Sắp xếp: 10 mẹo để quản lý ghi chú kỹ thuật số của bạn

Người hâm mộ Seinfeld sẽ nhớ một cảnh tuyệt vời từ chương trình khi Jerry và Elaine xuất hiện tại một công ty cho thuê xe. Jerry yêu cầu lấy một chiếc xe hạng trung mà anh ta đặt trước. Nhân viên tại quầy trả lời rằng họ không còn mẫu nào ở mức trung bình vì hết. "Thấy chưa, " Jerry nói, "bạn biết cách đặt phòng. Bạn chỉ không biết cách giữ chỗ." Tôi nghĩ giống như vậy về ghi chú kỹ thuật số. Rất dễ dàng để ghi chú, nhưng khó hơn nhiều để sử dụng chúng.

Để thực sự sử dụng các ghi chú bạn thực hiện, bạn phải tổ chức và biết cách tìm chúng. Những mẹo khi bắt đầu với một ứng dụng ghi chú và sắp xếp các ghi chú của bạn sẽ giúp ích.

1. Chọn một ứng dụng ghi chú tuyệt vời

Ứng dụng ghi chú bạn chọn có ảnh hưởng lớn đến việc bạn sẽ gặp lại ghi chú của mình như thế nào. Ứng dụng ghi chú cơ bản được cài đặt sẵn trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn có lẽ không tốt lắm. Chắc chắn, bạn đã sử dụng nó trước đây và nó hoạt động tốt, nhưng có thể bạn không biết những tính năng nào bạn thiếu mà tách biệt các ứng dụng đơn thuần từ những ứng dụng tuyệt vời.

Ba tính năng giúp ứng dụng ghi chú thực sự hữu ích là:

• thư mục,
• thẻ và
• nhận dạng ký tự quang học (OCR).

Tôi sẽ đi vào chi tiết hơn về từng điểm trong một khoảnh khắc.

Ba ứng dụng mà tôi khuyên dùng nhiều nhất, dựa trên thử nghiệm cá nhân của tôi về nhiều ứng dụng ghi chú trong nhiều năm qua là:

• Microsoft OneNote, nếu bạn muốn có một ứng dụng ghi chú miễn phí,
• Evernote, nếu bạn không phiền khi trả tiền cho một thuê bao Premium và
• Quip cho ghi chú hợp tác.

2. Tạo Hộp thư đến

Khi bạn nhanh chóng ghi lại một ghi chú, bạn cần một nơi để lưu nó vào nơi nó sẽ không bị mất. Tạo thư mục Hộp thư đến trong ứng dụng ghi chú của bạn và đặt nó làm vị trí lưu trữ mặc định.

Thường xuyên đi qua Hộp thư đến để thêm thông tin về ghi chú của bạn và sắp xếp chúng. Bạn sẽ thấy làm thế nào để làm điều đó trong vài lời khuyên tiếp theo. Bạn không cần dọn dẹp Hộp thư đến theo lịch trình đã đặt, nhưng hãy thử làm điều đó khi bạn mở ứng dụng ghi chú trên màn hình kích thước đầy đủ (xem # 10, bên dưới). Nó giúp dễ dàng hơn để xem những gì bạn đang làm và xem tất cả các tùy chọn bạn có.

Bạn không cần phải quay cho Inbox Zero trong ứng dụng ghi chú. Hộp thư đến là một nơi tuyệt vời để lưu trữ các ghi chú bạn thường xuyên xem lại. Ví dụ: tôi giữ một ghi chú với tất cả tên và mật khẩu mạng Wi-Fi của bạn bè để nếu tôi mang thiết bị mới đến nhà họ hoặc xóa mật khẩu lưu, tôi có thể tham gia lại mạng mà không làm phiền họ để biết chi tiết. Ghi chú đó có một ngôi nhà vĩnh viễn trong hộp thư đến của tôi.

3. Sắp xếp ghi chú vào thư mục hoặc sổ ghi chép

Các thư mục, mà một số ứng dụng cũng gọi là Notebook, giúp bạn sắp xếp các ghi chú của mình theo cách thủ công. Chúng trở nên hữu ích sau này khi bạn muốn khám phá các ghi chú về một chủ đề nhất định, chẳng hạn như tất cả các ghi chú là công thức nấu ăn.

