6 điều thú vị bạn có thể làm với đám mây tài liệu adobe

Khách hàng của Adobe Document Cloud thường mặc định sử dụng nó chủ yếu như một công cụ chỉnh sửa và tạo PDF. Nhưng trong khi Adobe chắc chắn vẫn là vua của tiêu chuẩn PDF, thì Document Cloud là nền tảng quản lý tài liệu cạnh tranh cao với vô số tính năng có thể mang lại lợi ích cho tổ chức của bạn. Từ các tài liệu có thể chỉnh sửa và đăng nhập dễ dàng đến các tệp PDF có thể được quản lý trên bất kỳ thiết bị nào cho đến các tính năng bảo mật nâng cao được bật thông qua phân loại dữ liệu; tất cả đều có sẵn trong Đám mây Tài liệu.

Một trong những công cụ quan trọng nhất của bộ phần mềm được gọi là Adobe Scan, một ứng dụng Android và iOS cho phép người dùng chụp ảnh thông qua camera trên điện thoại thông minh. Adobe gần đây đã thêm Adobe Sign vào kho vũ khí của mình, một công cụ cho phép người dùng, chia sẻ, ký điện tử, phê duyệt và quản lý tài liệu. Dưới chiếc ô Adobe Sign có một số tính năng mới biến điện thoại của bạn thành một trung tâm quản lý quy trình làm việc.

"Mọi người thích tiêu thụ nội dung trên thiết bị di động, nhưng họ cũng yêu cầu chúng tôi giúp họ tạo nội dung và làm điều gì đó hữu ích với nội dung đó", Lisa Croft, Giám đốc tiếp thị sản phẩm nhóm cho Adobe Document Cloud cho biết. "Di động là cơ hội để cung cấp trải nghiệm tài liệu hiện đại."

Dưới đây là năm điều bạn có thể làm với Adobe Document Cloud mà bạn có thể không biết là mình có thể.

1. Ký một tài liệu không có màn hình cảm ứng

Với Adobe Sign, bạn có thể gửi tin nhắn văn bản về chữ ký của mình từ ứng dụng Dấu hiệu trên điện thoại thông minh của bạn tới phiên bản Document Cloud trên máy tính để bàn của bạn. Từ đây, bạn sẽ có thể truy cập chữ ký mới được tạo của mình và áp dụng nó cho bất kỳ hồ sơ hoặc tài liệu nào. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người lao động chủ yếu nằm ở máy tính để bàn không có chức năng cảm ứng.

Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng Sam đang ở trên máy tính để bàn của anh ấy nhưng anh ấy thích ký một tài liệu trên thiết bị di động của mình. Bằng cách nhấp vào tùy chọn Ký kết trên thiết bị di động, Sam được nhắc nhập số điện thoại của anh ấy. Anh ta sau đó được gửi một dấu nhắc trên thiết bị di động của mình. Anh ta ký, nhấn "Xong" và chữ ký chuyển sang máy tính để bàn của anh ta. "Đây là một cách tuyệt vời để cung cấp cho mọi người sự lựa chọn, tuy nhiên họ chọn đăng nhập, bất kể họ đang sử dụng thiết bị nào, " Croft nói.

2. Đặt một cuộc sống nhỏ vào email của bạn

Trước đây, bạn yêu cầu chữ ký từ đồng nghiệp với các thông điệp email tiêu chuẩn, nhàm chán. Với Adobe Sign, giờ đây bạn có thể tùy chỉnh mẫu email của mình để kết hợp logo, phông chữ và pizazz chung của công ty. Bạn có thể sử dụng hình ảnh biểu ngữ để mang lại một số phong cách cho các yêu cầu chữ ký của mình, bộ phận tiếp thị của bạn sẽ cảm ơn bạn sau khi chữ ký bắt đầu được đưa vào thường xuyên hơn bình thường.

"Một lợi thế cạnh tranh mà chúng tôi có là khách hàng của chúng tôi hoàn toàn có thể tạo thương hiệu cho trải nghiệm ký kết. Tôi có thể tạo thương hiệu bằng logo và URL của mình", Croft nói. "Nhưng bây giờ họ có thể tiếp thị cho bạn để nói về sản phẩm mới."

3. Tận hưởng dịch vụ khách hàng và nội trú nhanh hơn

Các tích hợp gần đây của Adobe với ServiceNow và Microsoft SharePoint đặt quản lý tài liệu, dịch vụ khách hàng và quản lý nhân sự (HR) dưới một bảng điều khiển đơn giản. Với những cuộc hôn nhân này, bạn có thể thêm Adobe Sign vào bất kỳ quy trình công việc nào trong ServiceNow và SharePoint, bao gồm các biểu mẫu thỏa thuận thuê mới, hợp đồng kinh doanh và trả lời các câu hỏi dịch vụ khách hàng đã giải quyết.

