng cách cập nhật trạng thái của bạn hoặc thêm giờ làm việc cho một nhiệm vụ, nhưng không có nghĩa là nó thay thế cho ứng dụng web.

Quản lý dự án đơn giản

Dự án làm việc nhóm cung cấp hỗ trợ quản lý dự án tuyệt vời, với một loạt các công cụ, thiết kế dễ sử dụng và các tính năng hữu ích. Tỷ lệ căn hộ của nó bao gồm năm người dùng, và giá cả cạnh tranh của nó làm cho nó có giá trị tốt, dựa trên những gì nó cung cấp. Các dự án làm việc nhóm vẫn là sự lựa chọn của các biên tập viên PCMag cùng với các dự án Zoho và LiquidPlanner. Các dự án Zoho tiếp tục thu hút các doanh nghiệp nhỏ về ngân sách, trong khi LiquidPlanner là lý tưởng cho các tổ chức lớn hơn, sẵn sàng dành thời gian để tìm hiểu một hệ thống cực kỳ hiệu quả.

Nếu bạn chọn Dự án làm việc theo nhóm, hãy xem lời khuyên của chúng tôi về 7 cách để đơn giản hóa quản lý dự án trong các dự án làm việc nhóm để giúp bạn bắt đầu.