Sắp xếp: 3 mẹo để có hộp thư gmail tốt hơn

Quá tải email có thể làm tê liệt năng suất của bạn. Khi bạn có một số lượng huy hiệu tin nhắn chưa đọc được đánh số trong hàng trăm hoặc hàng ngàn, hệ thống thông báo sẽ hết hiệu lực. Khi các công cụ mặc định không hoạt động cho bạn và đã đến lúc xem xét thực hiện một số thay đổi. Nếu bạn là người dùng Gmail, có ba thủ thuật rất đơn giản bạn có thể sử dụng để lọc thư và lấy lại quyền kiểm soát hộp thư đến của mình. Họ đã tồn tại quá lâu đến nỗi hầu như không còn ai nói về họ nữa, nhưng họ mạnh mẽ hơn bao giờ hết vì đã giúp bạn dọn dẹp hộp thư đến của mình.

1. Thêm dấu chấm vào địa chỉ email của bạn

Với Gmail, việc thêm dấu chấm hoặc dấu chấm bên trong địa chỉ email của ai đó sẽ không ảnh hưởng đến nó. Ví dụ: nếu bạn có địa chỉ và một số gửi tin nhắn đến hoặc thậm chí, nó sẽ liên lạc với bạn như nhau.

Nếu hộp thư đến của bạn lộn xộn, bạn có thể sử dụng điều này để lợi thế của bạn.

Ví dụ: bạn có thể nói với bạn bè và gia đình của mình gửi email đến địa chỉ 'johnsmith', nhưng hãy nói với những người quen biết rằng bạn là 'john.smith'. Bằng cách đó, bạn có thể tạo bộ lọc trong Gmail để tự động tách hai loại thư khi chúng đến.

Bạn không cần phải làm gì để bắt đầu sử dụng (các) địa chỉ mới, nhưng bạn phải thiết lập các bộ lọc nếu bạn muốn tin nhắn được gửi đến một trong các bí danh của mình để bỏ qua hộp thư đến và chuyển trực tiếp đến thư mục khác.

Thiết lập bộ lọc với các bước sau:

1. Từ biểu tượng răng cưa ở phía trên bên phải, đi đến Cài đặt.
2. Chọn Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn.
3. Chọn Tạo bộ lọc mới (ở dưới cùng).
4. Trong trường Đến, nhập địa chỉ Gmail có dấu chấm.
5. Chọn Tạo bộ lọc.
6. Trên màn hình tiếp theo, chọn nơi bạn muốn gửi tin nhắn đến. Nếu bạn muốn tin nhắn đến cho địa chỉ đó được gửi trực tiếp vào một thư mục được chỉ định, hãy chọn hai tùy chọn: a) Bỏ qua Hộp thư đến và b) Áp dụng nhãn (sau đó chọn nhãn bạn muốn hoặc tạo nhãn mới). Bạn phải áp dụng cả hai bộ lọc nếu không thư mới vẫn sẽ kết thúc trong hộp thư đến của bạn.
7. Nhấn Tạo bộ lọc để lưu các thay đổi của bạn.
8. Cuối cùng, nếu bạn đã nhận được tin nhắn cho bí danh này, bạn có thể muốn thêm tùy chọn "Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại X phù hợp". Làm như vậy quét tất cả các thư có liên quan đến thư mục mới ngay lập tức.

Mẹo tiếp theo tương tự như cái này. Đó là một biến thể khác nhau trong việc tạo bí danh email. Điều này với các dấu chấm là tinh tế, tuy nhiên. Sử dụng tốt với mọi người vì họ không thể nói rằng bạn sẽ lọc tin nhắn từ họ. Biến thể tiếp theo trong việc tạo bí danh là tốt hơn để thực hiện với robot và quy trình tự động.

2. Lọc tin nhắn tự động với bí danh dấu cộng

Thủ thuật thứ hai gần giống như mẹo đầu tiên, nhưng ở đây, bạn sử dụng dấu cộng và từ trước biểu tượng @ để tạo bí danh, thay vì dấu chấm. Nếu địa chỉ của bạn là, tất cả các bí danh này sẽ hoạt động mà bạn không phải thiết lập bất cứ điều gì đặc biệt trong cài đặt của mình:

Đây là một mẹo hay để sử dụng khi bạn đăng ký tài khoản web hoặc ứng dụng mới. Nếu bạn tạo một tài khoản trên trang web của JCrew, bạn có thể sử dụng địa chỉ này làm tên đăng nhập của mình. Bạn có lợi theo hai cách. Đầu tiên, bạn có thể tự động lọc tất cả thư từ JCrew vào một thư mục riêng. Thứ hai, nếu địa chỉ email của bạn từng bị rò rỉ hoặc bán, bạn sẽ có thể cho biết ai là nguồn.

Khi bạn bắt đầu sử dụng địa chỉ email '+ word' mới của mình, hãy đảm bảo tạo các bộ lọc bằng các bước được liệt kê ở trên.

3. Tùy chỉnh Hộp thư đến của bạn với một cú nhấp chuột

Mẹo cuối cùng là tùy chỉnh những gì đi vào hộp thư đến của bạn chỉ bằng một cú nhấp chuột. Nếu bạn không định tạo cả đống thư mục và bộ lọc thì đây là mẹo đáng để sử dụng.

Di chuột qua Hộp thư đến ở bên trái tài khoản Gmail của bạn. Nhấp vào hình tam giác hướng xuống để mở menu. Bạn sẽ thấy một vài tùy chọn về cách tùy chỉnh hộp thư đến của mình:

• Mặc định
• Quan trọng đầu tiên
• Chưa đọc trước
• Ngôi sao đầu tiên
• Hộp thư ưu tiên (kết hợp các khía cạnh quan trọng, chưa đọc và được gắn dấu sao để thử và đặt các thông điệp có ý nghĩa nhất trước mắt bạn).

Khi bạn áp dụng một trong các tùy chọn (không phải mặc định), Gmail sẽ giữ đầu hộp thư đến cho loại thư bạn đã chọn. Nó cũng cung cấp cho bạn một chuyển đổi để bạn có thể thu gọn và mở rộng các tin nhắn trong các phần khác nhau.

• 11 mẹo để quản lý email hiệu quả hơn 11 mẹo để quản lý email hiệu quả hơn
• Cách diệt email bằng phần mềm quản lý dự án phù hợp Cách diệt email bằng phần mềm quản lý dự án phù hợp
• Cách sao lưu tài khoản email của bạn và truy cập ngoại tuyến Cách sao lưu tài khoản email của bạn và truy cập ngoại tuyến

Hãy làm những gì cho bạn

Các tính năng Gmail này đặc biệt hữu ích cho những người muốn quản lý hộp thư đến tốt hơn mà không cần tạo địa chỉ email mới. Hoàn toàn có thể chấp nhận được khi chỉ cần tạo thêm địa chỉ email và sử dụng chúng cho các mục đích khác nhau. Điều quan trọng hơn là làm những gì phù hợp với bạn hơn là tuân theo một số "cách đúng" được quy định. Miễn là bạn chọn một phương pháp mà bạn có thể gắn bó, nó sẽ giúp bạn duy trì sự tỉnh táo với hộp thư đến của mình.

Tất nhiên, bạn có thể quyết định rằng Gmail không dành cho bạn. Trong trường hợp đó, bạn nên đọc phần gốc của chúng tôi về cách thoát Gmail và bắt đầu với một nhà cung cấp mới.