Các thư mục bạn tạo và cách bạn đặt tên cho chúng phụ thuộc vào loại ghi chú bạn sử dụng và cách bạn sử dụng chúng. Nếu bạn không chắc chắn, hãy bắt đầu với các thư mục cho Hộp thư đến, Đọc, Hộ gia đình, Cá nhân và Công việc. Bạn luôn có thể thay đổi chúng và tạo ra nhiều hơn một khi bạn hiểu được cách bạn sử dụng chúng.

4. Thực hiện các phím tắt cho các thư mục yêu thích của bạn

Bất kỳ ứng dụng ghi chú được sử dụng tốt nào cũng có các thư mục nhìn thấy nhiều hành động hơn các ứng dụng khác. Làm cho các thư mục đó dễ dàng tiếp cận bằng cách tạo các phím tắt cho chúng hoặc đánh dấu chúng là mục yêu thích. Đây là những thư mục mà bạn thường xuyên xem các ghi chú bạn đã tạo và thêm những thư mục mới.

Bạn có thể có các thư mục khác chỉ giữ ghi chú cho đến một thời điểm không mong muốn khi bạn cần chúng. Họ không cần phải ở phía trước và trung tâm.

5. Sử dụng thẻ

Thẻ giúp bạn tìm thấy ghi chú hiện có. Họ có thể thu hẹp những gì bạn thấy trong một thư mục cụ thể hoặc hiển thị cho bạn tất cả các ghi chú được gắn thẻ với một chủ đề chung trên nhiều thư mục. Họ cũng giúp bạn tìm thấy các ghi chú liên quan đến một số chủ đề ngay cả khi từ theo chủ đề không xuất hiện trong chính ghi chú. Hãy để tôi đưa ra một số ví dụ.

Ví dụ 1: Giả sử bạn có một thư mục có tên là Bí quyết và bạn đang lên kế hoạch cho một bữa tiệc dành cho một số người ăn chay. Bạn có thể lấy tất cả các ghi chú từ chỉ thư mục được gắn thẻ chay cho ý tưởng về những gì cần thực hiện.

Ví dụ 2: Có lẽ bạn là một nhà văn viết cho các ấn phẩm khác nhau. Bạn có thể ghi chú về các bài viết và sắp xếp chúng vào các thư mục dựa trên nơi chúng được xuất bản. Tuy nhiên, có thể đôi khi bạn muốn khám phá tất cả các ghi chú bạn có về một chủ đề nhất định, bất kể ai đã xuất bản tác phẩm. Nếu bạn đã gắn thẻ ghi chú của mình với chủ đề này, bạn có thể tìm kiếm thẻ và xem tất cả chúng cho dù chúng nằm trong thư mục nào.

Ví dụ 3: Bạn chuyển tiếp email liên quan đến dự án bạn đang thực hiện vào ứng dụng ghi chú của mình. Thông điệp không bao giờ nói tên của dự án hoặc nội dung của nó. Đó là cách mọi người giao tiếp khi họ ở trong tình trạng dày đặc. Trong trường hợp này, bạn có thể thêm các thẻ để xác định ghi chú (tên dự án, ứng dụng khách, mô tả công việc) để bạn có thể tìm thấy ghi chú khi bạn cần.

6. Thẻ Cull

Có một điều như là có quá nhiều thẻ. Bạn càng thêm các thẻ, họ càng nhận được nhiều sloppier. Vì vậy, theo thời gian, loại bỏ các thẻ của bạn. Đây là cách để làm điều đó.

Kéo lên một danh sách tất cả các thẻ đang sử dụng. Thông thường, bạn có thể thấy số ghi chú bên cạnh thẻ. Đầu tiên, tìm kiếm các bản sao gần. Nếu bạn có thẻ cho cả "ứng dụng" và "ứng dụng", hãy loại bỏ bất kỳ cái nào có ít ghi chú hơn. Mở các ghi chú bị ảnh hưởng và thêm thẻ bạn sẽ giữ. Xóa thẻ khác.

