Sắp xếp: 7 bước đơn giản để dọn dẹp ổ đĩa google của bạn

Cũng giống như bất kỳ nơi nào khác mà bạn giữ đồ đạc của mình, Google Drive có thể trở nên lộn xộn. Bạn tạo một hoặc hai tệp, nhập một vài tài liệu từ Gmail, chấp nhận thư mục dùng chung và trước khi bạn biết, toàn bộ địa điểm là một thảm họa.

Bạn có thể sắp xếp các tệp trong Google Drive bằng cách đặt chúng vào các thư mục và sử dụng các công cụ khác, cả về khái niệm và thực tế, để đảm bảo bạn luôn có thể tìm thấy những gì bạn cần. Những lời khuyên và quan điểm tư vấn này sẽ chỉ cho bạn cách tổ chức các tệp trong Google Drive và chúng cũng sẽ hoạt động tốt nếu bạn đang sử dụng Google Drive for Work.

1. Đặt chế độ xem mặc định của bạn

Bạn có thể xem các tệp và thư mục trong Google Drive một loạt các cách khác nhau. Chẳng hạn, bạn có thể hiển thị mọi thứ trong chế độ xem danh sách hoặc dạng lưới, cũng như đặt khoảng cách dòng là thoải mái, ấm cúng hoặc nhỏ gọn. Quyết định cách bạn muốn xem Google Drive của mình bằng cách chơi xung quanh với các cài đặt cho đến khi bạn hài lòng. Tôi thích chế độ xem danh sách với khoảng cách thoải mái, vì vậy đó là những gì bạn sẽ thấy trong hầu hết các ảnh chụp màn hình ở đây.

Đừng bỏ qua đường ray bên trái. Rất nhiều người tập trung vào trung tâm của màn hình khi họ nhìn vào Google Drive. Tuy nhiên, khi nói đến việc tổ chức các thư mục và tệp của bạn, hãy chắc chắn đảm bảo đường ray bên trái đó. Bạn có thể dễ dàng xem các thư mục và thư mục con của mình và đặt giữa màn hình cho nội dung của bất kỳ thư mục nào bạn chọn để xem.

2. Tạo một bộ xương thư mục

Tạo một bộ khung các thư mục cho chính bạn bằng cách sử dụng bất kỳ cấu trúc và tên nào phù hợp nhất với bạn. Làm thế nào để bạn tổ chức các tập tin và thư mục của bạn trong các ứng dụng khác? Bạn nghĩ gì khi nghĩ về một số tài liệu bạn cần? Cách tốt nhất để tìm ra cách thiết lập các thư mục của bạn là trả lời hai câu hỏi đó.

Đối với nhiều người, điều đầu tiên bạn nghĩ đến là nội dung công việc của họ, vì vậy họ sử dụng các tên theo chủ đề như Project X hoặc School Work cho các thư mục. Cá nhân, tôi bám lấy ngày tháng. Khi tôi cần tìm một tập tin, có thể là một bài viết hoặc một bức tranh, tôi luôn nghĩ về việc khi tôi tạo nó. Kết quả là, tôi sử dụng ngày tháng rất nhiều trong các quy ước đặt tên tệp và thư mục của mình. Ví dụ: tôi có các thư mục cho năm 2019, 2018, 2017, v.v. Tôi cũng sử dụng những con số tương ứng với năm và tháng. Ví dụ: 1906 có nghĩa là năm 2019 và tháng thứ sáu, hoặc tháng sáu. Khi tôi nhìn vào một thư mục bắt đầu bằng một số số, tôi biết chính xác ý nghĩa của chúng và nó giúp tôi tìm thấy các tập tin tôi cần một cách nhanh chóng.

Tôi đã thấy một số người trực tuyến khuyên bạn nên thêm biểu tượng cảm xúc vào tên thư mục của mình để cung cấp cho bạn nhiều tín hiệu trực quan hơn. Đừng! Emoji không phải lúc nào cũng chuyển đổi tốt sang các định dạng khác, vì vậy khi bạn cố gắng tạo liên kết được chia sẻ vào một thư mục hoặc xuất nó, hình ảnh có thể phá vỡ nó.

3. Tạo thư mục con

Thư mục con là một cơn gió tổ chức. Làm cho họ và sử dụng chúng! Chúng giúp bạn sắp xếp và phân loại các tệp của bạn thành các nhóm nhỏ hơn và cụ thể hơn.

Nếu bạn đã tạo các thư mục nhưng bị mắc kẹt khi cố gắng tìm ra các thư mục con để tạo, thì có lẽ bạn chưa cần đến chúng. Bạn cũng có thể tạo một thư mục có tên là DONE hoặc OLD để khi công việc hoàn thành hoặc một thư mục không sử dụng, bạn có thể kéo và thả nó vào đó.

