Video: Tiếng anh chuyên ngành công nghệ thông tin (CNTT) | Phần 1 (Tháng Chín 2024)
Hiện tại công ty của bạn đang sử dụng hệ thống điện thoại nào không thực sự quan trọng bởi vì đến một lúc nào đó, bạn sẽ cần tìm một thứ gì đó sẽ mở rộng quy mô để hỗ trợ doanh nghiệp đang phát triển của bạn. Một nhà cung cấp điện thoại đám mây tiên tiến hơn và nhà cung cấp dịch vụ trao đổi chi nhánh riêng (PBX) sẽ cung cấp các tính năng dễ hiểu hơn và đường dẫn đến Dịch vụ truyền thông hợp nhất (UCaaS). Nó cũng sẽ cung cấp hiệu suất tốt hơn cho số lượng người dùng ngày càng tăng, bảo mật nâng cao và khả năng báo cáo và kế toán cuộc gọi kỹ lưỡng hơn để bạn có ý tưởng tốt hơn nhiều về những gì bạn đang chi tiêu và ở đâu.
Nhưng đó mới chỉ là khởi đầu. Mặc dù bạn có thể chỉ cần đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ Thoại qua IP (VoIP) và thực hiện bất kỳ tính năng nào mà nó cung cấp, có lẽ bạn nên quyết định xem bạn muốn hệ thống điện thoại làm gì, bạn muốn nó tương tác với bạn như thế nào kinh doanh hiện tại, và những tính năng bạn nghĩ là cần thiết. Để làm điều đó, bạn sẽ cần phải ngồi lại với không chỉ đội ngũ lãnh đạo cấp cao của mình, mà cả những người quản lý tuyến đầu của doanh nghiệp để xác định chính xác cách sử dụng hệ thống điện thoại hiện tại của bạn. Đó là cách an toàn duy nhất để khám phá những tính năng mà nhân viên của bạn thực sự cần giữ và nơi có cải tiến và công nghệ mới.
Với ý nghĩ đó, sau đây là 10 cân nhắc và điểm kiến thức bạn sẽ cần đề cập khi chọn bất kỳ hệ thống điện thoại mới nào:
- Nhân viên bán hàng hoặc hỗ trợ của bạn có khối lượng cuộc gọi lớn hay bạn đang điều hành một trung tâm cuộc gọi trong hoạt động của mình? Cả hai sẽ yêu cầu không chỉ tối ưu hóa mạng mà còn có khả năng hỗ trợ phần mềm. Nhân viên bán hàng và hỗ trợ sẽ cần tích hợp với các ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và bộ phận trợ giúp của bạn, trong khi một trung tâm cuộc gọi thường yêu cầu phần mềm cụ thể ngoài máy khách UCaaS chung từ nhà cung cấp giọng nói của bạn.
Bạn có một hệ thống điện thoại hiện có? Nếu bạn làm như vậy, bất cứ điều gì bạn chọn tiếp theo đều phải tương thích, nếu chỉ để chuyển đổi từ dịch vụ điện thoại cũ đơn giản (POTS) sang VoIP một cách hợp lý. Hệ thống điện thoại hoạt động là một phần quan trọng trong hầu hết các doanh nghiệp và không có khả năng tổ chức của bạn sẽ chào đón một tuần ngừng hoạt động trong khi bạn sắp xếp mọi thứ và trả lại các cuộc gọi từ điện thoại của trẻ em ở nhà.
Hiện tại có bao nhiêu người sẽ sử dụng hệ thống điện thoại và bạn nghĩ mình sẽ phát triển như thế nào trong năm năm tới? Trừ khi bạn có kế hoạch hạn chế sự phát triển của mình bằng cách giới hạn quyền truy cập điện thoại cho nhân viên của bạn, hệ thống điện thoại của bạn cần có khả năng mở rộng. Các kế hoạch tăng trưởng sẽ ảnh hưởng đến một số cân nhắc khác, từ kiến trúc mạng của bạn đến lựa chọn cuối cùng của nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp tổng đài. May mắn thay, hầu hết các hệ thống tổng đài IP đều có khả năng mở rộng khá.
Bạn có cần hỗ trợ điện thoại analog? Bạn có thể muốn tránh đặt cổng Ethernet cho điện thoại VoIP ở các khu vực công cộng như một biện pháp bảo mật, nhưng bạn vẫn có thể muốn cung cấp một cách để khách truy cập thực hiện cuộc gọi điện thoại. Tương tự như vậy, bạn có thể không muốn đặt điện thoại VoIP trong một số môi trường, chẳng hạn như khu vực lắp ráp ngoài trời hoặc trên sàn sản xuất.
