5 điều cần xem xét khi chọn phần mềm theo dõi thời gian

Nếu công ty của bạn đang tìm kiếm một giải pháp theo dõi thời gian có thể giúp công ty giám sát tốt hơn thời gian nhân viên dành cho các nhiệm vụ cụ thể, thì bạn sẽ rất vui khi biết có hàng tá giải pháp có thể giúp ích. Thật không may, vì có quá nhiều dịch vụ tồn tại, việc tìm kiếm công cụ phù hợp có thể gây khó khăn. Các yếu tố như chức năng quản lý dự án (PM), giám sát nhân viên, tùy biến và tất nhiên, giá cả là những cân nhắc chịu sự điều tra ngang bằng và dữ dội.

, chúng tôi sẽ chia nhỏ những điều quan trọng nhất cần xem xét khi chọn phần mềm theo dõi thời gian. Chúng tôi sẽ giải thích chi tiết từng yếu tố và chúng tôi sẽ cho bạn biết những gì bạn nên tìm kiếm để đưa ra quyết định đúng đắn. Đi săn vui nhé!

1 1. PM so với chơi thuần túy

Phần mềm theo dõi thời gian có hai hương vị riêng biệt. Bạn có thể mua các công cụ là một phần nhỏ của các bộ PM bao quát hoặc bạn có thể mua phần mềm ít hơn đăng ký, theo dõi và giúp thanh toán cho thời gian làm việc. Các công cụ PM lý tưởng cho các công ty dịch vụ chuyên nghiệp muốn thực hiện những việc như chia sẻ tệp trên nền tảng đám mây, phân quyền quản lý tác vụ, phân tích dự án, báo cáo chi phí, dự báo ngân sách, lập hóa đơn, thanh toán, theo dõi giờ có thể thanh toán và dự đoán cho nhu cầu nhân sự trong tương lai . Các công ty cỡ trung bình có xu hướng sử dụng các công cụ này nhiều hơn các doanh nghiệp nhỏ và các nhà thầu độc lập làm. Trong danh mục này, bạn sẽ tìm thấy các công cụ như Mavenlink, Wrike và Zoho Project - mỗi công cụ đại diện cho thị trường PM tốt nhất, với tính năng theo dõi thời gian chất lượng được tích hợp.

Đối với các dịch giả tự do và các công ty quyết tâm theo dõi ai đã làm việc và khi nào, có một loại phần mềm theo dõi thời gian khác có lẽ có ý nghĩa hơn. Trong lớp này, bạn sẽ tìm thấy phần mềm như Hubstaff và TSheets công cụ lựa chọn của ban biên tập. Các công cụ này làm ít hơn là cho phép bạn thêm và theo dõi thời gian, chỉnh sửa thời gian đã đăng nhập, báo cáo về thời gian làm việc và giám sát một đội ngũ công nhân. Cả hai công cụ thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt tốt. Thật không may, các công cụ theo dõi thời gian chơi thuần túy sẽ không cung cấp cho bạn chức năng PM mà bạn sẽ tìm thấy trong danh mục sau. Điều này có nghĩa là các công ty lớn hơn yêu cầu các công cụ PM sẽ phải sử dụng công cụ của bên thứ ba nếu họ chọn thời gian theo dõi thuần túy.



2 2. Giá cả và kế hoạch

Các giải pháp theo dõi thời gian chơi thuần túy ít tốn kém hơn các giải pháp theo dõi thời gian gắn liền với các bộ PM. TSheets bắt đầu với một gói miễn phí hướng đến một người dùng. Kế hoạch này là lý tưởng cho các dịch giả tự do, những người cần theo dõi thời gian trong khi làm việc trên các dự án. TSheets cũng có kế hoạch cho tối đa 99 người dùng có giá 4 đô la mỗi người dùng mỗi tháng, với phí cơ bản 16 đô la mỗi tháng. Hubstaff bắt đầu với gói 5 đô la mỗi tháng cơ bản cho phép bạn truy cập vào các công cụ theo dõi thời gian đơn giản, trình quản lý lịch thanh toán của nhân viên, hỗ trợ 24/7 và cài đặt người dùng có thể được quản lý theo từng nhân viên. Hubstaff cũng cung cấp gói Premium $ 9 mỗi tháng cho mỗi người dùng, bao gồm mọi thứ bạn sẽ tìm thấy trong gói Cơ bản nhưng bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào giao diện lập trình ứng dụng (API) của Hubstaff và công cụ lập lịch cơ bản.

Bởi vì bạn đang nhận được nhiều chức năng hơn từ các công cụ tập trung vào PM, nên sẽ không có gì ngạc nhiên khi bạn sẽ trả nhiều tiền hơn. Gói rẻ nhất từ ​​Mavenlink bao gồm chi phí theo dõi thời gian $ 39 mỗi người dùng mỗi tháng. Gói theo dõi thời gian rẻ nhất của Zoho có giá 25 đô la mỗi tháng cho số lượng người dùng không giới hạn nhưng chỉ có 20 dự án. Gói theo dõi thời gian rẻ nhất của Wrike có giá 24, 80 đô la mỗi người dùng mỗi tháng.



