16 mẹo Microsoft word bạn cần học ngay bây giờ

Microsoft Word là chương trình xử lý văn bản phổ biến nhất trên thị trường; nó trực quan ngay cả đối với người dùng máy tính mù chữ nhất về công nghệ và được hỗ trợ bởi bộ Microsoft Office mạnh mẽ.

Được giới thiệu bởi các chương trình dựa trên đám mây như Google Docs, Word đã phát triển qua nhiều năm với các đăng ký trực tuyến cung cấp quyền truy cập trên nhiều thiết bị, cũng như phiên bản Word dựa trên đám mây miễn phí. Nhưng bất chấp sự cạnh tranh, phần mềm của Microsoft vẫn là công cụ để tạo ra các tài liệu quan trọng. Và tại sao không? Nó đáng tin cậy, có thể tùy chỉnh và có nhiều chức năng được tích hợp sẵn mà bạn chưa từng thử. Đọc về một số đối xử bán ẩn chỉ người dùng quyền lực biết.

Xác định số liệu thống kê khả năng đọc của bạn

Word có sức mạnh không chỉ đánh giá ngữ pháp và chính tả của bạn, mà còn cả sự phức tạp trong văn bản của bạn. Ví dụ, bài viết của bạn có đáp ứng mức độ hiểu của một người theo đuổi bằng cấp sau đại học, hoặc ai đó vẫn học hình dạng và màu sắc của họ không?

Word sử dụng các bài kiểm tra ngôn ngữ như bài kiểm tra Độ dễ đọc của Flesch, tính toán điểm trên thang điểm 100. Con số càng cao, càng dễ hiểu. Tài liệu riêng của Office cho thấy bạn muốn có điểm từ 60 đến 70.

Ngoài ra, Word sẽ chạy một bài kiểm tra ngôn ngữ tương tự, bài kiểm tra Cấp độ Flesch-Kincaid, sẽ cho bạn biết văn bản cấp độ Hoa Kỳ được viết để làm gì; Hầu hết các tài liệu nên nhắm đến giữa 7.0 và 8.0, Microsoft nói.

Để sử dụng tính năng này, trước tiên bạn sẽ phải bật tính năng này bằng cách điều hướng đến Tệp> Tùy chọn> Chứng minh . Sau đó chọn Hiển thị số liệu thống kê dễ đọc theo chính tả và ngữ pháp. Bây giờ khi bạn yêu cầu Word chạy kiểm tra chính tả, nó cũng sẽ tạo ra số liệu thống kê về khả năng đọc của tài liệu của bạn.



Làm nổi bật một trường văn bản vuông

Đây là một tính năng sẽ chỉ có thể sử dụng được trong các trường hợp rất cụ thể. Nếu bạn giữ phím Alt trong Windows hoặc phím Tùy chọn trên máy Mac, trong khi bạn nhấp và kéo chuột, bạn sẽ có thể vẽ một hộp trong tài liệu sẽ làm nổi bật tất cả các ký tự trong hộp đó. Nếu bạn từng muốn tạo ra một hình vuông hoàn hảo của văn bản màu tím ở giữa một đoạn văn bản, thì đó là cách bạn sẽ thực hiện.



Tạo văn bản ngẫu nhiên

Nếu bạn cần thêm Lorem Ipsum vào tài liệu của mình với tư cách là người giữ chỗ, Word sẽ bảo vệ bạn. Chỉ cần gõ: = lorem (p, l) và thay thế "p" bằng số đoạn bạn muốn và thay thế "l" bằng số câu bạn cần. Bạn cũng có thể chỉ bao gồm một số trong ngoặc đơn và nó sẽ tạo ra nhiều đoạn đó. Khi sẵn sàng, đặt con trỏ ở cuối phương trình và nhấn Enter để tạo văn bản của bạn.

Bạn cũng có thể sử dụng tài liệu Office ngẫu nhiên gobbledygook làm tài liệu nguồn cho trình điền địa điểm của bạn. Sử dụng phương trình = rand (p, l) thay thế.