Bạn có cần gửi fax không? Đáng ngạc nhiên, không phải mọi hệ thống VoIP đều hỗ trợ fax. Một số sẽ yêu cầu bộ điều hợp, một số sẽ yêu cầu cổng fax hoặc máy chủ fax và một số chỉ cần bỏ qua fax. Trong những trường hợp đó, hãy kiểm tra các dịch vụ fax trực tuyến này để được trợ giúp và sau đó bạn có thể làm việc với các giao diện lập trình ứng dụng (API) của nhà cung cấp VoIP để tích hợp dịch vụ fax của bên thứ ba vào cấu trúc cuộc gọi VoIP của bạn.
Dịch vụ đám mây có thể giảm. Ngay cả những người chơi tỷ đô như Amazon Web Services (AWS) có xu hướng đi xuống một vài lần trong năm. Nếu độ tin cậy của cuộc gọi tuyệt đối là cần thiết cho doanh nghiệp của bạn, thì tổng đài của bạn, cho dù đó là tại chỗ hay trên đám mây, sẽ cần kết nối với mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN). (PSTN là gì? Hãy nghĩ Ma Bell.) Mạng đó vượt xa năm mức độ tin cậy được các công ty đám mây chào mời, nhưng để kết nối sẵn sàng như một tùy chọn đòi hỏi một số khả năng nhất định trên tổng đài của bạn, đặc biệt là nếu trong đám mây . Đảm bảo loại kết nối dự phòng này được hỗ trợ và biết chính xác cách nó được hỗ trợ để tránh những bất ngờ khó chịu tiềm ẩn.
Những loại tính năng nâng cao nào bạn muốn cho doanh nghiệp của bạn? Tất cả các hệ thống ngày nay có thể thực hiện và nhận các cuộc gọi thoại và khiến mọi người bị trì hoãn với nhiều lựa chọn cho nhạc chờ bị phản đối. Hầu hết các hệ thống VoIP sẽ cho phép sử dụng điện thoại mềm, là các ứng dụng chạy trên máy tính để bàn hoặc có lẽ trên điện thoại di động. Các tính năng khác có thể bao gồm hội nghị video, cuộc gọi cộng tác, bàn nóng hoặc khách sạn. Nếu bạn cần những thứ đó, thì bạn nên kiểm tra xem chúng có sẵn không. Bạn cũng có thể muốn nhắn tin tức thời (IM), báo cáo tùy chỉnh hoặc xuất dữ liệu hoặc các khả năng bảo mật khó khăn hơn như kiểm toán, mã hóa và ghi âm.
Là doanh nghiệp của bạn được tổ chức để bạn sẽ có một nhân viên tiếp tân hoặc điều hành điện thoại ở đâu đó trong hỗn hợp? Nếu đúng như vậy, thì bạn sẽ cần khả năng hỗ trợ một số loại bảng điều khiển của nhà khai thác và bạn sẽ cần định cấu hình các quyền và quy trình công việc cụ thể cho người đó.
Là mạng của bạn để snuff? Các cuộc gọi thoại cần một mạng riêng hoặc chúng cần một mạng LAN ảo (Vlan) có hỗ trợ Chất lượng dịch vụ (QoS) để các cuộc gọi thoại vẫn có thể hiểu được. Ngoài ra, bạn cần một cổng cho các cuộc gọi VoIP sẽ không bị cản trở bởi các bản tải xuống Windows Update hoặc YouTube. Các tổ chức nhỏ thường có thể nhận được bằng một mạng chia sẻ và Vlan được cấu hình đúng, nhưng nhiều hơn thế đòi hỏi phải có một mạng riêng. Và mạng đó phải đủ nhanh, có nghĩa là nếu bạn không chạy Gigabit Ethernet, thì bạn không đủ nhanh.
Là một tỷ lệ đáng kể trong lực lượng lao động của bạn di động hoặc làm việc từ xa? Mặc dù có liên quan, đây thực sự là những cân nhắc riêng biệt sẽ yêu cầu bạn suy nghĩ về việc tinh chỉnh cơ sở hạ tầng truy cập từ xa, tích hợp nhiều thiết bị di động vào khung quản lý của bạn và cân nhắc bảo mật cho các chiến binh đường bộ có thể bao gồm những thứ như mã hóa cuộc gọi hoặc chỉ thực hiện cuộc gọi thông qua dịch vụ mạng riêng ảo (VPN).