Ngoài ra, nếu bạn có bất kỳ thẻ nào có hai hoặc ít ghi chú, hãy xem xét loại bỏ chúng. Có lẽ họ không làm tốt cho bạn.

7. Tạo một phím tắt trên điện thoại của bạn

Tạo một phím tắt trên điện thoại của bạn để bắt đầu một ghi chú mới trong ứng dụng ghi chú của bạn để việc nắm bắt ý tưởng và thông tin luôn trong tầm tay nhanh chóng. Trên các thiết bị iOS, bạn có thể tạo một phím tắt Siri và trên Android tìm kiếm tùy chọn Tiện ích ghi chú mới trong ứng dụng.

8. Đọc chính tả

Khi có điều gì đó xuất hiện trong đầu bạn, bạn muốn viết ra nhưng bạn đang vội vã hoặc bạn đang dắt chó đi dạo và khó có thể cầm cả dây xích và điện thoại của bạn cùng một lúc.

Hầu hết các điện thoại thông minh có chức năng nói thành văn bản. Sử dụng nó! Bắt đầu một ghi chú mới, nhấn biểu tượng micrô trên bàn phím và nói bất cứ điều gì bạn muốn viết ra. Ngoài ra, bạn có thể ghi lại một bản ghi nhớ giọng nói và phiên âm nó sau. Nếu bạn có thói quen và thường xuyên ra lệnh cho những đoạn văn dài, bạn có thể muốn sử dụng dịch vụ phiên âm để tiết kiệm thời gian cho mình. Có rất nhiều tùy chọn miễn phí và trả phí có sẵn, mặc dù các tùy chọn trả phí có xu hướng chính xác hơn đáng kể.

9. Đính kèm hình ảnh và PDF, sử dụng OCR

Nếu ứng dụng của bạn có OCR, nó có thể tìm kiếm văn bản tìm thấy trong hình ảnh, tệp PDF và các tệp khác mà bạn tải lên. Đừng ngại thêm các tập tin vào ghi chú của bạn khi bạn cần chúng. Điều đó bao gồm chụp ảnh các dấu hiệu thông tin, ghi chú viết tay, trang sách, v.v.

Bạn có thể thấy nó hữu ích như thế nào qua một ví dụ. Giả sử bạn đính kèm bản PDF biên nhận cho một bữa ăn mà bạn cần yêu cầu trong báo cáo chi phí. Bạn đã quên gắn thẻ "biên nhận" và bạn không biết nó ở đâu. Nếu bạn nhớ tên của nhà hàng, bạn có thể nhập tên đó vào thanh tìm kiếm và OCR sẽ theo dõi nó.

Hãy chú ý đến các giới hạn của ứng dụng hoặc loại tài khoản ghi chú của bạn đối với việc sử dụng và lưu trữ OCR của bạn. Ví dụ: phiên bản miễn phí của Evernote chạy OCR trên hình ảnh, nhưng không phải tệp PDF và tài liệu Office. Bạn cần một tài khoản Premium hoặc Business cho điều đó. Nếu ứng dụng của bạn không tích hợp chức năng quét, bạn có thể xem xét ghép nối nó với ứng dụng quét trên thiết bị di động.

10. Tổ chức trên màn hình lớn

Lý tưởng nhất là ứng dụng ghi chú của bạn sẽ có ứng dụng máy tính để bàn và ứng dụng web. Sử dụng một trong số chúng (nói chung, các ứng dụng máy tính để bàn tốt hơn cho mục đích này) khi sắp xếp qua hộp thư đến của bạn và sắp xếp các ghi chú của bạn. Có một màn hình lớn giúp bạn nhìn thấy nhiều ứng dụng hơn và do đó, nhiều cấu trúc thư mục, thẻ và thông tin khác bạn thêm vào ghi chú để giữ cho chúng được tổ chức. Nếu bạn có thể thấy tất cả các tùy chọn của mình, nhiều khả năng bạn sẽ chọn đúng.

Ghi chú, Giữ ghi chú, Xem lại Ghi chú

Khi bạn sắp xếp trải nghiệm ghi chú của mình, bạn sẽ cải thiện cơ hội không chỉ ghi chú thêm mà còn lưu trữ chúng theo cách cho phép bạn xem lại chúng khi đến lúc.