Thêm một máy tính vào Word

Word có một máy tính tích hợp có thể giúp bạn giải các phương trình ngay trong tài liệu của bạn. Trước tiên, hãy thêm nó vào menu Word bằng cách điều hướng đến Tệp> Tùy chọn> Thanh công cụ truy cập nhanh và chọn Tất cả các lệnh từ menu thả xuống. Xác định vị trí tính toán và nhấp vào Thêm để di chuyển nó đến cột Thanh công cụ truy cập nhanh. Nhấn OK để trở về tài liệu của bạn.

Bạn sẽ nhận thấy rằng một vòng tròn nhỏ màu xám đã được thêm vào đầu tài liệu Word của bạn. Bây giờ bạn có thể nhập các phương trình toán học và nếu bạn làm nổi bật chúng, biểu tượng đó sẽ thay đổi màu sắc. Nhấn vào biểu tượng và Word sẽ tính toán câu trả lời.



Làm nổi bật một câu với một cú nhấp chuột

Để nhanh chóng tô sáng toàn bộ câu, hãy giữ phím Ctrl trong Windows hoặc Phím lệnh trên máy Mac và nhấp vào đầu câu. Word sẽ chăm sóc phần còn lại.



Nhảy xung quanh để chỉnh sửa các điểm nóng

Nhấn Shift-F5 sẽ cho phép bạn chuyển qua các phần của tài liệu bạn đã chỉnh sửa gần đây. Thủ thuật này thậm chí sẽ nhớ nơi bạn đã chỉnh sửa lần cuối sau khi bạn mở lại tài liệu.



Viết văn bản ở mọi nơi

Bạn có thể sử dụng Word như một bảng trắng các loại và dễ dàng đặt văn bản ở bất cứ đâu trên trang. Chỉ cần nhấp hai lần vào bất kỳ vị trí nào trên trang và Word sẽ cho phép bạn bắt đầu nhập vào đó. Word tự động chèn trả lại cứng và các tab để cho phép bạn nhập văn bản. Nhà thơ tiên phong, chức năng này là dành cho bạn.



Tự động cập nhật ngày & giờ

Đôi khi bạn có một tài liệu bạn sử dụng nhiều lần, chỉ cập nhật một vài chi tiết chính. Nếu đây là một tài liệu giống như một lá thư bao gồm ngày và / hoặc thời gian, một mẹo nhỏ tiện lợi là cho phép Word tự động cập nhật ngày.

Trong tab Chèn, nhấp vào nút Ngày & Giờ và cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Nhấp vào định dạng ngày bạn muốn và sau đó chắc chắn nhấp vào hộp "cập nhật tự động" ở góc dưới bên phải. Bây giờ ngày sẽ tự động được cập nhật mỗi khi bạn mở (hoặc in) tài liệu.



Chuyển đổi thành tài liệu PDF và HTML

Word giúp dễ dàng chuyển đổi tài liệu của bạn thành tệp PDF hoặc HTML. Khi bạn "lưu dưới dạng" một tệp, bạn sẽ thấy menu thả xuống "Lưu dưới dạng", sẽ cung cấp một loạt các tùy chọn bao gồm PDF và Trang web.

Lưu ý rằng chức năng Trang Web có thể bao gồm rất nhiều mã bổ sung. Điều này sẽ không nhất thiết ảnh hưởng đến trang, nhưng có thể khiến mọi thứ hơi lộn xộn nếu bạn cần thay đổi bất cứ điều gì. Một tùy chọn khác là sử dụng một trang web chuyển đổi miễn phí như Word để làm sạch HTML, với tên gọi như ngụ ý, sẽ tạo mã HTML từ văn bản được sao chép và dán trực tiếp từ tài liệu Word.



