Video: FOIP: T.38 Fax Relay vs. G.711 Fax Pass-Through (Fax Over IP) (Tháng Chín 2024)
Các dịch vụ điện thoại qua IP (VoIP), đặc biệt là các dịch vụ được cung cấp qua đám mây, đã trở thành tiêu chuẩn trong những ngày này, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB). Các lựa chọn rất lớn, khả năng tiết kiệm rất lớn và đối với nhiều doanh nghiệp, hóa ra họ có thể làm mọi thứ với VoIP, đơn giản là họ không thể làm gì khác, đặc biệt là tích hợp nó với các hệ thống đầu cuối nặng như gọi khác, như bàn trợ giúp chẳng hạn. Nhưng VoIP cũng phức tạp. Như vậy, nó có thể rất khó, và nó có thể không giúp bạn tiết kiệm nhiều như bạn nghĩ. Nó thậm chí có thể khiến bạn tốn nhiều tiền hơn một dịch vụ điện thoại cũ (POTS) sau khi tất cả được nói và thực hiện.
-
- Các nhà cung cấp VoIP kinh doanh tốt nhất cho năm 2019 Các nhà cung cấp VoIP kinh doanh tốt nhất cho năm 2019
- VoIP và UCaaS: Giải thích về sự khác biệt VoIP và UCaaS: Sự khác biệt được giải thích
- Tại sao hệ thống VoIP doanh nghiệp của bạn có thể không thuộc về đám mây Tại sao hệ thống VoIP doanh nghiệp của bạn có thể không thuộc về đám mây
Cuối cùng, hãy tính đến nhu cầu của nhân viên và khách hàng của bạn khi chọn hệ thống điện thoại VoIP. Điều này bao gồm quyết định những tính năng mà nhân viên của bạn thực sự cần và những gì họ không có. Nói chung, điều này có nghĩa là chỉ định các bên liên quan, những người sẽ vạch ra bất kỳ quy trình nào liên quan đến hệ thống điện thoại của bạn và cũng ngồi lại với các nhân viên tuyến đầu vận hành các quy trình đó để xem làm thế nào họ có thể làm tốt hơn. Nó cũng bao gồm thiết kế hệ thống để khách hàng không bị lạc trong các menu, phải chịu những lựa chọn quan trọng hoặc nghe những lựa chọn vô tận từ người tự động. Nếu bạn thiếu chuyên môn để làm việc này trong nhà, đó là điều mà hầu hết các chuyên gia tư vấn VoIP được đào tạo để xử lý; chỉ cần nhớ thêm chúng vào tổng chi phí của bạn trong quá trình lập kế hoạch.
Trước khi bạn làm bất cứ điều gì khác, hãy quyết định chính xác lý do tại sao bạn chuyển sang hệ thống điện thoại VoIP. Có rất nhiều lý do có thể là một ý tưởng hay, nhưng, trừ khi bạn biết những lý do đó là gì và chúng có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn như thế nào, bạn chưa sẵn sàng để mua hàng hoặc di chuyển thực tế. Một ý tưởng mơ hồ rằng nó có thể tiết kiệm tiền không phải là một trong những lý do đó. Ví dụ về các lý do chính đáng bao gồm xây dựng một trung tâm cuộc gọi, cung cấp phương tiện cộng tác giữa các địa điểm văn phòng khác nhau, giữ lại dữ liệu cuộc gọi từ nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của bạn để sử dụng trong tiếp thị hoặc dịch vụ khách hàng, cũng như chuẩn bị cho một địa điểm mới hoặc tăng trưởng dự kiến.
Quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm về các giai đoạn quan trọng trong việc bạn chuyển sang VoIP. Các giai đoạn này bao gồm phân tích và thiết kế nhu cầu ban đầu, quy trình mua sắm, thực hiện và cuối cùng là hoạt động liên tục của hệ thống. Lưu ý rằng thường thì đây không thể là cùng một người. Một nhân viên CNTT có thể là lựa chọn tốt nhất để triển khai và vận hành, nhưng họ thường không phải là người thiết kế hệ thống IVR mà khách hàng của bạn sẽ sử dụng hoặc quyết định xem dữ liệu cuộc gọi nào hữu ích nhất cho bộ phận tiếp thị. Vì vậy, bạn cần chỉ định tất cả các bên liên quan của bạn sẽ là ai; và, vâng, một số trong số họ cũng có thể là một nhà cung cấp hoặc tư vấn nếu bạn không có chuyên môn nội bộ.
