Video: Cách tạo email trên máy tính, gửi và nhận email (Tháng Chín 2024)
Email là một vấn đề đối với hầu hết tất cả mọi người, nhưng trong văn phòng nói riêng, nó tạo ra sự phiền nhiễu và tiêu tốn thời gian có thể tốt hơn để làm công việc thực tế. Một số người coi việc kiểm tra và trả lời email là "thực hiện công việc về công việc", thay vì tự thực hiện công việc.
Chủ doanh nghiệp và người quản lý có thể giúp cả bản thân và nhân viên của họ chống lại tình trạng quá tải email tại nơi làm việc.
Đầu tiên, khuyến khích giao tiếp mặt đối mặt. Bắt nhân viên nói chuyện với nhau khi email không cần thiết thực sự có thể giúp giảm bớt các email không cần thiết. Cuộc trò chuyện trực tiếp cũng tốt hơn email đối với các chủ đề cảm động, khi giọng điệu và tình cảm thực sự quan trọng. Rất ít người thành thạo trong việc truyền đạt cảm xúc của họ bằng ngôn ngữ viết như họ nói.
Thứ hai, sử dụng một chương trình nhắn tin tức thời. Đối với câu hỏi và câu trả lời nhanh, bạn thực sự không thể đánh bại IM. Một số doanh nghiệp cấm nhân viên cài đặt các chương trình như vậy, nhưng tôi nghĩ rằng họ thực sự là một lợi ích thực sự trong văn phòng. Bạn có thể nhận được tin nhắn tức thời trong một ứng dụng độc lập hoặc ứng dụng được tích hợp trong nền tảng kinh doanh trực tuyến, như Podio, Yammer, Jive. Nếu tổ chức của bạn sử dụng Google Apps, bạn luôn có thể tận dụng Google Talk. Cho dù bạn chọn ứng dụng IM nào, hãy đảm bảo mọi người trong tổ chức đều sử dụng cùng một thứ. Và nếu bộ phận CNTT có những hạn chế về những gì nhân viên có thể cài đặt, hãy đảm bảo rằng nhóm đó biết ứng dụng IM nào mà mọi người phải sử dụng để họ có thể xác minh cài đặt.
Thứ ba, tìm một nơi tốt hơn email cho các tin nhắn phổ biến. Một ví dụ rõ ràng là khi nhân viên gửi email để cho mọi người biết họ bị ốm, đi nghỉ hoặc về sớm. Đây là những tin nhắn phổ biến thêm vào email lộn xộn nhưng không phải. Một giải pháp có thể là có một lịch chia sẻ. Một cái khác có thể là cho một trợ lý hành chính để theo dõi ai vào và ra, và gửi một email tổng hợp thay thế.
Thứ tư, là một mô hình vai trò email. Nếu bạn là người đứng đầu công ty hoặc bộ phận, hãy đảm bảo rằng thói quen email của bạn phản ánh những gì bạn muốn nhân viên làm. Viết email ngắn hơn khi bạn có thể. Nói chuyện trực tiếp với mọi người khi đó là phương pháp giao tiếp phù hợp. Sử dụng IM và làm bất cứ điều gì khác mà bạn muốn nhân viên làm. Mọi người sẽ theo sự dẫn dắt của bạn và đó là cách bạn phát triển văn hóa công ty tốt hơn xung quanh email.
Tài nguyên bổ sung
Để biết thêm mẹo về chống quá tải email, hãy xem các bài viết liên quan sau:
- Phỏng vấn: Đẩy cho email không
- Làm thế nào để cắt giảm email không mong muốn
- Phỏng vấn: Dmitri Leonov của SaneBox về Quản lý Email
- 11 mẹo để quản lý email