3 3. Giám sát nhân viên

Một số giải pháp vượt lên trên và để đảm bảo nhân viên đang làm việc ở đâu và khi nào họ nói họ đang ở đó. Một số công cụ, như Hubstaff, ghi lại ảnh chụp màn hình trong khi nhân viên đang ở trên đồng hồ, và sau đó gửi những ảnh chụp màn hình đó cho người quản lý trước khi nhân viên có thể được ghi nhận đã hoàn thành ca làm việc. Những công cụ này cũng có thể ghi lại nhật ký khối lượng hoạt động của bàn phím và chuột trong ca làm việc. Hầu hết các công cụ chúng tôi đã thử nghiệm cho phép bạn giám sát chuyển động của nhân viên thông qua theo dõi GPS khi họ đang sử dụng các ứng dụng di động của công cụ và một số cho phép bạn yêu cầu người dùng chụp ảnh tự sướng khi họ đến hoặc rời khỏi các địa điểm.

Nếu bạn yêu cầu mức độ giám sát (đáng sợ) này, thì lĩnh vực của bạn sẽ bị thu hẹp. Không phải mọi công cụ theo dõi thời gian sẽ cung cấp điều này như một tính năng tích hợp và các công cụ dựa trên PM có xu hướng không cung cấp chức năng này. Hãy chắc chắn hỏi mỗi nhà cung cấp nếu họ cung cấp điều này trước khi bạn bắt đầu dùng thử sản phẩm.



4 4. Trường tùy chỉnh

Hầu hết các công cụ hoàn toàn dựa trên thời gian theo dõi. Tuy nhiên, một số công cụ cho phép bạn tính đến các bộ dữ liệu bổ sung cho các công ty và cá nhân có thể tập trung vào sản xuất hơn là thời lượng. Điều này đặc biệt hữu ích cho các dịch vụ xây dựng, vận chuyển và sản xuất có xu hướng đo lường bằng các cấu trúc được tạo ra, khoảng cách di chuyển và các mặt hàng được sản xuất khi chúng hoạt động hàng giờ. Ví dụ: TSheets cho phép bạn xây dựng sáu trường có thể tùy chỉnh hoàn toàn có thể được thêm dưới dạng lời nhắc cho mỗi lần hết giờ. Nếu bạn điều hành một công ty xây dựng, sau đó bạn có thể có câu hỏi "Có sự cố không? Có hay không." Nếu công nhân không trả lời, thì họ sẽ không thể hết giờ. Hoặc bạn có thể yêu cầu tài xế xe tải bao nhiêu dặm họ vừa mới lái xe. Các trường này sau đó sẽ được đưa vào các báo cáo để cung cấp cho bạn cái nhìn đa chiều hơn về cách thức thực hiện công việc, đội ngũ làm việc hiệu quả và bất kỳ dữ liệu nơi làm việc có liên quan khác mà bạn có thể cần để tạo một bức tranh hoàn chỉnh về một ngày làm việc hoặc ca làm việc.

Mặc dù Wrike không cung cấp cho bạn tính năng theo dõi nâng cao giống như TSheets, bạn vẫn có thể thu thập dữ liệu quan trọng từ nhân viên khi bắt đầu và kết thúc ca làm việc. Wrike cho phép bạn thêm các trường tùy chỉnh vào ngăn tác vụ để khi xem qua các báo cáo của mình, bạn sẽ có thể thấy những thứ như "hóa đơn", sự cố công việc, số dặm, v.v. Thật không may, các yếu tố này sẽ hiển thị trong bao quát chế độ xem tác vụ từ trong bảng điều khiển PM nhưng dữ liệu sẽ không xuất hiện trong các báo cáo nhập thời gian của bạn.

Nếu doanh nghiệp của bạn có xu hướng đo lường sản xuất hơn giờ làm việc, thì một giải pháp với các trường tùy chỉnh có thể tốt hơn cho bạn. Hãy chắc chắn hỏi nhà cung cấp của bạn những tùy chỉnh nào họ cung cấp cũng như cách các yếu tố tùy chỉnh đó đưa vào báo cáo.



5 5. Tích hợp và mở rộng

Lợi ích lớn nhất của Dự án Zoho là có được quyền truy cập vào hệ sinh thái phần mềm của Zoho, bao gồm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), tiếp thị qua email và các công cụ quản lý và phần mềm nhân sự (HR). Bạn có thể dễ dàng biến các sản phẩm này thành một giải pháp toàn diện, cung cấp dữ liệu từ dữ liệu này sang dữ liệu khác mà không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào. Điều này rất tốt cho xử lý thanh toán, nhân viên dự án, lập hóa đơn và hầu hết mọi thứ khác kết hợp thời gian làm việc với dữ liệu hiển thị trong phần mềm khác.

Hãy chắc chắn hỏi nhà cung cấp của bạn nếu họ tích hợp với các công cụ của bên thứ ba. Nếu bạn thích hai nhà cung cấp như nhau nhưng một nhà cung cấp nhiều tích hợp hữu cơ này hơn các nhà cung cấp khác, thì bạn nên đi với nhà cung cấp trước. Hãy ghi nhớ: Hầu hết các giải pháp theo dõi thời gian đều cung cấp giao diện lập trình ứng dụng mở (API), có nghĩa là nhóm phát triển nội bộ của bạn có thể xây dựng tích hợp với các công cụ API mở khác. Tuy nhiên, nếu bạn điều hành một công ty nhỏ hoặc nếu bạn không có năng lực kỹ thuật nội bộ, thì có lẽ bạn sẽ cần những tích hợp này được phân phối hữu cơ thông qua nhà cung cấp của bạn.