4. Sử dụng màu sắc

Màu sắc là một dấu hiệu trực quan tuyệt vời và Google Drive cho phép bạn thêm màu tùy chỉnh vào các thư mục của mình. Nhấp chuột phải vào bất kỳ thư mục nào, từ thanh bên hoặc cửa sổ chính và chọn Thay đổi màu. Sau đó chọn màu bạn muốn.

Một mẹo mà tôi sử dụng là làm cho các thư mục hoạt động của tôi có màu xanh. Đôi khi tôi có các thư mục hoặc thư mục con đứng yên trong một thời gian, nhưng một hoặc hai thư mục trong số chúng vẫn đang được sử dụng. Tôi làm nổi bật các thư mục hoạt động bằng màu xanh lá cây và để các màu khác. Theo cách đó, khi tôi muốn nhảy ngay vào công việc của mình, tôi có đèn xanh hướng dẫn tôi tới thư mục chứa các tác phẩm đang thực hiện.

5. Thêm sao vào các tệp và thư mục thường được sử dụng

Google Drive cho phép bạn thêm một ngôi sao vào các tệp và thư mục. Bạn làm điều đó giống như cách bạn thêm màu: nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục và chọn Thêm vào dấu sao.

Tôi khuyên bạn nên thêm một ngôi sao vào các tập tin thường xuyên sử dụng. Bằng cách đó, bạn có thể kéo danh sách tất cả các tài liệu bạn truy cập thường xuyên, bất kể chúng ở đâu trong Drive, bằng cách nhấp vào tiêu đề Starred ở đường ray bên trái.

6. Di chuyển các tệp quan trọng 'Được chia sẻ với tôi'

Hãy nhìn vào tiêu đề ở đường ray bên trái có tên Shared With Me. Nhấp vào nó, và một mớ hỗn độn các tập tin và thư mục có thể xuất hiện. Đừng lo lắng quá nhiều về họ. Nếu có bất cứ điều gì quan trọng trong lô đó, có ba điều hữu ích bạn có thể làm với chúng:

Thêm một ngôi sao. Thêm một ngôi sao vào một tệp được chia sẻ với bạn thực hiện tương tự như thêm một ngôi sao vào một trong các tệp của riêng bạn. Nó làm cho nó xuất hiện trong danh sách các nội dung được gắn dấu sao.

Lưu vào Drive / di chuyển đến một thư mục. Một tùy chọn khác là thêm tệp vào Google Drive của bạn và đặt nó vào một thư mục. Bạn có thể nhấp chuột phải vào tệp và chọn Di chuyển đến. Sau đó, trong cửa sổ xuất hiện, điều hướng đến thư mục mà bạn muốn giữ tệp này. Một tùy chọn khác thực hiện tương tự là chọn mục bạn muốn lưu và sau đó nhấp vào biểu tượng Google Drive ở phần trên cùng bên phải của màn hình. Sau đó, bạn có cơ hội để di chuyển nó vào thư mục bạn chọn. Dù bằng cách nào, bạn thực sự tạo một lối tắt đến tệp được chia sẻ từ vị trí mới bạn chọn. Tập tin vẫn được chia sẻ với mọi người và vẫn thuộc về chủ sở hữu ban đầu.

Tạo một bản sao. Nếu bạn tạo một bản sao của một tệp được chia sẻ với bạn, bản sao mới sẽ trở thành của bạn. Và đó chỉ là một bản sao. Nó không còn được kết nối với tệp chia sẻ và cùng một người không nhất thiết phải có quyền truy cập vào tệp đó nữa.

• Google Drive Google Drive
• 35 Mẹo về Google Drive Bạn không thể bỏ lỡ 35 Lời khuyên về Google Drive Bạn không thể bỏ qua
• Được tổ chức: Cách bật Biên lai đã đọc trong Gmail Sắp xếp: Cách bật Biên lai đã đọc trong Gmail

7. Đổ rác

Khi bạn xóa một tệp hoặc thư mục khỏi Google Drive, nó sẽ đi vào thùng rác và nó sẽ ở đó cho đến khi bạn lấy rác ra. Bạn để rác rưởi tích tụ càng lâu, bạn càng có ít niềm tin rằng mọi thứ trong đó sẽ bị phá hủy hoàn toàn, và sau đó bạn sẽ treo vào thùng rác của mình lâu hơn nữa. Thỉnh thoảng hãy tự mình dọn rác và đổ rác. Nó sẽ giúp giữ dung lượng lưu trữ Google Drive của bạn ở mức chính xác và nó sẽ giúp bạn tỉnh táo khi bạn cố gắng giữ một tài khoản có tổ chức.