Trước đây, bạn sẽ đẩy tài liệu ra cho nhân viên của mình thông qua email từ ServiceNow. Nhân viên của bạn sẽ mở tài liệu, ký tên với Adobe và gửi lại email cho bạn. Bạn sẽ mở tài liệu và tải nó vào ServiceNow. Hôm nay, bạn chỉ cần gửi tài liệu cho nhân viên của mình trong hệ thống ServiceNow và anh ấy hoặc cô ấy sẽ ghi dấu ấn của mình trong phần mềm.

4. Quét mọi thứ, mọi nơi

Hãy nhớ làm thế nào thu thập kinh doanh thu được khủng khiếp được sử dụng? Bạn sẽ thu thập tất cả các biên lai của mình, quét chúng vào một máy quét, chuyển đổi chúng thành PDF và sau đó gửi chúng cho các chuyên gia tài chính của bạn. Ngày nay, quá trình đó trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Adobe Scan hiện cho phép bạn biến bất kỳ hình ảnh điện thoại camera nào thành PDF. Bằng cách sử dụng Adobe Sensei, công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) của công ty, Adobe Scan có thể phát hiện ranh giới hình ảnh phù hợp, phối cảnh chính xác và loại bỏ bóng để làm cho văn bản xuất hiện rõ ràng.

Ví dụ: bạn có thể quét một trang tạp chí để lấy văn bản, tách hình ảnh và phóng to các khu vực cụ thể của trang. Khi bạn lưu nó, nó sẽ tự động được tải lên Document Cloud. Bạn cũng có thể kéo vào một hình ảnh bổ sung hoặc xóa một hình ảnh gốc.

5. Chỉnh sửa và điều chỉnh văn bản được quét

Có lẽ quan trọng hơn, Adobe Scan có thể tự động chuyển đổi văn bản in hoặc văn bản thành văn bản kỹ thuật số có thể được chọn, sao chép hoặc chú thích thông qua Acrobat Reader DC hoặc Acrobat DC. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không phải cuộn qua trang sau trang ghi chú viết tay để cố gắng giải mã những gì người khác đang cố nói. Với Adobe Scan, các ghi chú sẽ được chuyển đổi thành văn bản rõ ràng và dễ đọc trong đó bạn có thể tìm kiếm hoặc sao chép và dán để sử dụng trong tài liệu thứ cấp.

"Giống như các dịch vụ Adobe khác của chúng tôi, Sensei là trung tâm của thương hiệu của chúng tôi, " Croft nói. "Với nó, bạn thực sự có thể làm nhiều hơn với các bản quét của mình. Bạn có thể làm cho nội dung của mình thông minh và có thể tìm kiếm được và chuyển nó thành các luồng công việc kỹ thuật số trên đám mây. Mọi thứ với văn bản hoặc hình ảnh được in sẽ là một tùy chọn cho Quét. Chia sẻ, thực hiện bổ sung chỉnh sửa hoặc thậm chí bạn có thể đưa nó vào một số quy trình công việc hoặc hệ sinh thái khác nếu bạn cần làm điều đó. "

6. Cải thiện bảo mật với phân loại tài liệu

Điều này yêu cầu thêm Acrobat DC vào cấu hình Adobe Cloud của bạn nhưng những lợi ích rất đáng giá. Khi Acrobat DC hoạt động, bạn sẽ có quyền truy cập vào một loạt các khả năng phân loại sẽ giữ an toàn cho tài liệu và dữ liệu của bạn thậm chí vượt ra ngoài khuôn viên hoặc đường viền đám mây. Ví dụ: bạn có thể nhúng các điều khiển bảo mật trong các tệp PDF bí mật yêu cầu mật khẩu hoặc chứng chỉ để truy cập tài liệu. Hoặc bạn có thể yêu cầu người gửi được xác nhận thông qua ID kỹ thuật số hoặc kiểm tra quyền. Bằng cách sử dụng phân loại dữ liệu, bạn có thể thêm các biện pháp bảo mật như một vấn đề chính sách tùy thuộc vào loại tài liệu nào được tạo. Quản trị viên có thể tạo các chính sách như vậy trong Acrobat DC, gán các tính năng bảo mật cụ thể cho các loại tài liệu nhất định. Khi các tài liệu đó được tạo ra trong tương lai, các điều khiển đó sẽ được thực hiện tự động.

Bạn có thể triển khai các khả năng tương tự bằng cách sử dụng những thứ như Quản lý quyền kỹ thuật số của Microsoft, nhưng chúng thường yêu cầu kết hợp nhiều giải pháp từ các nhà cung cấp khác nhau. Làm cho tất cả trở thành một phần của Adobe Document Cloud không chỉ dễ dàng hơn, nó còn giúp đảm bảo các tính năng nâng cao như vậy sẽ hoạt động với tối thiểu sự phiền phức.