Thay đổi cách viết hoa theo cách dễ dàng

Bạn có thể dễ dàng thay đổi cách viết hoa của bất kỳ văn bản nào chỉ bằng một nút bấm. Đánh dấu một lựa chọn và nhấp vào menu kéo xuống "Aa" để thay đổi văn bản của bạn giữa trường hợp câu, tất cả chữ hoa hoặc tất cả chữ thường. Bạn cũng có thể làm cho mọi từ bắt đầu bằng chữ in hoa và chuyển đổi giữa các trường hợp.



Hiển thị các ký tự ẩn

Nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu phức tạp với các kiểu, cột và định dạng khác nhau, chỉnh sửa có thể nhanh chóng trở thành một bài tập tẻ nhạt. Cách tốt nhất để xem những gì đang diễn ra với định dạng tài liệu của bạn là hiển thị tất cả các dấu hiệu vô hình (trả về cứng, trả lại mềm, tab, dấu cách). Nhấn Ctrl-Shift-8 trong Windows hoặc Command-8 trên máy Mac.



Thay thế các ký tự vô hình và định dạng

Công cụ Tìm và Thay thế trong Microsoft Word là một cứu cánh. Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng thực hiện các thay đổi hàng loạt mà không cần phải săn lùng và mổ lấy mọi trường hợp của một thứ bạn cần thay đổi. Nhưng bạn cũng có thể thực hiện Tìm và Thay thế cho các ký tự ẩn trong tài liệu của mình.

Bấm vào nút Tìm và Thay thế trong Word, sau đó bấm Thêm trong hộp thoại. Nhấp vào Định dạng để tìm kiếm định dạng trong tài liệu của bạn. Menu kéo xuống bao gồm lề, phông chữ, kiểu và khoảng cách dòng. Vì vậy, bạn có thể, ví dụ, tìm kiếm và thay thế một phông chữ màu xanh lá cây bằng phông chữ màu tím. Nhấp vào Đặc biệt để tìm kiếm các ký tự đặc biệt (dấu gạch ngang, khoảng trắng, v.v.).

Bạn cũng có thể chèn lệnh vào trường văn bản để tìm kiếm định dạng và ký tự trực tiếp. Sử dụng ^ p ^ p để tìm kiếm / thay thế khoảng trắng kép và thay thế chúng bằng ^ p cho không gian đơn. Bạn cũng có thể sử dụng ^ t để tìm kiếm các tab, ^ # để tìm kiếm các chữ số, ^ $ cho các chữ cái và ^ w cho bất kỳ khoảng trắng nào.



Chèn đối tượng vào Word

Nếu bạn từng cảm thấy tài liệu của mình có thể sử dụng một chút gì đó được thêm vào bản sao nội dung, Word cho phép bạn chèn các đối tượng trực tiếp lên trang. Bấm Chèn> Đối tượng để mở hộp thoại hiển thị cho bạn những gì bạn có thể thêm. Đây là cách bạn sẽ thêm biểu đồ vào tài liệu của mình, nhưng bạn cũng có thể nhúng tệp PDF hoặc bảng tính Excel.



Chèn phương trình

Bạn có thể thêm các phương trình toán học phức tạp vào Word bằng cách nhấp vào Chèn> Phương trình, sau đó chọn phương trình bạn muốn thêm. Khi nó đã được chèn vào tài liệu của bạn, bạn có thể tự do thay đổi định dạng hoặc thay thế các chữ cái bằng số.



Bảo vệ tài liệu của bạn

Word có một số lượng lớn bảo vệ tích hợp sẽ mã hóa văn bản của bạn. Bấm vào Tệp> Thông tin để quản lý quyền xem và chỉnh sửa, bật mã hóa mật khẩu và tạo mật khẩu cho tài liệu.



Hộp tìm kiếm là bạn của bạn

Không chắc chắn một cái gì đó ở đâu? Trong các phiên bản gần đây hơn của Microsoft Word, bạn có thể nhập những gì bạn đang tìm kiếm vào hộp tìm kiếm để truy cập nhanh.