Bạn sẽ cần tìm hoặc thuê một nhân viên đại diện cho lợi ích của công ty trong quá trình mua sắm và thực hiện. Mặc dù sẽ có rất nhiều nhà cung cấp sẽ đề nghị làm toàn bộ, nhưng họ không nhất thiết phải có cùng sở thích. Thông thường, tất cả họ đều bán cho bạn nhiều nhất có thể, cài đặt và đăng nhập nhanh chóng, sau đó tính phí thêm cho bất kỳ "creep scope" nào sau đó. Chẳng hạn, chỉ có ai đó từ phía bạn theo dõi sẽ lo lắng về độ tin cậy hoạt động lâu dài và những thứ phụ trợ như duy trì dữ liệu cuộc gọi một cách an toàn để công ty của bạn có thể tuân thủ mọi quy định an toàn dữ liệu của ngành. Lưu ý rằng, đối với một công ty thực sự nhỏ, đây có thể là một nghĩa vụ tài sản thế chấp, nhưng ai đó cần phải là người có quan điểm. Người này cần có đủ hiểu biết về công nghệ VoIP để đưa ra quyết định và để biết những quyết định đó sẽ ảnh hưởng đến phần còn lại của công ty như thế nào. Đây không phải là cùng một người được đề cập trong các gạch đầu dòng trước.
Đảm bảo rằng cơ sở hạ tầng mạng hiện tại của bạn có thể hỗ trợ VoIP và có khả năng xử lý sự gia tăng lưu lượng mạng. Bạn cũng cần biết liệu cơ sở hạ tầng của mình có thể xử lý các yêu cầu cụ thể về lưu lượng thoại và video hay không, bao gồm hỗ trợ mọi yêu cầu Chất lượng dịch vụ (QoS) hoặc LAN ảo (Vlan). Điều này có thể có nghĩa là một số nâng cấp cơ sở hạ tầng nếu bộ định tuyến hoặc bộ chuyển mạch hiện tại của bạn không hỗ trợ các khả năng này. Bạn cũng có thể cần nâng cấp Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) nếu nhà cung cấp hiện tại của bạn không thể hỗ trợ các yêu cầu về băng thông của nhiều lưu lượng điện thoại. Ước tính khối lượng cuộc gọi của bạn sẽ tăng băng thông là bao nhiêu là điều mà nhà cung cấp VoIP của bạn có thể xử lý, nhưng bạn cũng có thể thuê một chuyên gia bên ngoài để thực hiện các tính toán đó.
Đừng đánh giá thấp chi phí của VoIP. Chắc chắn, những tỷ lệ hàng tháng có vẻ tốt nhưng đào sâu hơn. Nếu tất cả những gì bạn nhận được là điện thoại di động chạy trên điện thoại di động, sau đó bạn cũng sẽ cần mua cho mọi người một chiếc điện thoại di động, với nhiều phút dữ liệu hoặc nhiều khả năng là gói không giới hạn. Nếu những chiếc điện thoại đó chạy trên máy Windows hoặc Mac, thì mọi người sẽ phải có một máy tính có phần cứng để hỗ trợ VoIP, truy cập internet và một cái gì đó bên trong để xử lý âm thanh và tai nghe. Nếu lựa chọn VoIP sử dụng (hoặc ít nhất là hỗ trợ) điện thoại bàn, thì hãy nhớ rằng những cái đó có giá khoảng từ 75 đến 150 đô la mỗi chiếc cộng với chi phí kết nối mạng có dây với mỗi điện thoại. Rất ít điện thoại bàn VoIP hỗ trợ Wi-Fi, nhưng những điện thoại đó sẽ yêu cầu bạn nâng cấp các điểm truy cập nếu bạn cung cấp cho mọi người điện thoại Wi-Fi. Ồ, và hãy nhớ chi phí nhân sự: Ai đó phải quản lý tất cả những điều này và ai đó phải cung cấp hỗ trợ. Và sau đó là bảo trì và cấp phép liên tục; tất cả đều cộng lại, vì vậy hãy đảm bảo bạn đi qua toàn bộ việc thực hiện một cách chi tiết để bạn không ngạc nhiên về các chi phí mới khi chúng tăng lên.