Bạn sẽ nhận thấy rằng tôi đã không thảo luận về các yếu tố này theo thuật ngữ của một tổng đài đặt tại cơ sở hoặc trên đám mây bởi vì hầu hết các cân nhắc tương tự đều xuất hiện theo bất kỳ cách nào. Nhưng điều đáng chú ý là một số yếu tố, như nhu cầu sử dụng điện thoại analog hoặc sử dụng fax nặng, có thể loại bỏ một số tùy chọn. Trong thử nghiệm hệ thống VoIP và UCaaS, PCMag đã lưu ý rằng các nhà cung cấp điện thoại đám mây cung cấp một số lợi ích cho thực tế cho bất kỳ doanh nghiệp nào, bao gồm chi phí tổng thể thấp hơn, bộ tính năng sâu hơn và các kênh liên lạc tích hợp bao gồm không chỉ các cuộc gọi điện thoại VoIP mà còn cả video hội nghị, nhắn tin và các công cụ cộng tác trực tuyến. Nhưng, trong khi hầu hết các doanh nghiệp có thể mặc định các giải pháp dựa trên VoIP như vậy, vẫn có các tổng đài tại chỗ được bán cho một số tổ chức, chủ yếu do phần mềm tùy chỉnh hoặc di sản và một số yêu cầu bảo mật nhất định. Đó là nghiên cứu về doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ cần tiến hành trước khi thực hiện bất kỳ loại lựa chọn nào.
Một số giải pháp phần cứng IP PBX dựa trên phần mềm nguồn mở, chẳng hạn như Asterisk hoặc FreePBX, cũng có các thiết bị được xây dựng dành riêng cho chúng. Những người khác, chẳng hạn như 3CX, hỗ trợ các tiêu chuẩn mở và có các hệ thống tổng đài từ một số cường quốc độc quyền ban đầu, chẳng hạn như Avaya. Mặc dù các giải pháp này rất tốn kém và chắc chắn không cung cấp tất cả tính linh hoạt của hệ thống dựa trên đám mây, nhưng chúng vẫn hoạt động do khách hàng cũ và những người có vấn đề tuân thủ không thể giải quyết theo bất kỳ cách nào khác. Kiểm tra với nhóm pháp lý của bạn để tìm ra nơi công ty của bạn rơi.
- Các nhà cung cấp VoIP kinh doanh tốt nhất cho năm 2019 Các nhà cung cấp VoIP kinh doanh tốt nhất cho năm 2019
- 9 bước để tối ưu hóa mạng của bạn cho VoIP 9 bước để tối ưu hóa mạng của bạn cho VoIP
- Vấn đề bảo mật lớn của VoIP? Đó là vấn đề bảo mật lớn của SIP VoIP? Đó là SIP
Một vài điều khác cần suy nghĩ: Đầu tiên, khi nói đến thiết bị cầm tay vật lý mà nhân viên của bạn sẽ sử dụng, bạn thường có thể chọn điện thoại mình thích vì gần như tất cả điện thoại VoIP sẽ hoạt động trên phần cứng dựa trên cùng một tiêu chuẩn: Giao thức khởi tạo phiên Giao thức (SIP). Tuy nhiên, một số nhà cung cấp, đặc biệt là các nhà cung cấp cũ tập trung vào khách hàng doanh nghiệp, vẫn sử dụng các phiên bản SIP độc quyền của riêng họ, vì vậy bạn sẽ cần kiểm tra xem điện thoại nào bạn muốn hỗ trợ trước khi mua.
Cuối cùng, đừng bỏ qua phần tài liệu bán hàng của nhà cung cấp nói về các dịch vụ và hỗ trợ dịch vụ chuyên nghiệp. Như đã thảo luận trước đó, lưu lượng thoại và các kênh truyền thông phát trực tuyến khác là những động vật khác nhau khi so sánh với việc quản lý một mạng hướng dữ liệu thẳng. Bạn sẽ phải đối mặt với cấu hình lại bộ định tuyến, bộ chuyển mạch và có thể là một tỷ lệ đáng kể các ứng dụng của bạn để không chỉ nhường chỗ cho hệ thống VoIP mà còn đảm bảo các cuộc gọi của bạn giữ được mức chất lượng âm thanh tối thiểu. Có thể sử dụng dịch vụ của một nhân viên hỗ trợ có kiến thức (ít nhất là ở giai đoạn triển khai ban đầu) có thể là chìa khóa khi quyết định giữa các nhà cung cấp dịch vụ thoại cạnh tranh.