Tìm ra thời gian biểu thực tế cho sự thay đổi đối với VoIP. Mặc dù một số nhà cung cấp có thể nói gì, nó sẽ không ngay lập tức. Ngay cả khi bạn thay đổi từ hệ thống VoIP này sang hệ thống VoIP khác, đây không phải là hoạt động một ngày. Hãy ngồi xuống và tính toán thời gian để lập kế hoạch, mua lại, thực hiện, đào tạo và chuyển đổi, và sau đó nhân đôi nó. Thậm chí có thể gấp ba nó. Đây là một thay đổi lớn đối với khả năng giao tiếp với chính nó và thế giới bên ngoài của công ty bạn. Vội vã nó chỉ đơn giản là ngu ngốc. Làm việc kịp thời cho việc triển khai thử nghiệm, thử nghiệm và tối ưu hóa, và sau đó là lần triển khai cuối cùng diễn ra theo từng giai đoạn để toàn bộ hoạt động của bạn không bị hỗn loạn nếu xảy ra sự cố.
Quyết định những gì bạn sẽ làm với hệ thống điện thoại cũ của bạn. Nếu bạn có một loạt các điện thoại tương tự trong tình trạng tốt, thì bạn có thể sử dụng chúng với hệ thống điện thoại VoIP của mình cho những nhân viên không cần các tính năng VoIP. Hoặc bạn có thể muốn chúng ở những khu vực có sẵn cho công chúng hoặc nơi chúng ở trong môi trường khó khăn, chẳng hạn như khu vực lắp ráp ngoài trời hoặc trên sàn nhà máy. Và bạn có thể muốn một số để sao lưu (nhiều hơn về điều đó tiếp theo).
Nhận ra rằng dự phòng hoạt động và kế hoạch kinh doanh liên tục của bạn sẽ phải thay đổi, và bạn sẽ phải lập kế hoạch và đầu tư vào, thêm độ tin cậy. Về cơ bản, làm thế nào bạn sẽ tiếp tục kinh doanh nếu mạng bị sập hoặc thậm chí chỉ gặp sự cố? Bởi vì hệ thống điện thoại của bạn sẽ phụ thuộc vào độ tin cậy và hiệu suất của cả mạng cục bộ và internet, bạn cần phải suy nghĩ về các lỗi và các giải pháp thay thế. Sao lưu vào nhà cung cấp dịch vụ internet chính (ISP) và nếu giọng nói quan trọng đối với hoạt động của bạn, một cách để có dịch vụ điện thoại ngay cả khi hết internet. Có, điều này có thể có nghĩa là giữ một số dòng tương tự và điện thoại tương thích có sẵn. Nó cũng có nghĩa là lập kế hoạch cho chuyển đổi dự phòng, dự phòng mạng và tất nhiên là sao lưu.
Đừng quên bảo mật. Tất cả những thứ có thể tấn công mạng CNTT của bạn cũng có thể tấn công mạng VoIP của bạn, ngoài ra còn có những thứ như giả mạo cuộc gọi và chiếm quyền điều khiển cuộc gọi cũng như những kẻ xấu sử dụng hệ thống điện thoại VoIP của bạn để thực hiện các cuộc gọi đường dài và sử dụng nội bộ của bạn thiết bị như một máy chủ cho các cuộc tấn công phần mềm độc hại. Điều này có thể trở nên tồi tệ hơn nếu hệ thống VoIP của bạn không hoạt động tốt với bảo mật của bạn, chẳng hạn như yêu cầu bạn tắt kiểm tra gói (như tôi đã tìm thấy trong một hệ thống điện thoại mà tôi đã kiểm tra). Ngoài ra, các quy định về quyền riêng tư dữ liệu đôi khi có các yêu cầu riêng khi bảo vệ lưu lượng VoIP trong quá trình và khi nghỉ nếu bạn giữ lại bất kỳ dữ liệu cuộc gọi nào cho mục đích bán hàng hoặc dịch vụ. Nếu ngành của bạn được quy định theo cách này, hãy đảm bảo bạn hiểu chính xác cách VoIP phù hợp với phần còn lại của các biện pháp phòng ngừa an toàn dữ liệu của bạn.
Bạn cũng cần ghi nhớ các ưu tiên thực sự của mình khi chọn hệ thống VoIP. Ví dụ, nếu bạn muốn nó hoạt động tốt, thì chi phí không phải là yếu tố chính. Thay vào đó, bạn muốn chức năng. Nếu hệ thống VoIP của bạn hoạt động như bình thường và không có các tính năng bạn không cần, thì có lẽ nó cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm trực tiếp một số tiền và nó sẽ giúp nhân viên của bạn làm việc hiệu quả hơn, giúp tiết kiệm tiền một cách gián tiếp.
